Técnicas de Planeación y Control

Transcripción

1 Técnicas de Planeación y Control

2 1 Sesión No. 10 Nombre: Control de inventarios Contextualización El inventario es el conjunto de artículos que se encuentran en un almacén y que esperan ser utilizados en la producción de un bien o servicio, en base a la demanda que se tenga del mismo. Representa un porcentaje significativo del capital invertido, por lo cual los administradores dan tanta importancia al control del mismo, ya que por un lado se procura reducir los costos manteniendo un nivel de inventarios bajos, pero por el otro se debe tomar en cuenta la posibilidad de escasez de algún artículo. De aquí la importancia de mantener un adecuado equilibrio entre ambas posturas, por un lado no permitir que exista una gran inversión de capital en los inventarios, que dicho sea de paso se pueden dañar y por el otro no permitir que la producción se pare por falta de materia prima.

3 2 Introducción al Tema La importancia del control de inventarios radica en la necesidad de tener adecuadamente ordenados los artículos dentro de los almacenes, ya que si no se puede encontrar un artículo, no se podrá contar, llevar una orden con él o saber cuál es su movimiento dentro de la producción. Para lograr un inventario preciso es indispensable formalizar el sistema de ubicación que se utilizará, tener una buena logística de almacenamiento desde su recepción hasta su uso, en fin todo lo necesario para poder controlar de manera práctica este importante insumo de la empresa. El inventario es un elemento que nos muestra la situación de una empresa si es económicamente saludable o los beneficios que se están obteniendo de ella, por ello es muy importante el operar, administrar y controlar bien los inventarios. El objetivo del control de inventarios es lograr mantener un equilibrio óptimo del mismo y la inversión que se requiere para ello. Muchos negocios actuales han logrado tener mayores utilidades gracias a la planeación y mejoras en sus sistemas de control de inventario.

4 3 Explicación El objetivo del control de inventarios se puede enfocar en dos aspectos, el primero es el que se dirige al control físico de los bienes o materia prima que se encuentran en existencia en los almacenes y el segundo enfoque es aquel que se refiere al control del nivel de esos inventarios. En el primer análisis se va a controlar las mermas que pueden ser ocasionadas por pérdidas, sustracciones sin autorización, deterioro de los productos, etc. mientras que el segundo va a examinar el equilibrio entre las necesidades del departamento de producción y ventas contra lo que existe o se tiene en el inventario. Cuáles son los costos de tener un inventario? Vamos a mencionar los principales costos que implica para la empresa contar con un inventario, estos costos como lo veremos pueden ser directos (que se desprenden de la misma naturaleza de los bienes) o indirectos (referentes a la movilización de los mismos). 1. Costo de los materiales: éste se considera un costo directo, representa la inversión de comprar determinado número de unidades de cada artículo. La empresa debe evaluar constantemente los niveles de inventario para poder mantener la cantidad necesaria en existencia, ya que si no es suficiente se puede perder una oportunidad de ventas y si, por el contrario es excesivo, puede provocar un flujo de caja negativo. 2. Costo de transporte: costo indirecto que se tiene que tomar en cuenta al comprar un artículo ya que implica el traslado del mismo, ya sea que la empresa tenga que ir a recogerlo, lo que implicará un gasto (gasolina, transporte, personal) o bien, si solicita que se le envíe (gastos de flete).

5 4 3. Costos de manejo: éste también es un costo indirecto, ya que se relaciona con el almacenamiento y movimiento de los bienes existentes en el inventario. La empresa debe contar con un almacén o depósito, lo cual implica una inversión, mantenimiento, limpieza, etc. que trae además como consecuencia costos de personal, salarios y, si además cuenta con algún seguro, pago de impuestos, etc. 4. Contracción: este costo se refiere al inventario faltante que es robado o dañado, este costo se detecta hasta que se hace el recuento físico del inventario, ya sea mensual, trimestral, etc. Este costo tendrá que repercutir necesariamente en el aumento del precio de los productos para compensar el costo de los bienes que se rompen o se desaparecen. Como en todos los sistemas que hemos ido analizando, varía la forma en que se realiza el control de inventarios en las diferentes empresas, de acuerdo, como lo habíamos mencionado a las características de cada una de ellas, pero también tienen elementos que se manejan de forma similar. Cuáles son estos métodos? Por ejemplo las micro y pequeñas empresas, los pequeños comercios, etc., emplean el método de revisión diaria, es decir, de forma visual todos los días o semanalmente revisan sus stocks para ver qué productos tienen y cuáles ya son escasos, el encargado de las compras elabora una lista de esos artículos para comprarlos. Éste es un método muy simple que se basa en la experiencia visual para recabar la información, aunque de esta manera no se lleva un registro ordenado y preciso de los elementos que componen el inventario, ni la cantidad, ventas, desembolsos, etc. que conlleva la salida de la materia prima. Tampoco existe un record que muestre los movimientos para poder llevar a cabo una planeación a largo plazo y muchas veces no se puede prever el tener el suficiente material para cargas de trabajo mayores.

