OVIEDO 2015 Ponencia: Tratamiento de las cuentas de las entidades locales en CYL con una herramienta Big Data

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1 OVIEDO 2015 Ponencia: Tratamiento de las cuentas de las entidades locales en CYL con una herramienta Big Data Ponente: Gonzalo de Celis. Auditor-Técnico(informático)

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3 Título: Tratamiento de las cuentas de las entidades locales en CYL con una herramienta Big Data. Introducción: Para ello se adquirió una aplicación de origen norteamericano TABLEAU, que gestiona en España la empresa RUBICON_BI, de tratamiento masivo de datos, aplicada a los estados contables en las Entidades Locales de Castilla y León, ( ). Objetivo: Explicar cómo nos hemos servido de esta herramienta para analizar, explotar y publicar en Internet la información contable de más de cuentas del sector público local. Todas las semanas se actualiza la información con las nuevas cuentas rendidas en la Plataforma. Destacar: Tratamiento sencillo e intuitivo. Requisitos: Conocimientos de informática. Pasos principales por la Aplicación: Conexión de datos. o Múltiples conexiones a diferentes bases de datos u hojas de cálculo. En mi caso, Base de datos de Access. Análisis y explotación. o La extracción de datos. Actualización de extractos. o Algo parecido a las tablas dinámicas o Filtros, Parámetros, Gráficos y Mapas. Cuadros de mando informativos e interactivos. o Hoja, Cuadro de mando ó Dashboard, Libro de trabajo. Publicación web. Uso externo de la información publicada. Autor: Gonzalo de Celis de la Gala Auditor Técnico-Informático en el Consejo de Cuentas de Castilla y León Correo_e: Grupo de trabajo: Herramientas de Análisis de Datos. 1

4 Tratamiento de las cuentas de las entidades locales en CYL con una herramienta Big Data. Introducción: El objetivo de esta ponencia es contaros la experiencia del OCEX de CYL al utilizar esta Aplicación informática, de tratamiento masivo de datos, aplicada en el sector público local en el tratamiento de las cuentas rendidas. Al implantarse la Plataforma de Rendición en el TCU y los OCEX comenzamos a recibir las cuentas en soporte electrónico. Ya desde el inicio se vislumbró la necesidad de almacenar dicha información en una Base de datos para su análisis y explotación, dado que en CYL contamos con cerca de EE.LL. de censo. Con el paso del tiempo nos enfrentamos a nuevos retos a los que intentamos dar respuesta: Aumento del número de cuentas rendidas, que se van acumulando año tras año; actualmente más de cuentas, correspondientes a los años 2006 a Manejo de tablas con millones de registros. Necesidad de prestar mayor información detallada y comparada de ejercicios anteriores a través de indicadores presupuestarios y financieros. Poder realizar datos comparativos de los Indicadores por tramos de población Necesidad de ser más transparentes dándonos a conocer en Internet. No sólo por medio de los informes que se elaboran aquí, sino publicando también un extracto de todas las cuentas rendidas, más accesible que el contenido completo de la cuenta, facilitando su consulta. (hasta ahora se publicaban en PDF en Anexos al Informe Anual una especie de ficharesumen con la información más significativa de cada entidad ocupando dos hojas para las entidades con modelo normal y simplificado y una las del modelo básico; en el ejercicio 2013 nos rindieron hasta el 31/03/2015 más de cuentas, ellos significaría unos anexos en pdf de más de hojas) Ante estas necesidades decidimos que había que publicar la información estadística del informe anual en Internet y no en formato pdf, precisamente. 2

5 Entendemos que el usuario debe poder utilizar la información a su gusto con consultas Ad Hoc, interactivas, dinámicas y flexibles. La solución comenzó a fraguarse en el Foro Tecnológico de Sevilla, donde la compañera del Consello de Contas de Galicia, Mar Cibreiro, responsable de informática, nos presentó una herramienta que encajaba con lo que estábamos buscando: una Aplicación BI (Business Intelligence), de tratamiento masivo de datos, llamada Quiterian, luego Actuate(Birt) y finalmente OpenText. Nos desplazamos a Santiago de Compostela para conocer de primera mano su funcionamiento. Aprovecho la ocasión para agradecer públicamente al Consello de Contas por su apoyo y paciencia a la hora de enseñarnos su Aplicación. Por motivos que no vienen ahora al caso, en el último momento no se concretó la compra de la aplicación BIRT. Y surgió como alternativa TABLEAU, quizás una herramienta más ligera, pero que incluía ya un módulo de publicación de datos en Internet. Y mucho más económica! TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS. Todos los martes IECISA nos pone en un directorio de Internet los datos de todas las cuentas a una fecha determinada. Se descargan los ficheros de la nube y mediante un ejecutable se vuelcan a una base de datos de ORACLE, en un modelo matricial, no entendible por los auditores de cuentas. 3

