UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA ESTUDIO DE LOS MODELOS DE GESTIÓN ISO 9001, ISO 14001, OSHAS PARA LA FERRETTARIA ACUATELLO LTDA.

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1 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA ESTUDIO DE LOS MODELOS DE GESTIÓN ISO 9001, ISO 14001, OSHAS PARA LA FERRETTARIA ACUATELLO LTDA. Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión ISO 9001 ISO OSHAS Nancy Elizabeth Álvarez Vargas Ensayo para optar por el título profesional en administración de empresas Enrique Hurtado Aguirre M. Sc. Docente Facultad de Ciencias Económicas UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTA 2015

2 ESTUDIO DE LOS MODELOS DE GESTIÓN ISO 9001, ISO 14001, OSHAS PARA LA FERRETERÍA ACUATELLO LTDA. Autor Nancy Elizabeth Álvarez Vargas Ensayo para optar por el título profesional en administración de empresas Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión ISO 9001 ISO14001 OSHAS18001 Introducción La estandarización de procesos como medio para asegurar la calidad en la producción o prestación de un servicio, permite a las empresas alcanzar nuevos niveles de competitividad. Con la participación de la industria en una economía globalizada, las pequeñas y medianas empresas (PyMES) deben alcanzar estándares de calidad tanto en procesos, producción, prestación de servicios, seguridad e impacto ambiental, para participar en entornos internacionales, sin embargo, sus capacidades organizacionales (tiempo, recursos, dinero, personal) no son suficientes para adoptar un sistemas de gestión integrado, pues este requiere de elementos estratégicos y operacionales que no siempre están claramente definidos (González, 2011; O da Silva, 2002). Los sistemas de gestión permiten a las organizaciones garantizar una actividad económica con los procesos adecuados para garantizar la calidad. En esta medida se crean internacionalmente acuerdos de aceptación de modelos que permiten homologar prácticas internacionales a un conjunto de normas que guían la operación de la organización que se adhiera a estos (González, 2011).

3 Entre los modelos se encuentra: organización de procesos internos para el aseguramiento de la calidad (ISO 9001); creación de condiciones de trabajo seguras para los empleados (OSHAS 18001); y, armonización de la actividad de la empresa con el uso y disposición de recursos que afecten el medio ambiente (ISO 14001) (Castillo & Martínez, 2010). Las pequeñas empresas en Colombia se componen entre once y cincuenta empleados, además de que cuentan activos totales por valor 501 y menos de cinco mil salarios mínimos mensuales legales vigentes de acuerdo a la Ley 905 de 2004, con lo cual se infiere que los beneficios que traen los sistemas integrados de gestión podrían incrementar sus capacidades de operación sin embargo la implementación conjunta de estos, acarrearía un esfuerzo logístico y económico para la organización. Entendiendo que las PYME componen la mayor parte del tejido productivo del país (ANIF, 2014) se deriva la importancia de que estas adopten sistemas de gestión incide en como a su vez el país avanza en competitividad al mismo tiempo que moderniza su sistema productivo. La ferretería Acuatello Ltda., con 30 años en el mercado brindando mejorar continuamente las necesidades del sector agrícola ha logrado posicionarse a nivel nacional en la fabricación de sistemas de riego de acuerdo a las necesidades del cliente, igualmente como proveedor de suministros nacionales e importados relacionados en esta área. Acuatello se considera entonces como una pequeña empresa, aun cuando cuenta con una planta de personal reducida, cuenta con maquinaria especializada para la producción de mangueras y los sistemas de riego. Pese a su trayectoria, Acuatello aún no ha documentado los procesos estandarizados de producción, e igualmente sus procesos de fabricación requieren de fortalecimiento en las medidas de seguridad laboral y de control sobre su impacto ambiental. Con lo anterior, el presente trabajo busca que a partir del estudio los modelos de gestión ISO 9001, ISO y OSHAS 18001, se

