Capítulo 2. Fundamentos Teóricos

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1 10 Capítulo 2 Fundamentos Teóricos Antecedentes Desde el punto de vista internacional, Mamani (2007) realizó un trabajo titulado Sistema de control de activos fijos para el gobierno municipal El Alto en la Universidad de San Andrés, Colombia. Este trabajo tuvo como finalidad controlar este tipo de bienes y sus respectivos movimientos físicos y económicos Igualmente, Condarco (2008) en el trabajo de grado titulado Sistema de información de seguimiento y gestión de activos fijos en la Universidad Mayor de San Andrés explica la realización de un sistema que permite manejar este tipo de activos para la Superintendecia de electricidad, estos trabajos permitieron observar los distintos factores y necesidades que pueden ser solventadas por los sistemas en ésta área. Rojas (1997) publicó el artículo La administración de almacenes en el cual se menciona la importancia de los sistemas modulares de inventario que no es otra cosa que los sistemas de información automatizados, tales como el uso de computadoras, bases de datos relacionales y ambientes cliente/servidor, ya que estos permiten mejorar el tiempo de respuesta en este departamento así como llevar un mejor control en los distintos procesos que allí se realizan. Este artículo es considerado como aporte teórico ya que indica las características que pueden tener los sistemas para lograr un mejor rendimiento en las distintas operaciones que se llevan a cabo en los mismos. Morales (2004) en su trabajo que lleva por título Sistema computarizado para el manejo de inventario y control de pedidos en una industria de elaboración de perfume, recomienda adoptar una evaluación de inventario de tipo PEPS (Primero en entrar, primero en salir) ya que permite llevar de forma más precisa la relación de la contabilidad con la

2 11 existencia que actualmente se encuentra en almacén, al mismo tiempo indica que debe contarse con un stock de seguridad o stock mínimo que indica la cantidad de unidades con que se debe contar para evitar quedarse sin material mientras se espera la entrega de pedido por parte de los proveedores. Esto permitió conocer ésta forma de evaluación de inventario para ser utilizada en el sistema de proveeduría En el ámbito local Carvajal(2005) realizó el trabajo que lleva por título Sistema de información en plataforma Web para la gerencia de inventario, en el cual realizó una herramienta gratuita que permite llevar el control del inventario a pequeños y medianos comerciantes Este antecedente proporcionó una visión de lo que buscan las pequeñas y medianas empresas en cuanto a la administración de almacenes y como contribuyen los sistemas de información al mejoramiento de la productividad gerencial las organizaciones. La empresa actualmente cuenta con un sistema de activos fijos que le permite llevar cierto control de dichos bienes, como el ingreso y desincorporación de activos, sobre éste sistema se realizaron las mejoras que la empresa consideró necesarias. De la misma forma cuenta con el sistema SAINT, que es un sistema de información empresarial que permite llevar un control de inventario en el área de proveeduría. El estudio de éste sistema sirvió como punto de partida para la elaboración del módulo de proveeduría Sistemas de información: Bases Teóricas Whitten, Bentley y Barlow (1996) definen a los sistemas de información como: una disposición de personas, actividades, datos, redes y tecnologías integrados entre sí con el propósito de apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de una empresa, así como satisfacer las

3 12 necesidades de información para la resolución de problemas y la tomas de decisiones por parte de los directivos de la empresa. (p.39). Ciclo de vida de los sistemas: El ciclo de vida de los sistemas es el proceso mediante el cual las personas encargadas de la elaboración de un sistema informático realizan una aplicación o sistema de información. Whitten (1996) a su vez, indica que este ciclo de vida esta compuesto por 5 fases: 1. Planificación de Sistemas: Pretende identificar la tecnología y aplicaciones que van a ser utilizadas para dar mayor beneficio a la empresa. 2 Análisis de Sistema: Busca las soluciones a las necesidades de usuarios, para ello se estudia la viabilidad del proyecto, se analiza el sistema actual y se establecen las prioridades sobre las necesidades planteadazas por las personas involucradas en el sistema. 3. Diseño de sistemas: Analiza las diferentes alternativas para la realización del sistema, se determinan las necesidades técnicas partiendo de las necesidades encontradas en el diseño y se procede a hacer un diseño físico que permita visualizar como quedará el sistema que se desarrolla. 4. Implantación del sistema: Se encuentra orientada al desarrollo del sistema, apegada a las especificaciones técnicas elaboradas en la etapa anterior, y su futura puesta en producción en las instalaciones de la empresa, está formada por la fase de construcción y prueba del sistema completo así como la entrega del mismo para el uso del usuario final 5. Soporte de sistemas: Consiste en el mantenimiento que es realizado al sistema una vez que el mismo es usado por el usuario, este incluye la corrección de errores, recuperación del sistema, asistencia al usuario, mejoras y reingeniería.

