Seguridad en ContaPlus ADRINFOR S.L.

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1 ADRINFOR S.L.

2 Indice 9- La seguridad de la información en ContaPlus...1 Creación de usuarios y asignación de accesos...1 Creación de usuarios...2 Asignación de accesos...3 Entrada al programa...5 Los grupos de usuarios...8 Control de los accesos...9 Hacer copias de seguridad...10 Recuperar copias de seguridad...16 Ejercicios...20 Ejercicio Ejercicio Recursos...22 Enlaces de Interés...22 i

3 9- La seguridad de la información en ContaPlus La primera unidad del curso comenzaba con unas reflexiones acerca de la información de naturaleza económico-financiera que refleja la contabilidad. Esta información será más tarde empleada en la toma de decisiones siendo, por tanto, de gran valor para la empresa. El valor de dicha información hace necesaria la existencia de un sistema que garantice el correcto uso y mantenimiento de la misma. Es lo que vulgarmente se denomina un sistema de seguridad, que deberá abarcar tres aspectos: 1. Los equipos informáticos. 2. Las aplicaciones informáticas. 3. Los usuarios de la información. En cuanto a los equipos informáticos cabrían las siguientes recomendaciones: Adquirir equipos nuevos y en establecimientos de profesionalidad contrastada. Disponer de garantía de los equipos y, cuando ésta finalice, ampliar su ámbito temporal o asegurar el mantenimiento (servicio de averías). Cumplir escrupulosamente las instrucciones de conservación de los equipos en cuanto a limpieza, ubicación, manipulación, condiciones ambientales, etc. En cuanto a las aplicaciones informáticas y los datos contenidos en ellas, serán recomendables las siguientes actuaciones: Adquirir programas originales y rellenar las fichas de registro de los mismos. Recibir formación adecuada sobre el funcionamiento de los programas. Contratar un servicio de hot-line referido a los programas. Actualizar las versiones de los programas siempre que sea posible. Realizar copias de seguridad de forma periódica. Por último, que no menos importante, tenemos el tema de los usuarios que manejan o tienen acceso a equipos y programas. Con ellos conviene: Delimitar funciones y responsabilidades. Controlar su acceso a equipos y programas. En esta unidad nos vamos a ocupar de alguno de estos aspectos, en concreto de aquellos que controla ContaPlus y que son: El control de acceso de los usuarios. Las copias de seguridad. Creación de usuarios y asignación de accesos 1

4 Creación de usuarios ContaPlus permite controlar quién accede al programa y en qué condiciones gracias a la opción denominada Gestión de usuarios. Esta opción se encuentra en el menú Util, opción 3. Perfiles de usuario, colores, periféricos. Cuando se instala el programa sólo hay un usuario, el Supervisor, quien además carece de clave de entrada y puede acceder a todas las opciones del programa. Además, no puede ser eliminado. Añadir un usuario nuevo es muy sencillo, basta con asignarle un nombre y una clave. A continuación, el programa solicita el nivel de seguridad de acceso a empresas. 2

5 El nivel de mayor seguridad es 9. Un usuario con un nivel 7 no podrá acceder a una empresa con nivel 8. El programa se lo impediría y mostraría el siguiente mensaje: En cualquier momento se puede configurar el nivel de seguridad asignado a un usuario. Basta con seleccionarlo y pinchar sobre el botón configurar. Asignación de accesos Una vez añadido un nuevo usuario, deberíamos definir a qué opciones de ContaPlus tiene acceso. Basta con seleccionarlo y pinchar sobre el botón mapas. Se abrirá una pantalla como la siguiente: Como se puede apreciar, el mapa de acceso a las diferentes opciones de ContaPlus se presenta en forma de árbol desplegable. Este árbol presenta las opciones con la misma estructura que aparece en la barra de menús. 3

