DESCRIPCIÓN DE PUESTO

Transcripción

1 CLAVE DE PUESTO: AD001 RECTOR Dirigir, coordinar, administrar y gestionar los procesos de la Coordinación General de Adquisiciones en lo relacionado a las adquisiciones de bienes y servicios, almacenamiento y/o entrega a las diferentes unidades organizacionales, a través de los procedimientos de Compras por Licitación (PS-P-SDA-01); Compras por Invitación, (PS-P-SDA-02); Compras por Adjudicación Directa, (PS-P-SDA-03); y Evaluación a Proveedores, (PS-P-SDA-04). Asistencia a los eventos y/o reuniones de trabajo Dirigir la dependencia, orientando su quehacer, basado en su visión y misión, así como con sus fines y objetivos básicos. Proporcionar los medios para adquirir mediante procedimientos documentados los bienes materiales y servicios que la UAdeC requiera para sus actividades Adquirir mediante procedimientos documentados los bienes materiales y servicios que la UAdeC requiera para sus actividades Información relevante para la toma de decisiones Información para la elaboración del reporte ejecutivo Designar actividades al recurso humano con el que cuenta la CGA Dirigir la dependencia, orientando el quehacer, basado en su visión y misión así como sus fines y objetivos básicos Decidir a quien se convoca como proveedor de bienes y/o servicios en base a lo descrito en los procedimientos Proporcionar los medios para adquirir mediante procedimientos documentados los bienes materiales y servicios de la UAdeC requiera para sus actividades Asistencia a los eventos y/o reuniones de trabajo La realización de los procesos asignados a cada jefe de departamento. Gestión eficaz y transparente de los procesos de adquisiciones Administrar las actividades internas para la operación de la CGA Información relevante para la toma de decisiones Información para la elaboración del reporte ejecutivo

2 ESCOLARIDAD: Licenciatura o equivalente EXPERIENCIA: 3 años

3 CLAVE DE PUESTO: AD002 INFORMÁTICA Secretaria, Coordinador de Calidad, Asesor Jurídico, Responsable de Proyectos, Jefe de Compras, Jefe de Control Documental, Jefe Administrativo Interno, Jefe de Almacén. Monitorear, supervisar, coordinar y reportar periódicamente el status de las requisiciones recibidas en La Coordinación de Adquisiciones. Al mismo tiempo junto con el departamento de Informática, coordinar cualquier necesidad en cuanto a modificaciones y mantenimiento de los equipos y sistemas de cómputo de la Coordinación. Dar un buen servicio en tiempo y forma de la información solicitada. Dar un buen servicio en tiempo y forma de actualizaciones y soporte de los equipos de cómputo. Dar un buen servicio en cuanto a la información solicitada por el área de Control Documental Administrar de manera precisa y oportuna el Módulo de Adquisiciones. Recibir instrucciones del coordinador general de adquisiciones. Acceso a la información general generada en la coordinación. Acceso directo a la información generada por el SIIA. Conocer si la compra está terminada y si existe saldo, para su aplicación Mantener en buen estado el equipo Mayor control de la información archivada Obtener reportes de: Finiquito Saldos Status, ya sea por dependencia, fondo o comprador. ESCOLARIDAD: Licenciatura o equivalente EXPERIENCIA: 3 meses

4 CLAVE DE PUESTO: AD003 COORDINADOR DE CALIDAD Secretaria, Informática, Asesor Jurídico, Responsable de Proyectos, Jefe de Compras, Jefe de Control Documental, Jefe Administrativo Interno, Jefe de Almacén. Revisar y dar seguimiento a los procedimientos, instrucciones de trabajo y los formatos relacionados con el SGC que aplican para la CGA. Apoyar al personal de la CGA en todo lo relacionado al SGC. Atender los hallazgos de auditorías según aplica. Revisar y dar seguimiento a los documentos del SGC de la Coordinación General de Adquisiciones. Apoyar al personal de la CGA en todo lo relacionado al SGC. Actualización de indicadores. Actualizar indicadores de la CGA. Mantener informado al personal de la dependencia en lo referente al SGC. Controlar el EQDZ en los módulos correspondientes. Monitorear en el sistema electrónico de las acciones correctivas, preventivas y proyectos de mejora, así como su seguimiento de plan de acción y dejando evidencia de cada una. Seguimiento de subprocesos de calidad. Documentar todo lo relativo a los procesos de calidad. Atención de quejas y sugerencias. Análisis y seguimiento de las quejas sugerencias para el módulo. Dar cumplimiento al Programa de Atención Publicación de indicadores Indicadores mensuales actualizados y generación de acciones correctivas, si aplica Información actualizada del SGC ESCOLARIDAD: Licenciatura o equivalente EXPERIENCIA: 3 meses

