Guía Presentación DIPAC-3.0

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1 Código:GP-001 Edición: 2 8 de marzo de 2014

2 8 de marzo de 2014 INDICE GENERAL INTRODUCCION... 3 OBJETIVOS... 3 ALCANCE... 3 ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO... 3 PRESENTACIÓN... 4 INTRODUCCIÓN... 4 ORIGEN Y MOTIVACIONES... 4 MÓDULOS PRINCIPALES... 5 USOS Y APLICACIONES... 8 FORTALEZAS PRINCIPALES... 9 SEGUIMIENTO DE PROYECTOS ACTUALIZADO... 9 CONFIGURACIÓN DE TIPOS DE TAREAS, PLANES MODELO Y ESTIMACIONES PERSONALIZADAS.. 11 CONTROL DE DEDICACIÓN DE TÉCNICOS CONTROL DE EVENTOS CONTROL DE BANDERAS MEDICIÓN Y ANÁLISIS INTEGRACIÓN DOCUMENTAL MODELO DE DATOS NORMALIZADO DESARROLLO RÁPIDO Y ROBUSTO ACCESO CONTROLADO A INFORMACIÓN INTERFAZ AMIGABLE Y FACILIDAD DE USO CARACTERÍSTICAS GENERALES DE USABILIDAD MAESTROS - DETALLES REJILLAS DE DATOS EXPORTAR INFORMACIÓN APÉNDICES APÉNDICE 1. GLOSARIO DE TÉRMINOS

3 8 de marzo de 2014 ÍNDICE FIGURAS Figura 1 Núcleos Funcionales Principales en DIPAC Figura 2 Facilidad de Navegación y Control de Planes de Proyecto... 9 Figura 3 Consulta de Estado de RQM s y Detalle de Tareas Finales de RQM...10 Figura 4 Tipos de Tarea y Planes Modelo...11 Figura 5 Consulta de Producción x Técnico...12 Figura 6 Control de Producción...12 Figura 7 Mantenimiento de Tipos de Eventos...13 Figura 8 Detalle de Eventos de RQM...13 Figura 9 Maestro de Banderas...14 Figura 10 Resumen RQM s de Proyecto Histórico de Banderas de RQM...14 Figura 11 Resumen de Banderas de Fase de Proyecto por Estado de RQM...15 Figura 12 Métricas...16 Figura 13 Análisis de Métricas...16 Figura 14 Ejemplo Correo Aprobación Presupuesto Adjunto a Evento de RQM...17 Figura 15 Modelo de Datos Básico...18 Figura 16 Escritorio Personalizable por Usuario DIPAC Figura 17 Ejemplo Maestro/Detalle, Pantalla Edición de Registro

4 8 de marzo de 2014 INTRODUCCION Objetivos En este documento se realiza una presentación de DIPAC3 con el objeto de tener una visión general de las posibilidades de uso y aplicación que ofrece. Alcance Este documento va destinado a todos aquellos usuarios interesados en una formación básica sobre las capacidades funcionales y posibilidades de uso de DIPAC3. Estructura del Documento El documento se subdivide en las siguientes secciones: - Introducción: en esta sección se establece el objetivo, alcance y estructura del documento. - Presentación: se subdivide en las siguientes secciones: o Introducción al producto: Origen y motivaciones Módulos Principales Usos y aplicaciones. o Fortalezas Principales o Características Generales de Usabilidad. - Apéndices: o Apéndice 1: Glosario de Términos 3

5 8 de marzo de 2014 PRESENTACIÓN Introducción Origen y Motivaciones DIPAC (Deployment Integration Process Area Core) nació para dar soporte a la gestión de proyectos ya sea desde la perspectiva de PMBOK (PMP) / ISO 21500, ya sea desde la perspectiva de CMMi. En el año 2007 nuestra compañía realizó una prospección del mercado de software de soporte a la gestión de proyectos, cuyo resultado fue detectar que no existía ni nguna solución integral, sino soluciones parciales que en algunos casos se interfaseaban. Fruto de esta situación se decidió abrir un proyecto de desarrollo de producto, proyecto cuyo entregable final fue DIPAC V.1. El proyecto se lanzó en el año 2009, liberándose la primera versión de producto en abril de No es el objetivo de este documento explicar la ampliación de funcionalidad que el producto ha tenido desde el lanzamiento de su primera versión, si bien creemos interesante destacar que en la última versión 3.0 se ha apostado por el uso de herramientas que faciliten diferentes modelos de distribución así como por la generación de un interface de usuario más amigable. 4

