ELECTRONIC INVOICE SOLUTION

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1 ELECTRONIC INVOICE SOLUTION

2 Electronic Invoice Solution (EIS) de SGAIM La gestión de facturas entre empresas está evolucionando rápidamente. Los gastos asociados a esta gestión son elevados y se ven incrementados por la manipulación de documentos, conciliaciones, contabilización, almacenamiento, impresión y envíos de facturas que forman parte de las numerosas tareas que las empresas deben realizar diariamente. La Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC), estima que el ahorro por factura electrónica recibida, sustitutiva del papel, ronda los 0,70 euros y respecto a la emitida habla de 1,85 euros. Una gran empresa con un volumen de de facturas al año puede obtener unos ahorros anuales cercanos a los euros. Las soluciones de factura electrónica existen en España desde hace ya unos años, pero su uso no está generalizado ya que presenta tres inconvenientes que frenan su aplicación: Emisión de las facturas en diferentes formatos (EDI, Factura-e, etc.) y versiones que dificultan su tratamiento automático. Tanto el emisor como el receptor de las facturas deben cumplir con la ley para su generación certificada y verificación con los múltiples certificados que existen en el mercado. Los desacuerdos comerciales que pudieran surgir entre lo acordado en el pedido y la factura recibida no se solucionan, lo que obliga a las correcciones de las facturas. Debido a estos inconvenientes la factura electrónica no está todo lo extendida que cabría esperar. 02

3 La Solución SGAIM SGAIM ofrece a sus clientes la solución de factura electrónica, desde dos ámbitos: la digitalización, con valor legal de aquellas que están en formato papel o la generación de facturas electrónicas desde el origen. Digitalización certificada de facturas en papel. Las facturas en papel que reciben nuestros clientes, se envían a SGAIM para su digitalización certificada: firmadas electrónicamente, con el sello de tiempo y garantizando su integridad. La digitalización se realiza a través del proceso homologado por la Agencia Tributaria, AEAT. El software utilizado garantiza el valor legal de esta documentación digital de cara a cumplir con lo expuesto en la normativa para la digitalización certificada, además, garantiza, mediante la firma electrónica del documento, que las imágenes obtenidas como resultado, son fiel reflejo del documento en papel y que no han sido modificadas a posteriori. Las facturas en papel, una vez digitalizadas de forma certificada, pueden ser destruidas, ya que la copia en formato electrónico permanecerá disponible para los clientes de SGAIM en su gestor documental TTID, además de en la propia aplicación del cliente. De esta manera pueden acceder a ellas en cualquier momento y desde cualquier lugar. La AEAT puede consultar, si así lo requiere, la base de datos de originales que se encuentra disponible vía web. El servicio de digitalización certificada se complementa con la solución de Gestión de Cuentas a Pagar de SGAIM (gestión de factura de proveedores), que permite llevar un mayor control de los pagos a realizar. Se consigue a través de la extracción de ciertos datos relevantes de las facturas: número de factura, importe, fechas, etc. para llevar un registro de las facturas recibidas y sus fechas de vencimiento. Emisión de factura electrónica con valor legal. La emisión de factura electrónica se puede realizar en las instalaciones del cliente a través de aplicaciones de fácil instalación y compatibles con cualquier sistema existente en el mercado. Los formatos en el que se pueden generar dichas facturas son: Factura-e, UBL, eb-xml, edifact, editran, etc. SGAIM oferta a sus clientes, a través de sus partners tecnológicos, diferentes aplicaciones homologadas por la AEAT para la emisión de factura electrónica. Esa nueva factura, firmada digitalmente y con el sello de tiempo, se envía al cliente, además de mantener una copia en el gestor documental de SGAIM, TTID. 03

4 Ahorre hasta un 80% Beneficios de Electronic Invoice Solution (EIS) de SGAIM La utilización de la factura electrónica supone un ahorro promedio de costes del 70% 80%. Clientes, proveedores y los diferentes departamentos de la empresa que intervienen en los procesos de facturación pueden controlar sus facturas a través del portal web de SGAIM TTID. Reducción de los riesgos de falsificación al tratarse de documentos digitales con firma electrónica avanzada. Integridad y sello de tiempo de las facturas emitidas, además de garantizar el cumplimiento de la legislación aplicable. Ahorros de espacios y costes de almacenamiento al poder destruir legalmente las facturas digitalizadas. Envío de facturas electrónicas CLIENTE DE SGAIM Consulta de las facturas Envío de facturas en formato papel Factura electrónica con valor legal TTID Publicación de facturas Publicación EE Envío de factura electrónica con valor legal Consulta de las facturas CLIENTE Digitalización con valor legal Destrucción legal del papel

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