6 Para cada opción, el acceso puede ser: Sin acceso : no puedo acceder a la opción. Sólo consulta: accedo a la opción, pero no puedo añadir, eliminar o modificar los registros, sólo visualizarlos. Total: accedo a la opción sin límite alguno. Puedo añadir, eliminar o modificar nuevos registros. Con opción seleccionada asigno los accesos de opción en opción. Con menú completo asigno los accesos a todas las opciones de ContaPlus. Añadir usuarios y asignarles accesos Aunque conceda acceso a un usuario a la opción INFORMES, no es lo mismo listar simplemente un informe que poder modificar su diseño. Es decir, deberé especificar qué tipo de acceso le doy para los listados de informes. Basta con seleccionar el usuario y pinchar sobre el botón informes como la siguiente:. Aparecerá una pantalla Al igual que con los accesos a ContaPlus, los accesos a informes se presentan en forma de árbol desplegable. Este árbol presenta las opciones con la misma estructura que lo hace el menú informes. Para cada opción el acceso puede ser: Sin acceso: no puedo acceder al informe. Sólo ejecuc.: permite listar un informe, pero no modificar su estructura. 4

7 Total: permite acceso total a los informes, es decir listarlos y configurarlos. Con informe asigno los accesos de informe en informe. Con categoría asigno accesos a una carpeta completa de informes. Con todos asigno accesos a todas los informes de ContaPlus. De igual forma sucede con los LISTADOS EN EXCEL. Basta con seleccionar el usuario y pinchar sobre el botón List. Excel Seguridad en ContaPlus. Aparecerá una pantalla donde asignaremos los accesos a nuestro usuario: Entrada al programa En este momento, el usuario ya está creado y configurado. Cuando entre por primera vez en el programa, deberá introducir su clave de acceso: 5

8 y elegir la empresa con la que desea trabajar: Si la empresa seleccionada tiene asignada una clave de acceso (ver unidad 3ª), el programa nos la solicitará: 6

9 NOTA: No basta con tener asignado el mismo nivel de seguridad que la empresa, además hay que conocer su clave. La clave de una empresa puede ser cambiada por el supervisor. Caso de no haber informado del cambio de clave a algún usuario con acceso a dicha empresa, éste podría encontrarse con el siguiente mensaje: Una vez que el usuario accede al programa, se encontrará con el siguiente panorama en los menús: Aunque aparecen todas las opciones, aquellas a las que no tiene acceso están desactivadas. Y si accedemos a una opción activa podríamos encontrarnos con lo siguiente: En este caso nos encontramos ante una opción con acceso de sólo consulta. Los botones para añadir, modificar o eliminar registros están desactivados. Si intentase añadir un nuevo registro, el programa no lo permitirá. Del mismo modo, si intentásemos acceder a un informe no autorizado, aparecerá el siguiente mensaje: Lo mismo nos sucede al intentar emplear el Panel de Exploración, hay opciones habilitadas y opciones desactivadas: 7

10 Los grupos de usuarios Cuando hay muchos usuarios de ContaPlus en una empresa, es más fácil asignarles accesos gracias a los grupos de usuarios. Un grupo de usuarios es un conjunto de usuarios con el mismo tipo de acceso a unas determinadas opciones. En la opción de gestión de usuarios se encuentra el botón Grupos asignación de accesos a nuevos grupos de usuarios:, que nos permitirá la creación y Puedo añadir, eliminar o configurar cualquier grupo de usuarios, salvo el de Administradores, presente en ContaPlus desde su instalación inicial, y con acceso total a todas las opciones del programa. 8

11 Una vez añadido un nuevo grupo de usuarios especificaré, mediante el botón Mapa ContaPlus y en qué condiciones accederá el grupo de usuarios:, a qué opciones de Esta pantalla es idéntica a la analizada durante la creación de usuarios. Si tengo definidos los accesos a los grupos de usuarios, a la hora de crear un nuevo usuario, me ahorraré la tarea de asignarle de accesos si especifico su pertenencia a un grupo de usuarios. Añadir usuarios pertenecientes a un grupo de usuarios Control de los accesos El botón Inf. Accesos permite llevar un control adicional de los usuarios de ContaPlus. Exactamente, emite un informe sobre las veces que los usuarios entran al programa. Este listado puede limitarse por fechas y/o usuarios: 9

