Como implantar la Facturación n y Firma Electrónica en su empresa.

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1 Como implantar la Facturación n y Firma Electrónica en su empresa. Hacia la Facturación Electrónica Julián Inza, Presidente Albalia Interactiva 1

2 Gestión de Facturas 2 Fuente: AECOC, Marzo 2004

3 Obligatoria la efactura Carrefour El Corte Inglés Eroski Caprabo Ahold Alcampo Makro Mercadona Condis Sabeco Día Schlecker Aki Ahorramas Bon Preu Leroy Merlin En el momento actual, con la experiencia incipiente del año 2003, el ahorro en el Sector de la Distribución ha supuesto: 18 millones de euros 2,5 Km de archivadores Ciertos distribuidores dejan de adquirir productos a proveedores que no puedan emitir facturas electrónicas a partir de septiembre de

4 Aspecto de una efactura 4

5 Pasos para firmar una factura Requisitos previos Obtener el software de Firma Obtener el certificado En cada ocasión: Para Firmar Elegir la factura a firmar Con el botón derecho del ratón seleccionar la opción de firma Seleccionar el certificado para firmar (si hay más de uno) Se genera un fichero con la extensión.fir que contiene la factura, el certificado utilizado, y la firma Para Enviar Se adjunta el fichero.fir al mensaje de correo 5

6 Obligaciones del Emisor Conservar los datos de las facturas. No es necesario conservar las facturas emitidas sino la matriz o Base de datos que permite generarlas Asegurar legibilidad en formato original Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión En caso de factura electrónica: firmar electrónicamente la factura o delegar esta acción en un tercero o en el Receptor 6

7 Pasos en la Remisión B.D (Matriz) Procesos Internos (Conciliación y Contabilización) Obtención de los datos (Impresora virtual) Datos en bruto Preparación del formato de intercambio EDIFACT XML PDF Plastificado (Firma electrónica) AUTACK XMLDSign PKCS#7 U-Sign Envío o Almacenamiento y aviso E-factoring 7

8 Pasos para recibir una factura Requisitos previos Obtener el software de Firma Almacenar la factura de forma adecuada En cada ocasión: Para Recibir Se extrae el fichero.fir que contiene la factura Para Verificar la Firma o extraer la factura Elegir el fichero.fir a comprobar Con el botón derecho del ratón seleccionar la opción de verificar Al abrirse el programa, puede extraerse el documento factura en claro 8

9 Obligaciones del Receptor Conservar las facturas recibidas en su formato original (electrónico) incluso aunque hayan sido necesarias transformaciones de datos internas. O delegar esta función en un tercero. Opcionalmente puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417 Asegurar legibilidad en formato original Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado (no implica usarlo, necesariamente) 9

10 Pasos en la Recepción Recepción directa (Web service), , descarga Verificación de firma (CRL, OCSP, LDAP,...) Conversión de formatos PDF->XML->EDI ->Formatos internos Almacenaje Procesos Internos (Conciliación y Contabilización) Gestión de Pago Sistema de acceso on-line a la factura (Obtención evidencia) E-Confirming 10

11 Marco Legal Factura La normativa comunitaria de facturación electrónica permite desarrollar aplicaciones financieras asociadas con ambición europea: Sexta Directiva del Consejo de las Comunidades Europeas 77/388/CEE, de 17 de mayo de 1977, en materia de armonización de las legislaciones de los Estados miembros relativas a los impuestos sobre el volumen de negocios. Sistema común del IVA: Base imponible uniforme. Directiva 2001/115/CE, del consejo, de 20 de diciembre de 2001 por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido. La normativa española de facturación electrónica está suficientemente desarrollada: Real Decreto 2402/1985 de 18 de diciembre (obsoleto por el 1496/2003). Ley 30/1992 de 26 de Noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común Ley 37/1992 del 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido Orden HAC /3134/2002 de 5 de diciembre. Resolución 2/ 2003 de 14 de febrero del Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido ORDEN EHA/3256/2004, de 30 de septiembre, por la que se establecen los términos en los que podrán expedirse certificados electrónicos a las entidades sin personalidad jurídica a que se refiere el artículo 35.4 de la Ley General Tributaria. (BOE ) 11

12 Concepto básico Factura electrónica, factura digital, factura telemática, son diferentes denominaciones para las facturas remitidas por medios electrónicos (Artículo 18 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación RD.196/2003) La facturación telemática se basa en la aplicación de mecanismos que permiten garantizar los principios básicos exigibles a la facturación: La autenticidad del origen de las facturas La integridad de su contenido Factura Electrónica es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que remplaza al documento físico en papel conservando su mismo valor legal y que puede ser almacenado electrónicamente 12