6 8 de marzo de 2014 Módulos Principales Dentro de DIPAC3 identificamos los siguientes núcleos funcionales: FIGURA 1 NÚCLEOS FUNCIONALES PRINCIPALES EN DIPAC3 - Gestión Operativa de Proyectos: o Definición de Proyectos: Registro de proyectos, objetivos y detalle de requerimientos dentro del alcance. Clientes promotores del proyecto y acuerdos de niveles de servicio. Recursos técnicos y materiales destinados al proyecto. 5

7 8 de marzo de 2014 o Planificación de Proyectos: Herramientas de planificación. Reutilización de Modelos de estimación. Factores de Estimación. Previsiones en base a evolución de tareas. Análisis de necesidades de recursos. Control actualizado de situación de proyecto. - Monitorización y Control de Proyectos o Seguimiento de Progreso: Control de Producción Asignación de Tareas Eventos Banderas o Seguimiento de Proyectos: Gestión de Riesgos Factores y Acciones de Seguimiento Acciones Correctivas y Solicitudes de Cambio Líneas Base de Proyectos o Calidad: auditorías, listas de operaciones de auditorías, seguimiento. - Ingeniería: o Gestión de requerimientos o Gestión de requisitos de cliente o Diseño y documentación técnica de productos: alternativas y soluciones. o Diseño y documentación de usuario de productos o Definición de Hojas e Informes de Prueba o Trazabilidad entre soluciones y requisitos - Gestión de productos: o Registro de Plataformas y Entornos o Gestión Documental o Configuración de versiones y transportes o Líneas base de productos - Medición y Análisis: o Registro de Métricas o Análisis evolutivo y comparativo de métricas definidas. o Informes de Medición - Gestión de Departamentos de Soporte técnico: o Registro de Solicitudes de Soporte Técnico. o Asignación y control de solicitudes o Liquidaciones de Soporte. 6

8 8 de marzo de Biblioteca de Organización: o Registro de activos de proceso de la organización, líneas base de procesos en al organización. o Recopilación de Conclusiones, Lecciones Aprendidas, Buenas Prácticas. o Unificación de gestión y procesos de trabajo e integridad documental. - Rentabilidad Operativa de Proyectos: o Gestión de Ingresos según tipificación o Gestión de Gastos según tipificación o Valoración de tipos de tarea y empleados o Análisis rentabilidad operativa de proyectos a distintos niveles, con control de ingresos vs gastos incurridos y gastos restantes. - Propuesta Automática de Planificación de Proyectos: o Roles o Asignación de roles a tipos de tarea o Asignación de roles y factores de desempeño a recursos o Propuestas de asignación de recursos automática con asignación de costes mínimos. 7

9 8 de marzo de 2014 Usos y Aplicaciones La herramienta es de gran utilidad para organizaciones que demanden de gestionar proyectos de diversa índole, permitiendo dar soporte a los siguientes perfiles de usuario: - Alta Dirección: la herramienta ofrece una visión directa, general y unificada de la situación de los proyectos de la organización (portfolio de proyectos), permitiendo controlar recursos, plazos y alcance de los proyectos, así como realizar análisis financieros (ingresos y gastos) y previsiones. - Jefes de Proyecto: la herramienta permite a los jefes de proyecto tener un control sobre los principales factores del proyecto sin necesidad de dedicar grandes tiempos a su gestión. La imputación diaria de producción por parte de los usuarios/técnicos que trabajan en el proyecto permite poder realizar el seguimiento actualizado. Asimismo, se habilitan herramientas de gran utilidad para gestionar la documentación del proyecto, eventos principales y relaciones con los clientes. - Equipo de proyecto: la herramienta ofrece funcionalidad para que los componentes del equipo de proyecto realicen su trabajo diario, sirviendo de esta forma de soporte documental de los productos y/o servicios elaborados. La herramienta permite el control de tareas asignadas a técnicos en proyectos de cualquier índole, permitiendo el registro de tiempos dedicados y tareas realizadas. - Administración: la herramienta permite controlar las previsiones de ingresos y gestionar los hitos principales de facturación de los proyectos, así como realizar el análisis de los gastos previstos y reales, permitiendo realizar análisis de rentabilidad a distintos niveles de detalle. - Recursos Humanos: La herramienta permite a jefes de proyecto y personal de recursos humanos realizar el seguimiento del trabajo realizado por los técnicos, controlando calendarios y periodos de inactividad de usuarios. 8

