UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SECRETARÍA GENERAL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL REUNIÓN DE ENTRENAMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

Transcripción

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2 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SECRETARÍA GENERAL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL REUNIÓN DE ENTRENAMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

3 AGENDA 1. Introducción 2. Contexto institucional de la gestión documental 3. Actualización de las Tablas de Retención 4. Cronograma

4 Contextualización Qué son las Tablas de Retención? Las TRD son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA OFICINA PRODUCTORA: xxxxxxxxxx CÓDIGO DE LAOFICINA: xxxxxxxxxx CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos es SERIE 1 Subserie 1.1 Tipología a Tipología b Tipología c...tipología z Subserie 1.2 Tipología a Tipología b Tipología c...tipología z SERIE 2 Subserie 2.1 Tipología a Tipología b Tipología c...tipología z UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD "COGUI" PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL AG AC CT E S M/D PROCEDIMIENTO

5 Contextualización Qué es una serie documental? Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas

6 Contextualización Qué es un tipo documental? Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

7 Contextualización Qué es el ciclo vital de los documentos? Es el conjunto de etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

8 Por qué es necesario actualizar las TRD? Porque las TRD vigentes, datan de 2008 y eran armónicas con la estructura vigente; pero hoy, después de la actualización de la estructura orgánica y asignación de funciones sobre las cuales versa el Acuerdo Superior 017 de 2011; la creación de los Grupos Internos de Trabajo (Resolución 145 de 2012) y la modificación en los procesos, las TRD resultan inapropiadas y no reflejan la producción documental de la Institución. Contextualización

9 Quiénes deben efectuar la actualización de las TRD? Cada dependencia es responsable de la actualización de su TRD. Hay dependencias que tienen funciones comunes, como es el caso de los Programas Académicos, los cuales deben trabajar conjuntamente. El Grupo de Gestión, brinda apoyo permanente a todas las dependencias. Contextualización

10 Cómo se construyen las TRD? En términos sencillos, las TRD se construyen así: Recopilamos la información normativa, sobre estructura, asignación de funciones y procesos. Cumplimentamos una encuesta. Identificamos series, subseries y tipos documentales. Elaboramos una propuesta de TRD por cada dependencia. Validamos cada TRD. Elaboramos la propuesta final. Contextualización

11 y luego qué? El Grupo de Gestión hace una revisión completa de las TRD presentadas por cada dependencia. Codifica las series y subseries. Presenta las TRD al Comité de Archivos de la Universidad para su aprobación. Comunica al Consejo Departamental de Archivos la actualización. Contextualización

12 Contextualización y luego qué? El Señor Rector, ordena mediante Resolución Rectoral, la adopción, divulgación y aplicación de las TRD. El Grupo de Gestión elabora un instructivo de aplicación. Las dependencias aplican las TRD en sus procesos documentales.

13 Contextualización Ojo! Son 69 dependencias 33 Consejos Para un gran total de 102 TRD.

14 Actualización de las Tablas de Retención Cómo se lleva a cabo el Proceso de Actualización de las TRD? Revisar el Acuerdo Superior 017 de 2011 e identificar la ubicación de la dependencia en la nueva estructura orgánica. A la luz del mismo acuerdo, identificar las funciones de la dependencia, separando aquellas que permanecieron asignadas, las que fueron asignadas a través del mencionado acuerdo y aquellas que fueron reasignadas a otras dependencias. ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA OFICINA PRODUCTORA: xxxxxxxxxx CÓDIGO DE LAOFICINA: xxxxxxxxxx CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos es SERIE 1 Subserie 1.1 Tipología a Tipología b Tipología c...tipología z Subserie 1.2 Tipología a Tipología b Tipología c...tipología z SERIE 2 Subserie 2.1 Tipología a Tipología b Tipología c...tipología z UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD "COGUI" PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL AG AC CT E S M/D PROCEDIMIENTO Se dejan en la TRD, revisando su descripción y tipologías Se incorporan a la TRD y se define su estructura. Se eliminan de la TRD, informándole a la dependencia que las asume, sobre la estructura que había sido definida en la versión anterior de las TRD.

