INTEGRACIÓN PENTAHO SUGARCRM EN UNA PYME DEL SECTOR REAL HÉCTOR FLÓREZ FERNÁNDEZ GERMAN GONZALO VARGAS SÁNCHEZ FELIPE FORERO LOZANO

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1 INTEGRACIÓN PENTAHO SUGARCRM EN UNA PYME DEL SECTOR REAL HÉCTOR FLÓREZ FERNÁNDEZ GERMAN GONZALO VARGAS SÁNCHEZ FELIPE FORERO LOZANO KONRAD LORENZ-FUNDACIÓN UNIVERSITARIA FACULTAD DE MATEMÁTICAS E INGENIERÍAS GRUPO DE INVESTIGACIÓN PROMENTE BOGOTÁ 1

2 TABLA DE CONTENIDO 1 MARCO CONCEPTUAL INTELIGENCIA DE NEGOCIOS Elementos de la Inteligencia de Negocios Consultas y Reportes Cubos OLAP PENTAHO Arquitectura de Pentaho Servidor de Pentaho Reportes Vista de Análisis Creación de un nuevo Esquema Mondrian Vista de DashBoard... Error! Marcador no definido. 2.7 Integración de datos Transformation SugarCRM Características Principales Administración de Ventas Automatización de Marketing Colaboración Servicio de Noticias Administración Consolidación de Interfaces Instalación CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA

3 LISTA DE FIGURAS Figura 1. Arquitectura Servidor BI Plataform Pentaho... 8 Figura 2. Servidor BI Plataform Pentaho Figura 3. Presentación Servidor BI Pentaho Figura 4. Consola Web Servidor BI Pentaho Figura 5. Configuración de reporte Figura 6. Cuadro de almacenamiento de reporte Figura 7. Reporte Figura 8. Selección de esquema para análisis Figura 9. Cuadro de configuración del cubo OLAP Figura 10. Resultados del cubo OLAP Figura 11. Configuración cubo OLAP Figura 12. Resultados del cubo OLAP Figura 13. Resultados del cubo OLAP Figura 51. Dahsboard con googlemaps... Error! Marcador no definido. Figura 52. Dahsboard con googlemaps... Error! Marcador no definido. Figura 53. Inicio de Pentaho DataIntegration Figura 54. Ventana de selección del repositorio Figura 55. Ventana de configuración del repositorio Figura 56. Datos por defecto de la tabla r_user Figura 57. Explorador del repositorio Figura 58. Transformación entre archivo y tabla Figura 59. Estructura de archivo de Excel para transformación Figura 60. Configuración del archivo Excel Figura 61. Configuración de campos del archivo Excel Figura 62. Atributos de tabla para la transformación Figura 63. Configuración de la base de datos para la transformación Figura 64. Mapeo de atributos para la transformación Figura 65. Resultados de la ejecución de la transformación Figura 66. Nombre del equipo IP localhost para SugarCRM Figura 67. Puerto de Trabajo de SugarCRM Figura 68. Puerto de Trabajo de MYSQL para SugarCRM Figura 69. Instalación después de la configuración Figura 70. Pagina inicial SugarCRM Figura 71. Paquete para lenguaje español Figura 72. Module Loader Figura 73. Ventana instalación paquete idioma Figura 74. Pagina inicial aplicación con lenguaje español

4 1 MARCO CONCEPTUAL 1.1 INTELIGENCIA DE NEGOCIOS La Inteligencia de Negocios, también conocida por su nombre en inglés como Business Intelligence consiste en el proceso de analizar la información obtenida por una organización logrando una abstracción que permite generar conocimiento. Para realizar inteligencia de negocios, se debe incluir la mayor cantidad de información como bases de datos de clientes, ventas, marketing, producción y cualquier información importante para el negocio al que se dedica la organización. Entonces se puede definir la inteligencia de negocio como la transformación de los datos de una organización en conocimiento para obtener una ventaja competitiva [1]. A nivel de sistemas de información se puede definir la inteligencia de negocios como el conjunto de aplicaciones que permiten extraer, transformar y cargar datos de los sistemas de información básicos del negocio, para el análisis y generación de conocimiento como soporte a la toma de decisiones en el negocio. La inteligencia de negocios permite ofrecer información importante a las personas que tienen la responsabilidad de tomar decisiones en una organización basados en la información oportuna, concreta y correcta. Contar con esta información previo a la toma de decisiones, permite al gerente pronosticar el comportamiento del negocio mediante la formulación de prospectivas por medio de planeación de escenarios. Estas características claramente, incrementa la efectividad de la gestión de la organización mejorando así su rendimiento en todos los aspectos. Con base en los conceptos anteriores, se pueden plantear diferentes ventajas que se ofrece a la organización con base en la aplicación de la inteligencia de negocios como: 4

