Estación de Usuario EDI

Transcripción

1 Estación de Usuario EDI V.1.46 Manual de Usuario

2 2 de Introducción Instalación Ejecución Estructura de la aplicación Configuración Configuración de los directorios de integración Traductor Configuración de las comunicaciones Firma dígital Interlocutores Base de datos de interlocutores Partes de un interlocutor Configuración firma digital Configuración visores Artículos Documentos Bandeja de salida Traducción de plano a EDI Bandeja de salida Ficheros planos Por traducir Bandeja de salida Ficheros planos Erróneos Bandeja de salida Documentos EDI Para enviar Bandeja de salida Documentos EDI Enviados Bandeja de salida Documentos EDI Rechazados Bandeja de salida Documentos EDI Recogidos Bandeja de entrada Traducción de EDI a plano Bandeja de entrada Documentos EDI Por traducir Bandeja de entrada Documentos EDI Erróneos... 19

3 3 de Bandeja de entrada Procesados Procesos de traducción y comunicaciones Firma digital Importación del certificado digital Envío de documentos firmados Configuración de los documentos a firmar Envío del certificado de clave pública a su interlocutor Proceso de firma Información de errores Recepción de documentos firmados Configuración de firma de documentos recibidos Importación de certificados públicos de los interlocutores Traducción de un mensaje con firma Automatización Configuración de la automatización Activación del proceso automático Errores durante el proceso automático Soporte Técnico...27

4 4 de Introducción comedi es la estación de usuario EDIFACT de ediversa. Se trata de una aplicación cuya principal misión es integrar en sus sistemas informáticos los mensajes normalizados por lo estándares EDIFACT, de tal manera que pueda el usuario beneficiarse de todas las ventajas que el uso de estas tecnologías ofrece. Este manual es una guía rápida en el que se explican los conceptos básicos para utilizar comedi, desde la instalación, y la traducción de sus mensajes, hasta el envío, recepción y gestión de los mismos. 2. Instalación La instalación del software es muy sencilla. Primero de todo, debe descargarse el software desde el área de descarga de nuestra página Web: A continuación. Ejecute la instalación de la forma habitual de Windows. Al final del proceso, se le pedirá si desea crear accesos directos en el escritorio y en la barra de inicio rápido. Acepte, y el proceso de instalación habrá concluido. Una vez instalado, se crearán dos carpetas: C:\archivos de programa\ediversa, donde se encuentra la aplicación. C:\ediversa, donde se encuentran los datos de la aplicación: ficheros de configuración, bases de datos, y el archivo de los mensajes que la aplicación vaya procesando. 3. Ejecución Una vez instalado, puede ejecutar la aplicación desde el icono creado en el escritorio, o desde el creado en el inicio rápido. Al cabo de unos segundos, verá como en la bandeja de iconos situada al lado del reloj de Windows, aparece el icono de la aplicación de ediversa. Si sobre este icono pulsa con el botón derecho del ratón, se abrirá un menú contextual con las opciones de la automatización de procesos, explicado en capítulos posteriores. Si pulsa doble click, se abrirá la estación de usuario para ser manejada en modo manual. 4. Estructura de la aplicación Como comprobará al ejecutar por primera vez el programa, el aspecto y el uso del mismo es muy similar a otras aplicaciones del entorno Windows. De esta manera, se podrá familiarizar con su uso de una forma rápida e intuitiva. En la parte superior aparece el clásico menú de Windows, e inmediatamente debajo los botones de acceso rápido a las funcionalidades mas comunes de la aplicación. En la parte izquierda, se selecciona que parte de la aplicación se muestra en la ventana central, mediante las pestañas de la parte inferior y luego con la opción seleccionada en el árbol que aparece en la parte izquierda central.

5 5 de Configuración Lo primero que debe hacer antes de empezar a traducir o transferir mensajes es configurar la aplicación. Acceda a la ventana de preferencias mediante la opción de menú Archivo Preferencias, o bien mediante el siguiente botón de la barra de herramientas: 5.1 Configuración de los directorios de integración La primera pestaña de la configuración de comedi se utiliza para determinar cuales son los directorios que comedi va a utilizar para la integración con el ERP: Si desea cambiar cualquier directorio, pulse el icono con la lupa que hay a su derecha, y aparecerá una ventana para que seleccione el directorio adecuado. Si pulsa el icono de la X se borrará el directorio seleccionado actualmente. Directorio de envío: se configura aquí el directorio donde deberá depositar los ficheros planos que contiene los mensajes que desea enviar a sus interlocutores. Por defecto, este directorio es: c:\ediversa\send\planos. Directorios de recepción Guardar copia en formato EDIFACT de los documentos recibidos: se configura aquí el directorio donde el traductor depositará los mensajes recibidos en formato EDIFACT, tal y como han llegado., ya en formato plano,

6 6 de 27 para ser integrados posteriormente en su ERP. Por defecto, el directorio c:\ediversa\rec\planos. Directorios de recepción Guardar copia en formato plano de los documentos recibidos: se configura aquí el directorio donde el traductor depositará los mensajes recibidos, una vez validados, en formato EDIFACT. Utilizar este directorio en caso de que su ERP integre directamente documentos en formato EDIFACT. Directorios de mensajes de servicio Guardar copia en formato XML de los mensajes de servicio recibidos, con información del estado de sus documentos enviados: comedi actualiza automáticamente el estado de los mensajes enviados mediante mensajes recibidos desde la plataforma de ediversa, llamados mensajes de servicio. Si se quiere traspasar la información de estos mensajes al sistema de gestión del usuario, de tal manera que desde ahí se pueda ver el estado de los documentos enviados, es necesario configurar este directorio. Consulte el documento Guía de integración de los mensajes de servicio para mas información. Directorios de mensajes firmados: configurar este directorio si se desea conservar una copia de todos los mensajes generados por comedi con firma digital. comedi copiará en este directorio cada documento firmado si se selecciona. 5.2 Traductor En este apartado se configura el comportamiento del traductor en algunos de sus aspectos: Utilizar código interno en fichero plano (Interlocutores): active está opción si en sus ficheros planos desea que se identifiquen los interlocutores con el código interno del su ERP en lugar de los códigos de usuario normalizados (GLN para usuarios de EAN Internacional). El módulo de traducción ejecutará la conversión siempre que los códigos estén dados de alta en la lista de interlocutores de la aplicación. Utilizar código interno en fichero plano (Artículos): active está opción si en sus ficheros planos desea que se identifiquen los artículos con el código interno del su ERP en lugar de los códigos de usuario normalizados (GTIN para usuarios de EAN Internacional). El módulo de traducción ejecutará la conversión siempre que los códigos estén dados de alta en la lista de artículos de la aplicación.

