Guía de la Presentación. Factura Electrónica

Transcripción

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2 Guía de la Presentación Factura Electrónica

3 1. Introducción a la Firma Electrónica Autoridades de Certificación Certificados Digitales Conceptos básicos

4 Qué es una Factura Documento que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra o una prestación de un servicio por el importe reflejado en el mismo. Justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). Único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.

5 Y una factura electrónica? La factura electrónica (o efactura) es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad. la factura electrónica es un fichero que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos firmándose digitalmente con certificados cualificados para dotarle de la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

6 Proceso de Facturación Electrónica El proceso de facturación electrónica es similar al proceso tradicional de facturación. En dicho proceso se sustituye: El papel por un fichero electrónico o telemático. La firma manual de la factura en papel por la firma electrónica con certificado cualificado del fichero electrónico expedido por una autoridad de certificación. El envío postal o por mensajero de la factura en papel por procesos de envío electrónico de facturas.

7 1.1. Autoridades de certificación Una CA es una entidad que tiene la autoridad moral, legal o comercial para certificar algo sobre lo que es competente. La CA es la oficina en la que se realizan los trámites necesarios. Los prestadores de servicios de certificación deberán comunicar al Ministerio de Industria, Turismo y Comercio: 1. Sus datos de identificación, 2. Los datos que permitan establecer comunicación con el prestador, 3. Los datos de atención al público, 4. Las características de los servicios que vayan a prestar, 5. Las certificaciones obtenidas para sus servicios y las certificaciones de los dispositivos que utilicen. Según especifica la orden HAC/1181/2003 son válidos los certificados que se indican en las tablas siguientes:

8 PERSONAS JURÍDICAS O ENTIDADES SIN PERSONALIDAD JURÍDICA ORGANIZACIÓN (O) UNIDAD ORGANIZATIVA (OU) FNMT FNMT Clase 2 CA NOMBRE COMÚN (CN) ANF Autoridad de Certificación AC Camerfirma SA ANF Clase 1 CA ANF Server CA RACER Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación AC Camerfirma SA Consejo Superior de Cámaras AC Camerfirma Certificados Camerales IZENPE S.A. CIF A RMerc. Vitoria Gasteiz T1055 F62 S8 Agencia Notarial de Certificación S.L. Unipersonal CIF B Banesto S.A. C.I.F. A NZZ Ziurtagiri publikoa Certificado público SCI Herritar eta Erakundeen CA CA de Ciudadanos y Entidades ANCERT Certificados Notariales Corporativos PSC Banesto Clientes Agencia Catalana de Certificació (NIF Q I) Agencia Catalana de Certificació (NIF Q I) Agencia Catalana de Certificació (NIF Q I) Servicio de Certificación del Colegio de Registradores (SRC) Firmaprofesional S.A. NIF A Generalitat Valenciana Consejo General de la Abogacia NIF Q I Administracions Locals de Catalunya Universitats y Recerca Secretaria d Administració i Funció Pública Certificado Raíz Certificado Propio Jerarquia de Certificación Firmaprofesional PKIGVA Autoridad de Certificación de la Abogacía EC-AL Sólo certificados de clase 1 (distintivo CESR-1 al comienzo del CommonName) EC-UR Sólo certificados de clase 1 (distintivo CESR-1al comienzo del CommonName) EC-SAFP Sólo certificados de clase 1 (distintivo CESR-1 al comienzo del CommonName) Certificado de Clave Secundaria para certificados externos AC Firmaprofesional CA1 ACCV-CA1 ACA Certificados Corporativos

