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2 2 de 26 OVP Software Technologies S.L. Glorieta Cuatro Caminos 6-7 Piso Madrid España Tel.: Fax: Muy señores nuestros, Les agradecemos muy sinceramente la oportunidad que nos brindan de presentarles nuestro enfoque de colaboración profesional en relación con su solicitud de implantación de un Sistema de Gestión Completa. Como socio del área de Consultoría de Negocio de OVP Software Technologies S.L. (OVP en adelante), es mi deseo asegurar que ustedes estén totalmente convencidos de que nuestra Firma les puede proporcionar el mejor servicio posible y que, sin ninguna duda, somos su mejor elección para desarrollar e implantar el Sistema. Tengo la absoluta seguridad de que hemos asignado a este proyecto un equipo de trabajo, tanto equipo interno como equipo de colaboradores, del más alto nivel profesional y con capacidades probadas para poder llevarlo a cabo con las máximas garantías, así como un enfoque con suficiente flexibilidad para ajustarnos y alinearnos de forma continúa a los requerimientos y posibles cambios que pueden aparecer a lo largo de la vida del sistema. OVP Software Technologies S.L. es una organización global que, para el presente proyecto, aporta una serie de aspectos diferenciales que consideramos críticos en una iniciativa como esta. Entre ellos me gustaría destacar: Nuestra experiencia. Aunque nuestra empresa pueda parecer una empresa joven, en un corto espacio de tiempo hemos conseguido clientes importantes de diferentes ámbitos empresariales que han quedado completamente satisfechos con nuestros proyectos. Nuestro enfoque metodológico, basado en nuestra experiencia en gestión de proyectos. Nuestros desarrollos están basados en un código fuente robusto y bien documentado que permite realizar un desarrollo evolutivo seguro y la máxima seguridad en nuestro software. Nuestra cercanía al cliente, intentando siempre dar el mejor y más completo apoyo, lo que nos permite conseguir una rápida implantación y adaptación de nuestros clientes. Creemos que la sencillez y la funcionalidad son las claves del éxito de nuestros proyectos.

3 3 de 26 Finalmente quisiéramos destacar explícitamente la importancia de este proyecto para OVP. Consideramos el ámbito de la gestión completa y sencilla para la empresa es un área de negocio prioritario dentro de la estrategia de OVP, por lo que no cabe duda de que pondremos nuestros mayores esfuerzos y asignaremos al proyecto nuestro personal más cualificado. Esperamos que la presente propuesta merezca su aprobación y quedamos a su disposición para ampliar cuanta información estimen necesaria. Agradecemos sinceramente la oportunidad que nos han brindado de presentarles nuestro enfoque de trabajo y aprovechamos la ocasión para saludarles. Atentamente, Javier Pajuelo Blanco Director Comercial OVP Software Technologies, S.L.

4 4 de 26 1 Introducción

5 5 de OVP Software OVP Software Technologies fue fundada a comienzos del año 2007 por 3 profesionales del mundo de la Ingeniería del Software con una amplia experiencia en el desarrollo de Software para el mundo empresarial. La filosofía de OVP Software se basa en el desarrollo de un Software Empresarial de alta calidad y sencillez de uso, que permita a las empresas aumentar su productividad de una manera ágil y simple. Para garantizar la calidad de nuestro software en nuestro equipo de desarrolladores tan solo contamos con Ingenieros Informáticos y utilizamos siempre las últimas tecnologías. Teniendo como base la simplificación y sencillez de uso de nuestras aplicaciones conseguimos una curva de aprendizaje realmente poco pronunciada, lo que aporta a la empresa recursos económicos y de tiempo. Gracias a un equipo joven pero con experiencia hemos conseguido unas aplicaciones robustas y fiables, que permiten a nuestros clientes una completa tranquilidad pudiendo centrarse en su núcleo de negocio. Nuestro sistema xeasy Business Suite no pone límites a sus necesidades. Desde OVP Software, sabemos que cada empresa, cada negocio, es un mundo, por ese motivo, desde un primer momento nuestro equipo desarrolló el sistema de una manera flexible, que permita adaptar nuestro Software a cada persona, a cada empresa. Por ello queremos poner a su disposición a nuestro equipo, para ajustarnos totalmente a sus necesidades. 1.2 Qué es un Sistema ERP? Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan casi la totalidad de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, permitiendo así tener una visión global de la situación del negocio. Un sistema ERP nos permite obtener una visión en tiempo real de la situación de nuestro negocio, ayudándonos a la toma de decisiones, brindándonos una mejor y más rápida respuesta para nuestros clientes, aumentando así la productividad de una forma organizada. Además nos ofrece un importante ahorro en recursos humanos y de tecnologías de la información. 1.3 Por qué usar un sistema ERP? Descubra algunas de las muchas razones por las que usar xeasy Business Suite: 1. Con xeasy Business Suite podrá gestionar su cartera de clientes, controlar la relación con sus proveedores, conocer en cualquier momento la salud contable de su empresa, controlar los pedidos, generar facturas e informes completos. 2. Facilita en gran medida las actividades contables de su empresa, realizando de manera automática muchas operaciones que, en productos de la competencia se deben realizar de manera manual. 3. Puede ser adaptado a cualquier necesidad, y añadir cualquier funcionalidad que sea necesaria. xeasy Business Suite no pone límites a su empresa. 4. La facilidad de uso de su interfaz reduce la curva de aprendizaje de los usuarios, quienes aprenden a sacarle todo el provecho al sistema en poco tiempo. 5. El ROI (retorno de la inversión o Return on Investment) es apreciable a corto plazo, siendo visibles los beneficios de la inversión desde el primer día.