6 5 Este sistema conlleva un orden en el almacenamiento de los productos para que de manera rápida, con un vistazo se puedan detectar los faltantes de cada producto. En este sistema es importante tener una existencia mayor de lo que normalmente sale a la venta para evitar el riesgo de que se termine el producto antes de tiempo y se tenga que detener la producción. Otro de los métodos utilizados es el control de inventario perpetuo, este sistema permite mantener un registro diario del inventario que además nos permite incluir la cantidad de productos en almacén, los retiros que se hacen, las ventas y los depósitos para poder llevar a cabo los flujos de caja semanales, etc. Se debe manejar el nombre de cada uno de los artículos que componen el inventario, la proyección de la cantidad de efectivo que se necesita para comprarlos. Por lo tanto, los registros perpetuos muestran el inventario en existencia todo el tiempo, una de las ventajas es que permite determinar el costo del inventario final y el de las mercancías vendidas sin tener que estar contando cada vez el inventario, pues los registros están siempre actualizados. Indica también la disponibilidad de la mercancía. En este procedimiento se manejan básicamente tres cuentas: almacén, costo de ventas y ventas. El análisis ABC es un sistema de clasificación simple usada para el diseño de la distribución de inventarios en almacenes. Su objetivo es optimizar la organización de los artículos de manera que los que son más solicitados se encuentren más a la mano y de esta manera reducir tiempos e incrementar la eficiencia.

7 6 Los elementos deben ser clasificados en grupos de acuerdo a sus rangos de uso. Artículos de tipo A: son los más importantes, ya sea porque son los más usados, los más vendidos o los más urgentes. Normalmente son los que mayores ingresos proporcionan. Por lo mismo requieren mejor control por su costo o por su aporte directo a las utilidades. Generalmente los pedidos de estos artículos se realizan por cantidades exactas. Artículos tipo B: son los de importancia secundaria, son menos solicitados pero también se requieren para la producción. Son menos solicitados por costos, utilidad y por el control que se hace sobre ellos. Debe calcularse cantidades óptimas para los pedidos. Artículos tipo C: se puede decir que estos artículos carecen de importancia, de hecho tenerlos en el almacén en ocasiones cuesta más que el beneficio que aportan. Requieren poca inversión pues su importancia es poca a la hora de la elaboración del producto final. Para la clasificación de los artículos en este sistema se pueden tomar en cuenta varios aspectos: 1. Su costo unitario. 2. Su disponibilidad en el mercado. 3. Los recursos disponibles, mano de obra e instalaciones para producirlo. 4. Tiempo que se necesita para obtenerlo. 5. Espacio para su almacenamiento. 6. El costo en caso de escasez. 7. Volatilidad del diseño de ingeniería.

8 7 Técnicas para controlar el sistema de inventarios: Ahora veremos algunas técnicas y consejos para controlar adecuadamente el sistema de inventarios: - Considerar compras económicas en cuanto al precio y a la cantidad de productos adquiridos. - Tener en cuenta los niveles de re orden y elaborar un calendario para fijar fechas en las que se harán los pedidos. - Tener siempre una reserva segura o un inventario mínimo para cuando aumente impredeciblemente las ventas. La empresa debe proyectar los costos y gastos necesarios para cada pedido, para administrar y controlar el inventario y reducir en la medida de lo posible los costos. No siempre es conveniente comprar artículos o productos en gran cantidad por aprovechar alguna oferta, ya que el tenerlos almacenados también genera un costo. - Se debe considerar también el costo que generan las órdenes y las existencias almacenadas. Las primeras incluyen gastos de transporte cuando se trata de pequeñas cantidades, ya que esto es más caro que trasladar grandes cantidades y otros costos en los que se incurre como franqueo, faxes, teléfonos, sueldos, etc. Los costos de las existencias almacenadas se refieren principalmente a los intereses de inversión, es decir impuestos, tasas de interés, el espacio ocupado por las existencias, gastos de electricidad, etc., que conllevan tener altos niveles de inventario. Cuál es el sistema de inventario justo a tiempo? Como se mencionó en la sesión anterior, el sistema justo a tiempo implica contar sólo con lo indispensable para llevar a cabo la producción, así el sistema de inventarios justo a tiempo implica inventarios reducidos, el mejorar el control de

9 8 calidad desde la recepción de la mercancía y sobre todo el aprovechamiento del personal con el que se cuenta. En esta filosofía se considera que el exceso de existencias implica tener invertido capital que no es absolutamente necesario y que podría ser invertido de mejor forma, además de que genera mayores costos de almacenaje, así como también aumenta la posibilidad de que éste se dañe y que en un momento determinado se vuelva obsoleto.

10 9 Conclusión Hemos visto ya la importancia que representa para una empresa contar con un adecuado control de inventarios, desde todos los puntos de vista, no sólo desde el punto de vista económico sino también del punto de mermas y desperdicios. Muchas veces se piensa que contar con grandes cantidades de inventarios asegurará a la empresa el estar siempre preparada ante un incremento en las ventas, pero hemos analizado que esto también representa un costo importante y un riesgo ante cualquier eventualidad que se pudiera suscitar. Además si no se tienen adecuadas medidas de control se puede incurrir en el problema de que ese inventario se dañe y afecte la calidad final del producto. A continuación hablaremos de la importancia de la calidad de los productos como carta de presentación de la empresa.

11 10 Para aprender más En las siguientes ligas podrás complementar el tema visto anteriormente. Márquez, A. (2013) Cero inventarios. La correcta logística. S.a. (2009) Stein moderniza el sistema de control de inventarios en sus bodegas. Tiscareño, J. (2009) Control de inventario.

12 11 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, clasifica de acuerdo al sistema ABC los artículos con los que cuenta un restaurante de comida rápida (tipo Hamburguesas) menciona cuáles entrarían dentro de cada grupo y explica por qué. Puedes realizarlo en cualquier programa al final tendrás que guardarlo en formato PDF para subirlo a la plataforma de la asignatura. Es importante que esta actividad la realices con una buena investigación de las características de cada uno de los artículos necesarios en estos establecimientos. En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales. Referencias bibliográficas. Ortografía y redacción. Título. Resumen. Representación gráfica.

13 12 Bibliografía Muller, M. (2005) Fundamentos de administración de inventarios. Colombia: Editorial Norma. Render, B. (2006). Métodos cuantitativos para los negocios. México: Pearson Educación.