9 PERSONAS FÍSICAS FNMT ORGANIZACIÓN (O) FNMT Clase 2 CA UNIDAD ORGANIZATIVA (OU) NOMBRE COMÚN (CN) Generalitat Valenciana Consejo General de la Abogacía NIF:Q I Firmaprofesional S.A. NIF A ANF Autoridad de Certificación AC Camerfirma S.A. PKIGVA Autoridad de Certificación de la Abogacía Jerarquía de Certificación Firmaprofesional ANF Clase 1 CA CAGVA ACA Certificados Corporativos AC Firmaprofesional CA1 ANF Server CA RACER Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación AC Camerfirma S.A. Consejo Superior de Cámaras AC Camerfirma Certificados Camerales Agencia Catalana de Certificació (NIF Q I) Agencia Catalana de Certificació (NIF Q I) Agencia Catalana de Certificació (NIF Q I) IZENPE S.A. CIF A Rmerc.Vitoria-Gasteiz T1055 F62 S8 Agencia Notarial de Certificación S.L. Unipersonal CIF B Agencia Notarial de Certificación S.L. Unipersonal CIF B Agencia Notarial de Certificación S.L. Unipersonal CIF B Secretaria d'administració i Funció Pública Administracions Locals de Catalunya Entitat pública de certificació de ciutadans NZZ Ziurtagiri publikoa Certificado público SCI EC-SAFP Sólo certificados de clase 1 EC-AL Solo certificados de clase 1 EC-IDCat Herritar eta Erakundeen CA CA de Ciudadanos y Entidades ANCERT Certificados Notariales Personales ANCERT Certificados para empleados ANCERT Certificados FERN

10 PERSONAS FÍSICAS ORGANIZACIÓN (O) Agencia Notarial de Certificación S.L. Unipersonal CIF B UNIDAD ORGANIZATIVA (OU) NOMBRE COMÚN (CN) ANCERT CERTIFICADOS PARA Corporaciones de Derecho Público BANESTO S.A. C.I.F. A PSC Banesto Clientes Agencia Catalana de Certificació (NIF Q I) Servicio de Certificación del Colegio de Registradores (SRC) Servicio de Certificación del Colegio de Registradores (SRC) DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA Generalitat Valenciana Banco Santander Central Hispano, S.A. CIF: A Universitats i Recerca Certificado Raíz Certificado Propio Certificado Raíz Certificado Propio DNIE DNIE DNIE PKIGVA Dirección de Universidades EC-UR Certificado de Clave Secundaria para certificados externos Certificado de Clave Secundaria para certificados internos AC DNIE 001 AC DNIE 002 AC DNIE 003 ACCV CA2 WG10 Qualified Identification Root CA

11 1.2. Certificados Digitales Factura Certificado Reconocido Firma digital Factura Electrónica con Firma Digital (e-factura) Un Certificado Digital es un documento digital mediante el cual un tercero confiable (una autoridad de certificación) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública.

12 1.2. Certificados Digitales Lo que comúnmente conocemos como certificado digital, se subdivide a su vez en tres elementos fundamentales: 1. La clave privada : se genera de forma aleatoria a partir de unos algoritmos matemáticos de una determinada longitud.la clave debe ser única e intransferible para cada usuario. 2. La clave pública : está generada en base a la anterior, si bien resulta extremadamente complejo inferir la clave privada una vez conocida esta clave pública. Esta clave se utiliza para permitir su intercambio y debido a ello se le otorga esta naturaleza pública. 3. La clave pública generada :Este documento es firmado por una Autoridad de Certificación que certifica la autenticidad de todos los datos contenidos en él. Este documento firmado por la Autoridad de Certificación es el certificado digital propiamente dicho.

13 1.3. Conceptos Básicos de la Firma Electrónica Factura Certificado Reconocido Firma digital Factura Electrónica con Firma Digital (e-factura)

14 1.3. Conceptos Básicos de la Firma Electrónica La aplicación de la firma electrónica tiene asociadas una serie de funciones de seguridad. Podemos destacar las siguientes: 1. Integridad: Se asegura que el mensaje, una vez firmado, no podrá sufrir bajo ningún concepto una modificación accidental o intencionada. 2. Identificación del Firmante: En todos los casos existe la posibilidad de saber quien el emisor del mensaje y sus principales atributos. 3. No Repudio : Se establece un vínculo entre el que firma el documento y el mismo documento. De alguna manera se puede afirmar que de hecho el firmante está conforme con lo que ha firmado.

