FINANCE & PROCUREMENT

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1 FINANCE & PROCUREMENT Your Corporate Travel Program in Times of Economic Crisis Patrocinado por February, 2 nd 2009

2 Components Moderator: Martin Perticone NH Hoteles, Argentina Panelists: Kathia Moreira LDS Church, Brasil Mychael Lyons HSBC, USA Felipe Cardona Carlson Wagonlit, Colombia

3 Session Agenda 30 minutes presentation (3 X 10 min) 30 minutes for Questions & Answers (after all presentations) Conclusion Don t forget to fill the evaluation form!!!

4 FINANCE & PROCUREMENT Your Corporate Travel Program in Times of Economic Crisis Michael W. Lyons Patrocinado por Fevruary, 2 nd 2009

5 Travel Policy Class of Service Increasing flight times: from six hours to eight hours for Business Class Restricting Business or First to only certain levels of employees Must consider corporate culture

6 Travel Policy Out of policy issues Address the most frequent reasons for travelers not taking lowest fare Cannot take lower fare due to schedule Will not accept a connection These must be addressed through reporting

7 Compliance Know Your Data Know the reasons why people are refusing lowest fares, staying at non-preferred hotels, etc. Work with TMC to get most current reporting Address in travel policy Making policy more strict Implement no reimbursement policy

8 Compliance Use Data as a Tool Implement dashboard reporting Key Performance Indicators Average Days Advance Purchase Average Ticket Prices Reasons for Non Compliance Compare business unit to other business units or overall company average

9 Executive Sumary

10 Supplier Renegotiations Work with your key suppliers Be clear about your objectives shared challenge/shared reward Be measured in what you want Cannot expect 50% reduction in rates if you have not been performing on your contract

11 Travel Alternatives Data is powerful tool in looking at travel alternatives Determine number of people going to locations Why are so many people going? Can the objectives be met without travel?

12 Travel Alternatives Web Conferencing Does your company have the proper technology resources to implement? Video Conferencing Must measure ROI will travel expenses be reduced enough to cover the cost of technology? Impact of travel on the environment

13 Perspectiva de la TMC Felipe Cardona Global Sales Manager LATAM Carlson Wagonlit Travel Patrocinado por

14 Perspectiva de la TMC La empresa (con o sin crisis): Puede perder clientes? Puede dejar pasar oportunidades de nuevos negocios? Puede ceder terreno a sus competidores? Perder sus utilidades? Defraudar a sus accionistas? Es aquí, donde se plantea la trampa Gasto diferentemente, o dejo de gastar?

15 Background: Qué hacer? Qué es lo que realmente sucede en la crisis? Consumidores gastan / compran menos Inversiones de capital (CAPEX) significativas se detienen Ahorro Efecto en las empresas: Pastel se reduce 56% 56% 15% 9% 15% 11% 9% 11% 9% 9%

16 Background: Qué hacer? Entonces, cuales son los posibles errores? 1. Actuar reactivamente / con desesperación: Don t Panic 2. Perder market share a competidores vivos 3. No usar números para tomar las decisiones de reducción de gasto de viajes 4. Olvidar que la mayoría de los viajes corporativos son inversión y no gasto

17 Su Programa en la Crisis Travel Managers! A resolver el problema Recomendar a CFO Recomendar a los directivos Verificar el resultado Hacer lo mismo, con menos Cambios 1. Pensar muy creativamente 2. Políticas 3. Costos 4. Medición y Control

18 1. Pensar Muy Creativamente Ejercicios de Brainstorming No descartar las alternativas, por más locas que parezcan Pensar en cosas que no se han hecho antes Buscar ideas en las áreas (Marketing, Ventas, Operaciones, etc.) que viajan Medir el impacto Poner números a las iniciativas Venderlas internamente

19 2. Cambios en las Políticas Directamente amarradas al compliance Algunas alternativas Forzar la anticipación en compras (o declinar aprobación) - - debe existir approval process Reducir el scope de viaje en Business Class Limitar a menos ejecutivos / quitar totalmente ( Recuerdan a General Motors?) Aumentar las horas de vuelo mandatorias Limitar compra a ciertos inventarios de sillas i.e. X, Q, V, solamente (dependiendo de aerolínea) Recortar tiempos de estadía (cuando posible)