5 CLAVE DE PUESTO: AD004 ASESOR JURÍDICO Secretaria, Informática, Coordinador de Calidad, Responsable de Proyectos, Jefe de Compras, Jefe de Control Documental, Jefe Administrativo Interno, Jefe de Almacén. Revisar los procesos de adquisiciones en sus apartados correspondientes a contratos, fianzas y pagares, así como inconformidades e incumplimientos de acuerdo a la LAASSP, bases y lineamientos de la UAdeC asegurando la eficiencia y transparencia en el uso de los recursos. Revisar y/o elaborar contratos, según aplique. Llevar control de contratos elaborados. Consultar proveedores inhabilitados por la federación. Enviar información a Transparencia Universitaria Asistir a reuniones de procesos de licitaciones e invitación a cuando menos tres personas. Atender inconformidades que se presenten en los procesos de Adquisiciones en coordinación con el área de Jurídico. Capacitar al personal que conforma la dependencia en el aspecto jurídico legal. Manejo de información confidencial, manejo de mobiliario., manejo de documentos. Asegurar la transparencia y rendición de cuentas en cada proceso. ESCOLARIDAD: Licenciatura o equivalente EXPERIENCIA: 3 meses

6 CLAVE DE PUESTO: AD005 RESPONSABLE DE PROYECTOS Secretaria, Informática, Coordinador de Calidad, Asesor Jurídico, Jefe de Compras, Jefe de Control Documental, Jefe Administrativo Interno, Jefe de Almacén. Proponer y/o desarrollar proyectos que coadyuven a la Coordinación General de Adquisiciones, en relación a los procedimientos para la adquisición de un bien o servicio. Actualizar estadísticas e información así como sugerir procedimientos relativos a las adquisiciones de bienes y servicios, Colaboración en la oportuna toma de decisiones del Coordinador de Adquisiciones Actualizar la información básica para la elaboración de estadísticas, procedimientos e informes relativos a la adquisición de un bien o servicio. Proponer/Desarrollar a solicitud del Coordinador, todo lo relacionado a procedimientos para la adquisición de un bien o servicio, así como proponer ajustes al sistema involucrado en el procedimiento. Elaborar documentos estadísticos para la toma de decisiones del Coordinador de Adquisiciones. Toma de decisiones oportuna y eficiente. Oportuna toma de decisiones Una toma de decisiones oportuna, eficiente y eficaz. ESCOLARIDAD: LICENCIATURA EXPERIENCIA: 6 MESES

7 CLAVE DE PUESTO: AD006 JEFE DE COMPRAS Secretaria, Informática, Coordinador de Calidad, Asesor Jurídico, Responsable de Proyectos, Jefe de Control Documental, Jefe Administrativo Interno, Jefe de Almacén. Supervisar, revisar y analizar la adquisición de bienes, productos y servicios a partir de la recepción de una Solicitud de Adquisiciones siguiendo los lineamientos establecidos en la normatividad vigente, a través del procedimiento de compras menores (PS-P-SDA-02) y adjudicación directa (PS-P-SDA-03), para garantizar la realización en la compra de bienes y servicios en el menor tiempo posible y al mejor precio. Supervisar y analizar que las adquisiciones de bienes y servicios de la Universidad se realicen en las mejores condiciones de mercado y en beneficio de la misma, en base a la LAASSP. Revisar a través del SIIA, y de los compradores los avances de cada una de las SDA recibidas en la SGA Analizar y supervisar las compras por adjudicación directa. Analizar y supervisar las compras menores con invitación a cuando menos tres proveedores. Autorizar y/o rechazar el bien o servicio a adquirir en caso de que no cumplan con las especificaciones. Asignar SDA al comprador, asistir a las reuniones del Comité de Adquisiciones de compras por adjudicación directa. Supervisar el proceso de compras realizadas a través del SIIA Recepción de las S.D.A. asignadas a Compras Menores y por Adjudicación Directa Información oportuna para el cliente Dictámenes y órdenes de compra autorizadas por el Comité de Adquisiciones en compras por adjudicación directa. Órdenes de compra elaboradas y autorizadas en tiempo y forma ESCOLARIDAD: Licenciatura o equivalente EXPERIENCIA: 1 año