4 describa un proceso de implementación de un sistema integral de gestión que se acople a las necesidades y características de la empresa Acuatello Ltda. De esta manera, el documento se compone de cuatro capítulos: marco teórico, metodología, proceso de implementación de un sistema de gestión integrado y reflexiones finales. En primer lugar, el marco teórico abarca, los conceptos relacionados a los sistemas de gestión y se presentan los tres modelos de gestión contemplados en las normas ISO (ISO 9001, ISO y OSHAS 18001), luego se introduce una descripción de las ventajas, desventajas y dificultades que presentan los sistemas de gestión integrados se continua con la presentación de la propuesta para la implementación de un sistema integral de gestión para la Ferretería Acuatello Ltda. Y se finaliza con presentación de conclusiones frente al tema estudiado. 1 Marco teórico 1.1 Conceptualización de sistemas de gestión y las normas ISO. La comprensión de conceptos planteada en el presente trabajo, busca dar un panorama del alcance e intención de los sistemas de gestión. Además la interpretación de estos conceptos a la luz de las diferentes normas permitirá identificar los primeros pasos para que la ferretería Acuatello ltda., y la gerencia puede tomar en su camino la implementación de un sistema integral de gestión. En primer lugar, la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), define sistema como el conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para lograr un propósito (ISO 9000:2000). Lo cual denota la interacción manifiesta en las organizaciones y la condicionalidad de relacionarse con otros actores internos y externos para cumplir sus objetivos, identificar las características de un sistema de forma seguida a que se le denomina gestión y modelo. En esta misma línea, al revisar el concepto de gestión, es necesario resaltar las funciones del administrador al decir que se trata de actividades coordinadas para

5 planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad. La ISO 9000:2005 determina el concepto de proceso como el conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos, además, los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controlada para aportar valor Sistemas de gestión ISO 9001, ISO y OSHAS Sistema de gestión de calidad (SGC) - ISO 9001 La calidad, indica el grado en el que un conjunto de características inherentes, es decir, propias a su fin, las cuales cumple con los requisitos esperados por el usuario de un bien o servicio. Por lo tanto, Carvajal et al (2010) define a un sistema de calidad como un elemento de regulación de la gestión de las organizaciones, relacionada con la calidad de los productos o servicios suministrados, la economía de los procesos, la rentabilidad de las operaciones, la satisfacción de los clientes y la mejora continua de los procesos mencionados. El fin es conseguir la calidad de los productos o servicios mediante la calidad de los procesos. En este sentido, un Sistema de Gestión de calidad es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades, el cual está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de la organización. La norma ISO 9000:2005, determina como requisito la necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Por lo tanto la organización debe determinar los requisitos en cuatro aspectos: Relacionados con el cliente. Legales y reglamentarios aplicables al producto y/o servicio. Relacionados con la Norma ISO Otros requisitos adicionales que la organización considere necesarios.

6 Por otra parte, la NTC ISO 9001:2008, establece los principios sobre los cuales está fundamentado el sistema y serán determinantes en el mantenimiento del mismo: la organización consiente del cliente, la gerencia y el liderazgo, la participación activa de los empleados, procesos establecidos para las actividades de la empresa, la estandarización como un sistema de gestión, la búsqueda de la mejora continua, los hechos como fuente de conocimiento para las decisiones, la coordinación, cooperación y articulación de personas interesadas (stakeholders). Ahora bien, se pueden destacar como los principales beneficios para la organización: la estandarización de las actividades del personal que trabaja dentro de la organización por medio de la documentación permitiendo así, la medición y monitoreo del desempeño de los procesos, lo cual repercute en menor número los re-procesos, incrementando la eficacia, eficiencia y efectividad de la organización en el logro de sus objetivos. Por todo ello, como señala Gómez (2005) cuando una organización aplique los contenidos de esta norma en su sistema de Gestión de la Calidad, estará mejorando su forma de gestionar, principalmente en el criterio de procesos y en el de resultados en los clientes Sistema de gestión Ambiental (SGA) ISO El sistema de gestión ambiental tiene como contexto temporal y social del relatado por Fernández (2007) quien señala que en la década de 90, en consideración a la problemática ambiental, muchos países comienzan a implementar sus propias normas ambientales las que variaban mucho de un país a otro. De esta manera se hacía necesario tener un indicador universal que evaluara los esfuerzos de una organización por alcanzar una protección ambiental confiable y adecuada. La NTC ISO 14001:2004 define gestión ambiental como la gestión de una organización para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales. Igualmente, la norma ISO 14001:2004, delimita al Sistema de Gestión Ambiental como Parte del sistema de gestión de una