7 7 de 27 Los interlocutores deben estar definidos en la estación: active esta opción si desea que el traductor verifique que los puntos operacionales de los mensajes, tanto entrantes como salientes, están dados de alta en la base de interlocutores de la estación. Si hace esto, el programa verificará que todos los códigos de interlocutores (habitualmente en los segmentos NAD de EDIFACT y en los NADxxx de los ficheros planos de ediversa) están creado en esta base de datos. Tenga en cuenta que aunque no los active, siempre deberá dar de alta aquellos que se utilizan para identificar el destinatario del envío, y que se especifica en las guías en formato plano de cada uno de los documentos. Los artículos deben estar definidos en la estación: active esta opción si desea que el traductor verifique que los códigos de artículos de los mensajes, tanto entrantes como salientes, están dados de alta en la base de artículos de la estación. Si hace esto, el programa verificará que todos los códigos de artículos (habitualmente en los segmentos LIN tanto de EDIFACT como de los ficheros planos de ediversa) están creado en esta base de datos. Verificación sintaxis de documentos: esta es la única opción que está activada por defecto al instalar la aplicación. Indica al traductor que verifique que todos los caracteres de los mensajes estén dentro del juego especificado en el segmento UNB del mismo. En ocasiones, un mensaje EDIFACT entrante lo rechaza el traductor por esta razón, ya que el emisor ha incluido caracteres no permitidos. Si usted considera que no es importante, ya que sus procesos internos pueden procesar estos caracteres, puede desactivar esta opción, y en posteriores mensajes el traductor no reportará ningún error. 5.3 Configuración de las comunicaciones Para configurar las comunicaciones, pulse en la pestaña de comunicaciones de la ventana preferencias : Únicamente debe configurar el nombre de usuario y la contraseña que ediversa le haya asignado. La aplicación ya tiene configurado el resto de parámetros de la aplicación. El nombre de usuario asignado por ediversa está compuesto por 10 caracteres alfanuméricos. Tenga en cuenta que debe introducir tanto el nombre de usuario como la contraseña respetando las mayúsculas y minúsculas, tal y como ediversa se lo ha proporcionado.

8 8 de 27 Pulse aceptar una vez haya asignado estos valores. En este momento, ya podrá realizar conexiones con ediversa. Si quiere comprobarlo, acceda al botón rápido de la barra de herramientas Enviar y recibir. Una vez pulsado, se abrirá una ventana con el detalle de la conexión. Si se produce un error, la ventana quedará abierta mostrando el error. Asegúrese, en este caso, que: 1. Ha introducido bien el nombre de usuario y el password. 2. Su PC tiene conexión a Internet. 3. Si su red está protegida por un firewall, consulte con el administrador de la red, para que su PC pueda acceder a los puertos 110 y Firma dígital En este apartado, se configura el algoritmo de firma por defecto que se utiliza para la firma digital. Consultar el apartado Firma digital para más información. 6. Interlocutores En el contexto EDIFACT, un interlocutor es el emisor o el receptor de un mensaje EDIFACT. Esta información es similar a la que se indica en el sobre de un correo postal. Indica a quien se envía un mensaje (destinatario) o de quien viene (receptor). Los interlocutores se identifican con lo puntos operacionales centrales o físicos. Además, cada interlocutor puede tener varias partes, que pueden ser delegaciones, oficinas, almacenes, etc. Estas partes se identifican por su punto operacional lógico. Un ejemplo típico es el de las grandes superficies. Aunque los mensajes se envían o se reciben desde un único interlocutor, identificado por el punto operacional físico o central, la gran superficie puede identificar dentro del mensaje diferentes supermercados, hipermercados, almacenes, etc.