8 CLAVE DE PUESTO: AD007 JEFE ADMINISTRATIVO INTERNO Secretaria, Informática, Coordinador de Calidad, Asesor Jurídico, Responsable de Proyectos, Jefe de Control Documental, Jefe de Compras, Jefe de Almacén. Asegurar la eficaz administración de los recursos materiales, financieros y humanos asignados al departamento. Administrar y controlar sistema de asistencia elaborando el reporte pertinente. Elaborar presupuesto del departamento distribuyéndolo correctamente en cada rubro. Gestionar y dar seguimiento a trámites administrativos ante la tesorería general (recursos materiales, económicos y humanos). Tener la capacidad para toma de decisiones en cuanto a la distribución del presupuesto y la prioridad de las necesidades. Distribución del presupuesto según las necesidades del departamento Gestión satisfactoria de los recursos ESCOLARIDAD: LICENCIATURA EXPERIENCIA: 1 AÑO

9 CLAVE DE PUESTO: AD008 JEFE DE ALMACÉN Secretaria, Informática, Coordinador de Calidad, Asesor Jurídico, Responsable de Proyectos, Jefe de Control Documental, Jefe de Compras, Jefe Administrativo Interno. Recibir y entregar recibos oficiales, recibir resguardar y entregar el mobiliario equipo y materiales adquiridos por la universidad autónoma de Coahuila esto a través de las especificaciones de la orden de compra para garantizar la optimización del bien adquirido. Autorizar la recepción de mobiliario y equipo y firma de facturas de entregas del mobiliario y entregas directas Firma de facturas de recepción de mobiliario y equipo y de entregas directas La entrega del mobiliario y equipo local y foráneo a las diferentes escuelas y dependencias Enviar las requisiciones para la elaboración de recibos oficiales a prensas universitarias., atención a directivos para prestarles un servicio Autorizar la recepción del bien si este es el solicitado, rechazar el bien si no viene en buen estado o no es el solicitado. Resguardar y entregar el bien adquirido en buen estado. Recibir el mobiliario y equipo en buen estado de acuerdo a la factura y orden de compra La recepción de mobiliario y equipo en buen estado Entregar en buen estado el mobiliario y equipo Tener stock para cuando las escuelas y dependencias lo soliciten tener stock para cuando las escuelas y dependencias lo soliciten., dar un buen servicio al solicitante ESCOLARIDAD: Licenciatura o equivalente EXPERIENCIA: 1 año

10 CLAVE DE PUESTO: AD009 COMPRADOR JEFE DE COMPRAS Revisión y Control Adquirir bienes, productos y servicios a partir de la recepción de una solicitud de adquisiciones siguiendo los lineamientos establecidos en la normatividad vigente, a través del procedimiento de adjudicación directa en casos de excepción a la licitación pública para cubrir las necesidades del usuario (PS-P-SDA-03). Contactar con el proveedor adjudicado solicitándole información necesaria para elaborar el contrato Elaborar orden de compra Turnar el expediente a contraloría para su revisión Recibir la factura darle el trámite correspondiente en los diferentes departamentos a que correspondan turnarla al almacén central para su entrada correspondiente, posteriormente turnarla al departamento de activo fijo y elaborar la SDR Se turna al departamento de tesorería agregando a la misma factura original, contrato, fianzas, Vo.Bo. De contraloría, copia de la requisición y enviar el expediente finiquitado a control documental así mismo la encuesta de percepción al cliente y evaluación a proveedores a quien corresponda Recibir SDA para obtener la aprobación del comité de adquisiciones Autorizar y/o rechazar el bien o servicio a adquirir en caso de que no cumplan con las especificaciones. Recibir la Solicitud de Adquisiciones por parte del Jefe de Compras menores y/o del Jefe de Compras Mayores, elaborar solicitud de cotizaciones para los casos de compras menores y elaborar y enviar oficios, en conjunto con el Jefe de Compras elaborar el calendario para los eventos de compras por concurso o licitación, dar el seguimiento a la compra. Entregar al Departamento de Control Documental el expediente de compra completo. Elaborar el Reporte de Evaluación y Seguimiento por compra. Obtener la documentación necesaria para tramitar el contrato correspondiente si se requiere Colocación de la orden de compra Obtener el Vo.Bo. del departamento de contraloría