7 organización, empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales. El sistema de gestión ambiental busca conseguir la inocuidad de las emisiones y vertidos mediante la adecuación de las instalaciones y de las actividades que allí se desarrollen. Según Carvajal et al (2010) lo anterior se consigue mediante un proyecto y mantenimiento eficiente, y a través de la definición de los procesos a realizar por las personas y la necesidad que estandaricen y mejoren continuamente. En resumen, la ISO es un sistema de gestión ambiental para proteger, cuidar y preservar el medio ambiente que trae como beneficios para la organización tales como describe Carvajal et al (2010): ayuda para satisfacer y mantener requisitos reguladores y legislativos; reduce el impacto ambiental de productos, actividades y de los recursos, maximizando su uso eficiente y reduciendo gastos; proporciona oportunidades de ventaja competitiva, previniendo la contaminación y reduciendo las responsabilidades; promueve conciencia ambiental entre empleados y comunidad Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (SGS) OHSAS Seguridad y Salud Ocupacional es definida por la NTC-OHSAS 18001:2007 como las condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y seguridad de los empleados, visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo. A su vez, un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional se concibe como parte del sistema de gestión global, que facilita la gestión de los riesgos de seguridad y salud ocupacional asociados a los negocios de la organización (OHSAS 18001:1999). Esto incluye la estructura orgánica, las actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implementar, lograr, analizar críticamente y mantener la política de seguridad y salud ocupacional de la organización. Estas normas

8 buscan, a través de una gestión sistemática y estructurada, asegurar el mejoramiento de la salud y seguridad en el lugar de trabajo (Gómez, 2005; Carvajal et al, 2010). Es necesario resaltar que las normas OHSAS son estándares voluntarios internacionales relacionados con la gestión de seguridad y salud ocupacional, toman como base para su elaboración las normas 8800 de la British Standard. Tienen el objetivo de controlar los riesgos en el lugar de trabajo, basándose en una identificación y evaluación adecuada de los peligros que podrá dañar a personas, equipos y materiales de la Organización. Esta prevención y minimización de los riesgos debe estar dada dentro de un marco de mejora continua (Carvajal et al, 2010). Ello traerá como beneficios para la empresa la reducción potencial en el número de accidentes, en tiempo improductivo y costos relacionados al igual que la reducción en costos de seguros contra potenciales responsabilidades civiles. Demostración de absoluta observancia de las leyes y reglamentos. Ahora bien, el sistema debería incluir una amplia gama de actividades y entre otras se basa en (Gómez, 2005): Una política de SSO apropiada a la empresa; Identificar peligros y evaluar riesgos; Establecer objetivos, metas y programas que aseguren la mejora continua Actividades para controlar los riesgos significativos; y Sistemas de monitoreo y revisión por parte de la alta gerencia. Teniendo en cuenta el objetivo de este estudio, proponer un sistema integrado de gestión vale la pena remarcar el hecho que las normas OHSAS han sido diseñadas para ser compatibles con los estándares de gestión ISO 9000 e ISO 14000, relacionados con materias de calidad y medio ambiente respectivamente. De este modo, como lo señala Carvajal et al (2010), se facilita la integración de los sistemas de gestión para la calidad, el medio ambiente, la salud ocupacional y la seguridad en las empresas debido a que comparten principios comunes de gestión

9 basados, principalmente, en el mejoramiento continuo, el compromiso de toda la organización y en el cumplimiento de las normativas legales. 1.2 Sistemas de gestión integrados. Fortalezas y debilidades. En el apartado anterior, se determinaron los conceptos de sistema, gestión, y las principales características de las normas ISO 9000, y A continuación, se describen las definiciones de los diferentes sistemas de gestión; para poder así establecer los conceptos de Sistema Integral de Gestión. Se han descrito tres diferentes sistemas de gestión (calidad, ambiental, y seguridad y salud ocupacional), cada uno tiene su propia definición para cada caso en particular. La Organización Internacional para la Estandarización (ISO) en ISO 9001:2000, define al Sistema de Gestión como un Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos (ISO 9000:2000, pág. 16). Por otro lado, la norma ISO 14000:2004, define al Sistema de Gestión como un conjunto de elementos destinados a permitir que una organización desarrolle e implemente una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, y la información relativa a los aspectos ambientales significativos (ISO 14001:2004, pág. 2) La norma británica OHSAS 18001:1999, define al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional como Parte del sistema de gestión global, que facilita la gestión de los riesgos de seguridad y salud ocupacional asociados a los negocios de la organización. Esto incluye la estructura orgánica, las actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implementar, lograr, analizar críticamente y mantener la política de seguridad y salud ocupacional de la organización (OHSAS 18001:1999, pág. 3).