6 6 de 26 2 Casos de Éxito

7 7 de Casos de éxito A manera de referencia, listamos a continuación algunos casos de éxito en los que OVP Software ha desarrollado e implementado soluciones de gestión empresarial: La Finca de Jimenez Barbero Industrias Cárnicas Farcedo Norte Extremeña de Transformados Agrícolas S.A. Bombones La Higuera S.L. Empresa del sector cárnico con sede en Colmenar del Arroyo (Madrid). La finca de Jimenez Barbero son productores de su propia carne, necesitando un sistema que se adaptará por todos los medios que maneja la empresa. Al final decidieron confiar en OVP al ser la empresa que mejor podía adaptar sus necesidades. Actualmente siguen pidiendo nuevos proyectos que siguen haciéndoles avanzar en sus objetivos. Empresa del sector cárnico con sede en Hornachos (Badajoz). Después de un completo análisis de la situación de gestión informática previa de la empresa, la dirección de la empresa se decantó por la implantación del Sistema de Gestión xeasy Business Suite, con una adaptación muy enfocada para el mundo de los cárnicos con completos módulos para la gestión de la trazabilidad de los productos. Compañía dedicada a la fabricación y venta de Pimentón con sede en Plasencia (Cáceres). Con una vocación muy orientada a la exportación para NETASA era fundamental tener un sistema con acceso global, capaz de gestionar de forma sencilla las ventas y controlar de forma eficaz la trazabilidad, por ello se decantó por el Sistema de Gestión xeasy Business Suite incluyendo todos sus módulos. Empresa dedica a la fabricación de bombones con sede en Almoharín (Cáceres). Dada la complejidad de la trazabilidad de los bombones de higo, Productos la Higuera se decantó por el Sistema de Gestión xeasy Business Suite especialmente adaptado para su negocio. Especias del Sol S.L. CESMA Naturvie Compañía con sede en Hervás (Cáceres) dedicada a la venta de especias. Gracias a la gran sencillez y facilidad de uso Especias del Sol se decantó por el Sistema de Gestión xeasy Business Suite. Actualmente están gestionando una trazabilidad muy compleja gracias al módulo de trazabilidad, así como gestionando todas las áreas de su negocio. Empresa líder en la producción y comercialización de aceite de oliva de alta calidad con sede en Guareña. Con sede tanto en Madrid como en Guareña para CESMA era imprescindible tener un sistema que le permitiese acceder desde cualquier punto del mundo, por ello se decantó por el Sistema de Gestión xeasy Business Suite incluyendo su módulo Web.

