Convocatoria 2008 Programa Intersectorial para la Difusión de la Cultura Preventiva

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1 6.7 Sistemas Integrados de Gestión: Calidad, Medio Ambiente y Prevención de RL La primera referencia legal para la integración de sistemas se encuentra en la aplicación de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales que en su articulo 16 dice al referirse a las actuaciones preventivas "...deberán integrarse en el conjunto de las actividades de la empresa y en todos los niveles jerárquicos de la misma" y más en concreto, el Reglamento de los Servicios de Prevención en su artículo 1.1. también establece que la actividad preventiva: "deberá integrarse en el conjunto de actividades y decisiones, tanto en los procesos técnicos, en la organización del trabajo y en las condiciones que este se preste, como en la línea jerárquica de la empresa, incluidos todos los niveles de la misma. La integración de la prevención en todos los niveles jerárquicos de la empresa implica la atribución a todos ellos y la asunción por éstos de la obligación de incluir la prevención de riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen y en todas las decisiones que adopten". Hay otros aspectos clave en la LPRL que apoyan la idea de aproximación de sistemas de gestión de prevención a la Calidad. Es bien cierto que el elemento identificativo por excelencia de un sistema de calidad es la mejora continua y a ella se remite su articulo 14.2, al establecer que "el empresario desarrollará una acción permanente con el fin de perfeccionar los niveles de protección existentes y dispondrá lo necesario para la adaptación de las medidas de prevención... ". Por otra parte, el sistema ha de estar documentado, a fin de permitir la justificación de los resultados y las actuaciones llevadas a término para alcanzarlos, base también para alcanzar la medida de nuestra eficacia, así como facilitar la citada mejora continua. Estos y tantos otros aspectos de la Ley, parecen en gran medida extraídos de los requisitos fundamentales de un sistema de calidad, pero un sistema un tanto especial, el basado en la importancia de las personas que lo conforman. Política Organización Actualización MEJORA CONTINUA Evacuación y Planificación Auditoria Medición y Control Desarrollo y Ejecucion Ahora bien, tengamos en cuenta que la propia naturaleza de los sistemas de Calidad y Medio Ambiente conlleva también la necesidad de su integración a todas las actividades y funciones de la empresa para que ambos sistemas sean realmente Documento Manual Técnico Formato RE Edición 00 Fecha Mayo 2009 Páginas 1 de 7

2 efectivos, aunque todavía la normalización al respecto no lo enfatice suficiente. Luego los tres sistemas se basan en la integración funcional y persiguen la optimización de recursos mediante la minimización de costes causados por una gestión deficiente. Además, con un diseño adecuado habría de lograrse la sinergia mutua que facilita la eficaz implantación de cada sistema y su posible integración en un sistema unitario. El objetivo de un sistema de gestión integrada de la calidad, medio ambiente y PRL es la obtención de un mejor resultado empresarial gestionando las tres disciplinas de forma integrada, es decir, integrando los sistemas que las gestionan, los procesos que los soportan y las actividades que componen los procesos. Estas disciplinas se pueden gestionar de manera independiente, en cuyo caso: Existen 3 manuales, 3 conjuntos de procedimientos y, si es el caso, 3 conjuntos de instrucciones. La implantación se hace de forma secuencial (3 periodos de implantación) y atendiendo a prioridades. Se aíslan conceptos. En el caso de una gestión integrada: Existe un único manual de gestión. Los procedimientos e instrucciones generales no se duplican y, habitualmente, se elaboran por separado los procedimientos e instrucciones específicas de cada uno de los sistemas. La implantación es simultánea, por lo que el periodo de implantación total es más corto que si se implantaran los sistemas por separado. Se distribuyen esfuerzos y el sistema en su conjunto se diseña e implanta más rápido. Requiere una cuidadosa implantación. Teniendo en cuenta la situación de partida de la organización, en cuanto a la existencia o no de algún sistema de gestión implantado, pueden darse dos situaciones bien distintas en relación con la implantación: a) Organización con ISO 9001 implantada. Cuando la organización ya tiene un sistema implantado (es habitual que sea un sistema basado en ISO 9001:2000) y quiere implantar otro de los sistemas, es aconsejable seguir una de las siguientes alternativas: 1. Diseñar todo el sistema en paralelo, aprovechando del existente todo aquello que sea utilizable y dejando sólo común, en esta primera fase, las instrucciones operativas (o de detalle). En una segunda fase se abordaría la integración entre los dos sistemas. 2. Desarrollar desde el principio el proyecto integrado. Esta estrategia es algo más arriesgada, puesto que introduce cambios en todo lo ya existente, pero permite llegar al punto final más rápido. Documento Manual Técnico Formato RE Edición 00 Fecha Mayo 2009 Páginas 2 de 7