10 Por lo tanto, es posible definir un Sistema Integral de Gestión, de acuerdo con Gómez (2005), como el conjunto de la estructura organizativa de la empresa, encargada de la planificación y control de las políticas y objetivos en materia de calidad, ambiental, y seguridad y salud ocupacional; también es la encargada de designar las responsabilidades, establecer los procedimientos, los procesos y proporcionar los recursos necesarios para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política integral de la organización (Ver Ilustración 1). Ilustración 1. Integración de los sistemas de gestión Fuente: Elaboración propia De este modo, el Sistema Integral de Gestión se aplica a todas las actividades relativas a la calidad de un producto o servicio, a las que presenten riesgos para la seguridad y la salud del personal o de la sociedad en general y a aquellas que puedan dañar el medio ambiente o una forma de explotación hacia los miembros de la empresa, y existe una influencia recíproca entre todas estas actividades. Por otra parte, son numerosas las razones que a la organización hacia la integración de los sistemas de gestión basados en la seguridad y salud

11 ocupacional, el medio ambiente y la calidad; entre ellas se encuentran (Gómez, 2005): Los tres contienen acciones que en el pasado se han considerado actividades de asesoramiento o de apoyo a las funciones ejecutivas. La opinión de la sociedad, como motor de la legislación y reglamentación orientada hacia mejorar la calidad de vida, justifica la intervención de los poderes públicos en temas relacionados con la seguridad laboral y la seguridad de los usuarios de productos, procesos y/o servicios, así como la intervención en las cuestiones relacionadas con la protección del medio ambiente. Son temas multidisciplinares que se abordan con criterios científicos. Muchos datos experimentales de productos y procesos son igualmente válidos para el conocimiento de su seguridad, calidad e impacto medio ambiental. La formación y motivación de las personas hacia estos temas, se considera un elemento de cultura en la empresa y, en definitiva, de mejora de la calidad de vida. Las empresas que consiguen implementar sistemas para el aseguramiento de la calidad, la seguridad y la conservación del entorno natural, capitalizan el esfuerzo en términos de competitividad y productividad. Por estas razones, afirma Gómez, (2005) una empresa no podrá actuar con criterios de calidad si su proceso productivo contamina el medio ambiente y al contrario, aunque una empresa sea muy respetuosa con el medio ambiente, si no proporciona la calidad requerida ni garantiza la seguridad de su personal no podrá desenvolverse en el complejo mercado al que hoy ha de enfrentarse.

12 A su vez es posible evidenciar que los tres sistemas de gestión más allá de su objeto, calidad, ambiental y seguridad y salud ocupacional, tienen una serie de aspectos en común que permiten integrarlos, teniendo en cuenta el ciclo PHVA. Establecer una política Fijar objetivos Definir responsabilidades y autoridades Efectuar la documentación de los procesos, actividades o tareas a realizar y mantener dicha documentación controlada Planificar las actividades y tareas a llevar a cabo para lograr los objetivos establecer procesos clave. Efectuar mediciones y seguimiento o monitoreo de procesos, actividades y tareas, llevar registros como evidencia de las actividades ejecutadas y controlar la gestión de los mismos, tomar precauciones para controlar aquellos resultados o procesos que no satisfacen las especificaciones. Tener prevista la toma de acciones correctivas y preventivas cuando alguna situación no funciona de acuerdo a lo planificado. Efectuar la evaluación del desempeño del sistema a través de auditorías. Revisar el sistema en forma periódica por parte de la por parte de la dirección. Es necesario considerar que la integración pueden contribuir a una simplificación de los requerimientos del sistemas, a reducir las duplicaciones de políticas y procedimientos, alineación de los objetivos de distintos sistemas, la reducción de la documentación, la realización de auditorías integradas y por ende a una reducción de costos. Lo anterior con el fin primordial de mejorar la satisfacción de sus stakeholders o grupos de interés (González, 2011). Es importante advertir a la organización que la implantación de los diferentes sistemas de gestión, con simultaneidad en el tiempo, es una tarea complicada para una empresa de tamaño medio; reto que documentalmente se traduce en: Manual de Calidad Procedimientos de Calidad