15 Actualización de las Tablas de Retención Cómo se lleva a cabo el Proceso de Actualización de las TRD? Elaborar un listado preliminar de series documentales. Para ello es especialmente útil seguir la encuesta de estudio de unidad documental, la cual será aplicada por personal del Grupo de Gestión para orientar mejor el proceso.

16 Actualización de las Tablas de Retención Cómo se lleva a cabo el Proceso de Actualización de las TRD? Revisar la estructura de procesos del Sistema de Gestión Integral de la Calidad en lo que se refiere a la secuencia de actividades y al control de registros. Armonizar las TRD y los cuadros de registros de los procedimientos, respetando los principios de procedencia y orden natural. ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA OFICINA PRODUCTORA: xxxxxxxxxx CÓDIGO DE LAOFICINA: xxxxxxxxxx CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos es SERIE 1 Subserie 1.1 Tipología a Tipología b Tipología c...tipología z Subserie 1.2 Tipología a Tipología b Tipología c...tipología z SERIE 2 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD "COGUI" PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL AG AC CT E S M/D PROCEDIMIENTO Subserie 2.1 Tipología a Tipología b Tipología c...tipología z

17 Actualización de las Tablas de Retención Cómo se lleva a cabo el Proceso de Actualización de las TRD? Revisar el marco legal y normativo aplicable a cada conjunto de unidades documentales y definir los tiempos de retención y los procedimientos que se deben seguir con cada serie documental. Serie: Libros Contables Ley 962 de 2005, derogó el artículo 60 del Código de Comercio y con éste el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, en la medida en que se modificó el término durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable, reduciendo éste de veinte (20) a diez (10) años, con la posibilidad de utilizar para el efecto a elección del comerciante su conservación en papel o cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción.

18 Actualización de las Tablas de Retención Cómo se lleva a cabo el Proceso de Actualización de las TRD? Plasmar la información en el formato de Tabla de Retención. ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Contabilidad CÓDIGO DE LAOFICINA: a CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos es AG AC CT E S M/D LIBROS CONTABLES 5 5 X X SERIE 2 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD "COGUI" PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO Una vez cumplido el tiempo de retención documental, la serie se digitaliza con el fin de conservar la información en ella contenida, eliminando el soporte papel; en concordancia con la Ley 962 de Subserie 2.1 Tipología a Tipología b Tipología c...tipología z

19 Cronograma ACTIVIDAD RESPONSABLES FECHA INICIAL FECHA FINAL ENTREGABLES Recopilación de información preliminar. Elaboración del cronograma de actualización. Realización de jornada de general de contextualización en el proceso. Acompañamiento, aplicación de encuestas de estudio de unidad documental y asesoría especializada para cada dependencia. Secretaria General Coordinadora Grupo de Gestión Coordinadora Grupo de Gestión Coordinadora Grupo de Gestión Coordinadora Grupo de Gestión Contratista de apoyo del Grupo de Gestión Jefes de dependencia 01/03/ /04/2012 No aplica 16/04/ /04/2012 Cronograma 23/04/ /04/ /05/ /06/2012 Listados de Asistencia Memorias de la Capacitación Relatoría de la jornada Encuestas de estudio de unidad documental Primer borrador de listado de series documentales identificadas por dependencias Construcción de TRD por dependencias. Jefes de dependencia 02/05/ /07/2012 TRD por cada dependencia Remisión de TRD al Grupo de Gestión. Jefes de dependencia 09/07/ /07/2012 TRD definitiva por cada dependencia Consolidación y codificación de las TRD. Coordinadora Grupo de Gestión 16/07/ /07/2012 TRD Universidad del Magdalena y Cuadro de Clasificación Presentación de las TRD ante el Comité de Archivos de la Universidad. Coordinadora Grupo de Gestión Documenta Comité de Archivos 23/07/ /07/2012 Primera versión TRD Universidad del Magdalena y Cuadro de Clasificación Ajustes a las TRD a partir de las sugerencias del Comité de Archivos. Coordinadora Grupo de Gestión 23/07/ /07/2012 Versión final TRD Universidad del Magdalena y Cuadro de Clasificación Adopción TRD, mediante Resolución Rectoral Rector 30/07/ /07/2012 Resolución Rectoral de adopción, divulgación y aplicación.

20 GRACIAS