8 8 de 26 3 Descripción del Sistema

9 9 de Descripción del sistema. Introducción. xeasy Business Suite es un sistema de gestión integral, que permite obtener una visión en tiempo real de la situación de la empresa, ayudando a la toma de decisiones y brindando una mejor y más rápida respuesta, aumentando la productividad de una forma organizada. Además nos ofrece un importante ahorro en recursos humanos, tiempo y facilidad de gestión de la empresa. Los apartados de los que consta nuestro software: 1. Cuadro de Mando o Dashboard. 10. Producción. 2. Clientes. 11. xeasy Business Suite Industrial -Mobile- 3. Proveedores. 12. Franquicias y Tiendas. 4. Ventas. 13. xeasy Business Suite Web-. 5. Compras. 14. xeasy Business Suite Mobile-. 6. Facturación. 7. Contabilidad / Cartera 8. Informes y Calidad. 9. Almacenes/Trazabilidad. (Columna izquierda módulos del swing básico, columna derecha módulos opcionales) 3.1 Cuadro de Mando o Dashboard. El cuadro de mando o dashboard es un resumen totalmente personalizable que le mostrará una serie de informes a modo de gráficos y tablas con las que podrá saber en todo momento el estado en el que se encuentra su negocio.

10 10 de 26 Resumen Cobros y pagos Pendientes: con este gráfico sabrá perfectamente cuál es el balance entre ingresos y abonos, tanto mensual como anualmente, incluso comparándolo con años anteriores. Resumen de Pedidos por años: la funcionalidad de este gráfico permite obtener un sumatorio del total de ventas. Dividiéndolas por meses y añadiendo un total. Facturación, Últimos pedidos, Órdenes de Compra, Vencimientos pendientes, Pedidos Pendientes, Pagos pendientes, Calendario, Tareas, etc. Se crearán unos listados, ordenados, con las últimas operaciones realizadas. Resumen de los productos más vendidos: la creación de un gráfico con los productos más vendidos, le permitirá saber qué productos son los más demandados y de entre ellos, cual es el más vendido. Obteniendo con ello una estimación de qué productos deben dominar el stock. Business Intelligence: está aplicación, situada en la barra de menú, le permite obtener un informe personalizado en tiempo real de cualquier tipo de dato que usted desee. Pudiendo, una vez configurado el cuadro, exportarlo a Excel para un mejor análisis.

11 11 de Clientes. En gestión de clientes podrá consultar toda la información de sus clientes de una manera sencilla y ágil. Llevar un control exhaustivo de la relación con los clientes mediante el uso de notas y la gestión de la comunicación con cada uno. Envío de ing y Mailing personalizados a grupos de clientes. Consultar en cualquier momento y en cualquier lugar el histórico de todos los pedidos del cliente. Seguimiento del cliente. Podrá conocer en todo momento el estado de los vencimientos del cliente. Estadísticas. Crear gráficos estadísticos de los pedidos realizados a un cliente; toda la información en un vistazo. Controle el riesgo económico máximo otorgado a cada cliente. Gestión de Oportunidades. Controle cada una de las oportunidades de venta posibles a un cliente o potencial cliente, y conozca el estado en el que se encuentra cada una de ellas. Ficha de cliente: dentro de la ficha de cliente, tendrá la opción de modificar datos, incluir observaciones, notas, citas, descuentos, direcciones y visualizar informes detallados de sus compras (resumen venta,/meses/años, por precios, venta/mes, anuales, facturas).

12 12 de Gestión de Proveedores. Podrá consultar toda la información de sus proveedores de una manera sencilla y ágil. Dar de alta los productos que se compran a los proveedores para su posterior uso en la configuración de los productos que usted vende. Crear órdenes de compra en base a los productos que necesita para su stock, el sistema controlará su stock de una forma sencilla y practica. El stock aumentará una vez recibidos los productos del proveedor. Gestión completa de almacenes. Conocer el estado de pago a los proveedores.

13 13 de Ventas. Controlar la gestión completa de los pedidos realizados. Confección de ofertas adaptado al modelo de trabajo de cada empresa. Generar albaranes y facturas proforma en PDF listos para imprimirlos o enviárselos a los clientes. Envío de al cliente una vez solicitado el pedido por su parte. Logística de pedidos para organizar los camiones si se dispusiera de una logística compleja. Envío de SMS de confirmación a sus clientes en el momento que el pedido haya sido confirmado. Coste de pedidos organizados por categorías y productos individuales. Además el sistema le permite almacenar descuentos otorgados a los clientes. Control de stock automático al realizar un pedido, se descontarán automáticamente todos los productos utilizados en un producto. Asignación de tarifas por clientes y productos. Permite controlar y registrar exhaustivamente los productos que se venden mediante códigos de barras EAN, consiguiendo automatizar la captación de información.

