MANUAL PARA EL MANEJO DE MAXIMOS Y MINIMOS

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1 MANUAL PARA EL MANEJO DE MAXIMOS Y MINIMOS El presente manual indica el proceso a seguir para el manejo de máximos y mínimos dentro del sistema Magnus ERP, se recomienda antes de leer este manual consultar el documento anexo en el cual se explica la lógica que se seguirá cuando se ejecuten los procesos. Con el uso de estos procesos usted podrá visualizar en el sistema Máximo y mínimo de los productos Punto de reorden Stock de un producto Clasificar los productos de acuerdo al que se genere en un periodo de tiempo El documento anexo fue generado por el ING. GUILLERMO HERNANDEZ BARAJAS. Agradecemos la aportación para la generación de este proceso.

2 ESTABLECER MAXIMOS Y MINIMOS Existen dos maneras de establecer los máximos y mínimos para los productos que tenemos asignados a nuestros almacenes Consultando el producto en la pantalla de productos por almacén, habilitar el modo de edición y establecer cantidades Pantalla de Máximos y mínimos cargando los productos del almacén y editando las columnas de máximos y mínimos.

3 REVISAR STOCK Y PUNTO DE REORDEN Una vez establecidos los stocks, en la pantalla de productos por almacén la columna de Stock nos indica cómo están nuestras existencias con respecto a los máximos y mínimos establecidos presentando los siguientes casos La existencia está por encima del stock máximo La existencia está en el rango de stock máximo y stock mínimo La existencia está por debajo del stock mínimo El valor de punto de reorden se calcula de acuerdo a la diferencia que se tenga entre el stock máximo establecido y la existencia actual. NOTA: Si no se establecen los valores del stock máximo y stock mínimo el sistema pondrá por default

4 CLASIFICACION DE PRODUCTOS Y CALCULO DE STOCK El sistema cuenta con una lógica para calcular automáticamente los máximos y mínimos de un producto de acuerdo a ciertas reglas que se explicaran un documento anexo proporcionado por el ING. GUILLERMO HERNANDEZ BARAJAS. En el documento anexo se establecen las reglas y criterios que el sistema seguirá para calcular los stocks y la clasificación de los productos de nuestro almacén. Se recomienda leer primero el documento anexo para saber cómo establecer los valores en el sistema ESTABLECER FACTORES DE CALCULO DE STOCK Dentro del módulo de configuración de Magnus ERP (SYSCONFIG1) se encuentra la tabla de factores de acuerdo a la cual se calcularan los stocks de los productos asignados a nuestro almacén pueden ser variables de acuerdo al de cada empresa se recomienda consultar el documento anexo para ver cómo establecer estos valores.

5 CALCULO DE STOCKS Como se visualiza en la imagen se debe establecer primero el almacén sobre el cual se va a trabajar y el periodo de tiempo en el cual se van a cargar las salidas generadas para ese producto (se recomienda trabajar con los s de tres meses anteriores), una vez establecidos los parámetros se presiona el botón de cargar productos para cargar la información. Los productos en el almacén por default manejan una clasificación de B sin embargo el dato es editable en esta pantalla, la clasificación es necesaria para poder hacer el cálculo de stock máximo y stock mínimo. Para el cálculo de stocks y la reclasificación de los productos de acuerdo a las salidas que se hayan generado solo se deberá presionar el botón correspondiente, cuando se haga una reclasificación de los productos el sistema indicar si ese producto se mantuvo, aumento o redujo en su clasificación.

6 NIVELES DE EXISTENCIAS MÁXIMOS Y MINIMOS Estos son los niveles de cantidades de existencias que deben llevarse en los almacenes de acuerdo con los cálculos de lotes económicos y con los puntos de reorden. El MÁXIMO es la cantidad tope de cada material o de cada producto que debe almacenarse. La adquisición normalmente se calcula mediante la diferencia entre la existencia al momento de efectuar el pedido y la cantidad fijada como máxima. El MINIMO es la cantidad de existencias que sirve de señal para reabastecer, también es conocida como RESERVA, cantidad de materiales o de productos que se mantiene en existencia como una previsión de seguridad, o para casos en que las cantidades calculadas para el consumo durante el periodo de entregas lleguen a agotarse, ya sea por demora en la entrega, por consumos más rápidos, por salidas a producción o por ventas a clientes. Llevar niveles de existencia MÁXIMOS y MINIMOS es muy importante en todo almacén, ya que nos ayudan a no caer en excesos de inventarios y por otro lado disminuir el riesgo de faltantes a producción o ventas. PUNTO DE REORDEN Las técnicas empleadas en el Control de Inventarios resuelven dos problemas: cuándo ordenar y cuánto. El punto de reorden puede considerarse la señal que indica al departamento de compras, la necesidad de hacer un pedido al proveedor por la cantidad necesaria para recuperar el nivel del tope fijado como máximo de existencia. Es el nivel precalculado de existencias de materiales o de productos terminados, que indica que la cantidad almacenada solamente podrá consumirse durante el período que requiere su reabastecimiento.