10 8 de marzo de 2014 Fortalezas Principales Consideramos interesante resaltar algunas características funcionales y técnicas de diversa índole que hacen de este producto una solución bastante interesante para la gestión de organizaciones: Seguimiento de proyectos actualizado : la imputación diaria de su producción por parte del equipo de proyecto hace que el jefe de proyecto pueda tener en todo momento una visión actualizada de la situación de las tareas sin necesidad de dedicar tiempo a revisar y actualizar sus planes. FIGURA 2 FACILIDAD DE NAVEGACIÓN Y CONTROL DE PLANES DE PROYECTO 9

11 8 de marzo de 2014 FIGURA 3 CONSULTA DE ESTADO DE RQM S Y DETALLE DE TAREAS FINALES DE RQM 10

12 8 de marzo de 2014 Configuración de tipos de tareas, planes modelo y estimaciones personalizadas: en función de las necesidades de cada organización se podrán definir los tipos de trabajos a realizar, así como el ciclo de vida de los trabajos a realizar y los tiempos estimados según modelos. FIGURA 4 TIPOS DE TAREA Y PLANES MODELO 11

13 8 de marzo de 2014 Control de dedicación de técnicos : el control de la producción por técnico y dedicación a los proyectos es derivado de las imputaciones realizadas. FIGURA 5 CONSULTA DE PRODUCCIÓN X TÉCNICO FIGURA 6 CONTROL DE PRODUCCIÓN 12

14 8 de marzo de 2014 Control de eventos : reflejar eventos comúnmente presentes en las organizaciones, como reuniones, revisiones entre pares o verificaciones, validaciones con el cliente, aprobaciones, auditorías de calidad, etc., pudiendo definirlos asociados a las principales entidades de ingeniería (proyectos, objetivos, requerimientos, etc.). De esta forma, dado un requerimiento de un cliente en el marco de un proyecto podemos analizar el detalle de eventos asociados con su información relevante: revisión de requisitos, aprobación de requisitos, aprobación de presupuesto, revisión de diseño detallado, etc. FIGURA 7 MANTENIMIENTO DE TIPOS DE EVENTOS FIGURA 8 DETALLE DE EVENTOS DE RQM 13

15 8 de marzo de 2014 Control de Banderas: Es posible definir una serie de banderas de control sobre los RQM s dentro del alcance de un proyecto para identificar situaciones específicas de manera rápida, permitiendo de esta forma anticiparnos y tomar decisiones acertadas de gestión. La configuración de las banderas y su uso será personalizable en base a los eventos presentes en el ciclo de vida de los productos soportados por la organización. FIGURA 9 MAESTRO DE BANDERAS FIGURA 10 RESUMEN RQM S DE PROYECTO HISTÓRICO DE BANDERAS DE RQM 14

16 8 de marzo de 2014 Disponemos de diversas opciones de consultas por bandera para analizar la situación del proyecto de cara a la toma de decisiones. FIGURA 11 RESUMEN DE BANDERAS DE FASE DE PROYECTO POR ESTADO DE RQM 15

17 8 de marzo de 2014 Medición y Análisis : Es posible definir e implementar una serie de métricas o indicadores cuyo análisis permita mejorar los procesos de trabajo de la organización. Existen herramientas para el cálculo y el análisis evolutivo y comparativo de las métricas definidas. FIGURA 12 MÉTRICAS FIGURA 13 ANÁLISIS DE MÉTRICAS 16