13 Registros de Calidad Manual de Seguridad y Salud Ocupacional Procedimientos de Seguridad y Salud Ocupacional Registros de Seguridad y Salud Ocupacional Manual de Ambiental Procedimientos Ambientales Registros de Ambientales En este sentido; Ferguson et al, 2002 argumentan como el excesivo número de procedimientos y registros, la burocracia que esto genera y su implantación en la organización, podrían ocasionar más problemas que soluciones, reflejándose en un aumento de los costos y en una pérdida de la competitividad si dicha implantación no se realiza adecuadamente. Son muchas las duplicidades, relaciones documentales y requisitos que han de resolverse en el marco de un proyecto que integra no sólo sistemas, sino también áreas funcionales implicadas que pueden no estar bien coordinadas de antemano. Por lo tanto, la integración queda simplemente en una cuestión burocrática y se pierde de vista la finalidad estratégica de la misma. Bajo este escenario, que deber ser tomado en cuenta al momento de proponer la implantación del sistema integrado de gestión en un pyme en el contexto colombiano. A manera de resumen, Ajija, 2008 (en Serna & Medina, 2014), consolida una serie de ventajas, desventajas y barreras para la implementación de un sistema integrado de gestión (Ver Tabla 1)

14 Tabla 1. Comparativo beneficios y dificultades de un SIG VENTAJAS DESVENTAJAS DIFICULTADES Disminución de los costos en el momento de la implementación. Simplificación y menor costo en la certificación. Las auditorias de implementación, seguimiento y revisión de los tres sistemas se realiza al mismo tiempo. Suponiendo así ahorro en tiempo como en dinero. Corto plazo para obtener la certificación de los tres sistemas de gestión. Simplificación de documentación necesaria, así como la gestión y control de estos. Aumento de la eficacia y eficiencia en la gestión de los sistemas y la consecución de objetivos y metas de la empresa. Ejecución de los sistemas de forma equitativa evitando la priorización de uno sobre los otros. Reducción de suboptimización y minimización de los problemas de comunicación entre áreas. Optimización de su funcionamiento siendo más fácil el manejo, desarrollo y conservación, generando así mayor competitividad en el mercado. Mayor participación y motivación de los integrantes de la organización. Mejor control y seguimiento de los objetivos planteados por la empresa. Mejora en la imagen corporativa. Fuente: Serna & Medina, 2014 Falta de preparación del personal para trabajar en los tres sistemas, por lo que se puede presentar un mayor esfuerzo y compromiso por parte de la dirección para la formación del personal. Falta de consciencia del personal sobre el cuidado del medio ambiente, prevención de riesgos laborales y gestión de la calidad. Una no conformidad en uno de los sistemas puede llevar a la no conformidad de los otros, generando un alto riesgo si no se toman medidas correctivas eficaces. El mantenimiento de procedimientos adicionales, capacitación, cambios en los documentos, y calibraciones pueden sobrecargar el personal de apoyo. La integración puede ser no bienvenida en la organización. Creando conflictos entre los grupos, generando un difícil mantenimiento de la aplicación por si sola. Los elementos dentro del procedimiento y la instrucción de trabajo pueden causar malestar dentro de los trabajadores. Falta de competencia y conocimiento de la empresa. Seguridad de los sistemas de gestión existentes. Los sistemas están separados organizacionalmente. La gestión está enfocada en una sola parte de un área. Los trabajadores tienen que trabajar de una forma diferente