7 Ejemplo de Cálculo de Máximos, Mínimos y Puntos de Reorden en una empresa comercial FORMULAS DE ACUERDO A LA CLASIFICACION A-B-C POR MOVIMIENTO (VENTAS) DE MATERIALES CLASIFICACION Artículos A Artículos B Artículos C Movimiento de ventas Promedio de Ventas en 90 días. Promedio de Ventas en 90 días. Promedio de Ventas en 90 días. Existencia máxima 1.5 veces el 1.2 vez el 1.00 vez el Existencia mínima 1.20 del del 0.80 del Existencia Punto de reorden Cantidad Máximo al día menos Cantidad al día Cantidad al día existencia Máximo menos existencia Máximo menos existencia EJEMPLO: CLASIFICACION Movimiento de ventas Existencia máxima Existencia mínima Existencia Punto de reorden Artículos A Artículos B Artículos C De esta tabla se derivarán las fórmulas para que el sistema de cómputo de Control de Inventarios, nos ayude a calcular los niveles de existencia a mantener, como una ayuda para no depender sólo de la experiencia de una persona. FORMULA PARA CALCULAR EXISTENCIAS MÁXIMAS: Máximo = (Ventas en 3 meses / 3) x 1.5 Sustituyendo los datos en la fórmula: Máximo = (900 / 3) x 2 = (300) x 1.5 = 600 piezas

8 EJEMPLO: CLASIFICACION A B C Fórmula para Existencia Máxima Maximo= (Ventas en 90 días/3) x 1.5 Maximo= (Ventas en 90 días/3) x 1.2 Maximo= (Ventas en 90 días/3) x 1.00 Fórmula para Existencia Mínima Minimo= (Ventas en 90 días/3) x 1.2 Minimo= (Ventas en 90 días/3) x 1 Minimo= (Ventas en 90 días/3) x 0.80 PUNTO DE REORDEN Para todos las Clasificaciones la Fórmula del Punto de Reorden será: P.R. = Existencia Máxima Existencia al día RECLASIFICACION DE MARCANCIAS DE ACUERDO A LA DEMANDA Las mercancías en un almacén no siempre tendrán la misma demanda, eso depende de muchos factores como la moda, las proyecciones de la empresa, sus cambios de línea, precios, etc. Un artículo clasificado como A puede variar y convertirse en un B si sus ventas o la producción disminuyen, o incluso siendo B después puede convertirse en C si sigue cayendo la demanda del mismo. Por lo anterior es necesario hacer una RECLASIFICACION en forma periódica para seguir asegurando un buen equilibrio entre la existencia para no sobreinventariar a la empresa y seguir evitando los riesgos de faltantes en almacén.

9 A continuación se proponen los siguientes CRITERIOS de RECLASIFICACION de mercancías A-B-C por las variaciones de la demanda. EN BAJA DEMANDA ARTICULOS A Si el promedio de ventas o producción en 90 días, es igual o mayor del 0.70 del Máximo (70%), el artículo se quedaría en Clasificación A para el mes siguiente. Si el resultado es menor (baja demanda) deberán reclasificarse como artículos B. ARTICULOS B Si el promedio de ventas o producción en 90 días, es igual o mayor del 0.60 del Máximo (60%), el artículo se quedaría en Clasificación B para el mes siguiente. Si el resultado es menor (baja demanda) deberán reclasificarse como artículos C. ARTICULOS C Si el promedio de ventas o producción en 90 días, es igual o mayor del 0.50 del Máximo (50%), el artículo se quedaría en Clasificación C para el mes siguiente. Si el resultado es menor, deberán considerarse como de lento y consultar si se justifica conservarlo en inventario. EN ALTA DEMANDA ARTICULOS C Si las ventas o producción en 90 días divididas entre 3, son iguales o mayores del 1.20 del Máximo (120%), el artículo se deberá Reclasificar como B para el mes siguiente. ARTICULOS B Si las ventas o producción en 90 días divididas entre 3, son iguales o mayores del 1.50 del Máximo (150%), el artículo se deberá Reclasificar como A para el mes siguiente. ARTICULOS A Si las ventas o producción en 90 días divididas entre 3, son iguales o mayores del 0.70 del Máximo (70%), el artículo se deberá mantener como A para el mes siguiente, que es el mismo criterio ya manejado.

10 EJERCICIOS: Reclasifique los siguientes artículos en función de su demanda: CODIGO CLASIF. MAXIMO Promedio de Ventas en 3 meses Factor de Demanda (P / M) Reclasificación (Decisión) A4500 A Mantener en A A3366 A Reclasificar en B B2221 B Mantener en B B1222 B Reclasificar en C C8823 B Reclasificar en A C9911 C Mantener en C C5521 C Mantener en C C6687 C Reclasificar en B INSTRUCTOR y AUTOR DEL PRESENTE MANUAL ING. GUILLERMO HERNANDEZ BARAJAS Tel Nextel I.D. 92*15*592 León, Gto. Mayo de 2014

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