9 9 de 27 En los mensajes EDIFACT, los interlocutores se indican en el segmento UNB, que indica el inicio de un intercambio, y las partes, en los segmentos NAD. En los ficheros en formato plano de ediversa, la información del UNB no aparece, puesto que lo que se integra en los ERP es el documento en si, y no el sobre que lo contiene, de la misma manera que cuando recibe, por ejemplo, una factura en papel, archivará la factura, pero tirará el sobre que la contiene. Las partes suelen aparecer en los segmentos NADxxx, aunque esto varía según el documento (consultar la guía de cada documento para identificarlo). En la traducción de EDI a plano, como se ha dicho antes, la información del interlocutor se ignora. Sin embargo, cuando se traduce de plano a EDI, es necesario que la estación sepa localizar cual es el punto operacional físico al que tiene que enviar la información para construir el segmento UNB. Para ello, la estación contiene una base de datos de interlocutores y partes. Independientemente de lo que haya configurado en la ventana de Preferencias de la estación, es necesario, por tanto, que siempre añada a la base de datos, aquella parte que necesita la estación para saber a quien debe enviar un determinado mensaje, y el interlocutor al que pertenece la parte. Si además, usted activa la opción Los interlocutores deben estar definidos en la estación, entonces deberá introducir en la base de datos todas las partes y interlocutores que incluya en sus mensajes, tanto salientes como entrantes. Esta opción se utiliza para comprobar que no se traduce ningún mensaje cuyos puntos operacionales no haya identificado previamente. Son sus interlocutores quienes deben enviarle la relación de los puntos operacionales físicos y lógicos que incluyen en sus mensajes. 6.1 Base de datos de interlocutores Acceda a la ventana Parámetros, mediante el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la aplicación. Una vez aquí, verá en la parte superior los accesos a los Interlocutores propios o Interlocutores externos. Los primeros son los que pertenecen a la empresa o empresas que gestiona la estación comedi, mientras que los segundos son las que pertenecen a las empresas interlocutoras de los primeros. Cuando pulse uno de ellos, aparecerá en la parte central de la aplicación, la base de datos de los interlocutores seleccionados. En ambos casos, en la parte superior se muestra la relación de interlocutores. Cuando se posiciona sobre uno de ellos, en la parte inferior aparece la relación de las partes que pertenece al interlocutor seleccionado. Observará que en la barra de herramientas han aparecido en la parte más a la derecha nuevos botones. Si posiciona el puntero del ratón encima de cada uno de ellos, verá que aparece una pequeña descripción de lo que hace ese botón. Para crear un nuevo interlocutor, pulse el primer botón de esta serie, Nuevo interlocutor :

10 10 de 27 Se abrirá entonces la siguiente ventana: Hay tres bloques de datos: 1. Datos obligatorios, identificados con el fondo amarillo: a. Codificación: seleccione GLN (Global Location Number) si el código que va a introducir esta codificado con este sistema de EAN internacional. En caso contrario, seleccione ninguno. Si selecciona GLN, la aplicación comprobará que el código introducido es correcto según las normas EAN13. b. Código: código con el que se identificará al interlocutor en los mensajes. Debe ser del tipo especificado en la opción anterior. c. Nombre empresa: Nombre de la empresa con la que identificamos el interlocutor. 2. Datos de la empresa, contacto, departamento, teléfono, fax y . Puede introducirlos si quiere mantener esta información en la base de datos, pero no es necesario para el funcionamiento de la aplicación. 3. Certificados: aquí puede añadir un certificado asociado al interlocutor. Este certificado es necesario si desea firmar los documentos electrónicamente. Si se trata de un interlocutor interno, se añadirá el certificado privado para firmar los documentos enviados. Para un interlocutor externo, se carga aquí el certificado público para validar los mensajes recibidos y firmados. Consultar el apartado Firma digital para mas información. Pulse sobre el botón que se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana e identificado con un disquete para guardar los datos. También puede cerrar la ventana de la

11 11 de 27 forma habitual en Windows, y responder si o no a la pregunta Desea grabar los cambios? que le hace la aplicación en este caso. Mas delante, podrá modificar los datos del interlocutor mediante el botón Modificar interlocutor, o eliminarlo mediante el botón correspondiente. Si elimina un interlocutor se borrarán todas sus partes asociadas. 6.2 Partes de un interlocutor Una vez ha creado un interlocutor, ya puede asociarle sus partes correspondientes. Para ello, sitúese sobre él, y pulse el botón Nueva parte. También puede pulsar el botón derecho, en cuyo caso aparecerá el típico menú contextual de Windows con las opciones correspondientes, entre ellas, Nueva parte. Aparecerá entonces la siguiente ventana: Como en la ventana de interlocutores, los datos se dividen en dos bloques: 1. Datos obligatorios, identificados con el fondo amarillo: a. Código interno: se trata del código que utiliza internamente en su ERP para identificar a la parte. Es necesario cuando en los ficheros planos usted trabaja con códigos internos en lugar de los códigos normalizados. b. Codificación: seleccione GLN (Global Location Number) si el punto operacional que va a introducir esta codificado con este sistema de EAN internacional. En caso contrario, seleccione ninguno. Si selecciona GLN, la aplicación comprobará que el código introducido es correcto según las normas EAN13. c. Punto operacional: código con el que se identificará al interlocutor en los mensajes. Debe ser del tipo especificado en la opción anterior. d. Nombre empresa: Nombre de la empresa, delegación, almacén, etc., con la que identificamos el interlocutor. 2. Datos de la empresa: rellene estos datos en uno de los siguientes casos: a. Si en los ficheros planos no introduce información obligatoria en los segmentos de interlocutores (NADxxx), y espera que la propia estación los rellene recogiéndolos de aquí.

12 12 de 27 b. Si, como datos puramente informativos, usted desea mantener esta información en la base de datos de comedi. 6.3 Configuración firma digital Si pulsamos con el botón izquierdo un interlocutor externo, aparece en el menú contextual la opción Configuración de firma digital. En esta apartado, puede personalizarse varios aspectos de la firma digital para este interlocutor, como son los documentos que se enviaran firmados, los documentos que se deben recibir siempre firmados, o si se incluirá el certificado de clave pública en los mensajes firmados. Consultar el apartado Firma digital para mas información. 6.4 Configuración visores Un visor es una plantilla que se utiliza para visualizar un documento, en un formato similar al que podríamos verlo en papel. Cada tipo de documento, tiene por defecto asociado un visor (ver el capítulo Documentos ), pero quizá nos pueda interesar configurar uno para un determinado interlocutor. Por ejemplo, para visualizar los pedidos del Sector Sanitario, existe un visor concreto llamado pedido_sanitario, que muestra en un formato mas adecuado el pedido con los datos mas utilizados por este sector. Si usted desea personalizar el aspecto de sus documentos, puede ponerse en contacto con el Soporte Técnico de ediversa. Para cambiar los visores por defecto, se debe seleccionar la opción Utilizaré para este interlocutor los visores siguientes. En la parte inferior, aparece una lista de los documentos parametrizados en la estación, con el visor asignado. Desplegando la lista donde está el nombre del visor, podemos ver y seleccionar un visor diferente al que hay por defecto.