20 2. Cambios en las Políticas (cont d) Alternativas 1. Para reuniones, pueden viajar menos personas (fijar limites) 2. Para proyectos, pueden viajar mas personas (pasar propuesta) 3. Compartir o Pooling (hotel, carro y taxis) requiere coordinación y normas claras Resultado 1. Se cumple con la reunión, se gasta menos 2. Se recorta la duración del proyecto, por menor gasto en hoteles 3. Se cumple el objetivo, se optimiza el gasto, se llega a la meta Haciendo lo mismo, con menos

21 3. Costos Hoteles y Aerolíneas Interesados en captar más volumen la crisis impacta a todos Oportunidad para generar acuerdos y mejorar relaciones Gasto Discrecional - Eliminarlo Si no es critico para el éxito de la empresa, no se debe hacer Generalmente, son internos; hacia clientes y negocios, es lo mismo, con menos

22 4. Medición y Control KPIs que cobran más importancia Room Nights, ATP, ARR, Cantidad Viajeros Alternativas Usar plataformas de reportes más robustas Obtener los datos de viajes casi en tiempo real (entre más pronto, mejor). i.e. 24 horas después Proveer info. para re-negociar proveedores (mas pooling de proveedores, sin quedar corto) Estar muy informados del contexto fuera de los viajes (The Economist, Financial Times, CNBC)

23 Para Cerrar, Un Ejemplo Suponiendo Cambios en la política / Idea vendida internamente: Viajeros Dias Antes Despues Costo por noche $160 $3.200 $140 $1.050 Traslados roundtrip $50 $150 $50 $50 Tiquetes por persona $400 $2.000 $350 $1.050 Total $5.350 $2.150 Beneficio bruto 60% ,5 Como Compartiendo responsabilidades / Limitando scope Optimizando / Organizando mejor agenda de reunion/ regreso noche Cambiando de propiedad Car Pool (de 3 taxis, a 1 taxi) Cambiando horario/ Red Eye / Llegada mismo dia o vuelo en conexion Lo importante de todo es: No dejar de viajar: es negativo para el negocio de la empresa; afecta a los proveedores, es círculo vicioso Es viajar diferentemente (lo mismo, con menos)

24 FINANCE & PROCUREMENT Your Corporate Travel Program in Times of Economic Crisis Kathia Schmidt Moreira Patrocinado por 2 Fevereiro 2009

25 Com lucro em queda, Caterpillar pretende demitir 20 mil Ao final de 2008, empresa contava com cerca de 113 mil funcionários. Companhia não informou se cortes afetarão operações no Brasil. En medio de fuertes perdidas, Philips anuncia un recorte de puestos de trabajo El Clarin - 09:08

26 O impacto da crise no setor de viagens no Brasil Pesquisas realizadas em outubro/08 e janeiro/09 em empresas de grande porte do mercado nacional

27 Cenário Companhias no Brazil Empresas com solicitação mandatória de redução de custos com viagens Abgev outubro 2008

28 Cenário Companhias no Brazil Empresas com solicitação mandatória de redução de custos com viagens TMG janeiro/09

29 Cenário Companhias no Brazil Qual o período indicado para o contenção com viagens? Abgev outubro 2008

30 Cenário Companhias no Brazil Qual o período indicado para o contenção com viagens? TMG janeiro 2009

31 Cenário Companhias no Brazil Houve uma meta estabelecida para o percentual de redução com despesas de viagens/eventos? Abgev outubro 2008

32 Cenário Companhias no Brazil Houve uma meta estabelecida para o percentual de redução com despesas de viagens/eventos? TMG janeiro/09

33 Cenário Companhias no Brazil Quais as ações tomadas pela empresa frente à Crise econômica? Abgev outubro/08

34 Cenário Companhias no Brazil Quais as ações tomadas pela empresa frente à Crise econômica? TMG janeiro/09

35 Gestores de Viagens

36 Perguntas & Respostas Questions & Answers

37 Gracias!!! See you next LACTTE March 1 st to 3 rd, 2010

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