12 El informe obtenido presenta el siguiente aspecto: Hacer copias de seguridad La mejor manera de garantizar la conservación de los datos contables consiste en realizar copias de seguridad con cierta regularidad. La versión DEMO no permite la realización de copias de seguridad. Una copia de seguridad guarda una copia comprimida de los datos que se seleccionan. El destino de una copia de seguridad puede ser cualquier carpeta a la cual tenga acceso, pero conviene que se ubique en una unidad diferente a la unidad donde esté instalado el programa, y mejor que sea una unidad externa que se pueda almacenar en un lugar protegido. 10

13 Para realizar una copia de seguridad nos situaremos en el panel de gestión y pincharemos sobre el botón TRASPASO DE DATOS y llegaremos a la siguiente pantalla: Para realizar la copia de seguridad habrá que seguir varios pasos: 1. Seleccionar la empresa o empresas de las que se desee efectuar la copia de seguridad. Se puede seleccionar una, varias, todas o deshacer la selección (en caso de haberse equivocado) empleando los botones seleccionar, todas o ninguna. También se puede marcar la opción copia completa si se desean copiar los ficheros maestros y ficheros comunes a todas las empresas. Esta última opción se realizará siempre que se desee restaurar con posterioridad la copia en otra ubicación del programa (ordenador o carpeta diferentes). También se pueden discriminar los datos a copiar, dado que el programa permite seleccionar las imágenes de los documentos de cada empresa (ver gestión 11

14 documental en las unidades 4ª y 5ª) o no hacerlo. Para ello se emplea el botón 2. Añadir comentarios. En los campos autor y comentarios se pueden incluir textos explicativos del proceso de copia que se realiza. Es algo muy útil, sobre todo a la hora de recuperar la copia, momento en el cual se podrá leer esta explicación. 3. Seleccionar el destino de la copia de seguridad. Al pulsar el botón destino se abre una ventana como la siguiente, en la cual diremos dónde voy a guardar los datos de la copia de seguridad. Incluso cabe la posibilidad de añadir en este momento nuevas carpetas donde ubicar nuestra copia de salvaguardia: 4. Tras elegir la unidad de destino y pulsar sobre el botón aceptar, dará comienzo el proceso de copia. En la primera pantalla de este proceso se nos informa de los dos pasos (comprimir datos y transferir datos) de que consta: Tras la compresión de datos, se nos informa del comienzo de la 2ª parte, transferencia a la unidad de destino: 12

15 Si estuviéramos realizando la transferencia a disquetes, el programa los iría solicitando de uno en uno: 13

16 Si todo transcurre correctamente, al finalizar la transferencia de datos aparecerá el siguiente mensaje: Y además un informe con los datos referidos a la copia de seguridad: Realizar una copia de seguridad NOTA 1: Antes de realizar una copia de seguridad conviene realizar una organización de ficheros (ver unidad 6ª). NOTA 2: Si existen problemas durante el proceso de copia al transferir los datos, conviene volver a hacer otra copia con disquetes diferentes. El la unidad de destino de la copia aparecen varios ficheros de datos y uno con el catálogo de la copia de seguridad: 14

17 El fichero SPCX0 tiene la siguiente explicación: SP por el fabricante del producto, el grupo SP. C por ContaPlus, N por NominaPlus, F por FacturaPlus, etc. X0 porque se trata de la copia de una empresa cuyo código es el X0. Si fuese la copia de varias empresas este código desaparece. Así un fichero SPC contendría el catálogo de la copia de seguridad de varias empresas de ContaPlus. NOTA 3: es recomendable realizar copias de seguridad cada vez que registramos nuevos datos en ContaPlus. Por este motivo, el fabricante ha dispuesto una opción en el menú Util que nos va a recordar esta necesidad: Así, cada vez que abandonemos el programa nos aparecerá la siguiente ventana: 15