18 8 de marzo de 2014 Integración Documental : es posible integrar en la base de datos cualquier tipo de documentación y hacer el uso de ella adjuntándola con la entidad relacionada (cliente, proyecto, objetivo, requerimiento, etc.) y visualizándola de manera ágil, sin necesidad de gestionar repositorios documentales anexos. FIGURA 14 EJEMPLO CORREO APROBACIÓN PRESUPUESTO ADJUNTO A EVENTO DE RQM 17

19 8 de marzo de 2014 Modelo de Datos Normalizado intuitivo, potente y fácilmente escalable: años de evolución y experiencia en la gestión de proyectos han dado como resultado un modelo de datos simple e intuitivo pero fácilmente escalable y muy potente, gracias a la definición de entidades genéricas que nos permiten reutilizar fácilmente la funcionalidad desarrollada y favorecer el uso de la herencia. FIGURA 15 MODELO DE DATOS BÁSICO Desarrollo Rápido y Robusto : la herramienta ha sido implementada partiendo de un framework de desarrollo software maduro que lleva siendo usado dentro de nuestra organización durante más de 5 años. Este framework nos permite desarrollar nuevas funcionalidades de manera rápida y fiable, repercutiendo directamente en desarrollos menos costosos para nuestros clientes. 18

20 8 de marzo de 2014 Acceso Controlado a Información : la herramienta parte de un escritorio de trabajo personalizable por usuario, con accesos a programas y datos de proyectos particularizados según los distintos perfiles de usuario. FIGURA 16 ESCRITORIO PERSONALIZABLE POR USUARIO DIPAC3 19

21 8 de marzo de 2014 Interfaz Amigable y Facilidad de Uso : las pantallas mantienen formatos maestro detalle con componentes similares que hacen intuitiva y fácilmente interpretable la herramienta y las diversas funcionalidades. FIGURA 17 EJEMPLO MAESTRO/DETALLE, PANTALLA EDICIÓN DE REGISTRO 20

22 8 de marzo de 2014 Características Generales de Usabilidad Enumeramos en este apartado funcionalidades básicas de funcionamiento del producto disponibles de manera general en todo el sistema que es interesante destacar por sus aplicaciones. Maestros - Detalles: la arquitectura de las pantallas de la aplicación se basa en una sucesión de maestros con sucesivos detalles por los que se puede navegar fácilmente mediante doble click. Rejillas de datos : este componente, fundamental en las pantallas, permite una serie de opciones de configuración, ordenación y filtrado que hacen del producto una herramienta muy útil para el análisis de la información. Exportar Información : es posible exportar la información de las rejillas de datos a Excel fácilmente para su explotación. 21

23 8 de marzo de 2014 APÉNDICES Apéndice 1. Glosario de Términos Acción Correctiva (AC) : Actividades, políticas, decisiones o cualquier otro tipo de acto emprendido para remediar situaciones no deseadas en la evolución de un proyecto. Acción Formación (AF) : Acción donde se acomete la formación de un catálogo de contenidos explícito a un auditorio concreto, siguiendo la metodología y planificación establecida, con los recursos disponibles y guardando información de los resultados obtenidos. Acción Mejora (AM): Acción donde se acomete la consecución de uno o varios objetivos de mejora por un equipo concreto y con un plan de acción establecido. Ciclo de Vida de Proyecto : Conjunto de fases de un proyecto, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. DAR: Enfoque estructurado que determina las pautas a seguir para la toma de decisiones importantes de la organización. Establece cómo evaluar soluciones alternativas frente a criterios establecidos con el fin de identificar la solución al problema. Detalle de Solución de Diseño (SDD): Elemento que describe un componente de la solución adoptada. Hará referencia a un elemento de diseño o componente (RCP) que forma parte de la solución implementada. Asimismo, hará referencia a un requisito de cliente solicitado. Documento de Diseño del Sistema (DDS) : Documento donde se recogen las soluciones de diseño adoptadas para contemplar un determinado RQM, detallando el Análisis Funcional y los Requisitos de producto y Requisitos de Componente de Producto que debe contemplar el sistema. Documento de Requisitos del Sistema (DRS) : Documento donde se recoge un conjunto de objetivos, requerimientos y requisitos de cliente derivado en el marco de un proyecto determinado. Documento de Validación del Sistema (DVS) : Documento donde se recoge el plan de pruebas de validación para conseguir la aceptación por parte del promotor de un determinado RP. Entorno Producto : Modelo compuesto por un conjunto de elementos hardware y software relacionados según una arquitectura determinada que son requeridos para dar soporte a un producto en unas tareas determinadas (p. ej. desarrollo, gestión de configuración, explotación, integración,, etc.). Un entorno servirá de modelo para definir las plataformas concretas que darán soporte al producto. 22