15 2. Emisión de Facturas Firmadas Principios Básicos Obligaciones Legales Aplicaciones Locales Plataformas de Terceros Formatos

16 2.1. Principios Básicos Los proyectos orientados a la emisión de facturas son probablemente los más frecuentes y los más sencillos de poner en marcha. Esto es debido a : 1. La empresa que emite es la que controla los formatos y el medio de emisión de la factura. 2. El proveedor tenga una posición de fuerza sobre sus clientes. En cualquier caso, hay que tener en cuenta que en la mayoría de los proyectos será necesario realizar: 1. Conversiones de formatos para garantizar la interoperabilidad con determinadas empresas. 2. Procesos de firma electrónica, ya que implica la integración de las claves y certificados en la plataforma y el desarrollo de la aplicación de la firma. En el siguiente esquema se presenta un proceso de emisión de facturas de manera global.

17 2.1. Principios Básicos Plataforma propia del Emisor A o de un prestador de servicios ( tercero) Emisor A Datos Factura en Formato de A S E G U R I D A D C O M U N I C A C I O N E S Intercambio Transformación Encaminamiento Visibilidad PLATAFORMA INTEGRADORA Servicio De Firma C O M U N I C A C I O N E S S E G U R I D A D Documento Factura Firmada en Formato de B Receptor B Acceso completo a facturas Repositorio

18 2.1. Principios Básicos Proceso para el Emisor de Facturas: Generación de la factura : Desde los sistemas de gestión del emisor A o desde la plataforma del prestador del servicio Transformación: Formato origen del emisor en el formato de factura para B Firma de facturas : Por el emisor directamente o por la plataforma de terceros con certificado cualificado Custodia de facturas firmadas o de la matriz originaria: Por el emisor o el prestador de servicios Aplicación acceso completo : Consulta, visualización, impresión, auditoría de firma y descarga de facturas firmadas en formato del receptor B dentro del sistema del emisor (si decide conservar la factura firmada) o bien dentro de la plataforma de un tercero

19 2.2. Obligaciones legales La implantación de la factura electrónica implica necesariamente al emisor y al receptor del documento. Los requisitos legales que se han de cumplir a alto nivel en un flujo de emisión de facturación electrónica son: 1. Consentimiento previo del receptor. 2. Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas. Mediante el uso de la firma electrónica cualificada. 3. Almacenar copia de las facturas. Este requisito no es necesario si se puede reconstruir una factura a partir de la información guardada en el sistema de gestión de la empresa origen (matriz de la factura).

20 2.2. Obligaciones legales Estos requisitos legales se pueden cumplir mediante: 1. Aplicaciones locales que el emisor de la factura tenga implementadas en sus propios sistemas de facturación. 2. Delegando el proceso de facturación en un tercero mediante la contratación de sus servicios de facturación por terceros o subfacturación. Independientemente del escenario de facturación al que se acoja el emisor de la factura, el responsable del cumplimiento de las obligaciones establecidas por la ley en relación a la facturación, es el empresario, profesional o sujeto pasivo obligado a la expedición de la factura. Esto significa que, el hecho de delegar la facturación en terceros no exime de responsabilidad, por lo que los obligados tributarios deberán ser cuidadosos en la elección de su proveedor. (Artículos 5 y 19.3 del Real Decreto 1496/2003).

21 2.3 Aplicaciones Locales Emisores de factura que ya dispongan de : 1. Un certificado electrónico expedido por alguna de las agencias homologadas para ello 2. Procesos internos de firma electrónica desarrollados en sus propias aplicaciones.

22 2.4 Plataforma de terceros Identificamos dentro de esta modalidad dos alternativas: 1. Modalidad empresa sin certificado: Emisores de facturas que no dispongan ni de un certificado ni de los procesos de aplicación de firma necesarios para dotar de validez legal a la factura electrónica. 2. Modalidad empresa con certificado: Emisores de facturas que disponen de un certificado propio pero no cuentan con los procesos de aplicación de firma necesarios para dotar de validez legal a la factura electrónica.

23 2.4 Plataforma de terceros En este caso, el prestador de servicios ejecutará en nombre del emisor las siguientes acciones: 1. Proveerá al emisor de la factura de un certificado propietario del prestador, con el que el origen podrá firmar sus facturas en el caso que sea necesario. 2. Firmará la factura en su nombre con el certificado del prestador del servicio o con el certificado del emisor. 3. Emitirá la factura al receptor.