5 Mejoramiento de la gestión de procesos como planeación, control, medición y monitoreo cambiando el manejo logrando incremento de ingresos y reducción de costos. Mejoramiento de los procesos operacionales como detección de fraude, procesamiento de órdenes de clientes, compras y procesamiento de pagos de cuentas que igualmente logren en el negocio incremento de ingresos y reducción de costos [2]. Dentro de los procesos a realizar, es importante comprender de donde se puede obtener la información de la organización para su extracción y análisis. Las fuentes de información se pueden dividir en las siguientes: Información generada por los sistemas de información transaccionales de la organización. Información externa Información generada por los departamentos de la organización que no corresponden a un sistema transaccional oficial [2]. Las diferentes fuentes de información varían, dependiendo de las características propias de la organización, es decir, del objeto social, del tamaño de la organización y de los niveles de tecnología en los sistemas de información que se utilicen en la misma. Independientemente de la organización, es necesario realizar un estudio de la información obtenida, encontrando nuevas estrategias para su extracción y procesamiento. Finalmente el objetivo fundamental es transformar los datos en decisiones inteligentes. Es posible encontrar proyectos de software libre que permitan construir una infraestructura de inteligencia de negocios progresivamente, con soluciones simples que se pueden ir escalando hasta llegar a una solución completa [3]. 5

6 Las empresas que implementen soluciones de inteligencia de negocios basado en proyectos de en software libre tendrán los siguientes beneficios: Reducción de costos Flexibilidad en la adaptación de los productos Independencia de los proveedores 1.2 Elementos de la Inteligencia de Negocios La evolución de la inteligencia de negocios depende básicamente de la necesidad de las organizaciones de incorporar información pasada del negocio con el fin de evaluar su comportamiento. Para obtener estos resultados, se hace necesario contar con diferentes elementos que permiten la extracción y análisis de la información Consultas y Reportes Los primeros intentos por comprender el negocio consistían básicamente en la revisión y análisis sistemático de la información del negocio. Para generar estos resultados, los sistemas de información cuentan con consultas combinadas a las bases de datos que poseen la información del negocio. Con base en los resultados de dichas consultas, un sistema de reportes, puede generar formatos o graficas que posibilitan la lectura dinámica de la información de interés. Esta es una herramienta sencilla y poderosa que permite al gerente de una organización visualizar de forma rápida, consistente y precisa, los resultados de las operaciones del negocio Cubos OLAP OLAP es la sigla en inglés de On-Line Analytical Processing o procesamiento de análisis en línea, el cual es un proceso analítico de datos en línea que permite al usuario seleccionar y extraer la información desde el enfoque que lo requiera. Por medio de un cubo OLAP, el gerente de una organización podría analizar sus resultados de las ventas e ir filtrando información de acuerdo a diferentes criterios 6

7 como zona, equipos de ventas, vendedores, etc., hasta encontrar la información relevante para la toma de decisiones. 2 PENTAHO Pentaho es una herramienta de inteligencia de negocios BI (Business Intelligence), el cual provee diferentes servicios. La plataforma principal de Pentaho es BI Plataform la cual es software libre en la versión 2.0 y se puede descargar del sitio web: La suite de Pentaho es diferente de las ofertas tradicionales de BI. Es una plataforma centrada en procesos, orientada a soluciones con componentes de BI que permiten a las compañías desarrollar soluciones completas a problemas de BI. El fundamento de la plataforma Pentaho está centrado en procesos porque el controlador central es un sistema de workflow. El workflow una definiciones de procesos para definir los procesos de inteligencia de negocio que se ejecutan en la plataforma. Estos procesos pueden ser fácilmente personalizados y pueden ser adicionados nuevos procesos. La plataforma incluye componentes y reportes para analizar el comportamiento de estos procesos. La plataforma de Pentaho es orientada a soluciones porque las operaciones de la plataforma están especificadas en definiciones de procesos y documentos de acción que especifican cada actividad. Estos procesos y operaciones definen colectivamente la solución a un problema de Inteligencia de Negocio. Pentaho proporciona un framework de ejecución que incluye logging, auditoria, seguridad, programación, ETL, servicios web, entre otros El usuario final tiene la capacidad de realizar reportes, análisis, workflow, tableros de comportamiento y minería de datos. El Pentaho Design Studio es un conjunto de herramientas de diseño y administración que están integradas en el entorno de Eclipse. Estas herramientas permiten a analistas o desarrolladores del negocio crear reportes, tableros de comportamiento, modelos de análisis, reglas del negocio y procesos de BI 7