24 8 de marzo de 2014 Estructura Desglose de Riesgos (RBS): Categorización estándar de riesgos de la organización. Objetivo (OBJ): Metas que se esperan alcanzar cuando se aborda un proyecto o condiciones de servicio externas o internas que se encuentran dentro del alcance del proyecto. Se trata de objetivos estratégicos al más alto nivel. Peer Review (PR): Proceso en el que se lleva a cabo la revisión entre pares de un producto de trabajo para identificar defectos a eliminar. Producto: Conjunto de programas considerados como un todo que contempla determinadas funcionalidades de una o varias áreas de negocio y que tienen la entidad suficiente para ser objeto de un proyecto de despliegue en un cliente. Proyecto: Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único y que sirve como medio para alcanzar las metas y los objetivos de la organización establecidos en el plan estratégico de la organización. Requerimiento (RQM) : Necesidad de desarrollo identificada dentro de un proyecto, que identifica un proceso de negocio a contemplar por el sistema software. Condición o capacidad necesaria para lograr los objetivos o los cambios solicitados. Un objetivo o una solicitud de cambio quedarán definidos por un conjunto de requerimientos. Los requerimientos se encargan de descomponer los objetivos del proyecto y las solicitudes de cambio en unidades con la entidad idónea para abordar su resolución. Requerimiento Correctivo (RMC) : Necesidad de desarrollo identificada a partir de solicitudes de soporte técnico que determinan la existencia de de errores en los productos software. Requisito de Cliente (RC): Características que debe contemplar el sistema para alcanzar un determinado requerimiento. Un requerimiento quedará definido por un conjunto de requisitos de cliente. Diferenciaremos varios tipos de RC s: almacenamiento de información, restricción de información, funcional, no funcional y de interfaz. Riesgo: Evento o condición incierta que, si sucede, tiene un efecto (positivo o negativo) en por lo menos uno de los objetivos del proyecto. Los objetivos pueden incluir el cronograma, el costo, el alcance y la calidad. Solicitud Cambio (SC) : Petición que identifica la necesidad de realizar modificaciones sobre un producto o proyecto para modificar o ampliar el alcance contemplado. Solicitud Integración en Producto (SIP) : Petición formal realizada al equipo de gestión de producto para la integración y paso a producción del desarrollo de una solución de diseño en el producto afectado. Solicitud Soporte (SS) : Petición que identifica la necesidad de intervención técnica para solventar errores, resolver dudas, analizar situaciones extrañas, realizar inserciones, actualizaciones y/o consultas puntuales de información, etc., durante la explotación de un sistema software. 23

25 8 de marzo de 2014 Solución de Diseño (SD) : Elemento que identifica, para un RQM, la necesidad de definir o modificar un determinado componente del producto. Para un determinado RQM, las SD s asociadas sirven para definir la solución adoptada. Tarea: Determina la necesidad de acometer una determinada actividad o acción, su planificación, y se define por el tipo de actividad o tarea, el plazo disponible, el coste estimado y los recursos asignados. Transporte (TTE): Intervención que supone la ejecución de una o varias tareas que pueden afectar a los productos instalados o al uso normal de estos por parte de los usuarios en una o varias plataformas. 24

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