24 Descripción del proceso 2.4 Plataforma de terceros 1 2 El emisor genera la factura desde Formulario o fichero La solución de Firma recibe la factura 3 La solución de firma genera los documentos factura en el formato del receptor 4 La solución firma el documento factura con el tipo de firma indicado y el certificado del prestador del servicio o del emisor 5 La solución almacena en el repositorio de documentos la factura firmada 6 La solución envía al receptor el documento firmado 7 El receptor accede a la solución autenticándose con login y password si el prestador le da el servicio de acceso completo 8 Desde ahí pincha en la opción de Factura o bien enlaza con un link de factura relacionada 9 Se le presenta o la factura concreta o el servicio de factura electrónica la auditoría de su firma Emisor Receptor Plataforma Tercero 10 La solución proporciona al emisor y receptor de las facturas el servicio de acceso completo a las facturas y la posibilidad de descarga

25 2.5 Formatos de Facturas Cualquier formato empleado es válido siempre y cuando posteriormente se le aplique la firma digital para darle validez legal. Podría ser un fichero plano, HTML, XML, Excel, PDF, etc. 1. PDF. Cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo único interés sea guardar electrónicamente la factura. 2. EDIFACT. Sintaxis más usual cuando el envío se realiza de ordenador a ordenador, lo cual quiere decir que el destinatario es una empresa que tiene capacidad tecnológica para tratar de forma automatizada la información recibida: GS1 (unión de las antiguas EAN y UCC). AECOC (GS1 España) 3. XML. Cuando el envío es de ordenador a ordenador, puede también utilizarse este tipo de sintaxis UBL respaldado por OASIS y GS1 CCI-AEAT, respaldada por el Centro de Cooperación Interbancaria y la Agencia Tributaria

26 3. Firma de Facturas Formatos Proceso de firma

27 3.1 Formatos de Firma Existen hoy en día distintos formatos de firma, que generalmente van asociados al formato de factura empleado. 1. XML. La utilización de firmas en XML es la elección evidente cuando el formato empleado para la formación de las propias facturas es también XML. XML Dsig y XML Advanced Electronic Signatures (XAdES). 2. EDIFACT. En sentido estricto, los sistemas EDI tradicionales utilizan el formato EDIFACT para codificar los mensajes, y redes de valor añadido para transmitirlos y distribuirlos. 3. PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de PKCS#7) queda embebido dentro del formato PDF y permite asociar una imagen, por lo que es uno de los más adecuados para su visualización. El formato PDF tiene interés, además, por otros motivos: permite Codificar en su interior ficheros XML para facilitar su exportación a diferentes sistemas on-line. 4. Firmas PKCS#7/CMS..

28 3.1 Formatos de Firma

29 2.7 Proceso de Firma La firma digital de un documento es el resultado de aplicar cierto algoritmo matemático, denominado función hash, a su contenido, y seguidamente aplicar el algoritmo de firma (en el que se emplea una clave privada) al resultado de la operación anterior, generando la firma electrónica o digital. La función hash es un algoritmo matemático que permite calcular un valor resumen de los datos a ser firmados digitalmente, funciona en una sola dirección, es decir, no es posible a partir del valor resumen calcular los datos originales. Cuando la entrada es un documento, el resultado de la función es un número que identifica casi inequívocamente al texto. Si se adjunta este número al texto, el destinatario puede aplicar de nuevo la función y comprobar su resultado con el que ha recibido. No obstante esto presenta algunas dificultades para el usuario, para ello se usan software que automatizan tanto la función de calcular el valor hash como su verificación posterior

30 2.7 Proceso de Firma

31 4. Recepción de Facturas Firmadas Principios Básicos Obligaciones Legales Aplicaciones Locales Plataformas de Terceros Custodia Acceso Completo

32 4.1. Principios Básicos Para el caso de proyectos de recepción de facturas, el elemento diferenciador es la validación de: 1. Formato de los documentos factura recibidos En el caso de la verificación de los formatos de las facturas, la primera necesidad que se nos presenta es que debemos conocer la tipología de los datos que se reciben para posteriormente realizar una conversión al formato interno de la empresa y poder tratarlo en las aplicaciones relativas a los sistemas de control de gestión del receptor de la factura. Un ejemplo de formatos que facilitan enormemente la labor de conversión son los formatos estructurados, como puede ser el XML. 2. Certificados con los que estas han sido firmadas. Uno de los aspectos fundamentales en este proceso de recepción es la validación de la firma. Para la misma, deberemos tener en cuenta por una parte el formato de firma empleado y por otro lado el certificado con el cual se ha firmado la factura.