8 La plataforma BI y las capacidades de los usuarios finales forman el servidor Pentaho. Las soluciones son diseñadas usando Pentaho Design Studio y son desplegadas en el servidor Pentaho. El servidor Pentaho esta conducido por el workflow, que coordina la ejecución y comunicación entre los procesos de todos los componentes de BI La plataforma de BI de Pentaho está compuesta por el Servidor de Pentaho, y un estudio de diseño basado en Eclipse. 2.1 Arquitectura de Pentaho La arquitectura se describe en la siguiente figura Figura 1. Arquitectura Servidor BI Plataform Pentaho 8

9 Los componentes de la arquitectura del BI de Pentaho tienen las siguientes características El motor de la Solución es central a la arquitectura y administra el acceso a los componentes BI Los servicios de la plataforma BI o Proporciona web services a aplicaciones externas o Tiene acceso al mismo Motor de la solución como los componentes de la interfaz de usuario o Son llamados por el motor de workflow y el programador para ejecutar acciones del sistema La auditoría está integrada en los componentes de la plataforma. La plataforma puede proporcionar reportes de rendimiento de procesos extrayendo datos históricos y en tiempo real del workflow y los repositorios de auditoria. Los componentes son módulos que pueden ser adicionados al sistema. Cada motor tiene componentes correspondientes que lo integran al sistema. Los motores pueden ser cambiados por otros o ser agregados a la plataforma si los componentes necesarios son creados El servidor incluye los componentes y la tecnología necesaria para construir una solución de BI: reportes, workflow, reglas de negocio, análisis, web services, programador, una mezcla de interfaces de usuario web y de escritorio convenientes, y auditoria. La plataforma BI proporciona monitoreo del sistema vía Protocolo de Administración de Red Simple (SNMP) Los repositorios son almacenados en RDBMS que están fuera de la plataforma de Pentaho. No todos los componentes están expuestos en el diagrama, hay otros componentes como , impresiones, formateo de mensajes, administración del workflow, reportes de funcionamiento de procesos, y análisis what-if. Algunas partes de la arquitectura de Pentaho usan tecnologías que pueden ser cambiadas por otras equivalentes o El servidor J2EE proporcionado es JBOSS AS, pero puede ser reemplazado por cualquier servidor de aplicaciones compatible con JDK 1.4 9

10 o La interfaz de usuario está construida con Java Server Pages (JSP), servlets y portlets. Pueden ser agregadas más páginas, portlets y servlets según sea necesario. o La suite incluye un motor open source de OLAP llamado Mondrian, pero cualquier otro que sea compatible con el estándar MDX puede ser usado La plataforma de BI de Pentaho integra componentes de código abierto de terceros como: o Mondrian OLAP o FireBird o Shark y JaWE workflow o Kettle ETL o JBOSS o Weka o Eclipse o JOSSO o Mozilla JavaScript Utiliza estándares y protocolos abiertos como: o XML W3C s Extensible Markup Language o JSR-94 JCP s o JSR-168 JCP s Portlet o SVG W3C s Scalable Vector Graphics o XPDL WFMC s XML Process Definition Language o XForms W3C s Web Forms o MDX Microsoft s OLAP Query Language o WSBPEL - Oasis s Web Services Business Process Execution Language o WSDL - W3C s Web Services Description Language o SOAP 2.2 Servidor de Pentaho. El servidor de Pentaho está hecho de una plataforma de BI y librerías que proporciona las capacidades de BI al usuario final. El servidor se ejecuta en un servidor web J2EE como Apache, JBOSS AS, WebSphere, WebLogic y Oracle AS. El servidor de Pentaho permite que las diferentes funciones de la plataforma BI sean presentadas a los usuarios en una manera consistente, familiar y funcional. Por 10

11 ejemplo, un componente que genere una lista de actividades por hacer, puede generar este informe en XML, en HTML o presentado por el portlet JSR-168 que está incluido. Los portlets de Pentaho pueden ser embebidos en cualquier portal que soporte el estándar JSR-168 como WebSphere, Oracle AS Portal, y BEA WebLogic Portal. Las hojas de estilo y os XSL usados por los componentes para generar contenido en línea y reportes son totalmente accesibles y personalizables. El servidor de Pentaho contiene los motores y componentes para realizar reportes, análisis, notificación en el escritorio y vía , y workflow. Estos componentes están integrados de tal manera que pueden ser usados para solucionar un problema de BI. En cada solución, el comportamiento, interoperación, e interacción del usuario de cada sub sistema están definidos por una colección de documentos de Definición de la Solución. Los documentos de definición de la solución son documentos XML que contienen: Definición de los procesos de negocio. Definición de los actividades que se ejecutan como parte del proceso, en demanda o llamadas por web services. Estas actividades incluyen definiciones para: Fuentes de datos, consultas, plantillas de reportes, reglas de notificación y entrega, reglas del negocio, tableros de comportamiento, y vistas analíticas. Las relaciones entre los anteriores ítems El servidor de Pentaho contiene una infraestructura que proporciona administración del sistema avanzada. Esto incluye servicio de Monitoreo del sistema (SNMP), reporte de uso, soporte de web services, herramientas de validación de configuraciones y herramientas de diagnóstico. El servidor de Pentaho contiene sistemas y componentes que proporcionan reportes y análisis avanzados de rendimiento de los procesos. Incluye slice-and-dice, what-if, y capacidades de minería de datos en los atributos de los ítems del workflow, tareas individuales, empleados y servicios involucrados en las tareas del workflow. BI Plataform provee las siguientes funcionalidades: Consola Web de usuario Pentaho el cual permite fácilmente el manejo de reportes y análisis. Esta consola está desarrollada en java y basada en la plataforma GWT Google Web Toolkit. Interfaz de reporte que permite la configuración de reportes paso a paso y provee resultados en diferentes formatos. 11

