Manual para la homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI

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1 Manual para la homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI Anexo 1 1 /// Manual para la Homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI

2 Indice A. Introducción B. Ojetivo C. Aspectos generales D. Proceso de validación Encontrarse afiliado Registrar la Aplicación a Revisar Revisión de la Solución Tecnológica E. Emisión de observaciones F. Publicación de resultados Información del Proveedor de Servicios EDI Solución Tecnológica Modelo de Informe Mensual Manual para la Homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI /// 2

3 Manual para la homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI A. Introducción El co mer cio Elec tró ni co es una nue va forma de hacer negocios, a medida que las em pre sas evo lu cio nan bus can do nue vos y me jo res mé to dos pa ra rea li zar sus pro ce sos de ne go cio, per ci ben que la información Justo a tiempo juega un papel trascendental y estratégico para po der com pe tir o has ta so bre vi vir en el mer ca do. De ahí que la in for ma ción precisa, confiable y en tiempo, tenga un valor fundamental en el desarrollo de los ne go cios de una em pre sa. Con la di fu sión de in ter net y el co mercio electrónico, el intercambio electrónico de datos (EDI) se está redefiniendo como una herramienta esencial en las operaciones comerciales, que propicia: Rea li zar ne go cios con ma yor ra pi dez, facilidad y eficiencia Lo grar el aho rro en los cos tos que se obtiene de realizar transacciones de comercio electrónico Re du cir los cos tes de ope ra ción, los niveles de inventario y los errores administrativos Aumentar la precisión y velocidad del intercambio de información B. Objetivo El objetivo del presente Manual es fijar las pautas, procesos y requerimientos de GS1 Ar gen ti na pa ra con las em presas que deseen ser homologadas como Proveedores de EDI, y los procedimientos aplicables a dicha homologación. GS1 Ar gen ti na bus ca ga ran ti zar a sus afi lia dos, por me dio del pre sen te Ma nual, que los pro vee do res de EDI ho mo lo ga dos por es ta or ga ni za ción, son ap tos pa ra brin dar el ser vi cio y/o apli ca cio nes de in ter cam bio elec tróni co de do cu men tos (EDI) en las me jo res con di cio nes téc ni ca s/o pe rati vas po si bles, a los efec tos de op ti mizar los pro ce sos lo gís ti cos y co mer ciales en be ne fi cio de to dos los in vo lucra dos en la ca de na de abas te ci miento y de man da. Entiéndase por EDI lo referido exclusivamente al Intercambio Electrónico de Documentos en los formatos estándares difundidos y administrados por GS1 a nivel mundial. Todo otro servicio y/o aplicación adicional brindado por los Proveedores EDI (que no utilice los estándares antes mencionados) en función a su es tra te gia co mer cial y/o a los acuerdos realizados con sus clientes NO es tán in clui dos den tro del mar co de la homologación. C. Aspectos generales La ad he sión al pro ce so de ho mo logación es voluntaria. El pro ce so de ho mo lo ga ción es gra tui to. So la men te po drán ac ce der a la homologación, aquellas empresas afiliadas a GS1 Argentina, y tengan sus cuo tas so cia les al día. El proceso de homologación tendrá una va li dez de 1 año. GS1 Ar gen ti na de fi ni rá las ru ti nas apro pia das pa ra va li dar los concep tos de fi ni dos den tro de di cho pro ce so. Cual quier irre gu la ri dad per sis tente res pec to a lo opor tu na men te de fi ni do den tro del pro ce so de ho mo lo ga ción, se rá cau sal de pér di da de la mis ma. La comunidad GS1 tendrá a disposición en nues tra pá gi na web la lis ta de men sa jes de las em pre sas ho mologadas para un periodo definido. - Mensualmente se informará a GS1 un reporte notificando la cantidad de transacciones por estándar y por men sa je tra fi ca do. Los estándares vigentes para esta homologación son EDIFACT versión 2002 y XML ver sión 2.4; es tos de berán actualizarse en cada cambio de versión que GS1 International publique y cuan do GS1 Ar gen ti na con sidere necesaria dicha migración. En la presente homologación se estarán verificando todos los documentos estándares que los proveedores tengan en pro duc ción y que de seen figuren en el acuerdo de homologación en tre es tos y GS1 Ar gen ti na. Se rea li za rá una nue va re vi sión a la So lu ción Tec no ló gi ca en los si guien tes ca sos: Cuando se haga alguna modificación a la solución tecnológica revisada originalmente o cambie de versión. El pro vee dor de be rá in for mar: La des crip ción de las des via ciones, a las es pe ci fi ca cio nes ori gina les, el efec to de la des via ción so bre el cum pli mien to to tal de la so lu ción y el al can ce e im pac to de las mo di fi ca cio nes. Cuan do GS1 Ar gen ti na li be re nuevas ver sio nes de es tán dar y/o tran sac cio nes. Cuan do se cum pla un año de la úl ti- 3 /// Manual para la Homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI

4 ma re vi sión. Cuan do el aso cia do o el pro vee dor lo so li ci te. PRO CE SO Encontrarse Afiliado a GS1 Argentina D. Proceso de validación El proceso de validación consiste en presentar la información necesaria que acre di ten a la em pre sa, así co mo una serie de pruebas técnicas y operativas que deberán aprobar exitosamente las soluciones EDI. Registrar el Mensaje y la Solución a revisar Verificación de la información Fase de presentación Revisión de la Solución Fase de validación GS1 Argentina estará a cargo de la Re vi sión de los men sa jes de las dis tintas de So lu cio nes Tec no ló gi cas EDI. Reporte de verificación No cumple Emisión de Observaciones Sí cumple La re vi sión apli ca rá a los men sa jes ofreci dos por las dis tin tas So lu cio nes Tec noló gi cas que ofre ce el pro vee dor, es de cir aplicará únicamente a los mensajes intercambiados, en las versiones revisadas de ca da pie za de soft wa re. La va lidación se realizará para cada versión de la aplicación. También se validará el ni vel de ser vi cio del pro vee dor de tecnología, el cual incluye hardware, interoperabilidad técnica, medios de comunicación, soporte, etc. En con trar se Afi lia do a GS1 Argentina Con la fi na li dad de ha cer un fren te co mún pa ra es ta ble cer me jo res prácti cas, ma si fi ca ción y es tan da ri za ción del Co mer cio Elec tró ni co en Ar gen tina, se re quie re es ta ble cer una Alianza en tre pro vee do res de tec no lo gía y GS1 Ar gen ti na. Toda empresa que desee participar en los Gru pos de Tra ba jo y/o en las nue vas iniciativas a nivel de toma de decisiones y desarrollo, debe estar inscripto en GS1, con las cuo tas al co rrien te, y aca tar los es ta tu tos ba jo los que se ri ge y ope ra GS1 Argentina. Registrar la Aplicación a Revisar An tes de ini ciar el pro ce so de re vi sión, la empresa solicitante deberá preparar la siguiente documentación para obtener la fe cha y ho ra en que el/los men sa je/s serán validados: Formulario de inscripción como socio adherente (si no está inscripto) Es tar co rrien te en las cuo tas (si ya Publicación de Resultados es tá ins crip to) Lle na do del for ma to Re que ri mien tos para la Homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI Diagrama conceptual de la aplicación así co mo una bre ve des crip ción. Diagrama de flujo del funcionamiento de la apli ca ción. Al can ces de la apli ca ción. Pre sen ta ción que se ex pon drá el día de la re vi sión (Fa se de Pre sen ta ción). La documentación descrita deberá enviarse vía correo electrónico a la dirección A tra vés de es ta vía y en un pla zo no ma yor a 48 hs re ci bi rá la fe cha y ho ra en que se lleva rá a ca bo la re vi sión. Manual para la Homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI /// 4