33 4.1. Principios Básicos Plataforma propia del Receptor A o de un prestador de servicios ( tercero) Datos Factura en Formato de A S E G U R I D A D C O M U N I C A C I O N E S Intercambio Transformación Encaminamiento Visibilidad PLATAFORMA INTEGRADORA Servicio de Verificación de Firma C O M U N I C A C I O N E S S E G U R I D A D Documento Factura Firmada por B en Formato de B Aplicación Acceso Completo Repositorio

34 4.1. Principios Básicos Contenido del servicio para el Receptor de Facturas: 1. Recepción de las facturas en el formato del receptor 2. Verificación de firma de facturas bien en una aplicación local o en una plataforma de terceros 3. Repositorio y custodia de facturas firmadas en una aplicación local o en una plataforma de terceros 4. Aplicación local o del prestador el servicios para el acceso completo, consulta, visualización, impresión, auditoría de firma y descarga de facturas firmadas en formato recibido

35 4.2. Obligaciones legales Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica el cual garantice la autenticidad del origen. Custodiar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su formato original dentro de un repositorio de facturas. Las facturas custodiadas, deben contener elementos que permitan su búsqueda selectiva, visualización e impresión en caso tener una inspección por parte de la AEAT (acceso completo a los datos). Estos requisitos legales se pueden cumplir mediante : 1. Aplicaciones locales que el receptor de la factura tenga implementadas en sus propios sistemas de facturación 2. Delegando el proceso de facturación en un tercero mediante la contratación de sus servicios Facturación por terceros o subfacturación

36 4.3 Aplicaciones Locales Receptores de factura que ya dispongan de : 1. Procesos internos que permitan la validación de la firma electrónica incluida en las facturas que reciban, 2. Herramienta de custodia de facturas así como de los procesos de acceso completo a ellas.

37 4.4 Plataforma de terceros Proceso de recepción de Facturas En este caso, el prestador de servicios ejecutará en nombre del receptor las siguientes acciones: 1. Validación de la firma electrónica adjunta a la factura para garantizar la autenticidad del origen así como la validación del certificado contra las listas de revocados de las entidades que los hayan expedido. 2. Custodiar en nombre del receptor las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su formato original dentro de un repositorio de facturas. 3. Dotar al receptor del acceso completo a las facturas electrónicas custodiadas en caso tener una inspección por parte de la AEAT (acceso completo a los datos).

38 4.5 Custodia Se elimina la necesidad de realizar el archivado en papel, pero a cambio hay que conservar la factura electrónica cumpliendo una serie de requisitos. Será necesario guardar el documento electrónico y la firma digital, junto con el certificado digital que permite verificar la identidad del emisor Las autoridades de certificación y los certificados digitales admitidos están determinados por la Agencia Tributaria El receptor, por su parte, debe conservar las facturas en el formato recibido junto con los datos asociados y los mecanismos de verificación de firma. Excepcionalmente -en el caso de profesionales, autónomos y pequeñas empresas- se podrán conservar las facturas enviadas electrónicamente en papel impreso a condición de que conste en ellas una marca gráfica de autenticación (creada por un sistema admitido por la Agencia Tributaria).

39 4.6 Acceso completo a facturas Asimismo, es fundamental garantizar el acceso a los datos archivados, para lo cual el repositorio de facturas almacenadas debe cumplir: 1. Formulario de consulta.- Se tendrá que poder realizar una búsqueda selectiva de las facturas disponible para su empresa. Para ello dispondrá de una serie de criterios de búsqueda que podrían ser: 1. Número de factura 2. Rango de fechas de fecha de factura 3. Empresas emisoras y receptoras (CIF, nombre) 4. Rango de totales de la factura 2. Visualización e impresión.- Se accede desde el listado de facturas anterior y presenta por deberá presentar por pantalla el contenido de la factura en un formato legible. También se debe poder puede imprimir la factura 3. Auditoría de firma.- Verifica la firma de la factura y presenta los datos de firma por pantalla, incluido el certificado de firma. 4. Descarga del original firmado.-inicia el proceso de descarga de la factura original firmada.