15 2 Metodología Se utilizará el método exploratorio, enmarcado en el ámbito de las ciencias administrativas. El estudio contempla tres fases, una revisión de documentos académicos, la comparación entre los modelos de gestión de calidad y el estudio de los mismos para identificar un proceso de implementación de un sistema integrado de gestión conveniente para la ferretería Acuatello Ltd. La primera fase se realiza a partir de una búsqueda en bases de datos académicas, frente a conceptos relacionados con las normas ISO 9001, ISO 14001, OSHAS y los sistemas integrados de gestión (SIG). Seguidamente, se identifican algunas ventajas, desventajas y dificultades que presenta la implementación de los SIG. Finalmente, se expone un proceso para la implementación de un SIG acorde a las necesidades y capacidades de la empresa Acuatello Ltda.. 3 Proceso de implementación de un sistema integral de gestión De acuerdo al panorama descrito en los anteriores apartados, se describe un posible proceso de preparación para la implantación de un sistema Integral de Gestión, el cual ha sido desarrollado con el fin de satisfacer las necesidades detectadas en el entorno, nacional y local, del cual hace parte la Ferretería Acuattelo Ltda., ya que no cuenta con ningún sistema de información o gestión documental en la actualidad lo que genera un primer condicionante para una correcta implantación de cualquier sistema de gestión. Un segundo condicionante es sus capacidades de planta reducida en cuanto a personal, y la disponibilidad de recursos económicos para llevar a cabo los procesos de implementación de los modelos de ISO para la obtención de las certificaciones respectivas. Sin embargo, si Acuatello Ltda, como empresa líder desea mantener y mejorar su posición competitiva, debe contemplar la necesidad de iniciar la implementación de un sistema integral de gestión que le permita alcanzar los objetivos establecidos en materia de calidad, medio ambiente y seguridad.

16 La base del sistema integrado de gestión propuesto para la ferretería Acuatello, empieza con el compromiso de la dirección y roles de mando, pues su ejemplo tendrá repercusión en las actuaciones del personal de la empresa. De igual manera, se debe resaltar que el sistema tendrá un carácter preventivo frente a cualquier aspecto de calidad, medioambiental o de seguridad, con ello se pretende no generar falsos alcances del sistema sobre la situación actual de la empresa. Posteriormente, debe quedar explícito el ciclo de gestión bajo el cual se implementará y mantendrá el sistema integrado, el cual podría ser el ciclo de Deming, PHVA, dado que en función de esta metodología de gestión giran las normas previamente descritas. El ciclo Deming, se concentra en la definición de metas u objetivos, un diagnóstico de la situación actual, implantación de un plan o programa de acción, establecimiento de parámetros de medición y seguimiento realizado por medio de auditorías o procesos de revisión. Con lo cual Acutello se aseguraría que las acciones implementadas se verifiquen constantemente en búsqueda de la mejora continua. Es igualmente importante para la empresa, lograr vincular a su planta de persona mediante la capacitación sobre los sistema de gestión, para lograr un mayor entendimiento de las necesidades que han llevado tomar dicha decisión pues uno de los obstáculos al momento de implementarlo es la resistencia al cambio de los trabajadores lo cual impide su activa participación en el diseño y ejecución de las herramientas que se utilizarán en el día del día al interior de la organización. Así las cosas, con base en el trabajo de Gómez (2005), se observa los porcentajes de requisitos comunes que tienen los tres sistemas de gestión planteados, con el fin de identificar el grado de unión que existe entre las normas lo cual permite reconocer estrategias para la implantación simultánea, si así se quisiera, de los tres sistemas de gestión (ver Tabla 2)

17 Tabla 2. Integración de los Sistemas de Gestión Sistemas Guía Sistemas Relacionados Calidad Ambiental Seguridad y Salud Ocupacional Calidad % 84.75% Ambiental 64.96% % Seguridad y Salud Ocupacional 61.31% 82.26% - Fuente: Elaboración propia adaptado de Gómez (2005) De esta información se puede inferir que el sistema que permite más la integración con los otros sistemas de gestión es el Sistema de Gestión de la Calidad, ya que cuenta con un 84.75% de relación con la ISO y un 74.19% con el sistema de gestión ambiental. Después el sistema con mayor nivel de integración es el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional y le sigue el Sistema de Gestión Ambiental. Por el argumento anterior, dentro de este proceso se necesita establecer los requisitos de integración comunes para realizar la verificación de su cumplimiento al interior de la empresa. Por ello, se recomienda, a partir del sistema de gestión de calidad, tomar los conceptos, herramientas e instrumentos allí planteados que, agrupan en gran porcentaje, los requisitos que se contemplan en los sistemas de gestión ambiental y de seguridad y salud ocupacional. Luego de haber completado esta fase de planeación estratégica y revisión de la situación actual se podrá continuar con la planeación del sistema de gestión como tal en el cual se coordinarán actividades propias de la planificación, estimación de presupuesto, identificación o diseño e indicadores claves para medir el rendimiento todo ello bajo la definición de roles y responsabilidades en esta fase acordes a los objetivos estratégicos planteados por la alta dirección y plenamente comunicados al interior de la organización.