3 Las razones para elegir una estrategia u otra dependen de la resistencia al cambio en la organización, grado de implicación de la Dirección en el proyecto, recursos puestos en juego y plazo para lograr el objetivo final. b) Organización sin sistema ISO 9001 implantado. En el caso de que la organización no tenga ningún sistema de gestión implantado, se deberá diseñar la estructura del sistema integrado y desarrollar de forma integrada todas las partes comunes desde el principio. En cuanto a las partes específicas para cada uno de los sistemas existen otras dos posibilidades: 1. Desarrollar, en una primera fase, todo lo concerniente a uno de los sistemas (calidad y/o medio ambiente), según las prioridades de la organización. Una vez implantada esta parte se continuaría con la siguiente. Esta opción tiene la ventaja de que permite obtener antes la certificación de uno de los sistemas (no olvidemos que, de momento, las certificaciones son independientes para cada uno de los sistemas). 2. Abordar el desarrollo de todas las partes específicas por procesos. De esta forma, con la lista de todos los procesos principales de la organización, se priorizan y se van desarrollando paulatinamente. Recomendamos especialmente esta última estrategia, puesto que es más pedagógica para la organización, por el enfoque integrador dentro de la gestión de cada proceso. Un criterio de actuación seguido por algunas empresas ha sido, complementariamente a la reglamentación vigente, aplicar la norma UNE Ex (todavía con carácter experimental), sobre gestión de la prevención, dado que ésta ha sido elaborada a partir de la LPRL y de la serie ISO 9000 de Calidad. Otras empresas están aplicando la norma internacional OHSAS sobre sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Esta elección, ha venido favorecida por la tendencia del mercado a exigir que las empresas certifiquen sus sistemas de calidad y medio ambiente; a través de las citadas ISO 9000 y ISO 14000, respectivamente. Ahora bien, como se ha dicho, el punto de partida de cada empresa es diferente y en la mayoría se han ido gestionando tales sistemas por separado, con problemas añadidos de las aun limitadas relaciones de cooperación entre los departamentos de Calidad y los Servicios de Prevención, cuando existen. El sistema de gestión de la Calidad, según ISO 9000/ 2000 se estructura en cuatro bloques generales: Responsabilidad de la dirección (política), Gestión de recursos, Realización del producto, y Medición, análisis y mejora (revisión del sistema). La estructura de los sistemas se asemeja bastante, aunque hay que matizar que el sistema de Calidad centra su ámbito de actuación en la mejora del producto/proceso y la Prevención de riesgos laborales en las personas, mas concretamente en los trabajadores, por lo tanto esta diferencia de objetivos estratégicos se ha de tener en cuenta a la hora de vincular los sistemas de gestión, ya que en el sistema de gestión de prevención de riesgos laborales, por ejemplo, la realización del producto a través fundamentalmente de actuaciones sobre los procesos, se corresponde con las acciones de mejora de las condiciones de trabajo en los mismos, asociadas evidentemente a los propios procesos productivos que es donde se generan y han de controlarse los riesgos laborales. En la TABLA 1 se interrelacionan los diferentes elementos de los sistemas documentales, considerando un tronco similar como el planteado por el sistema de Calidad, aunque cada uno de ellos tenga y pueda desarrollar ramas distintas y particulares de su propio sistema de gestión. Las numeraciones empleadas en los diferentes apartados corresponden a las empleadas en las propias normas, que se referencia en la bibliografía. Documento Manual Técnico Formato RE Edición 00 Fecha Mayo 2009 Páginas 3 de 7