12 Interfaz de vista de análisis de datos La instalación de BI Plataform consiste en los siguientes pasos: En el sitio web de Pentaho anteriormente mencionado, existe un enlace denominado downloads que re direcciona a un repositorio de sourceforge.net. Allí, se debe descargar el servidor Pentaho denominado Business Intelligence Server. La versión recomendada es la stable. Una vez descargado el servidor se debe descomprimir en cualquier sitio del computador. Allí se presentan los archivos mostrados en la siguiente figura. Hay dos archivos con extensión.bat denominados start-pentaho y stop- Pentaho. Estos archivos son los indicados para iniciar y detener el servidor. Una vez instalado, se puede empezar a trabajar Pentaho, para ello, se debe iniciar el servidor por medio del archivo start-pentaho mencionado. Posteriormente, se abre un explorador de internet y se coloca la dirección Al instalar el servidor Pentaho, este instala por defecto el servidor de aplicaciones Apache Tomcat el cual se accede mediante la dirección de localhost ya que se encuentra en equipo local con el puerto Figura 2. Servidor BI Plataform Pentaho 12

13 Al iniciar el servidor se Pentaho muestra la siguiente presentación. Figura 3. Presentación Servidor BI Pentaho Por defecto Pentaho tiene unos usuarios. Al hacer clic en Login, se accede seleccionando uno de estos usuarios. Se recomienda usar el usuario administrador. Una vez se ingresa al sistema, se tiene la siguiente presentación. 13

14 Figura 4. Consola Web Servidor BI Pentaho Como se menciona anteriormente, en la plataforma se puede realizar reportes y análisis. 2.3 Reportes Para elaborar un nuevo reporte se ingresa por New Report y se configura la información del reporte. Esta información a configurar tiene 4 pasos fundamentales que son los siguientes: Se selecciona el modelo de negocio. Por ejemplo Recursos Humanos. Adicionalmente, se selecciona una plantilla con la cual se presentan los resultados. Se seleccionan los datos que se desean visualizar en el reporte. En la parte derecha hay una lista denominada grupos. Los datos que se desean visualizar deben ser depositados en esta lista. Se puede hacer una configuración de las selecciones del paso anterior. Se selecciona el campo que se desea configurar y se hace la configuración 14

15 deseada. Por ejemplo, se podría configurar la identificación del empleado para que el reporte muestre los mayores a un valor determinado como se muestra en la siguiente figura: Figura 5. Configuración de reporte El último paso consiste en la selección del formato en que se desea publicar el informe que puede ser html, pdf, xls o cvs. Para poder visualizar el informe, se debe guardar utilizando el icono correspondiente. Se presenta un cuadro de dialogo que permite almacenar en un archivo la configuración del reporte. 15

16 Figura 6. Cuadro de almacenamiento de reporte Finalmente se puede visualizar en los diferentes formatos por ejemplo en html como se muestra en la siguiente figura. Figura 7. Reporte 16

17 2.4 Vista de Análisis La vista de análisis es una herramienta poderosa que permite ver los resultados del negocio por medio de cubos OLAP. Para elaborar un nuevo análisis se ingresa por New Analysis y se configura la información. Como primera medida, se debe escoger el esquema, es decir, la fuente de información con la que se pretende hacer los análisis. La siguiente figura muestra esta selección. Figura 8. Selección de esquema para análisis Como caso de estudio, se toma un esquema llamado SteelWeels que consiste en una marca vendedora de vehículos. En este caso se poseen las siguientes variables: Mercados: Refiere a la ubicación de los concesionarios ubicados por ciudad, estado, país. Clientes: Refiere a los concesionarios que distribuyen el producto. Productos: Son los productos ofrecidos clasificados de acuerdo al tipo de vehículo como Autos, Motocicletas, Aviones, etc. Tiempo: Los años en que se han realizado las ventas. Estado: El estado de la venta. Medidas: Son los datos que se desean visualizar. En este caso se tiene cantidad y ventas. Esta información a configurar tiene varias opciones. Las más importantes son las siguientes: 1. Abrir Navegador OLAP: Esta opción permite seleccionar las variables que intervienen en la configuración del cubo OLAP. Es posible configurar variables en filas y columnas. Las variables en filas, generan las condiciones de las consultas y las variables en las columnas presentan los resultados de las consultas. La siguiente figura muestra el cuadro de configuración del cubo. 17