5 Re vi sión de la So lu ción Tecnológica Una vez re gis tra da la apli ca ción, y coordi na da la fe cha de pre sen ta ción y re visión de los men sa jes a ho mo lo gar, se da rá lu gar a la Fa se de Pre sen ta ción. I. Fase de Presentación: El proveedor de servicios brindará una bre ve pre sen ta ción de la pie za de softwa re co mo par te de la eta pa de Re gistra ción de la mis ma. El con te ni do mí nimo propuesto de la presentación deberá in cluir con: Pre sen ta ción bre ve de la em pre sa, servicios y/o soluciones Pre sen ta ción bre ve de la so lu ción a re vi sar la cual de be in cluir: - Nom bre de la so lu ción. - Operación: Proporcionar una descrip ción com ple ta del equi po y su operación. - Especificaciones: Entregar especificaciones de desempeño y estándares que utiliza. - Mercado al que va enfocado: Micro, pequeñas, medianas o grandes empresas. - Funcionamiento de la solución. Nota: La Fa se de pre sen ta ción, se rea liza rá por úni ca vez, por ca da pie za de soft wa re o nue va ver sión de la mis ma. Se estima la duración de la presentación co mo no ma yor a 45 mi nu tos. II. Fase de Validación: Se solicitará a la empresa proveedora de So lu cio nes Tec no ló gi cas, el en vío de los mensajes a homologar a GS1 Argentina, a fin de rea li zar los che queos co rres pon dien tes. Las prue bas a los mensajes enviados consistirán en el control del mensaje contra el estándar GS1 co rres pon dien te, XML o EAN COM. Adicionalmente, se requerirá la funcionalidad de interoperabilidad de la solución presentada. E. Emisión de Observaciones Una vez concluida la Revisión de la Solución, GS1 Argentina realizará una devolución de la Solución presentada. Si es satisfactoria la revisión, se dará el visto bueno y será publicada en el sitio web de GS1 Argentina. En el supuesto caso de que no sea satisfactoria la revisión se emitirá una serie de observaciones al proveedor de la aplicación para ser revisadas en una reunión posterior. Una vez emitido el reporte, la empresa que ofrece los servicios de Solución Tecnológica, tendrá un lapso de 15 (quince) días para emitir sus comentarios y solicitar una nueva sesión de prueba, de no ser así al cumplirse este lapso GS1 Argentina podrá dar de baja la Homologación de la empresa hasta no tener información por parte de la misma. La empresa homologada informará mensualmente a GS1 Argentina, la cantidad de mensajes intercambiados, por tipo de mensaje, por tipo de estándar y por cliente (ver modelo). El uso de la información recibida es de carácter confidencial para GS1 Argentina y será utilizada exclusivamente para fines estadísticos. F. Pu bli ca ción de Re sul ta dos Una vez que la em pre sa que ofre ce los ser vi cios de So lu ción Tec no ló gi ca, termi ne el pro ce so de re vi sión, GS1 Ar gentina publicará las soluciones revisadas a tra vés de su si tio Web Opcionalmente y según decida la empresa homologada se podrá incluir una des crip ción de la so lu ción con sus características generales de no más de 45 lí neas y un hi per vín cu lo a la pá gi na de descripción detallada del producto. 5 /// Manual para la Homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI

6 Título Información del Proveedor de Servicios EDI 1. Favor de completar: Denominación Social:... CUIT:... Domicilio legal:... Localidad:... Provincia:... País:... Código Postal:... Teléfonos:... Fax: Presidente: Director o Gerente General: Apoderado: Resp. / Gerente Comercial: Resp. / Gerente de Sistemas: Resp. / Gerente de Logística: Resp. / Gerente de Marketing: Resp. / Gerente Administración Manual para la Homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI /// 6

7 Solución Tecnológica 2. Favor de completar los campos requeridos: Completar con una cruz los campos requeridos indicando según corresponda, en caso de así requerirlo anexar la información correspondiente. FUNCIONALIDAD SI NO 1. Nivel de Servicio Nivel de Servicio (SLA) por escrito º Plan de Contingencia º Confidencialidad de la información 2. Soporte Técnico Tipo de soporte º 7x24 º 7x12 º 5x12 º 5x24 Asistencia º Telefónica º Sitio º Soporte Regional º Cobertura Regional º Horarios (especificar) º Garantía de servicio º Tiempos de respuesta del servicio, mínimo y máximo º Tiempos de solución de problemas, mínimo y máximo º El mantenimiento contempla realizar actualizaciones del estándar GS1 º Operabilidad del servicio (especificar) 3. Medios de Comunicación º Interoperabilidad entre proveedores de servicios º Línea dedicada VPN Redes Privadas Virt. º VAN º Propia 7 /// Manual para la Homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI

8 FUNCIONALIDAD SI NO 4. Plataforma Tecnológica º SQL º Oracle º Access º Propia º Folder Compartido 5. Sistemas Operativos º Windows º Unix º Linux º AS Seguridad º Administración de usuarios º Seguridad de Contenidos 7. Envío y/o recepción de transacciones electrónicas Mensaje INVOICE INVOICE Aviso de Liquidación Aviso de Liquidación.... Estándar XML EANCOM XML EANCOM Integración º Integración con procesos internos del cliente Manual para la Homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI /// 8

9 Modelo de Informe Mensual Proveedor Homologado Fecha de Emisión Cliente Orden de Compra Factura Aceptación de Factura Aviso de Despacho Aviso de Recepción Reporte de Inventario Cliente 1 XML EANCOM XML EANCOM XML EANCOM XML EANCOM XML EANCOM XML EANCOM Cliente 2 Cliente 3 Cliente 4 Cliente 5 Nota: Los Clientes no deberán ser identificados. La identificación usada deberá ser mantenida en los distintos informes Nota1: Se usará una hoja por mes 9 /// Manual para la Homologación de proveedores de soluciones tecnológicas EDI

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