18 De forma seguida se propone iniciar la fase del hacer, dentro del ciclo PHVA, la cual implica la puesta en marcha de lo planeado anteriormente, tomando medidas necesarias de protección del estado actual de la organización que permitirán, dada la situación de un fallido proceso de implantación, regresar al estado inicial. Durante esta fase de ejecución se medirá la disposición de las personas con respecto al cambio pues vendrán variaciones en las políticas y reglamentos que actualmente existen en la pyme. A continuación, se desarrollará la fase de verificación en la cual se puede evaluar el rendimiento obtenido, a través de los indicadores claves de rendimiento, versus las metas propuestas en la fase de planeación. Finalmente, tomando como base los resultados obtenidos, y es acá donde alta dirección tendrá que decidir sobre la conveniencia de regresar a la situación anterior o continuar con la implantación del sistema integrado realizando los ajustes pertinentes que determinen la documentación de las lecciones aprendidas. Finalmente, la implementación de la norma ISO 9001, permitirá a la ferretería Acuatello Ltda., que al buscar la implementación de un sistema integrado de gestión se avance en la búsqueda de las consecuentes certificaciones en orden: OHSAS y ISO 14001, con un procesos eficiente que le permita hacer mejor uso de sus recursos limitados. 3.1 Propuesta para la implementación de un sistema integral de gestión para la Ferretería Acuatello Ltda. De acuerdo a la revisión bibliográfica realizada y al análisis sobre sistemas de gestión para la Ferretería Acuatello Ltda., se presenta a la dirección la siguiente propuesta en términos de políticas de calidad teniendo en cuenta los sistemas de gestión de calidad, seguridad y salud ocupacional y gestión ambiental, además de los componentes de cada política, la propuesta realizada y los objetivos que debe alcanzar la empresa al implementar el sistema en el mediano plazo (ver tabla 3).

19 Tabla 3. Propuesta para Acuatello Ltda. Sistemas Componentes Propuesta de política de calidad Objetivos de la política de calidad Sistema de Requisitos Acuatello Ltda., buscará el Satisfacer los gestión de relacionados con el mejoramiento continuo del requisitos relacionados calidad cliente, legales y desempeño productivo, a con las necesidades del reglamentarios, ISO través de un equipo con altos cliente y adicionales. niveles de orientación al Cumplir con la cliente, calidad y servicio. normatividad legal de los A partir de su amplia sistemas de regadíos experiencia en el diseño de para cultivos agrícolas. sistemas de regadío, se Buscar la mejora garantizará la satisfacción de continua de los procesos los requisitos del cliente, de acuerdo a los respaldados en las alianzas lineamientos de la con proveedores nacionales normatividad ISO e internacionales. Sistema de Acuatello Ltda., establecerá Eliminar cualquier riesgo Seguridad y un sitio seguro y saludable que cause incapacidad Salud para sus empleados. permanente. Ocupacional Se generarán guías y Reducir las tasas de entrenamientos que faciliten lesiones asociadas al Sistema de gestión ambiental Identificación y evaluación adecuada de los peligros que podrá dañar a personas, equipos y materiales de la Organización. Satisfacer y mantener requisitos reguladores y legislativos relacionados con el medio ambiente. Reducir el impacto ambiental de los servicios de la ferretería. Maximizar el uso de los recursos. Prevenir la contaminación. Promover la conciencia ambiental. la realización del trabajo bajo condiciones de seguridad y alto desempeño. Acuatello Ltda., estará comprometida el diseño y montaje de sistemas de regadío que permitan un uso responsable de los insumos hídricos del país y satisfagan la necesidad del cliente. Nuestro compromiso ambiental se desarrollará con base en procesos de innovación y desarrollo en tecnologías de riego sostenible. trabajo de los empleados Eliminar riesgos de enfermedades profesionales. Cumplir con la normatividad nacional en materia de salud ocupacional y normas de seguridad. Ofrecer productos y servicios que proporcionen herramientas para el cuidado de los recursos hídricos. Promover sistemas que hagan uso eficiente de los sistemas de regadío. Promover en el equipo una conciencia ambiental en torno a la protección del agua. De acuerdo a lo planteado anteriormente, la propuesta para Acuatello Ltda., implementar un sistema de gestión integral dependerá de la decisión de la alta gerencia en coordinar los componentes de las tres normas relacionadas, todo ello