14 14 de Compras. Las posibilidades que da el apartado compras son la de generar una nueva orden de compra sobre su proveedor, buscar las órdenes de compra ya realizadas, estimaciones de órdenes de compras, un calendario con las mismas, y generar órdenes automáticas Nueva Orden de compra. En Nueva Orden de compra podrá verificar tanto fecha de entrega/recibida, marcar la recepción de la factura, descripción de los productos comprados así como proceder a la devolución de los mismos

15 15 de Estimaciones de Órdenes de Compra: Dentro de las estimaciones de órdenes de compra sabrá cual es el número de unidades estimado que tendrá que pedir en base a las unidades en stock, unidades mínimas de stock, unidades pendientes de recibir y unidades pendiente de servir. Facilitando optimizar al máximo las cantidades a pedir al proveedor, ahorrando tiempo en la creación de las órdenes de compra y en el control de stock e inventario Órdenes automáticas. La opción de órdenes automáticas le permitirá tener un control absoluto sobre su stock, sin sorpresas. Solamente elija el producto que desea automatizar, las unidades de pedido de la orden y el stock por debajo del cual se crea la orden, así de sencillo. En el momento que su stock pase por la marca establecida se creará una orden de compra automática, que luego podrá validar en el momento de realizar la orden efectiva.

16 16 de Facturación. Genera facturas de manera rápida y sencilla, de manera individual para cada cliente, agrupadas por albaranes o individualmente por albarán. xeasy Business Suite le mostrará aquellos albaranes que estén listos para facturar. Generación de facturas en PDF listas para que las pueda enviar por correo electrónico. Consultar todas las facturas generadas por xeasy Business Suite conociendo los albaranes asociados a cada factura. Creación automática de los vencimientos de cobro según las formas de pago de los clientes. Controle todos sus vencimientos con un sólo clic de ratón. Buscar facturas con o sin rectificación. Generar facturas de abono a los clientes de facturas que ya estén en el sistema o abonos previos a facturas no realizadas por xeasy Business Suite. Creación de e-facturas (facturas electrónicas) válidas legalmente para el envío directo por medio electrónico. 3.7 Contabilidad / Cartera Contabilidad. Con el módulo de contabilidad de xeasy Business Suite llevar la contabilidad de su empresa se realizará de una manera rápida, sencilla e intuitiva. Para poder manejarlo sólo necesitará en unos conocimientos muy básicos de contabilidad.

17 17 de 26 Adaptado al plan contable Se pueden migrar los datos de Contaplús a xeasy Business Suite. Creación de asientos de manera rápida y sencilla, pudiendo modificar posteriormente los asientos creados o copiar asientos ya creados previamente. Informe del libro de mayor, sumas y saldos por niveles pudiendo obtener el mayor de una subcuenta o bien de un rango de subcuentas desglosado por apuntes, totalizado o un resumen mensual. Estos informes se realizan tanto en formato PDF como en formato EXCEL. Contabiliza las facturas recibidas. Sin necesidad de hacer los asientos, el sistema se encargará de ello, simplemente indicando el importe, el tipo de IVA y las subcuentas contables xeasy Business Suite se encargará del resto. Si se asocia una factura recibida a un proveedor que tenga una forma de pago asociada se crearán los vencimientos de pago de manera automática. Contabiliza con un sólo clic todas las facturas emitidas a los clientes creándose los asientos de manera automática. Para los clientes que tengan una forma de pago asociada se crearán los vencimientos para poder gestionar su cobro. Busca y modifica las facturas recibidas; los asientos de las facturas quedarán modificados automáticamente. Crea vencimientos sobre las facturas emitidas que no tengan vencimientos ya creados. El sistema nunca dejará crear vencimientos del importe superior de la factura. Gestiona tus vencimientos de manera fácil, pudiendo cambiar el importe o el tipo de vencimiento. Actualiza los vencimientos llevándolos a distintos estados y xeasy Business Suite se encargará de crear los asientos de manera automática. Gestiona las nóminas de los empleados de manera agrupada o individual. Podrá crear remesas a través del cuaderno 34. Gestiona las regularizaciones de las subcuentas contables. Genera el informe necesario de la liquidación de IVA en formato PDF y crea el asiento de liquidación de manera automática. Informe del Balance e informe de Pérdidas y Ganancias en formato PDF o EXCEL. Genera el listado de las facturas emitas y recibidas en formato PDF o EXCEL. Listado en PDF de operaciones con clientes y proveedores pudiendo indicar el importe de dichas operaciones. Listado en PDF del resumen de las retenciones. Permite crear y gestionar las remesas de recibos de clientes, agrupados por vencimientos para generar el fichero compatible (cuadernos 19 y 58) para su procesamiento automático por la aplicación de la entidad financiera correspondiente. Impresión de los pagarés para pagar a sus proveedores. Conocimiento del estado de los vencimientos tanto de clientes como de proveedores, pudiendo filtrar por clientes o proveedores, tipo del vencimiento o estado del vencimiento.