40 5. Impresión de Factura Electrónica

41 Impresión de Facturas Electrónicas Cuando queremos imprimir las facturas recibidas electrónicamente tenemos dos opciones: 1. Codigo PDF 417 El código de puntos PDF417 es un código bidimensional basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información. No debe olvidarse que, en caso de inspección tributaria debe garantizarse el acceso al documento original, por lo que es imprescindible contar con un scanner y software apropiado. Por este motivo, es recomendable que se emplean otros sistemas de almacenamiento más adecuados y el PDF-417 ha dejado de usarse en relación con las facturas electrónicas

42 2. Código de Autentificación Si existen aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio de facturas recibidas junto con la firma electrónica generada o verificada, proporcionando un código de autentificación de mensajes asociada a cada factura, cabe la posibilidad de identificar las facturas mediante dicho código. Este código permitirá el acceso al documento asociado existente en el repositorio y garantizará, al que accede, que la factura cumple con los requisitos contemplados en la normativa. Por lo tanto, una factura transcrita al papel con este código es válida siempre que se mantenga dicho repositorio donde exista la factura y su firma electrónica, exista un mecanismo de verificación de la firma en el repositorio y se pueda acceder de forma completa a la factura mediante dicho código electrónico de autentificación.

43 6. Autofacturación

44 Procesos de Autofacturación Se repiten las mismas pautas que en los escenarios de emisión de facturas, indicando que el que crea la factura y la firma será el receptor de la misma.

45 7. Procesos de Facturación Análisis de Situación Actual Evolución hacia la efactura Porque elegirlo Principales Beneficios Coste de la Implantación

46 7.1.Análisis de la situación actual La factura se genera de manera manual o imprime a partir de la información existente en los sistemas de gestión del emisor, se dobla, se ensobra y se franquea. Posteriormente, se envía por correo postal o mensajería y se recibe por el receptor el cual tendrá que proceder a su aceptación, contabilización y pago. Finalmente se archiva y queda a disposición de auditorías o inspecciones fiscales en formato papel.

47 7.1.Análisis de la situación actual

48 7.1.Análisis de la situación actual Este proceso conlleva una serie de costes e ineficacias que pueden hacer que el ciclo de pago de la factura se retrase más de lo deseado.

49 5.2. Evolución hacia la efactura El proceso de facturación electrónica es similar al proceso tradicional de facturación. En dicho proceso se sustituye : 1. El papel por un fichero electrónico o telemático 2. La firma manual de la factura en papel por la firma electrónica con certificado cualificado del fichero electrónico 3. El envío postal o por mensajero de la factura en papel por procesos de envío electrónico de facturas.

50 5.2. Evolución hacia la efactura El emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos la Factura Electrónica (que incluye una firma electrónica) y conserva Copia o Matriz (la información que mantenga en sus sistemas de gestión internos). No es necesario conservar los documentos electrónicos firmados. El receptor, recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático ( repositorio de facturas firmadas), en el formato en el que lo recibió, para su futura consulta, impresión y acceso completo, si fuera necesario al tener una auditoría por la AEAT. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica. De esta forma ya no se exige enviar la factura en papel para que el proceso de facturación sea válido legal y fiscalmente. Todo el proceso (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

51 5.2. Evolución hacia la efactura

52 7.3 Por Que elegir un proceso de Facturación electrónica Existen muchas razones para adoptar la factura electrónica, que van desde los puramente económicos hasta los ecológicos, Según el departamento de la empresa que estudie la implantación de un proceso de este tipo, los beneficios se pueden orientar de la siguiente manera. Departamento de Administración 1. Ahorro de costes, producido al pasar de un entorno de facturación en papel a un entorno de facturación electrónica (sellos, sobres, impresión de facturas, etc.). También ahorra espacio físico al dejar de almacenar las facturas en formato papel y pasar a archivar las facturas en un formato digital. 2. Mejora de la eficiencia. Como consecuencia del ahorro de tareas administrativas de automatización del proceso de facturación en papel, se aumenta la productividad posicionando a los recursos en otras tareas que aporten valor.