20 bajo un esquema de procesos de acuerdo al PHVA. Por tanto la propuesta aquí planteada establece una base inicial para el proceso de planeación definiendo: componentes, política y objetivos de acuerdo a cada norma y al negocio de la empresa. Conclusiones La adaptación de las pequeñas y medianas empresas en el contexto colombiano requiere un compromiso de este tipo de empresarios en función al entorno competitivo y cambiante en el cual desarrollan sus actividades económicas (ANIF, 2014). Los sistemas de gestión no son más que herramientas para mejorar los procesos que se llevan a cabo al interior de cada organización, por el solo hecho de implantarlos no conllevará a un incremento en la competitividad en el corto plazo pero sí repercutirá en la sostenibilidad. El entendimiento de la organización como un sistema podrá dar luz a sus administradores de ver las relaciones y sus consecuencias que tienen tanto del interior como del exterior de la organización. Verificar que los procesos que son llevados a cabo en la pyme cumplen con los objetivos propuestos por la organización es el primer paso para implementar cualquier sistema de gestión dado que la piedra angular de estos sistemas es la gestión por procesos. Por otra parte, es necesario reconocer cómo los grupos de interés se ven afectados por las actividades que realiza la organización, bien sean clientes, comunidad o los propios trabajadores. Un medio para lograr este reconocimiento son los sistemas de gestión que apuntan a procesos de calidad, manejo adecuado de los recursos ambientales y prevención de riesgos laborales. Sin embargo, el contexto de las PyMES en el país demuestra el poco interés que tienen los pequeños y medianos empresarios frente a este tipo de acciones de mejora y desarrollo empresarial. Por lo tanto, se necesitan subsanar una serie de obstáculos que limitan la implementación e interés en los sistemas integrados de gestión. Factores como el

21 compromiso de la alta dirección, las experiencias y resultados previos, la resistencia el cambio y capacitación del personal son los principales elementos que hay que tratar al inicio de una fase de implementación. De manera que Acuatello Ltda., debe considerar que antes de la implementación de algún modelo de gestión (calidad, ambiental, seguridad); debe asegurar dos condicionantes de todo proceso: el liderazgo de la dirección y la participación activa de los empleados. Seguidamente, teniendo en cuenta las limitaciones en recursos y persona, la acción a implementar más adecuada es iniciar por el proceso de la ISO 9000, es decir, el modelo de gestión de calidad, puesto que los componentes de este modelo se relacionan en un 84.75% de relación con la ISO y un 74.19% con el sistema de gestión ambiental. De esta manera se logra hacer un uso eficiente de los recursos disponibles en una acción estratégica para la empresa, que es lograr implementar un sistema integral de gestión. Finalmente, el obtener la certificación en cualquiera de los sistemas de gestión aquí tratados no es el final y mucho menos limitante del trabajo de la alta dirección, por el contrario, el mantener el funcionamiento de dichos sistemas, bajo la metodología de mejora continua bajo el ciclo Deming, genera beneficios sobre los cuales se establecen futuras estrategia de sensibilización gerencial, rentabilidad, crecimiento, competitividad e innovación permanente. Bibliografía 1. ANIF. Centro de Estudios Económicos. (2014) La Gran Encuesta Pyme. Informe de resultados, I semestre Bogotá 2. Carvajal, A., Gómez, L., Grondona, J. & Vázquez, M. (2010) Auditoría integral del sistema de calidad para la salud ocupacional. Medellín. Universidad CES. Facultad de Medicina. 3. Castillo, D., & Martínez, J. (2010). Enfoque para combinar e integrar la gestión de sistemas. Bogotá: Icontec. 4. Ferguson, M., García, M. & Bornay, M. (2002) modelos de implantación de los sistemas integrados de gestión de la calidad, el medio ambiente y la

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