18 18 de Cartera. Gestión de cobros y pagos a clientes y proveedores. Disponer de unas condiciones de cobro y pago definidas, así como un seguimiento de las mismas, evitará, además de posibles problemas de tesorería, una mala imagen frente a los clientes y proveedores. El módulo cartera permite crear y gestionar las remesas de recibos de clientes, agrupados por vencimientos para generar el fichero compatible (cuadernos 19 y 58) para su procesamiento automático por la aplicación de la entidad financiera correspondiente. Podrá emitir cartas de pago de pagares así como la impresión sobre los pagares suministrados por cada caja o banco. Controle el flujo de caja de su empresa "Cashflow". Qué sentido tiene hablar de cashflow? El ir más allá del beneficio y llegar a hablar de cashflow puede resultarnos muy útil. Es un primer paso para conocer nuestra salud financiera, la marcha de la misma y su evolución. Registre los movimientos bancarios de sus cuentas. 3.8 Informes y Calidad. Posibilidad de obtener todo tipo de informes estadísticos de pedidos por clientes, productos, zonas geográficas, etc. Posibilidad de generar informes comparativos.. Completos gráficos le permitirán visualizar todos los datos estadísticos de una forma rápida y sencilla.

19 19 de 26 Genere todo tipo de listados de pedidos, facturas, clientes, etc. Registro de análisis de lotes de fabricación, para su posterior consulta. Toda la información se puede generar en formato PDF para su impresión. 3.9 Almacenes/Trazabilidad Almacenes. Almacenes permite una sincronización perfecta entre los productos recibidos de su proveedor y los productos que salen por venta o por devolución, permitiendo un perfecto control del stock de su tienda. Asigne en los productos unos límites mínimos y máximos que le advierta de la posibilidad de quedarse sin stock, o simplemente no le permita comprar más producto por exceder el límite máximo. Otra de las ventajas del almacén es la posibilidad de gestión de productos, permitiendo conocer todas las órdenes de compra realizadas sobre ese producto, y un resumen de entradas y salidas del mismo Trazabilidad. Trazabilidad ascendente (hacia atrás): Podrá conocer cuáles son los productos que son recibidos en la empresa, acotados con alguna información de trazabilidad (lote, fecha de caducidad/consumo preferente), y quienes son los proveedores de esos productos.

20 20 de 26 Trazabilidad interna o trazabilidad de procesos: Trazabilidad dentro de la propia empresa. Trazabilidad descendente (hacia delante): Podrá conocer cuáles son los productos expedidos por la empresa, acotados con alguna información de trazabilidad (lote, fecha de caducidad/consumo preferente) y saber sus destinos y clientes. Permite controlar y registrar exhaustivamente la materia prima que se recibe dentro de la empresa, mediante códigos de barras EAN, consiguiendo automatizar la captación de información, y asegurando el seguimiento de los envíos a lo largo de la cadena de suministro mediante el SSCC (número de matrícula del bulto) Posibilidad de crear lotes de producción en base a las diferentes materias primas recibidas o bien formando lotes en base a lotes existentes. Descuento automático de los lotes tras asignarlos a los productos dentro de un pedido. Control completo de costes de fabricación y mermas. Completos informes, completamente adaptables a las necesidades de su empresa.