53 7.3 Por Que elegir un proceso de Facturación electrónica Departamento de Compras 1. Información Centralizada. Al usar facturas en formato electrónico, la información estará disponible en cualquier momento y lugar, por lo que se podrá verificar su estado y posibles errores antes de pasarla al departamento de facturación 2. Alertas y Notificaciones. Al tratarse de ficheros electrónicos, en los procesos de facturación se pueden incluir alertas y notificaciones que avisen a cada responsable de compras o ventas de posibles errores en la factura, para proceder a su revisión. 3. Reducción de tiempos de gestión entre emisor y receptor asociado al punto anterior, desde un entorno de facturación electrónica, la resolución de discrepancias de la factura se agiliza ya que el acceso a la información será mucho mas sencillo

54 7.3 Por Que elegir un proceso de Facturación electrónica Departamento de Informática 1. Integración con ERPs o sistemas de gestión propios Se automatiza el proceso de emisión y recepción de facturas, sin tener que realizar ninguna acción manual por lo que este se pude integra con el resto de flujos de la empresa de manera automática, compras, ventas, inventario Departamento de Facturación 1. Cuadre automático de apuntes contables las facturas se podrán cuadrar de manera automática con los libros contables del sistema de facturación de cada empresa 2. Enlace con entidades financieras El uso de facturas electrónicas, favorece en gran medida la integración de los sistemas de facturación de cada empresa, con los servicios de banca electrónica que actualmente existen en el mercado ( Factoring, Confirming )

55 7.4. Principales Beneficios Eliminación del papel Reducción significativa de plazos de cobro. DÍAS SEGUNDOS Ahorro de espacio y más eficiencia en la gestión de archivo Integración de la facturación en los sistemas de gestión de las empresas

56 7.4. Principales Beneficios Respecto al ahorro de costes, la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC), cifra en aproximadamente 0,70 de ahorro por factura para el emisor y hasta 2,78 por factura para el receptor si estos implantan en sus empresas sistemas de facturación electrónica

57 Aplicaciones Locales de la empresa 7.5 Cuanto Cuesta implantar la Factura electrónica En este escenario es difícil contabilizar el precio de la implantación de una solución de facturación electrónica en sentido amplio, si bien podemos presumir que a mayor grado de complejidad de la plataforma y mayor automatización crecerá inevitablemente el coste de puesta en marcha, a la vez que se lograrán mayores ahorros por cada factura emitida o recibida. Dentro de los proyectos de emisión y recepción de facturas, la parte más compleja suele ser desarrollar el proceso de firma electrónica o su validación, ya que implica la integración de las claves y certificados en la plataforma y el desarrollo de la aplicación de la firma. Pese a esta complejidad, los beneficios obtenidos de la aplicación de la misma justifican realizar los esfuerzos necesarios para adaptarse a este nuevo escenario que se les presenta a las empresas.

58 Plataformas de Terceros 7.5 Cuanto Cuesta implantar la Factura electrónica Como orientación, algunos sistemas de implantación sencilla, como aplicaciones tipo Web para emitir facturas pueden costar unos 30 euros al mes. En otras ocasiones, los prestadores de estas soluciones pueden definir modelos de precio basados en el número de facturas emitidas con valores entre 10 y 20 céntimos de euro por factura. En un entorno sencillo en el que el emisor de la factura adquiera un certificado electrónico en un Prestador de Servicios de Certificación para firmar las facturas, el coste del proyecto puede estar entre 30 y 400 euros al año. No suele indicarse, pero uno de los costes del proyecto es precisamente el de adaptación a la nueva forma de hacer las cosas, y la necesidad de mantener el sistema anterior de papel y el nuevo electrónico, durante un tiempo.