18 Recuperar copias de seguridad Para recuperar una copia se accede a la misma opción y del mismo modo que para realizar una copia de seguridad. La única diferencia es que se pincha sobre la segunda pestaña, recuperar. A partir de aquí los pasos son: 1. Seleccionar el origen de la copia a recuperar. Habrá que introducir el disco que contenga el catálogo de seguridad de la copia: 16

19 2. Aparecerá una pantalla con los datos que contiene el catálogo de seguridad de la copia. Deberemos seleccionar la empresa (podría haber varias) de la cual deseamos recuperar datos: 17

20 3. Tras pulsar aceptar se inicia el proceso de recuperación de la copia. En la primera pantalla de este proceso se nos informa de los dos pasos (transferir datos y descomprimir datos) de que consta: Tras la transferencia de datos, se nos informa del comienzo de la 2ª parte, descompresión de los datos: 18

21 En este caso, el programa ha detectado que la empresa X8 ya existe, e informa de que los datos de la copia sustituirán a los actuales: Si todo transcurre con normalidad, al finalizar la descompresión de los datos aparecerá el siguiente mensaje: NOTA: Tras recuperar una copia de seguridad conviene realizar una organización de ficheros (ver unidad 6ª) Recuperar una copia de seguridad 19

22 Ejercicios Ejercicio 1 Quién utiliza ContaPlus?, qué tareas tiene asignadas?, qué confianza me merece?. Estas tres cuestiones han de ser tenidas en cuenta antes de permitir que una persona acceda a la información contable de mi empresa. Es lo que se denomina la gestión de usuarios. Se propone que el alumno practique los diferentes aspectos que la gestión de usuarios conlleva: 1. Crea el grupo de usuarios número 001 y llámalo Administrativos. 2. Asigna el siguiente mapa de acceso al grupo de usuarios recién creado: Del menú Global: acceso total a selección de empresas y a terminar. Del menú Financiera: acceso total a subcuentas y a gestión de asientos. Acceso de sólo consulta a estructura P.G.C. Del menú Informes: acceso total a estadísticas e informes. Del menú Útil: acceso total a las dos opciones relativas al cambio de apariencia 3. Añade los siguientes usuarios pertenecientes a este grupo de usuarios: Sergio Palao Bra: clave ANDEVAST, nivel de seguridad 9. Josean Dan Darás: clave , nivel de seguridad Asigna acceso tipo sólo ejecutar para Sergio a los siguientes informes: Libro Diario, Libro Mayor y Balance de Sumas y Saldos. 5. Asigna acceso total a Josean para el menú Presupuesto. Ejercicio 2 El otro gran apartado de la seguridad en ContaPlus es la realización periódica de copias de datos. Este ejercicio no podrá efectuarse por los usuarios de la versión DEMO. Se propone que el alumno practique con las tareas que generan las copias de seguridad: 1. Efectúa una organización de ficheros. 2. Realiza en una carpeta (llámala COPIAS) una copia de seguridad completa. Pon tu nombre como autor de la copia y añade el siguiente comentario: COPIA A periódica de datos. Tras realizarla, asegúrate que en la carpeta haya un archivo con el nombre SPC y del tipo catálogo de 20

23 seguridad. 3. Borra TODOS los asientos del Diario y las subcuentas de IVA de la empresa X0. 4. Efectúa una organización de ficheros. 5. Recupera la copia de seguridad teniendo en cuenta que sólo seleccionarás la empresa X9. 6. Efectúa una organización de ficheros. 7. Comprueba que la empresa X0 tiene TODOS los asientos contables que antes tenía, así como las subcuentas de IVA. IMPORTANTE! Al descargar las soluciones de los ejercicios, deberás utilizar nuevas claves para poder acceder al programa, la clave utilizada en la soluciones es: Usuarios DEMO: cómo descargar las soluciones de los ejercicios 21

24 Recursos Enlaces de Interés Seguridad informática: página de la Guardia Civil Seguridad informática: ALERTA ANTIVIRUS, la mejor web de seguridad informática. https://www.agpd.es/portalweb/index-ides-idphp.php: Página web de la Agencia de Protección de Datos 22

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