18 Figura 9. Cuadro de configuración del cubo OLAP 2. Configuración de gráficos: Esta opción permite seleccionar las características de la gráfica que se quiere visualizar. En esta configuración se puede seleccionar el tipo de gráfica, el tamaño de la gráfica, el tamaño de la fuente, los colores de la gráfica entre otras características. La siguiente figura muestra el formulario de configuración de la gráfica. Finalmente se puede mostrar resultados de acuerdo a la configuración elaborada. Por ejemplo, el siguiente análisis muestra las ventas de todos los productos en los años 2005, 2006 y 2007 en las diferentes zonas donde se ofrecen estos productos. Los resultados se muestran en la figura siguiente. 18

19 Figura 10. Resultados del cubo OLAP Otro ejemplo podría ser visualizar la cantidad de aviones vendidos durante el mismo tiempo en el país Estados Unidos. Entonces se debe hacer la siguiente configuración: Se obtienen los siguientes resultados: Figura 11. Configuración cubo OLAP 19

20 Figura 12. Resultados del cubo OLAP Un tercer ejemplo puede ser la cantidad de ventas de todos los vehículos en todos los años en todas las regiones. Los resultados son: Figura 13. Resultados del cubo OLAP 20

21 2.5 Creación de un nuevo Esquema Mondrian Este manual usa la versión 3.0 de Pentaho que se puede descargar del sitio web de este software, además usa la herramienta para crear los esquemas de Mondrian, llamado Workbench que se puede descargar del sitio oficial de Mondrian. Teniendo estas herramientas descargadas y descomprimidas en el equipo donde se va a funcionar el servidor de Pentaho, y la base de datos a la cual se va a aplicar el proceso de análisis de datos, iniciamos con la construcción del Cubo OLAP. Es necesario configurar el origen de los datos para el Cubo, para esto lo primero es ubicar en la carpeta Pentaho\administration-console\jdbc el archivo.jar correspondiente al JDBC del DBMS en que se encuentra la base de datos. En este caso la base de datos esta en PostgreSql, por lo que copiamos el archivo postgresql jdbc3.jar Figura 14. Driver PostgreSQL 21

22 Luego, se debe iniciar el servidor de Pentaho, ejecutando el bat pentaho\biserver-ce\start-pentaho.bat Figura 15. Inicio Pentaho El servidor termina de cargar en el momento en que se muestran las palabras Pentaho BI server listo Figura 16. Servidor Listo Se debe iniciar ahora la consola de administracion ejecutando el bat pentaho\administration-console\startup.bat 22

23 Figura 17. Inicio Consola de Administración La consola estará lista cuando se vea el mensaje INFO: Console is now started Figura 18. Consola Iniciada Se debe ingresar a la consola de administración para configurar el nuevo origen de datos que hace referencia a la base de datos en la que se va a realizar el proceso de OLAP. Se ingresa a la consola con el usuario admin, el cual por defecto viene con la contraseña password. 23

24 Figura 19. Loggin Consola En la consola de administración se entra en Data Sources y se agrega un nuevo origen de datos Figura 20. Configuración Origen de Datos I 24

25 Se deben llenar todos los datos de acuerdo a la base de datos y probar la conexión Figura 21. Configuración Origen de Datos II Figura 22. Configuración Origen de Datos III 25

26 Antes de iniciar con la construcción del modelo en Mondrian, se debe colocar en la carpeta \mondrian\schema-workbench\drivers el archivo de conexión JDBC, al igual que lo hicimos en el Pentaho Figura 23. Driver conexión Workbench Se inicia el Workbench ejecutando el bat que lleva el mismo nombre. Figura 24. Inicio Workbench Lo primero en el Workbench es configurar el origen de datos por el menú Tools > Connection Figura 25. Configuración Conexión Workbench I 26

27 En esta opción se diligencian todos los datos de la conexión a la base de datos Figura 26. Configuración Conexión Workbench II Una vez configurada y probada la conexión, se crea el nuevo esquema y se le da un nombre Figura 27. Creación Esquema I 27