13 13 de Artículos ComeDi puede mantener también una base de datos de artículos, únicamente necesaria si usted ha activado alguna de las siguientes opciones de la ventana de preferencias: 1. Los artículos deben estar definidos en la estación 2. Utilizar código interno en fichero plano (Artículos) Para acceder al mantenimiento de artículos, pulse sobre el botón Parámetros que se encuentra en la parte izquierda inferior de la aplicación, y luego el botón Artículos que se encuentra en la parte inmediatamente superior. Verá que aparece en la parte principal de la aplicación la relación de artículos. A la vez, se activa un nuevo conjunto de botones en la barra de herramientas: También dispone de un menú contextual al que se accede con el botón derecho del ratón, estando el cursor del mismo situado en la parte principal de la aplicación. Pulse el botón Nuevo artículo si desea añadir un artículo. Aparecerá entonces la siguiente ventana: Como es habitual, los datos resaltados en amarillo son obligatorios: 1. Código interno, con el que se identifica al artículo en el ERP del cliente. 2. Codificación: seleccione GTIN si utiliza la codificación normalizada por EAN Internacional. En caso contrario, seleccione ninguno. 3. Código Edifact: introduzca el código con el que identificará sus artículos en los mensajes EDIFACT. 4. Descripción: breve descripción del artículo. Pulse sobre el botón que se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana e identificado con un disquete para guardar los datos. También puede cerrar la ventana de la forma habitual en Windows, y responder si o no a la pregunta Desea grabar los cambios? que le hace la aplicación en este caso. Mas delante, podrá modificar los datos del artículo mediante el botón Modificar artículo, o eliminarlo mediante el botón correspondiente.

14 14 de Documentos La relación de documentos que usted puede traducir con comedi se encuentra en el listado de documentos, al que puede acceder mediante la opción Parámetros que se encuentra en la parte inferior izquierda de la aplicación, y luego con la opción Documentos que se encuentra en la parte inmediatamente superior. Una vez aquí, verá en la parte central de la pantalla la relación de documentos que comedi puede traducir. Cada documento se identifica con los siguientes datos: 1. Referencia: es el identificativo único del documento. 2. Nombre: Descripción del documento (factura, albarán, pedido, etc.) 3. Tipo, Versión EDIFACT, Sub-versión, Agencia y Código, son los identificativos EDIFACT que distinguen a de forma inequívoca un documento de otro. Para los que conozcan la sintaxis EDIFACT, estos datos aparecen en el UNB de los mensajes. 4. Organización que normaliza el documento. Normalmente será EAN Internacional, AECOC, o similar. 5. Sector al que va dirigida la parametrización del documento (sanitario, distribución, etc.). 6. Versión: versión del documento según ediversa. 7. Firmar: si está activo, indica que cuando la estación traduzca un mensaje de este tipo de plano a EDI, siempre los firmará electrónicamente. Consulte la guía de la firma electrónica si desea utilizar esta funcionalidad. 8. Validar: si está activo, indica que cuando la estación traduzca un mensaje de este tipo de EDI a plano, comprobará que este firmado electrónicamente por su emisor. En caso contrario, siempre mostrará un error. Consulte la guía de la firma electrónica si desea utilizar esta funcionalidad. 9. Visor: es el nombre del visor por defecto que se utilizará para visualizar el documento. Un visor es una plantilla que permite mostrar los datos del documento en un formato determinado. Puede cambiarse el visor asociado a un determinado interlocutor desde la opción Configuración visores de los interlocutores externos. 10. Bloqueado: si selecciona esta opción, ningún documento de este tipo será traducido por la estación. Si usted comprueba que el documento que desea traducir no está en esta lista debe ponerse en contacto con el Soporte Técnico de ediversa. Estos le harán llegar los ficheros necesarios y las instrucciones para su instalación. Esta relación de documentos se actualiza automáticamente cada vez que se consulta, o cada vez que se entra nuevo en la aplicación. 9. Bandeja de salida Traducción de plano a EDI En la bandeja de salida se encuentran las carpetas donde se almacenan los mensajes que se envían a los interlocutores externos. Esta bandeja está dividida en: 1. Ficheros planos: a. Por traducir: cualquier fichero que se encuentre en el directorio de salida (configurado en la opción Preferencias), lo interpreta el programa como un fichero plano que deberá traducir a EDI. b. Erróneos: si el proceso de traducción a EDI devuelve un error, el fichero plano quedará en esta carpeta, con el fin de que los responsables analicen la causa del error. 2. Documentos EDI: a. Para enviar: una vez traducido un fichero plano, se almacena en esta carpeta ya en formato EDIFACT, en la que quedan los documentos pendientes de envío. b. Enviados: una vez el proceso de comunicaciones ha enviado el mensaje a ediversa, el documento pasa al estado enviado y se almacena en esta carpeta.