4 13 Según Whitten (2006), los sistemas de información se clasifican en: 1. Sistema para Proceso de Transacciones (TPS): su finalidad es optimizar las transacciones diarias o rutinarias de una organización, sustituyendo los procesos manuales por sistemas automatizados. 2. Sistema de Información de Gestión (SIG): su función principal es brindar apoyo a la gestión administrativa de una organización mediante informes o reportes utilizando como materia prima los datos, los cuales se almacenan, procesan y transforman para obtener como resultado final información importante para la organización. 3. Sistemas de Información Ejecutiva (SIE): denominados también sistemas de soporte ejecutivo, proveen a los ejecutivos un fácil acceso a información relevante para sus factores críticos de éxito, ofreciéndole además ayuda en la resolución de problemas para brindar información general de datos importantes. 4. Sistemas de Ayuda a la Decisión (SAD): están orientados a la alta gerencia, pues su objetivo es facilitar las decisiones estratégicas, es decir la utilidad de estos sistemas es brindar información que ayude a la toma de decisiones estructuradas y no estructuradas a partir de datos procesados. 5. Sistemas Expertos: o sistemas basados en Inteligencia Artificial, son sistemas que se especializan en un área específica captando el conocimiento de un experto humano y simulando el pensamiento de esa persona A partir de la clasificación de los sistemas de información dada por el autor y por las características que presentan los sistemas de activos fijos y proveeduría de Seguros Los Andes, se puede decir que están dentro de la categoría de sistemas para proceso de transacciones (TPS) y de los sistemas de información de gestión (SIG) ya que por medio de estos se permiten optimizar las labores que se realizan en éstas áreas y realizar reportes que apoyen las labores administrativas de la empresa.

5 14 Requerimientos del sistema: Según Sommerville (2005), los requerimientos del sistema especifican que es lo que el sistema debe hacer (sus funciones) y sus propiedades esenciales y deseables. Como en el análisis de requerimientos del software, crear definiciones de requerimientos de sistema requiere consultar con los clientes del sistema y los usuarios finales. 1. Requerimientos funcionales abstractos: las funciones básicas que el sistema debe proporcionar se definen en un nivel abstracto. Una especificación mas detallada de los requerimientos funcionales tiene lugar en el nivel de subsistemas. 2. Propiedades del sistema: son propiedades emergentes no funcionales del sistema, tales como la disponibilidad, el rendimiento y la seguridad. Estas propiedades no funcionales del sistema afectan a los requerimientos de todos los subsistemas. 3. Características que no debe mostrar el sistema: algunas veces es tan importante especificar lo que el sistema debe hacer como lo que no debe hacer. Bases de datos: Sumathi y Esakkirajan(2007) definen las bases de datos como una colección de datos que se encuentran relacionados entre sí los cuales pueden ser accedidos de distintas formas. Las bases de datos deben tener todos los datos que sean necesarios para la organización y además considerar el almacenamiento de los mismos a largo plazo así como el uso la utilización de los mismos por varios usuarios. Kendall y Kendall(1997) consideran las bases de datos como una fuente central de datos significativos que son compartidos por varios usuarios en distintas aplicaciones. Las bases de datos pueden ser de varios tipos, entre los que destaca el modelo entidad-relación que es actualmente el más utilizado,