6 Tablas Contables del modelo matricial de IECISA (1) Tabla ACC_Contablesx_08 (2) 4

7 Qué hacemos en el OCEX de CYL? A partir de este momento, partiendo de la Base de datos de ORACLE, lo transformamos a una Base de datos de SQL_SERVER, de la que tenemos licencia, mayores conocimientos; y seguimos el ejemplo del Consello de Contas de Galicia. Se elaboran una serie de Vistas o Consultas que ya son entendibles por los Auditores de la toda la Cuenta General, teniendo en cuenta los 3 modelos: Básico, Normal y Simplificado. Y a partir de ese momento ya podemos tratarlo con esta Herramienta, conectándonos a las Vistas o Consultas. Agradecer a Juanjo Villar, técnico de informática del Consello de Contas, que nos ha facilitado gran parte del código para extraer la información y poder elaborar las Vistas o Consultas en un modelo entendible. Aprovecho la ocasión para reivindicar que este trabajo ímprobo de rehacer la Cuenta para que la puedan descifrar los Auditores y trabajar con sus datos, se facilite por parte de IECISA a todos los OCEX. Ahorraríamos tiempo y dinero!. En definitiva, podemos definir tres grandes fases en el tratamiento de las Cuentas: 1. Descarga e importación de datos. 2. Análisis y explotación 3. Publicación en Internet. Vamos a utilizar esta herramienta, Tableau, para las fases 2 y 3. 5

8 Qué es TABLEAU? Es una herramienta BI (Bussiness Intelligences), de tratamiento masivo de datos, (de BIG DATA), orientada al sector de los negocios. Las Aplicaciones de Big Data se caracterizan por lo que se llama las 3 Vs: Gestionar un volumen de datos descomunal a la mayor velocidad posible considerando su extraordinaria variedad. Destacar el análisis visual de los datos, especialmente significativo en las páginas con datos evolutivos de Indicadores Presupuestarios o Financieros. También las páginas web con mapas. Con un simple vistazo podemos detectar datos contables significativos o sorprendentes, que nos estimulen a bucear en la Cuenta. Destacar igualmente la facilidad en el diseño de las consultas así como la presentación de formato tabla de los datos, a modo de plantilla. Finalmente lo que nos terminó de convencer fue el módulo de publicación de datos en Internet, con sus páginas interactivas gracias a los filtros, así como la posibilidad de exportar los datos a formatos tratables. Igualmente la actualización periódica de dichas páginas sin tocar el código Html. No pretendo en esta exposición vender el producto. No soy el Comercial ni cobro comisiones. Y mis conocimientos del producto son limitados. Simplemente explicaros cómo adaptamos o nos servimos de esta Herramienta para alcanzar unos fines u objetivos. Seguro que existen otras alternativas. De las distintas opciones (en Escritorio, en Red, en la Nube) para utilizar esta herramienta, se eligió de inicio y por comodidad la versión más sencilla, TABLEAU DESKTOP, y se compraron dos licencias y 40 horas de formación, mayormente on-line, contratadas con la empresa Rubicon_BI, representante en España de TABLEAU, y con sede en Zaragoza y Madrid. Existe una versión Demo, gratuita, que te puedes descargar en: Pasamos a abrir la Aplicación de Tableau, versión 9.0, instalada en este portátil, e intentamos realizar una DEMO en vivo y en directo; pero antes una rápida vista de las páginas publicadas en la Web del Consejo de Cuentas sobre el sector público local en Castilla y León para 6

9 hacernos una idea de la posible adaptación de esta Herramienta a las necesidades de los OCEX en el sector público local: 1. Cinco (5) enlaces o vínculos: (Anexo I) a. Estado de Rendición. b. Base de datos contable. c. Base de datos contable (Agregados). d. Principales magnitudes contables. e. Consulta de Cuentas. tas/ 7

10 Pasos principales: 1) Conexión de datos. Permite múltiples conexiones a diferentes bases de datos u hojas de cálculo. En mi caso, Base de datos de Access. Conexión (3) Podemos abrir un fichero existente, un libro de Tableau, o crear uno nuevo. En la conexión podemos ir a una consulta ya existente o definir la consulta con las distintas tablas, Vistas, etc. Y los campos. Vista (4) 8