28 Figura 28. Creación Esquema II Se agrega un nuevo Cubo al esquema y se le asigna un nombre Figura 29. Creación Esquema III Se agrega al cubo la tabla de medidas del modelo. 28

29 Figura 30. Creación Esquema IV Figura 31. Creación Esquema V Se agrega la medida del Cubo referenciando el campo de la tabla que se va a analizar y la función de agregación deseada. 29

30 Figura 32. Creación Esquema VI Figura 33. Creación Esquema VII Teniendo la medida del cubo, se agregan las dimensiones agregando por cada una la tabla y los niveles de la dimensión, como se muestra en la imágenes 30

31 Figura 34. Creación Esquema VIII Figura 35. Creación Esquema IX Figura 36. Creación Esquema X 31

32 Figura 37. Creación Esquema XI Figura 38. Creación Esquema XII Figura 39. Creación Esquema XIII 32

33 cubo Se realiza la misma operación con todas las dimensiones que se desean en el Figura 40. Creación Esquema XIV Como último paso en la creación del esquema por medio del Workbench, se realiza la publicación en Pentaho. Para esto, es necesario establecer la contraseña de publicación en el archivo XML de Pentaho: \pentaho\biserver-ce\pentaho-solutions\system\ publisher_config.xml Esta contraseña debe ser suministrada en el momento de realizar la publicación, al igual que el usuario de Pentaho Joe, que tiene por defecto contraseña password. Se debe especificar además la ubicación como se muestra en la gráfica y el nombre del origen de datos como se configuró en la consola de administración de Pentaho 33

34 Figura 41. Publicación de Esquema I Figura 42. Publicación de Esquema II Figura 43. Publicación de Esquema III 34

35 Figura 44. Publicación de Esquema IV Finalmente, se debe ingresar a Pentaho y crear una nueva vista de diseño. En este menú figurará el esquema que se publicó por medio del Worbench, y al dar OK en este menú, se generará el Cubo, el cual se puede guardar para futuras consultas en la Herramienta. Figura 45. Ingreso a Pentaho 35

36 Figura 46. Nueva vista de Análisis I Figura 47. Nueva vista de Análisis II 36

37 Figura 48. Visualización del Cubo Al guardar el Cubo se puede elegir la ubicación dentro en la estructura de carpetas mostrada en la aplicación: Figura 49. Guardar el Cubo I 37

38 Figura 50. Guardar el Cubo II 2.6 Integración de datos Data Integration de Pentaho es una herramienta poderosa que permite realizar procesos ETL como puente entre el negocio y la tecnología de información. Para utilizar Integración de Datos, es necesario descargar e instalar el proyecto Kettle de Pentaho. En la ruta donde se ha instalado el proyecto, se ejecuta el archivo spoon.bat. Se genera el siguiente formulario, el cual solicita los datos de repositorio del proyecto. 38

39 Figura 14. Inicio de Pentaho Data Integration Figura 15. Ventana de selección del repositorio Se debe configurar los datos de conexión con la base de datos. Para este caso se utiliza MySql. 39

40 Figura 16. Ventana de configuración del repositorio Es necesario crear la base de datos con anticipación en el servidor que se ha indicado. Una vez se halla configurado el repositorio, se debe generar la estructura de la integración haciendo clic en Create or Update de la imagen anterior. En la base de datos se genera 42 tablas, incluyendo la tabla r_user que contiene los siguientes usuarios por defecto: Figura 17. Datos por defecto de la tabla r_user En el formulario de inicio de data integration, se debe colocar un usuario que debe estar incluido en esta tabla. En este caso puede ser admin o guest. 40

41 Al ingresar al sistema, se puede observar un menú Repository que contiene Explore Repository. Con esta opción se puede observar con detalle el repositorio configurado previamente. Figura 18. Explorador del repositorio En integración de datos se pueden realizar 2 funciones principales: Transformación (Transformation) y Trabajo (Job) Transformation Para crear una transformación, se debe ir al menú File -> new -> Transformation. Se genera un menú con una gran cantidad de servicios y un espacio de trabajo para realizar la configuración de la transformación. Una transformación esencialmente contiene elementos de entrada y de salida unidos por un enlace denominado hop. Puede haber diferentes tipos de entrada y de salidas. Por ejemplo para hacer la integración de datos entre un archivo de Excel y una tabla en una base de datos, se debe hacer el siguiente esquema. 41

42 Figura 19. Transformación entre archivo y tabla. Es necesario especificar las características del archivo y establecer una conexión a la base de datos donde se encuentra la tabla. El archivo de Excel contiene una lista de estudiantes que tiene la siguiente estructura: Figura 20. Estructura de archivo de Excel para transformación Se debe realizar la configuración de la entrada Excel para especificar que archivo es sujeto de la transformación. Figura 21. Configuración del archivo Excel. 42