15 15 de 27 c. Rechazados: si ediversa devuelve una notificación de entrega negativo (mensaje electrónico que notifica un error al procesar un mensaje enviado por la estación), el mensaje original que se envió a ediversa y que provocó esta notificación, quedará almacenado en esta bandeja. d. Recogidos: cuando un documento pasa a esta carpeta es por que la estación ha recibido un acuse de recibo del destinatario del mensaje, que indica que lo ha recogido. 9.1 Bandeja de salida Ficheros planos Por traducir En esta carpeta se muestran todos los ficheros que se encuentran en el directorio de salida (configurado en Preferencias). Los procesos internos del usuario deben colocar en este directorio los mensajes que desea enviar, en el formato adecuado según las especificaciones de las guías del fichero plano correspondiente. Una vez traducido, se moverá a la carpeta para enviar o erróneos según el resultado de la traducción. Una vez se entra en esta carpeta, se mostrará en la parte central de la aplicación los ficheros que hay en el directorio. Para cada uno, el nombre del fichero, su longitud, y la fecha de creación. Para la estación, únicamente son ficheros, y no documentos. Como es habitual, en la parte derecha de la barra de herramientas nos aparecen los botones asignados a las diferentes funcionalidades que podemos activar en esta bandeja, y también disponemos del menú contextual que se activa con el botón derecho del ratón para acceder a estas funciones. Algunas de las funciones pueden aplicarse a varios ficheros a la vez (como eliminar o traducir). Si desea seleccionar varios ficheros, hágalo con la forma habitual de Windows (utilizando las teclas shift o control). Nuevo: cualquier fichero que coloque externamente en el directorio de salida aparecerá en esta bandeja. Si desea colocar alguno desde la aplicación, lo puede hacer mediante esta opción. Se abrirá la típica ventana de Windows por donde podrá navegar por las carpetas de su PC, y seleccionar los ficheros que desee copiar en la bandeja de salida. Editar fichero: se abrirá una ventana con un sencillo editor, en el que podrá modificar manualmente el fichero plano seleccionado. Si únicamente desea ver el contenido del fichero, utilice la opción visualizar, para evitar modificaciones indebidas. Actualizar directorio: si añade o elimina archivos del directorio de salida, el programa solo actualizará el contenido del directorio si entra de nuevo en la carpeta o si pulsa este botón.

16 16 de 27 Eliminar: se eliminará el fichero o los ficheros seleccionados. Traducir ficheros planos a EDI: se traducirán únicamente los ficheros seleccionados. Visualizar: se abre una ventana donde se muestra el contenido del fichero plano con el número de línea la izquierda. Si las líneas no caben en el ancho de la ventana, puede redimensionarla con la forma habitual de Windows. Para una explicación mas detallada del proceso de traducción, vea el capítulo 11 (procesos). 9.2 Bandeja de salida Ficheros planos Erróneos Se almacenan en esta bandeja aquellos ficheros que durante el proceso de traducción han devuelto algún error. En este caso, el documento EDIFACT no se ha generado. Si seleccionamos cualquier fichero de esta bandeja, veremos en la parte inferior de la pantalla el detalle de los errores que el proceso de traducción ha encontrado. Los datos que se muestran son: 1. Fichero: nombre del fichero en el que se ha encontrado el error. 2. Número de error: código de error asignado. 3. Mensaje: texto breve explicativo del error. 4. Línea: número de línea donde se ha encontrado el error. Si utiliza la opción Visualizar, podrá encontrar mediante este número de línea donde se ha producido el error. 5. Posición: posición dentro de la línea donde se ha encontrado el error. El 1 indica el primer campo después del identificador de segmento. 6. Segmento: identificativo del segmento de la línea donde se ha encontrado el error. 7. Valor erróneo: en el caso de que el error se haya producido por el valor de un determinado campo, se mostrará este valor en esta columna. Esta información se ofrece para ayudar a localizar el error que ha provocado el fallo en la traducción. Si aun así, no localiza la causa del error, póngase en contacto con el Soporte Técnico de ediversa. Como es habitual, esta bandeja tiene sus propios botones y menú contextual: Editar fichero: se abrirá una ventana con un sencillo editor, en el que podrá modificar manualmente el fichero plano seleccionado, para corregir el error y volverlo a traducir. Es recomendable utilizar esta opción únicamente para hacer pruebas, puesto que cualquier error al generar el fichero plano debe ser subsanado en el proceso que genera estos ficheros desde el ERP. Si no es así, corremos el riesgo de que se reproduzca en futuras ocasiones. Eliminar: se eliminará el fichero o los ficheros seleccionados. Traducir ficheros planos a EDI: se volverá a traducir el fichero. Visualizar: se abre una ventana donde se muestra el contenido del fichero plano con el número de línea la izquierda. Si las líneas no caben en el ancho de la ventana, puede redimensionarla con la forma habitual de Windows. 9.3 Bandeja de salida Documentos EDI Para enviar

17 17 de 27 Cuando se traduce un fichero plano a documento EDI normalizado, se almacena en esta bandeja, donde esperará el próximo proceso de comunicaciones para ser enviado. En este momento, se borrará de esta bandeja y se moverá a la siguiente (Enviados). Para cada documento, se muestran los siguientes datos: 1. Si en la primera columna aparece un icono como este ( ), es que el documento está firmado electrónicamente. 2. Tipo de documento. Para facilitar la comprensión por parte del usuario, se muestra la descripción. Por ejemplo, en lugar de mostrar INVOICE D 96A EAN008, se visualizará el texto Factura. 3. Referencia: referencia única del documento generado por el módulo de traducción, y que aparece en el segmento UNH. Es, a la vez, la referencia del intercambio (segmento UNB) del documento, puesto que comedi asigna la misma referencia al intercambio que al documento. 4. Código receptor: punto operacional del interlocutor al que va dirigido el mensaje. 5. Nombre receptor: en caso de que el receptor esté creado en la base de datos de interlocutores, el programa mostrará en este campo el nombre de la empresa asociada al código de receptor. 6. Numero de documento: número interno de documento, Por ejemplo, si se trata de una factura, se mostrará el número de factura. Si es un pedido, el número de pedido. 7. Fecha de creación del documento, o lo que es lo mismo, la fecha y hora en el que se realizó el proceso de traducción de plano a EDI. Los botones de la barra de herramientas son: Visualizar EDI: se abre una ventana en la que se visualiza el documento EDIFACT. Visualizar plano: se abre una ventana en la que se visualiza el fichero plano que originó el documento EDIFACT seleccionado. Visualizar el documento formateado: se mostrará el documento con la plantilla por defecto, o en su caso, por la configurada para el interlocutor. Se activa también esta opción pulsando doble clic sobre el mensaje. Ver firma: en caso de que el documento haya sido firmado, se muestran los datos de la firma y del certificado utilizado. Eliminar: elimina del sistema el documento o documentos seleccionados. Cambiar estado: o Bloquear: si se bloquea un documento, no se enviará en las próximas conexiones hasta que el usuario lo desbloquee. o Recogido: pasa el documento a estado recogido. Esto es útil cuando sabemos que el usuario destino del mensaje ya tiene el documento en su poder, pero, que por alguna razón, no se ha recibido el acuse de recibo que lo cambia a este estado automáticamente. 9.4 Bandeja de salida Documentos EDI Enviados En esta carpeta se almacenan aquellos mensajes que han sido traducidos con éxito a EDIFACT y enviados a la plataforma de ediversa. Consultar el capítulo dedicado a los procesos (capítulo 11), para mas información de cómo se activa el proceso de envío de mensajes.