13 Proyectos de adaptación Abanico de soluciones: Aplicaciones ad hoc Plataformas XML Redes VAN para EDI Ficheros PDF Firma adaptada al formato o en PKCS#7 Multifirma en lotes, con soporte de Hardware Criptográfico Software de gestión Formatos de intercambio Integración de escáneres y OCR en recepción Soluciones de Validación Selección de PSC Opción de Firma por terceros o en Autofacturación 13

14 Formatos electrónicos con carácter probatorio A entregar a la inspección tributaria, si lo solicita PKCS#7 Formato universal (semejante al ZIP) Utilizable con cualquier software compatible Permite que el documento viaje en el interior o en el exterior Transporta firmas y certificados PDF Fácil de entender para personas poco expertas en informática Las firmas y certificados viajan en el interior del fichero Convertible a XML En versiones anteriores a la 6 necesita un Plug-In de Firma y Verificación EDIFACT Muy extendido en el sector de la Distribución Muy compacto y estandarizado XML Añade semántica al formato, independiente del aspecto visual Es interpretable por ordenador en origen y destino Permite firmar trozos del documento 14

15 Formatos (PKCS#7) 15

16 Formatos (PDF) 16

17 Formatos (XML) 17

18 Formatos (EDI) 18

19 Herramienta AEAT 19

20 Factura en PDF La factura en PDF puede firmarse desde el interior (mediante las funciones de Acrobat 6.0, o mediante un plug-in de firma en versiones anteriores) o desde el exterior (en formato PKCS#7, añadiendo la extensión recomendada.fir ) 20

21 PDF417 PDF417 es un formato de almacenamiento en papel de datos electrónicos semejante a un diskette o un CD. 21

22 Plataformas (FacCil) Obligado tributario Emisor Obligado tributario Receptor Plataforma de firma y envío Plataforma de recepción, verificación, conversión almacenaje y recuperación Las plataformas pueden ser de emisión o de recepción Las plataformas de emisión unifican toda la facturación saliente de una empresa Las plataformas de recepción unifican toda la facturación entrante de una empresa Una entidad puede elegir una plataforma de emisión o gestionarlo directamente Una entidad puede elegir una plataforma de recepción o gestionarlo directamente 22

23 Plataformas Consultoría para determinar la mejor solución Informe jurídico para justificarla Conversión de salida y firma para emisión PDF Gestión de envío Gestión de recepción Verificación, almacenamiento, conversión de formatos, tratamiento de excepciones Integración con escáner y OCR para homogenización con facturas recibidas en papel Adaptación de sistemas de conciliación Formación al personal Planificación del despliegue Soporte a Clientes y Proveedores 23

24 Proyectos Ajuste a las necesidades Desarrollo del proyecto Despliegue y formación Análisis de Situación y Necesidades Dictamen Jurídico Conversores y Plataforma Generación y Verificación de Firma Fase Piloto Despliegue Equipo de consultoría de Interactiva 24

25 Uso sencillo de la Facturación Electrónica En caso de problemas al instalar inicio --> ejecutar --> regsvr32 "C:\Archivos de programa\camerfirma\desktopfirma\capicom.dll" 25

26 Obtención software de firma 26

27 DesktopFirma 27

28 Terminar la instalación DesktopFirma Hay que ir aceptando los pasos de la instalación hasta que termina 28

29 El certificado electrónico: Obtención

30 El certificado electrónico: Obtención 30

31 Error de certificado al acceder 31

32 El certificado electrónico: solicitud 32

33 El certificado electrónico: Descargar 33

34 El certificado electrónico: Instalación guiada 34

35 El certificado electrónico: configuración correcta... 35

36 El certificado electrónico: instalación 36

37 El certificado electrónico: selección de almacén 37

38 Ver la factura a firmar 38

39 Elegir la factura a firmar 39

40 Firmar electrónicamente 40

41 Selección de certificado 41

42 Firmar la factura 42

43 Firmar la factura 43

44 Firmar la factura 44

45 Verificar Firma 45

46 Verificación de firma 46

47 Extracción de la factura 47

48 Factura en PDF 48

49 Firmar el 49

50 Resumen Firmar facturas puede ser muy sencillo La factura firmada (PKCS#7) puede tener la extensión.fir y es la que tiene valor ante una inspección Hay procesos diferentes que también son válidos: Firma de ficheros PDF Firma de ficheros XML Firma de ficheros EDIFACT Firma de mensajes de Correo La firma de Ficheros PDF es fácil de entender y permite conversión a XML La firma de Ficheros XML y EDIFACT es más adecuada para sistemas automatizados Ampliar información en (sección legislación) 50

51 Preguntas 51

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