43 . Figura 22. Configuración de campos del archivo Excel. Igualmente se debe configurar la base de datos y tabla donde quedara depositado los datos después de ejecutar la transformación. Para ello se ha creado una base de datos con una tabla llamada estudiante, la cual no contiene datos y tiene los siguientes atributos. Figura 23. Atributos de tabla para la transformación. 43

44 Se configura la base de datos indicando cual es la tabla en la cual se depositara los resultados de la transformación. Figura 24. Configuración de la base de datos para la transformación. Es necesario especificar qué datos se mapean desde el origen que en este caso es una archivo de Excel hasta el destino que es la tabla en la base de datos de prueba. Figura 25. Mapeo de atributos para la transformación. Al ejecutar la transformación, se muestra los resultados y los elementos involucrados 44

45 Figura 26. Resultados de la ejecución de la transformación. Finalmente se puede observar que los datos se colocaron en la base de datos. 45

46 3 SUGARCRM SugarCRM permite a la empresa administrar, ingresar y mantener eficientemente la información en todos los aspectos de las relaciones con sus clientes. Esta provee la administración integrada de información corporativa en las cuentas de los clientes y los contactos, como oportunidades de venta, además de actividades como llamadas, visitas, y tareas asignadas. Sugar también ofrece un dashboard para monitorear el comportamiento de las ventas. Sugar está basado en un proyecto open source que avanza rápidamente a través del desarrollo y contribuciones de nuevas características hechas por la comunidad de soporte. Sugar consiste en varios módulos que permiten realizar las distintas actividades específicas del CRM, como son Cuentas, Actividades, Casos y Oportunidades. Los módulos de Sugar están diseñados para ayudar a administrar las relaciones con los clientes a través de su ciclo de vida, empezando con la generación y calificación de un caso, pasando por el proceso de venta y finalmente con el soporte al cliente y la resolución de problemas reportados con los productos o servicios. Debido a la interacción de estos módulos, cada uno presenta información relacionada. Sugar está construido en tecnologías open-source y en estándares ampliamente soportados por los estándares de la industria, incluyendo el entorno de desarrollo PHP, la base de datos relacional MySql, los servidores de aplicaciones web Apache o IIS, y los sistemas operativos Linux o Windows. 3.1 Características Principales Administración de Ventas Administración de Contactos y oportunidades para compartir la información y buscar nuevos negocios. Administración de cuentas para administrar todas las interacciones con el cliente en una única ubicación Automatización de Marketing Administración de casos para conseguir y cultivar nuevos casos. Marketing vía correo electrónico para llegar a los clientes y los prospectos con ofertas relevantes. Administración de campañas para seguimiento de estas a través de múltiples canales. Reportes de campañas para analizar la efectividad de las actividades de marketing 46

47 3.1.3 Colaboración Administración de actividades para correo electrónico, tareas, llamadas y visitas. Consolidación de información de fuentes de terceras partes Servicio de Noticias El módulo de RSS news feeds permite seleccionar y administrar sus news feeds favoritos, y mostrarlos en su pantalla de Mis RSS News Feeds Administración Editar rápidamente opciones de usuario, vistas y distribuciones en un único sitio. Personalizar la aplicación con Sugar Studio, para que Sugar se ajuste a las necesidades exactas de cada empresa Consolidación de Interfaces El Modulo de Mi Portal permite a los administradores y usuarios ubicar links a sitios web externos a la aplicación en la interface de usuario de Sugar, permitiendo que Sugar sea una interface de información unificada para sus usuarios. 3.2 Instalación Para iniciar con la instalación de Sugar CRM se ingresa a la url: La última versión que se encuentra hasta la fecha es la 5.2. Después de descomprimir el archivo se empieza la instalación de Sugar CRM Figura 27. Nombre del equipo IP localhost para SugarCRM 47

48 Figura 28. Puerto de Trabajo de SugarCRM Figura 29. Puerto de Trabajo de MYSQL para SugarCRM 48

49 Figura 30. Instalación después de la configuración. Al aceptar los términos del contrato y la licencia se pide la clave de MYSQL para ingresar a la base de datos y una clave para ingresar al Sugar CRM. Figura 31. Pagina inicial SugarCRM Sugar CRM por defecto maneja el idioma Ingles, sin embargo el mismo software tiene una herramienta para cambio a varios idiomas, la herramienta está disponible en la página oficial de Sugar CRM Luego en la parte de Open Source encontramos download allí se escoge el idioma. Después de escoger el idioma se va a la parte de ficheros y se descarga. 49