18 18 de 27 Para cada mensaje, se muestra la misma información que en la carpeta Para enviar, además del estado del mensaje. El estado, en esta carpeta, pueden ser dos: Enviado: indica que el mensaje ha sido enviado a ediversa. Entregado: indica que el mensaje se ha entregado al buzón de destino. Esto no implica que el usuario receptor del mismo lo haya recogido, sino únicamente que lo tiene disponible en su buzón. Para que el estado pase a Entregado, el sistema debe recibir desde la plataforma ediversa un mensaje del tipo Notificación de entrega positivo (DSN). Los botones disponibles son los mismos que en la carpeta Para enviar. La única diferencia es que la función de cambio de estado puede pasar el mensaje al estado por traducir en lugar del estado Bloqueado. Se cambia el estado a Por traducir, si se desea enviar de nuevo el documento. En este caso, se debe generar de nuevo el mensaje. Aunque el documento sea el mismo, el mensaje EDIFACT no lo es, puesto que cada mensaje enviado tiene un número de referencia diferente. Esto implica que se hace una copia del fichero plano en la bandeja Por traducir, para que en el próximo proceso de traducción se genere un nuevo con el mismo documento. Si utilizamos esta opción, el mensaje que tenemos seleccionado seguirá estando en esta carpeta con el mismo estado. 9.5 Bandeja de salida Documentos EDI Rechazados Una vez enviado el documento a ediversa, este pasa por una serie de validaciones. Si además, el destinatario pertenece a otra red ajena a ediversa, en la otra red también pasará estas validaciones. Si por cualquier razón, el mensaje no las supera, la estación comedi recibirá un mensaje de tipo Notificación de Entrega Negativo. En este caso, al procesar este tipo de mensajes, la estación pasa el documento original al estado Rechazado, y se pasará a esta carpeta. La funcionalidad asociada a los mensajes de esta carpeta son los mismos que la bandeja Para enviar, incluso los cambios de estado. En la información que se ofrece para cada mensaje, se añade el campo Fecha rechazo, que contiene la fecha y la hora en la que se notificó el error. Cuando selecciona un documento de esta carpeta, en la parte inferior de la pantalla, se muestra una ventana con une breve explicación del error. Si aun así, no puede localizar el error, no dude en ponerse en contacto con el Soporte Técnico de ediversa. 9.6 Bandeja de salida Documentos EDI Recogidos En esta bandeja, se hallan los documentos de los que se tiene constancia que han sido recogidos por el usuario final. El estado de estos mensajes pasa a Recogido cuando la estación recibe un mensaje de tipo MDN o Acuse de recibo. La funcionalidad asociada en el menú contextual y en los botones de la barra de herramientas es la misma que en la bandeja Para enviar, con la única diferencia que el cambio de estado solo se puede realizar a Por traducir. 10. Bandeja de entrada Traducción de EDI a plano En esta bandeja se hallan todos los documentos recibidos desde la plataforma de ediversa y remitidos por otros interlocutores. En una primera instancia, los mensajes se reciben en el formato normalizado EDIFACT y se depositan en la carpeta Por procesar. Si el proceso de

19 19 de 27 traducción a plano genera un error, quedará en la carpeta Erróneos, y, en caso contrario, en la carpeta Traducidos Bandeja de entrada Documentos EDI Por traducir Si durante el proceso de recepción de mensajes (explicado en el capítulo 11), se recibe un documento EDIFACT, este se deposita en la carpeta Por traducir, esperando a que el próximo proceso de traducción genere el fichero plano que se integrará en el ERP. En esta bandeja, únicamente se muestra los datos del fichero que contiene el documento EDIFACT, o sea el nombre del mismo, su longitud y la fecha de recepción. Será una vez traducido cuando la estación incorpore los datos del documento EDIFACT. Estas son las opciones del menú contextual y de los botones de la barra de herramientas asociada a esta carpeta: Actualizar directorio: refresca el directorio de entrada de ficheros EDI. Visualizar EDI: se abre una ventana en la que se visualiza el documento EDIFACT. Traducir ficheros EDI a planos: se traducirán únicamente los ficheros seleccionados. Visualizar el documento formateado: se mostrará el documento con la plantilla por defecto, o en su caso, por la configurada para el interlocutor. Se activa también esta opción pulsando doble clic sobre el mensaje. Ver firma: en caso de que el documento haya sido firmado, se muestran los datos de la firma y del certificado utilizado. Eliminar: elimina del sistema el fichero o ficheros seleccionados. Una vez realizado el proceso de traducción, pueden pasar a la bandeja de erróneos o a la de procesados Bandeja de entrada Documentos EDI Erróneos En esta se encuentran los ficheros EDI que al traducir a plano reportaron un error. En la parte inferior se encuentra la explicación del error o errores producidos en el fichero seleccionado en la parte superior. Esta explicación muestra los siguientes datos: 1. Fichero: nombre del fichero en el que se ha encontrado el error. 2. Número de error: código de error asignado. 3. Mensaje: texto breve explicativo del error.