59 1. Indra 2. Telefónica 3. Albalia Interactiva 4. DigiSign 5. Doc on Time 6. edatalia data solutions 7. Edicom Connecting Business 8. Ediversa 9. Endeve 10. Eurobits 11. Faccil 12. Future Space 13. Indenova 14. ipsca 15. isigma 16. SERES, Grupo La Poste 17. ZeroComa 7.6 Soluciones de Facturación electrónica comerciales

60 7.7 Ejemplos Prácticos AAPP Proyectos pioneros Facturación electrónica entorno de las administraciones publicas. Ayuntamiento de Alcoy: Recepción de las facturas electrónicas de los proveedores del ayuntamiento e integración con los sistemas de gestión del ayuntamiento. Verificación de certificados y facturas procedentes de los proveedores con ERP y capacidad de firma. Creación manual y firma de facturas mediante formulario WEB para los proveedores que no tengan ERP ni capacidad de firma. Integración de las facturas en los sistemas del ayuntamiento de Alcoy. (AYTOS) Agencia Catalana de Certificación (CATCert): Recepción de las facturas electrónicas por parte de Catalana de Certificación de las facturas firmadas emitidas por sus proveedores. Verificación de certificados y facturas procedentes de los proveedores con ERP y capacidad de firma. Creación manual y firma de facturas mediante formulario WEB para los proveedores que no tengan ERP ni capacidad de firma. Integración de las facturas en los sistemas internos de CatCert.

61 7.7 Ejemplos Prácticos Industria: Daimler Crhysler España (DCE): Solución para el envío y custodia de facturas firmadas a DCE. Soluciones de terceros que permiten crear, firmar y custodiar la factura a un proveedor de automoción que trabaje con este fabricante de automóviles. Distribución y servicios: Proveedores Carrefour, El Corte Inglés (ECI), Makro, Eroski, Alcampo y Mercadona: Soluciónes para el envío y custodia de facturas firmadas hacia Carrefour, Eroski, ECI, Alcampo y Mercadona: Soluciones de terceros que permite crear,firmar y custodiar la factura a un proveedor de distribución que trabaje con dichos distribuidores Zardota-Otis: Proyecto para el envío de facturas firmadas y custodia de las mismas desde Zardoya-Otis a sus clientes y a sus administradores de fincas asociados. Iberia: Proyecto para el envío a los clientes del portal de iberia y servicio telefónico serviberia de las facturas firmadas correspondientes a la compra de los billetes por cada usuario.

62 7.7 Ejemplos Prácticos Prosegur: Proyecto de envío y recepción de facturas para los clientes y proveedores de Prosegur. Este proyecto cumple la legislación Española y Portuguesa ya que hay intercambio de facturas entre ambos países. Chipcard : Compañía que se dedica a la prestación de servicios a las compañías de seguros sanitarios y a los profesionales de la medicina que trabajan con ellas, mediante el desarrollo de software y la utilización de tarjetas de plástico. La componen compañías de asistencia sanitaria como Sanitas, Winterthur, MAPFRE, Adeslas, DKV Seguros, Caser, Cigna, etc. La solución contempla la integración de facturas desde los proveedores hospitalarios a los sistemas de gestión de cada compañía de asistencia sanitaria. Existe un alto grado de integración con dichos sistemas.

63 7.7 Ejemplos Prácticos Telcos & Utilities: Telefónica: Presta el servicio de facturación electrónica al segmento de empresas con la soluciónes de terceros actualmente está operativo para la Agencia Tributaria (AEAT) Entidades Financieras: Banesto: Plataforma factura electrónica donde el banco ofrece a sus clientes un servicio de Facturación electrónica( negociación y firma ) ligado a sus productos financieros de pago y financiación. Existe una alta integración con la aplicación de banca electrónica y sistemas financieros de pago del banco. Grupo Santander: Plataforma factura electrónica donde el banco ofrece a sus clientes un servicio de Facturación electrónica( negociación y firma ) ligado a sus productos financieros de pago y financiación. IMPLANTACIÓN ESPAÑA, PORTUGAL, CHILE, REINO UNIDO. First Data Ibérica. Gestión global de facturas asociadas a las transacciones realizadas con tarjeta en cualquier tipo de comercio, envío de las facturas firmadas a sus clientes.

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