50 Figura 32. Paquete para lenguaje español. Cuando ya se halla descargado y guardado el zip en una dirección del equipo, se ingresa a la aplicación Sugar con la cuenta de administrador es decir admin y el password que se halla asignado a esa cuenta. En la Ventana principal en la parte de abajo hay una pestaña que se llama Developer Tools, allí se ingresa al Module Loader para agregar el paquete del idioma. Figura 33. Module Loader En el botón Seleccionar el archivo se busca la ruta donde se colocó el paquete de idioma, al cargarlo exitosamente aparecerá la siguiente ventana. 50

51 Figura 34. Ventana instalación paquete idioma Al terminar la instalación esta aparece exitosa y se debe reiniciar la aplicación para que efectúe los cambios. Al iniciar la aplicación se debe escoger ya con lenguaje español. Figura 35. Pagina inicial aplicación con lenguaje español. 4 INTEGRACIÓN SUGAR CRM PENTAHO La integración de SugarCRM y Pentaho se llevó a cabo en la empresa INCOLACTEOS la cual es una empresa de distribución de productos de consumo a nivel nacional. Esta integración consistió en los siguientes procedimientos: Instalación de XAMPP. XAMPP es una aplicación que integra Apache PHP y Motor de Base de datos MySQL. Esta herramienta se utiliza como servidor de 51

52 aplicaciones con soporte PHP, con la cual se permite la ejecución de SugarCRM. Instalación SugarCRM. Esta instalación se realizó sobre el servidor de aplicaciones proveído por XAMPP. Para llevar a cabo dicha instalación, se realizó todo el procedimiento descrito en el capítulo anterior. Instalación de JBOSS. Servidor de aplicaciones Java para la ejecución de Pentaho. Instalación de Pentaho. Consistió en la instalación del servidor de Pentaho denominado bi-server versión 3.5 y de la instalación de mondrian workbench el cual es la herramienta de desarrollo de cubos OLAP para Pentaho. Posterior a la instalación, se tomó información de la empresa INCOLACTEOS con clasificación Preventa. Con base en esta información se migro a SugarCRM datos de clientes almacenados como accounts, datos de vendedores almacenados como users y ventas generadas en el periodo de octubre y noviembre de 2009 almacenadas como opportunities. Con base en esta información, se realizó la construcción de un cubo OLAP con tres dimensiones, tomando como fuente de información las oportunidades, los clientes y los vendedores, almacenados en tres de las tablas de la base de datos de SugarCRM. Las dimensiones del cubo son: Clientes, Vendedores y Estado de las Oportunidades, y las medidas a analizar con el cubo son, la cantidad de oportunidades y el valor de estas. Las tablas de las que Pentaho toma la información según se estableció en el diseño del cubo son: Opportunities (almacena los datos de las oportunidades) tomada para la dimensión de estado de la oportunidad y para las medidas, que son la cantidad de oportunidades y la sumatoria del valor de la oportunidad, Accounts (almacena la información de los clientes) corresponde a la dimensión de Clientes, y Users (almacena la información de los usuarios de la aplicación) para la dimensión de vendedores. El modelo del cubo construido mediante mondrian workbench se presenta en la siguiente figura. 52

53 Oportunidades Incolacteos F Medida D Dimensión D Vendedor Cliente D F Oportunidades D Estado de la Oportunidad Figura 36. Cubo OLAP para Incolacteos. A través del servidor Pentaho, se configura la presentación de los resultados del cubo. 53

54 Figura 37. Configuración cubo OLAP para Incolacteos desde el BI Server. Así mismo, se puede realizar un filtrado de las medidas que se desean evaluar Figura 38. Visualización de medidas del cubo OLAP. Los resultados obtenidos con base en este cubo diseñado son: 1. Valor de venta de los vendedores que son Usuarios (users) en el sistema SugarCRM 2. Valor de venta a clientes que son Cuentas (accounts) en el sistema SugarCRM 3. Cantidad de productos vendidos por vendedor y por cliente 54

55 Figura 39. Ventas por vendedor. Figura 40. Ventas por cliente. 55

56 Figura 41. Ventas por vendedor. 5 CONCLUSIONES La inteligencia de negocios se puede convertir en una herramienta fundamental para el mayor rendimiento en el funcionamiento de una organización ya que por medio de ella, es posible abstraer conocimiento en cuanto al comportamiento del negocio. Una inteligencia de negocios correctamente aplicada con base en la extracción de la mayor cantidad de información de la organización, genera un crecimiento basado en la reducción de costos y mejoramiento de los procesos. Los reportes son elementos fundamentales de la inteligencia de negocios que permite la visualización concreta y funcional de los resultados de todos los aspectos de la organización. El análisis OLAP, permite la revisión y consulta en línea de grandes cantidades de información con el objetivo de proveer al gerente información especifica de cada uno de los diferentes aspectos de la organización. Esta 56

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