4 SISTEMAS DE GESTIÓN PREVENCIÓN CALIDAD ISO 9000/ 2000 MEDIO AMBIENTE ISO UNE EX OHSAS RESPONSABILIDAD DIRECCIÓN Respons. de la direc. y 5.1. Compromiso dirección recursos Aspectos Medioambientales 5.2. Enfoque al cliente Objetivos y metas Objetivos 5.3. Política de Calidad 4.2. Política de Medio A Política de PRL 4.2. Política de salud laboral 5.4. Planificación Programa gestión Medio 4.2. Sistema de Gestión de PRL 4.3. Planificación 5.5. Responsabilid., autoridad y Ambiente Requerimientos legales y otros comunicación Requisitos legales y otros 5.6. Revisión por dirección Revisión por dirección 4.6. Revisión por la dirección. 6. GESTIÓN DE RECURSOS Estructuraresponsabilidades Estructura-responsabilidades Programa de gestión SSL Responsabilidad del 6.1. Provisión de recursos personal, comunicación y 6.2. Recursos humanos Formación, conocimiento y Formación, conocimiento y formación competencia compe- tencia 4.6. El manual y la Documentación 6.3. Infraestructura Documentación documentación de gestión de la Control de datos y documentos 6.4. Ambiente de trabajo Consulta y comunicación PRL Consulta y comunicación 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 4.4. Evaluación de riesgos 7.1. Planificación realización del Planificación para la 4.5. Planificación de la producto identificación de riesgos prevención 7.2. Procesos relacionados con el Planes emergencia y 4.4. Puesta en practica y Objetivos y Metas en la cliente capacidad de respuesta funcionamiento prevención 7.3. Diseño y desarrollo Preparación de respuestas ante Programa de gestión de 7.4. Compras emergencias PRL 7.5. Producción y prestación de Control Operacional servicio Control de datos y Control de Operaciones 7.6. Control de dispositivos de documentos seguimiento y medición 8. MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA 4.5. Comprobaciones y acciones 4.5. Comprobación Acción correctoras 8.1. Generalidades Correctiva 4.4. Evaluación de riesgos Medidas comportamiento y 8.2. Seguimiento y medición Seguimiento y Medición 4.7. El control de las actuaciones monitorización 8.3. Control producto Accid., incidentes y no Accidentes, incidentes y no conformidades conformidades 8.4. Análisis de datos Registros 4.8. Registros de la prevención Registros-gestión registros 8.5. Mejora Auditoría SGMA 4.9. Evaluación del SGPRL Auditoria TABLA 1.- Interrelaciones de bloques temáticos de sistemas de gestión normalizados Como hemos indicado anteriormente, son muchas las ventajas que ofrece la integración de los tres sistemas normalizados. A continuación, lo vamos a detallar para su mejor compresión: Documento Manual Técnico Formato RE Edición 00 Fecha Mayo 2009 Páginas 4 de 7

5 Alineamiento de las diferentes políticas y objetivos de la organización. Si bien las materias a integrar, no son contrarias en su fondo o filosofía ni entran en conflicto por tratarlas a un mismo tiempo, no es menos cierto que en ocasiones los esfuerzos se concentran más en unos aspectos que en otros, a veces sin razón aparente, otras por caprichos o creencias erróneas de la Dirección y, en el peor de los casos, por desconocimiento de los temas tratados. Al integrar los diferentes sistemas de gestión se asegura la distribución adecuada de los periodos de dedicación a cada uno de ellos, los recursos y las medias en cada una de las áreas. Armonización de los diferentes criterios de gestión. La integración equilibra la importancia de cada área de gestión y evita el planteamiento reduccionista de quienes dicen "estamos certificados en calidad porque nos lo exige el mercado, en medioambiente para no tener problemas con la Administración... y lo de PRL para no tener problemas ante un caso de accidente o una inspección". Se trata de homogeneizar actuaciones, responsabilidades, terminologías y evitar duplicidades innecesarias: por qué un determinado registro no puede servir para dar cumplimiento a un mismo requisito que aparece en los tres modelos? Simplificación de la estructura documental del sistema. Integrar es sumar eliminando duplicidades. Los requisitos o prácticas comunes pueden simplificarse en un único documento, con lo que se obtiene un ahorro de dos documentos. Esto es más apreciable en los requisitos de gestión de los sistemas. Así, por ejemplo, un procedimiento sobre la gestión de acciones correctivas podría ser perfectamente válido para las tres disciplinas contempladas. Menor esfuerzo global de formación del d personal e implantación del sistema. Gracias a la similitud en los esquemas de funcionamiento de estos sistemas, una vez formado o explicado el funcionamiento de un sistema de gestión (por ejemplo, el de gestión de la calidad), los otros presentan diferencias mínimas en cuanto a su arquitectura. La formación adecuada consistiría en explicar los apartados comunes con el primero y resaltar los procedimientos o practicas específicas de cada uno de ellos. Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema. Al reducirse el número de los documentos que componen el sistema integrado respecto de los tres sistemas por separado, la reedición de documentos, su distribución y difusión, etc., resulta más rápida y sencilla. Documento Manual Técnico Formato RE Edición 00 Fecha Mayo 2009 Páginas 5 de 7