11 Dar trámite a la factura para el pago correspondiente, así como complementar el expediente y enviarlo a control documental para tener archivado historial de las compras realizadas Autorización de la SDA por el comité de adquisiciones ESCOLARIDAD: LICENCIATURA EXPERIENCIA: 3 MESES

12 CLAVE DE PUESTO: AD010 REVISIÓN Y CONTROL JEFE DE COMPRAS Comprador Asignar, Coordinar y Revisar las Solicitudes de Adquisiciones recibidas siguiendo los lineamientos establecidos en la normatividad vigente, a través de Los procesos y procedimientos de la Subordinación de compras PS-P-SDA-01, PS-P-SDA-02, PS-P-SDA-03 Recepción de la Solicitud de Adquisiciones (SDA) Elaborar bases, invitaciones y anexos para una licitación y/o concurso en base al Manual de procedimientos de acuerdo a los montos establecidos por la H. Comisión de Hacienda Dar seguimiento a la SDA, contactar al usuario para programar los diferentes eventos. Formalizar las obligaciones de ambas partes Selección de la mejor propuesta (y adecuada para la universidad) del bien o servicio que se requiera. Entrega al cliente del bien o servicio, y termino de la compra Conocer la percepción del cliente Autorizar y/o rechazar la recepción de las SDA. Asignación a los Jefes de área las SDA. Entregar a los Jefes de Departamento la SDA según el tipo de compra y registrar en Bitácora de recepción de SDA a quien se le turna la Solicitud de Adquisiciones. Aplicación encuesta a clientes. Aplicar encuesta a clientes según procedimiento. Dar trámite a la compra Llevar a cabo todas las actividades en estricto apego a la Ley de adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Todas las actas que se generen en los eventos, deben estar expresadas en forma clara y precisa e identificada con número de formato del eqdz Aceptación de todas las condiciones plasmadas para ambas partes Se revisa el proceso por la contraloría interna y da el Vo. Bo. Dar trámite a la factura con los sellos obligados y control de inventario

13 Conocer los indicadores y si se está cumpliendo con ellos ESCOLARIDAD: LICENCIATURA EXPERIENCIA: 3 MESES

14 CLAVE DE PUESTO: AD011 JEFE DE CONTROL DOCUMENTAL Secretaria, Informática, Coordinador de Calidad, Asesor Jurídico, Responsable de Proyectos, Jefe de Compras, Jefe Administrativo Interno, Jefe de Almacén Revisar expedientes de compras finiquitadas, capturar en el sistema el finiquito de las compras, Capturar los datos de los contratos efectuados en la coordinación en el SIIA, liberar órdenes de compra, enviar a archivo los expedientes finiquitados correctamente, enviar papelería a los diferentes departamentos de la universidad. Mantenimiento y actualización del archivo físico Mantenimiento y actualización del archivo digital Finiquitar en el sistema las compras ejercidas en la CGA Liberación de órdenes de compra para su impresión Control documental de envíos y recepción de documentos Rechazar órdenes de compra Verificación de los documentos No finiquitar las compras entregadas por el comprador en el sistema Verificar la documentación que se anexa en el expediente de la compra para su finiquito en el sistema Contar físicamente con toda la documentación de las compras ejercidas en la CGA Se digitalizan todos los expedientes de las compras ejercidas en CGA Dar por terminado el proceso de la compra en CGA Asegurar que se tenga la documentación necesaria para la impresión de la orden de compra Registro de todo documento que entra o sale de la CGA ESCOLARIDAD: Licenciatura o equivalente EXPERIENCIA: 1 año

15 CLAVE DE PUESTO: AD012 MENSAJERO JEFE DE ALMACÉN Secretaria, Técnico Administrativo, Auxiliar de Servicios Generales, Intendente, Almacenista. Apoyar a la administración en el traslado de documentos y personal, así como mantener en buenas condiciones el vehículo asignado. Recibir y entregar correspondencia a las distintas dependencias de la UAdeC. Revisar el adecuado funcionamiento del vehículo asignado y velar por el mantenimiento del mismo. Otras que le sean asignadas y que contribuyan al logro de los objetivos de la dependencia. Elegir la ruta de entrega de la documentación que se llevara a las escuelas y dependencias de la UAdeC. Solicitar el acuse de recibo de los documentos entregados. Asegurar la llegada de la documentación a los lugares asignados en tiempo y forma. Asegurar el traslado seguro del personal que se indique. Correspondencia entregada en tiempo. ESCOLARIDAD: BACHILLERATO EXPERIENCIA: 3 MESES