6 15 en el cual los datos se muestran en forma de tablas, atributos y relaciones con su respectiva cardinalidad. Oracle Según Abbey, Corey y Abramson, Oracle Corporation es una firma que genera software para manejar la información incluyendo la gestión de bases de datos, el desarrollo de aplicaciones, sistemas de inteligencia empresarial y aplicaciones basadas en Internet. Oracle protege la integridad de los datos utilizando bloqueos que impide que varios usuarios modifiquen la información al mismo tiempo. Gabillaut (2005) define a Oracle10g como un potente sistema de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS) que proporciona además de un motor de base de datos, numerosas herramientas para el usuario, el desarrollador y el administrador. Para gestionar los datos utiliza la lógica del modelo relacional. Modelo de Datos Según Moliner (2005) manifiesta que El modelo de datos, como abstracción del universo de discurso, es el enfoque utilizado para la representación de las entidades y características dentro de la base de datos (p. 150), logrando de esta manera la descripción de las estructuras de la base de datos, siguiendo las bases y formas para relacionarse, además de la integridad y manipulación de los datos. Según Osorio(2008) El modelado de datos, de acuerdo a los niveles en que es conceptualizado y percibido se clasifica en: 1. Modelos Lógicos basados en objetos: Este modelo permite la representación de las limitantes de los datos, el Modelo Entidad Relación (MER) es el que más lo representa, el cual se basa en visualizar un mundo real que sea consistente con objetos básicos denominados entidades y de las relaciones que se dan entre estos, sabiendo que una

7 16 entidad es un almacén que se distingue de los demás por los atributos que este posee y una relación es una unión entre una o varias entidades. 2. Modelos Lógicos basados en Registros: Especifican la lógica general de la base de datos, sin permitir la descripción detallada de las limitantes de los datos. El modelo entidad relación es el que lo representa puesto que contiene una serie de tablas y cada una de ellas una o varias columnas y las relaciones existentes entre las tablas. Diagrama Entidad-Relación Según Whitten (2005), estos son una herramienta que describe las asociaciones entre los datos dentro de un sistema, además recibe el nombre de modelo de entidades, diagrama de entidades o diagrama de atributos de entidad-relación. Un diagrama entidad-relación está formado por una entidad de datos que es el ente en el cual se desean almacenar los datos y que recibe además los sinónimos de entidad. Estos se dibujan como cuadrados rectangulares. Según Osorio (2008) una entidad es un tipo o clase de elemento que puede poseer uno o múltiples identificadores que facilitan la interrelación entre atributos de diferentes tablas o entidades. Además está compuesto por la relación de datos que es la asociación que existe entre una o más entidades, pueden llamarse simplemente relaciones, asociación y asociación de datos. Backer(1994) por su parte lo define como una asociación entre dos tablas o entre si misma la cual está referida por un nombre. Esta posee dos extremos y cada uno se le asigna una opcionalidad (opcional u obligatorio) y un grado o cardinalidad (cuántos) con el fin de que describan la asociación realizada. Según Pressman (2002) la cardinalidad de un modelo entidad/relación puede ser:

8 17 1. Uno a uno (1:1): Es aquella en la que un objeto se puede relacionar una y sólo una vez con la ocurrencia del otro objeto y viceversa. 2. Uno a Muchos (1: N): Es representada por aquellas en la que un objeto se puede relacionar una o muchas veces con el otro objeto y en caso contrario esa ocurrencia del objeto pertenece a solo una del otro elemento. 3. Muchos a muchos (M: N): Están conformadas por los objetos que poseen una o más ocurrencias relacionales en otro elemento y viceversa. Se encuentra también el identificador que es uno o más atributos que identifican a una sola presencia en la entidad, puede llamarse también clave o clave primaria. El modelo entidad relación sirvió para representar gráficamente los elementos presentes en la estructura lógica de la base de datos propuesta Abbey, Corey y Abramson(2005) definen los lenguajes SQL, DDL y DML de la siguiente manera: Lenguaje SQL Es un mecanismo estándar que permite acceder a los datos que se encuentran en la base de datos Oracle. Lenguaje DDL El lenguaje de definición de datos son instrucciones SQL que comienzan con create, revoke, grant y drop que se utilizan para crear y eliminar objetos de la base de datos así como para crear la permisología. Lenguaje DML El Lenguaje de manipulación de datos son instrucciones SQL que empiezan con select, insert, delete o update, estas se encargan de manipular el contenido de los datos que se encuentran en la base de datos.