6 Integración de la información y el control de gestión. La información en materia de gestión de la calidad, del medio ambiente o de la prevención de riesgos laborales no se dispone en compartimentos estancos. La información de la organización está interrelacionada y de lo que se trata es de aprovechar esta circunstancia integrando toda la información en, por ejemplo, una buena red informática y de archivos. Relacionabilidad de las diferentes tareas en un único puesto de trabajo. Se trata de que distintas tareas sean ejecutadas por una única persona, de modo que los criterios de actuación sean comunes en cuanto a su aplicación. De esta forma, encontramos hoy en día la función del Responsable de calidad, medio ambiente y PRL como el responsable del control (a modo de médico de cabecera) y del correcto funcionamiento de los tres sistemas. Al estar centralizado en la misma figura, dicho control aumenta en eficiencia. Sólo en grandes organizaciones estaría justificada la separación de la gestión de los res sistemas en diferentes personas (aunque el sistema se encontrase igualmente unificado). Reducción del tiempo y coste de mantenimiento del sistema. Baste el ejemplo del coste de las auditorías de seguimiento de las entidades de certificación: a menor documentación en juego menor tiempo de dedicación a la preparación y ejecución de la auditoría. Finalmente, y en el caso que nos ocupa, entenderemos por auditoría conjunta del sistema integrado de la calidad, del medio ambiente y de la PRL, a la auditoría o sucesivas auditorías parciales que permiten comprobar si se cumplen en la organización las prácticas establecidas relativas a la calidad, al medio ambiente y a la prevención de riesgos laborales. En la auditoría no sólo se ha de revisar del cumplimiento de procedimientos e instrucciones relativos a cada una de estas disciplinas. También se ha de verificar o determinar el grado de eficacia a la hora de alcanzar los objetivos propuestos en cada una de las tres materias que componen el sistema integrado. Otras líneas de investigación en la auditoría podrían ser las relativas a los costes internos de funcionamiento del sistema, por ejemplo, los costes asociados a no conformidades ( se han reducido, o por el contrario, han aumentado? a qué ha sido debido? existen posibilidades de continuar reduciendo dichos costes?, etc.). La auditoría no debe limitarse a una mera inspección documental y de registros. En un ambiente relajado, auditor y auditado deberían analizar cada una de las prácticas auditadas, los resultados conseguidos hasta la fecha y las posibilidades reales de mejora. La auditoría no es una inspección fiscal, sino que representa la oportunidad para hablar directamente con los empleados y que ellos cuenten sus impresiones directas sobre el procedimiento auditado (al fin y al cabo, las personas que están trabajando cada día en una tarea son las que poseen elementos de juicio para concluir si el método es el ideal, simplemente adecuado para los fines que se pretenden o presenta deficiencias, por ejemplo, de recursos materiales). Durante la auditoría se deben revisar los informes anteriores de auditoría y el estado de las acciones correctivas que se abrieron en su día como respuesta a las no conformidades. Debe, asimismo, representar una oportunidad de informar a la Dirección del estado del sistema y de las posibilidades de mejora del mismo. Si el auditor es externo también puede aprovecharse para que, Documento Manual Técnico Formato RE Edición 00 Fecha Mayo 2009 Páginas 6 de 7

7 sin revelar datos o nombres confidenciales, asesore sobre el funcionamiento de estos sistemas en organizaciones del mismo sector o afines. A continuación se citan una serie de normas que pueden utilizarse a la hora de planificar y realizar una auditoría interna. A. Normas de referencia en auditorías de gestión de la calidad y medio ambiente Actualmente está disponible la Norma ISO 19011:2002 Directrices para la auditoría medioambiental y de la calidad. El objetivo de esta norma de auditorías integradas, es dar respuesta a lo requerido por diferentes organizaciones en cuanto a homogeneizar auditorías en materia de gestión de la calidad y del medio ambiente, reduciendo plazos y costes, así como evitar incongruencias entre las auditorías de ambos sistemas. B. Normas de referencia en auditorías de prevención de riesgos laborales Otra de las normas que existen en el ámbito de la PRL es la OSHAS 18001, editada por el BSI (British Standards, la entidad de normalización del Reino Unido). OHSAS es una herramienta que ayuda a las organizaciones a identificar, priorizar y gestionar la salud y los riesgos laborales como parte de sus prácticas normales de negocio. La norma permite a la organización concentrarse en los asuntos más importantes de su negocio. Ha sido desarrollada para ser compatible con la ISO 9001 y ISO 14001, facilitando la integración de calidad, salud profesional y el medioambiente. En la actualidad, se están certificando alternativamente sistemas de gestión de prevención conforme a OHSAS cuyo reconocimiento es a nivel internacional. Si bien la ENAC (Entidad Nacional de Acreditación y Certificación) no ha acreditado hasta el momento a ninguna entidad para la certificación de dichos sistemas de gestión, debido a la inexistencia de una OHSAS que contemple los criterios para auditar el sistema de gestión de la prevención. Documento Manual Técnico Formato RE Edición 00 Fecha Mayo 2009 Páginas 7 de 7

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