21 21 de 26 Guarde todas las facturas electrónicas o escaneadas (requiero un software validado por la AEAT no incluido en el precio) de forma que ya no necesite nunca más tener que almacenarlas en papel. Podrá emitir cartas de pago de pagares así como la impresión sobre los pagares suministrados por cada caja o banco. Controle el flujo de caja de su empresa "Cashflow". Qué sentido tiene hablar de cashflow? El ir más allá del beneficio y llegar a hablar de cashflow puede resultarnos muy útil. Es un primer paso para conocer nuestra salud financiera, la marcha de la misma y su evolución Producción. Control de materia prima, artículos obtenidos y despiezados. Definición de escandallos Costes directos e indirectos, personal y maquinaria. Movimiento de stock automático (trazabilidad). Impresión de etiquetas para envasado. Cálculo de necesidades para producción en función del stock. Fórmulas de despiece. Planificación de producción según pedidos de clientes

22 22 de xeasy Business Suite Industrial MOBILE (Windows Mobile). Conexión mediante WiFi. Recepción de mercancía: o o Sin órdenes de compra asociadas mediante lectura de códigos de barras. Con órdenes de compra asociadas mediante lectura de códigos de barras. Creación de pedidos para clientes: o Creación de pedidos desde 0. o Precargados. Regularización de stock. Creación de lotes de fabricación en tiempo real. Lectura de códigos GS1-128, asignación automática de lotes y fechas de consumo/caducidad. Ideal para controlar la trazabilidad de una forma sencilla.

23 23 de Módulo Tiendas / Franquicias (Opcional). En gestión de franquicias podrá consultar toda la información de las tiendas de una manera sencilla y ágil. Busque y pinche sobre la tienda que quiera consultar y acceda a toda la información posible acerca de ella. Llevar un control exhaustivo de la relación con las tiendas mediante el uso de notas y la gestión de la comunicación con cada uno. Envío de ing y Mailing personalizados a grupos de franquicias. Consultar en cualquier momento y en cualquier lugar el histórico de todos los pedidos de la franquicia. Seguimiento de la franquicia. Podrá conocer en todo momento el estado de los vencimientos de la franquicia. Estadísticas. Crear gráficos estadísticos de los pedidos realizados por la tienda; toda la información en un vistazo. Ficha de Franquicia: dentro de la ficha de franquicia, tendrá la opción de modificar datos, incluir observaciones, notas, citas, descuentos, direcciones y visualizar informes detallados de sus compras (resumen venta,/meses/años, por precios, venta/mes, anuales, facturas).

24 24 de xeasy Business Suite WEB (Opcional). Acceda a su empresa desde cualquier sitio del mundo. Ya no es necesario estar en la oficina para controlar su empresa, con solo tener conexión a internet tendrá acceso en tiempo real a los movimientos que suceden en la fábrica. Otorgue acceso a sus clientes a sus pedidos. Creando un usuario y una contraseña, sus clientes podrán comprar directamente sus productos o ver en qué estado se encuentran sus pedidos.

25 25 de xeasy Business Suite MOBILE (Opcional). Podrá acceder y crear nuevos clientes desde cualquier lado en el que se encuentre. Consulte todas las notas de seguimiento de sus clientes. Posibilidad de realizar pedidos para que sean visualizados directamente en las oficinas por el personal encargado de gestionarlo. Podrán realizarse pedidos por tarifas de cliente. Si el cliente no posee un precio para un producto determinado, se cargará el precio de la tarifa general. Podrán realizarse pedidos offline que luego se podrán enviar a la central cuanto la tablet tenga conexión a internet. Visualización de todos los pedidos y facturas de los clientes. Ideal para empresas con comerciales. Genere Ambiente: generando un ambiente conseguimos que el cliente tenga una visión perfecta del producto, dentro de su contexto y conectando con los demás productos que podemos ofrecerle. Un solución perfecta para su empresa. Dentro de los ambientes, elija el producto que le gusta y acceda a sus características individuales. Añada los productos que desee el cliente y automáticamente se sincronizará el pedido.

26 26 de 26 OVP Software Technologies S.L. Glorieta Cuatro Caminos 6-7, Piso 703, Madrid Av. América 81 4º1, Córdoba Ctra. Trujillo Km.1, Plasencia (Cáceres)

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