9 18 Gabillaut(2005) define el lenguaje SQL(Structured query Language, lenguaje estructurado de consulta) como un lenguaje utilizado para manipular bases de datos relacionales, el cual fue desarrollado en los años 70 por IBM y comercializado por ORACLE desde 1979 y esta compuesto por objetos que pueden ser clasificados en: Gestión de datos: tablas (tables), índices (index), vistas (view), sinónimos (synonym), secuencias (sequence), instantáneas (snapshots), enlaces de bases de datos (database links) Almacenamiento físico: agrupación (clusters), espacio de tablas (tablespace), directorio (directory) Almacenamiento de instrucciones: esquema (schema), procedimiento (procedure), función (function), disparador de base de datos (database trigger), paquetes (package), biblioteca (library) Gestión de los usuarios: Perfil (profile), rol (role), usuario (user) Lenguaje PL/SQL Abbey, Corey y Abramson(2005) indican que las siglas PL/SQL corresponden a Procedural Language/Structured Query Language, es decir Lenguaje Procedimental/Lenguaje estructurado, éste lenguaje apareció por primera vez en 1988 y es un entorno de programación que reside en la base de datos. Diagrama de Flujo de Datos: Según Kendall y Kendall (1997) los diagramas de flujo de datos muestran gráficamente los procesos y flujos de un sistema de negocios, además de ayudar a analizar procedimientos dentro de un sistema grande. Estos diagramas permiten a su vez reunir una representación gráfica de los procesos de los datos a lo largo de la organización. Mediante el uso de combinaciones de cuatro símbolos los analistas pueden crear diagramas que posteriormente proporcionarán una documentación sólida del sistema

10 19 Oracle Forms Según Oracle Forms Developer, ésta herramienta tecnológica de Oracle permite diseñar y construir aplicaciones empresariales de forma rápida y eficiente, de fácil actualización, que permite sacar ventaja de la tecnología web y arquitecturas orientadas a servicios. Oracle Forms fue creada originalmente como una herramienta para construir aplicaciones para acceder a los datos en una base de datos Oracle y se ha convertido en una herramienta cuyas solicitudes se encuentran en la piedra angular de muchos negocios incluyendo el propio Oracle-Business Suite. Según Márquez, Aliaga, García y Quintana(2001) Oracle Forms permite realizar consultas, insertar, eliminar y modificar datos, permitiendo al programador escoger el nivel de restricción que debe ingresar para que pueda ser utilizado por los usuarios finales. Oracle Forms cuenta con disparadores que permiten realizar acciones cuando se realizan modificaciones a los componentes de la forma, de la misma manera permite realizar operaciones con los datos que se obtienen en la misma por medio de sentencias SQL y PL/SQL facilitando el diseño de las aplicaciones y sus relaciones con los datos. Forms Reference Manual Oracle Reports Según Oracle Reports Developer (2000), ésta herramienta permite procesar y llevar un mejor manejo de los reportes presentando facilidades en el diseño de los mismos como el uso de plantillas que pueden ser personalizadas o utilizar por defecto las que trae el sistema. Además cuenta con una representación visual de las especificaciones de las sentencias SQL para obtener la data que se encuentra almacenada en la base de datos lo que permite generar reportes basándose en la data existente.

11 20 Posee también herramientas para aplicaciones web que permite generar páginas en Internet utilizando la información guardada en la base de datos y además permite la visualización de los reportes en otros formatos como HTML y PDF Ayuda a realizar más fácilmente el diseño de la aplicación al contar con asistentes de usuarios amigables que lo guían a través del proceso de realización de informes y permite a su vez modificar los diseños de los reportes, contando además con un constructor gráfico integrado que permite la representación gráfica de los datos que se desean mostrar en el informe.

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