20 20 de Línea: número de línea o segmento donde se ha encontrado el error. Si utiliza la opción Visualizar, podrá encontrar mediante este número de línea donde se ha producido el error. 5. Segmento: identificativo del segmento EDIFACT donde se ha encontrado el error. 6. Elemento: código de elemento EDIFACT donde se ha encontrado el error. 7. Valor erróneo: en el caso de que el error se haya producido por el valor de un determinado campo, se mostrará este valor en esta columna. Si tiene dificultades para interpretar estos datos y conocer la causa del error, no dude en ponerse en contacto con el Soporte Técnico de ediversa. En esta carpeta, únicamente puede visualizarse el fichero EDI o eliminarlo Bandeja de entrada Procesados En esta se encuentran los ficheros EDI traducidos a plano. Cuando el proceso de traducción finaliza, se hace una copia del fichero plano en el directorio de entrada configurado en la ventana de Preferencias, y queda registrada en esta carpeta. Los datos que se muestra para cada documento son: Si tiene dificultades para interpretar estos datos y conocer la causa del error, no dude en ponerse en contacto con el Soporte Técnico de ediversa. En esta carpeta, únicamente puede visualizarse el fichero EDI o eliminarlo. 1. Documento: para facilitar la comprensión por parte del usuario, se muestra la descripción. Por ejemplo, en lugar de mostrar INVOICE D 96A EAN008, se visualizará el texto Factura. 2. Referencia de intercambio: referencia única del intercambio generado por el emisor del mensaje, y que aparece en el segmento UNB. 3. Referencia de documento: referencia única del documento generado por el emisor del mensaje, y que aparece en el segmento UNH. 4. Emisor: punto operacional del interlocutor que remite el mensaje. 5. Nombre emisor: en caso de que el emisor esté creado en la base de datos de interlocutores, el programa mostrará en este campo el nombre de la empresa asociada al código de emisor. 6. Identificativo del documento: número interno de documento, Por ejemplo, si se trata de una factura, se mostrará el número de factura. Si es un pedido, el número de pedido. 7. Fecha de recepción del documento. 8. Identificativo de ediversa: se trata del identificativo único que la plataforma ediversa asigna a cada uno de los mensajes que trata su plataforma. Las funciones que se pueden realizar sobre estos documentos son: Visualizar plano: se abre una ventana en la que se visualiza el documento plano generado por el traductor. Visualizar EDI: se abre una ventana en la que se visualiza el documento EDIFACT.

21 21 de 27 Eliminar: elimina del sistema el documento documentos seleccionados. 11. Procesos de traducción y comunicaciones La principal funcionalidad de comedi es traducir documentos y transferirlos a la plataforma ediversa. Para ello, se han incluido una serie de procesos que se pueden ejecutar juntos o por separado para mayor comodidad del usuario. Estos procesos se pueden lanzar desde la barra de herramientas, y se encuentran en el segundo grupo de botones: Traducir todos a EDI: traduce todos los ficheros que se encuentra en la carpeta Por traducir de la bandeja de salida, de plano a EDIFACT. Durante el proceso, se muestra en la parte inferior de la pantalla el resultado de la traducción de cada uno de los ficheros. Se recomienda utilizar esta opción durante los periodos de prueba para comprobar el resultado de la traducción antes de ejecutar el proceso de envío. Traducir todos a plano: traduce todos los ficheros que se encuentra en la carpeta Por traducir de la bandeja de entrada, de EDIFACT a plano. Durante el proceso, se muestra en la parte inferior de la pantalla el resultado de la traducción de cada uno de los ficheros. Enviar: se lanza el proceso de comunicaciones para enviar los documentos que se encuentran en la carpeta Para enviar de la bandeja se salida. Durante el proceso, se abre una ventana en la que se informa del progreso de los envíos. Si se envía todos los documentos con éxito la ventana se cierra al terminar el proceso de envío. En caso contrario queda abierta con un texto explicativo del error. Recibir: se lanza el proceso de comunicaciones para recibir los documentos que se encuentran en lel buzón del usuario en la plataforma de ediversa. Durante el proceso, se abre una ventana en la que se informa del progreso de los envíos. Si se envía todos los documentos con éxito la ventana se cierra al terminar el proceso de envío. En caso contrario queda abierta con un texto explicativo del error. Al acabar el proceso de recepción, se inicia automáticamente el envío de los acuses de recibo (MDN) correspondientes a los mensajes recibidos. Enviar y recibir: lanza los dos procesos consecutivamente. Proceso automático: lanza consecutivamente los procesos de: o Traducir todos a EDI o Enviar o Recibir o Traducir todos a plano Se recomienda utilizar esta última opción cuando se haya pasado el periodo de pruebas, ya que con esta sola opción se realiza todo el proceso principal de la aplicación. 12. Firma digital La firma digital es un mecanismo que garantiza la autenticación, integridad y no repudio de los documentos firmados. Aunque se puede firmar el documento, el mas utilizado en este

22 22 de 27 aspecto es la factura, ya que mediante la firma se puede desmaterializar la factura, lo que evita tener que enviarla en soporte papel Importación del certificado digital Lo primero que se debe hacer para utilizar la firma electrónica es conseguir un certificado digital de una entidad certificadora autorizada por el organismo regulador que en cada caso se aplique. Para el caso de la factura electrónica en el marco legal de la Agencia Tributaria española, la lista de las entidades certificadoras autorizadas puede consultarse en El certificado contiene la clave privada (que solo el propietario del certificado debe poseer), y la clave pública (que es la que se envía a nuestros interlocutores para que puedan procesar y validar nuestros ficheros firmados electrónicamente. El certificado debe estar contenido en un fichero formato pfx, p12 o p7b. Para agregarlo al sistema, seleccione el interlocutor propio al que va a asignar el certificado. Haga doble clic sobre el mismo, o pulse el botón modificar. Se abre una ventana como la siguiente: Pulse el botón Agregar, y seleccione el fichero que contiene el certificado. El sistema le pedirá entonces la contraseña, y, una vez introducida, se agregará el certificado al sistema. Ahora ya está preparado para emitir documentos firmados electrónicamente Envío de documentos firmados Configuración de los documentos a firmar Puede decidir los documentos que desea firmar según dos criterios: el tipo de documento y el receptor del mismo.