11 2) Análisis y explotación. Una vez determinado el origen de los datos, ya podemos comenzar a construir nuestra página. Panel Inicio Tableau (5) En el panel de la izquierda nos muestra de arriba hacia abajo, tres dimensiones fundamentales: Datos, Dimensiones y Medidas. El panel de la derecha nos puede recordar una Tabla Dinámica de Excel, donde arrastraremos los campos que nos importen, y donde se irá rehaciendo la página progresivamente: Las Medidas normalmente serán datos numéricos, mientras que las Dimensiones serán los nombres de esas medidas. Lo interpreta automáticamente Tableau. Una Dimensión se considera aquellos campos que contengan información categórica, información por la cual las medidas se pueden agregar (Sumar, Contar ). Dependiendo de la visualización que queremos crear, es posible que necesitemos que las dimensiones se puedan utilizar como medidas y viceversa. Esto se hace arrastrando una Dimensión a la zona de Medidas. Ejemplo típico es el campo Ejercicio. 9

12 Diseño Página Tableau (6) Resulta interesante la opción de extractos, por la cual Tableau hace una copia de los datos de la consulta, y a partir de ese momento dejamos de estar en conexión con la Base da datos de origen. Es imprescindible si queremos publicar en Internet. Y una opción mucho más rápida para ver los resultados. Su rendimiento es mucho más rápido porque pasa a utilizar el motor interno de procesamiento de datos (Tableau Data Engine). Si simplemente queremos actualizar porque las tablas de origen se han modificado y poder ver las nuevas cuentas, tenemos una opción rápida de Actualizar todos los extractos. También en el margen izquierdo se pueden crear con el boton derecho del cursor, Parámetros para filtrar la información o Campos Calculados. Según vamos arrastrando campos a Filas o Columnas, se va actualizando la página. Al final, estamos creando una especie de Plantilla, con una serie de Filtros a la Derecha de la página, que nos permiten seleccionar la información buscada. 10

13 Página Tableau (7) Otra de las posibilidades que ofrece Tableau es incorporar mapas, a la hora de presentar los datos, actualizándose de manera dinámica, según los filtros que interesen. En nuestro caso, simplemente tenderemos que definir el campo Provincia como mapa, generándose automáticamente el mapa por provincias de Castilla y León. Mapas (8) 11

14 3) Cuadros de mando o Dashboard Hoja Cuadro de mando Libro de Tableau El libro de Tableau consta de Hojas, cada una con un origen de datos, igual o diferente, parecido a un libro de Excel. Lo diferente son los Cuadros de Mando o Dashboard, que permiten mostrar una o varias hojas a la vez, de manera dinámica. Aparecen en la parte inferior izquierda de la Aplicación de Tableau. Las Hojas se pueden ocultar, con lo que el cliente sólo ve los Cuadros de mando, si así nos interesa. Nueva (9) En el Dashboard vamos colocando las distintas hojas que nos interesen, determinando el espacio y la posición que va a ocupar cada una. Nuevo Dashboard (10) 12

15 4) Publicación web. Una vez diseñado las Páginas o Cuadros de Mando debemos de guardar el libro y subir la información al servidor de Tableau. Con la licencia incluye alojamiento en servidor web. Guardar y subir a Internet (11) Una vez nos hemos dado de Alta como Administradores de Tableau Public, podemos gestionar nuestras páginas en Internet. La primera vez que subimos una página, genera un código HTML que tenemos que insertar en nuestra página web, para que apunte a dicha página de internet. (Estilo código que ofrece la AEMET para el tiempo de nuestro municipio). Y no volveremos a tocar el código de la página web. Simplemente actualizaremos los Extractos con nueva información. Toda la información que se publica en Tableau Public es visible de manera pública a nivel global. 13

16 Página web (12) Justo en la parte inferior, a la derecha, aparece un icono y el texto Descargar. Ofrece un módulo de exportación de datos a formato Imagen, Pdf, Excel o Libro de Trabajo de Tableau. 5) Uso externo de la información publicada: a. Cualquier ciudadano pueda consultar en Internet. Ley de transparencia. b. Prensa autonómica. Útil para los periodistas. c. Estudios académico-universitarios. d. Corporaciones locales. Responsables políticos. FIN Anexo I: Ejemplos de páginas web publicadas por el OCEX de Castilla y León. 14

17 1. Rendición de cuentas. Anexo I

18 1. Rendidas por provincia, tipo de entidad y fecha.

19 2. Datos Contables: Indicadores presupuestarios.

20 3. Datos Contables:.Liquidación del Presupuesto de Gastos

21 4. Datos Contables: Balance.

22 5. Datos Contables Agregados: Resultado presupuestario.

23 6. Datos Contables Agregados: Tesorería.

24 7. Principales magnitudes: Contables.

25 8. Principales magnitudes: Ficha Resumen-Indicadores

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