23 23 de 27 En la bandeja Parametrización Documentos existe la casilla Firmar. Si esta está activa, se firmaran todos los documentos de este tipo que la estación genere pata enviar. Si está desactivada, no se firmará ninguno. Sin embargo, puede configurarse para cada interlocutor una forma de operar determinada. Si selecciona un interlocutor desde Parametrización Interlocutores externos, y pulsa el botón izquierdo, puede abrir la opción Configuración de la firma digital. Aparece una ventana como la que sigue: Si selecciona la opción Utilizaré para este interlocutor la configuración por defecto, cualquier documento que se generé para este destinatario, se firmará en función de lo establecido en el tipo de documento, en la bandeja de Parametrización Documentos. Si selecciona la opción, Utilizaré para este interlocutor la siguiente configuración, puede seleccionar los documentos que desee enviarle firmados, y pasarlos de la ventana Documentos que no se enviarán firmados a este interlocutor a la ventana Documentos que se enviarán firmados a este interlocutor. Todos los documentos que aparezcan en esta ventana se generarán firmados Envío del certificado de clave pública a su interlocutor Para que su interlocutor pueda procesar y validar sus mensajes firmados, debe tener en su sistema su certificado de clave pública. Puede hacerlo de dos maneras diferentes: 1. Si tiene el certificado incluido en el sistema de Windows, puede utilizar Microsoft Internet Explorer para extraer el certificado público en un fichero, y enviarlo mediante un mail convencional a su destinatario. Puede hacerlo desde el menú Herramientas Opciones de Internet, pestaña Contenido, botón Certificados. Seleccione el certificado que desee y pulse el botón Exportar. Siga las instrucciones, pero asegúrese de que

24 24 de 27 selecciona la opción No exportar la clave privada. El formato del certificado puede ser el X.509 (.cer). 2. En la ventana de configuración de la firma digital para un determinado interlocutor (vea el punto anterior), existe la opción Incluir el certificado público. Si la selecciona, causará que dentro del mismo mensaje, se incluya el certificado público, de tal manera que el destinatario podrá agregarlo a su sistema la primera vez que reciba un mensaje firmado. Si utiliza esta opción, es importante que una vez el destinatario le haya confirmado que está todo correcto, vuelva a deshabilitarla, para evitar un aumento significativo en el tamaño de los mensajes Proceso de firma Si todo está correctamente configurado, cada vez que se traduce un mensaje de plano a EDI para enviar, el sistema lo firma automáticamente si se ha configurado según las explicaciones del capítulo 12.2 (configuración de los documentos a firmar), y se incluirá el certificado según el punto anterior. Se enviarán los documentos firmados de la misma manera que se envían los no firmados, mediante la opción Enviar Información de errores Una vez el destinatario recibe los mensajes y los procesa, debe generar un mensaje de tipo AUTACK en caso de que se haya producido cualquier error en la firma. Este mensaje, cuando nos llegue al sistema, se procesará como un mensaje convencional EDI, solo que además causará que el mensaje firmado original que ha causado el error, quede en la bandeja de salida Documentos EDI Rechazados. Es importante consultar regularmente esta bandeja para comprobar que no se hayan producido errores Recepción de documentos firmados Configuración de firma de documentos recibidos Puede configurarse la estación de tal manera que el proceso de traducción de EDI a plano de un documento recibido, genere un error en caso de que no venga firmado. Si se desea que todos los documentos de un tipo (por ejemplo, facturas) se validen únicamente si están firmados, debe activarse el valor del campo Validar firma que se encuentra en la bandeja Parámetros Documentos. La configuración de esta bandeja es la que hay por defecto, pero se puede hacer una a medida de un interlocutor. Si selecciona un interlocutor desde Parametrización Interlocutores externos, y pulsa el botón izquierdo, puede abrir la opción Configuración de la firma digital. Aparece una ventana como la que sigue:

25 25 de 27 Si selecciona la opción Utilizaré para este interlocutor la configuración por defecto, cualquier documento que se generé para este destinatario, se firmará en función de lo establecido en el tipo de documento, en la bandeja de Parametrización Documentos. Si se selecciona la opción Utilizaré para este interlocutor la siguiente configuración, puede definirse que tipo de documento debe venir firmado. Para ello, hay que pasar el documento de la ventana Aceptaré estos documentos no firmados cuando vienen de este interlocutor, a la ventana Únicamente aceptaré estos documentos de este interlocutor si vienen firmados. Debe quedar claro sin embargo, que, aunque no se obligue a que un documento venga firmado, es posible que si este firmado digitalmente. En este caso, el proceso de traducción validará y aceptará el documento siempre que la firma sea correcta Importación de certificados públicos de los interlocutores Para que el proceso de validación de un mensaje firmado pueda realizarse, el programa debe tener incorporado a su base de datos el certificado de clave pública del interlocutor que lo envía. Hay dos modos de asignar a un interlocutor su certificado: 1. La primera es importarlo manualmente. Para ello el interlocutor debe de haberle suministrado el fichero que contiene la clave pública. Editando el interlocutor, puede incorporarse el certificado con el botón Agregar. 2. La segunda es incorporarlo desde un mensaje recibido por el usuario, con el certificado incluido. En este caso, cuando el mensaje se traduce, el sistema muestra al usuario los datos del certificado incluido en el mensaje, y, en caso de que el usuario lo acepte, se incorporará automáticamente en la base de datos.