MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5. Inventario, Facturación y Cuentas por Cobrar

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1 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5 Inventario, Facturación y Cuentas por Cobrar CAMBIO DE MERCANCIA (IVA) ver anexo 1. Hacer una Nota Crédito al cliente por el artículo que está devolviendo, anotar en referencia el código del artículo y la factura que corresponde. 2. Ingresar el artículo a catario esto es por kardex, anotar en referencia la factura que se afecta. 3. Retirar del inventario el artículo nuevo del cliente a notar en referencia la factura que se afecta por este cambio. 4. Hacer una nota debito por el valor del nuevo artículo con IVA incluido, aquí sale el saldo apagar por el cliente. El cliente paga este saldo 5. Se le imprime al cliente el recibo de caja como comprobante de pago 6. Si se contabiliza el iva se debe buscar la actividad y registrar el valor del iva, contabilidad/reg actividad. Nota: esta documentación se debe agrupar junta y manejar una carpeta para archivar por aparte de las facturas y demás documentos CAMBIAR EL COSTO DE UN ARTICULO ver anexo 1. Buscar el artículo a modificar el costo en kardex. 2. Hacer un ingreso de este artículo anotando que es ajuste costo y modificamos el valor del costo. 3. Hacer un retiro del mismo artículo con esto el costo permanece igual. CUADRAR CANTIDADES DEL INVENTARIO ver anexo 1. Ir a kardex y clic en el botón Inv. Físico. 2. Abrir una nueva lista y agregar los artículos que hay que ajustar y agregar las cantidades o retirar las mismas.

2 2 3. Retornar, clic en ajustar inventario seleccionar todos los artículos en la lista y aceptar. REPORTE DE MOVIMIENTO DE INVENTARIO 1. Ir a inventario, reportes Kardex del inventario 2. Ingresar la fecha en movimiento kardex; seleccionar detalle del movimiento y aceptar 3. Imprimir reporte. 4. Seleccionar Movimiento de Productos 5. Ingresar la fecha a consultar 6. Mostrar informe por : Volumen de venta, aceptar 7. Este informe muestra el artículo que más se vende de mayor a menor Valor del inventario: selecciona la fecha a consultar y el rango de los artículos por código, descripción o categoría

3 3 Listado de artículos por proveedores: Seleccionar más reportes; seleccionar Prod. Por proveedor En este recuadro salen las opciones de fecha, tipo de productos y proveedores. Se puede dejar las 2 primeras opciones y cambiar la tercera por todos los proveedores para que el informe sea mucho más preciso.

4 4 COMPRAS POR TERMINO IMPUESTO POR COMPRA

5 5

6 6 LIBRO DE COMPRA CREAR ARTICULOS Y ARTICULOS COMPUESTO 1. Crear el o los articulo(s) padre, articulo(s) hijo; el articulo padre será del cual se desprende para formar las unidades del articulo hijo 2. Cuando se cree este artículo (hijo) ir a Detalles Adicionales del artículo, en la parte inferior del recuadro dar clic en asignar 3. En el siguiente recuadro se selecciona el artículo o artículos que conforman el nuevo artículo y la cantidad de cada uno de ellos. Es de anotar que el costo está determinado por el costo de los artículos o articulo utilizado para este fin

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8 8 Aquí se puede colocar el iva que corresponde Código de barras Precio que se muestra en factura

9 Aquí se coloca la categoría o línea a la cual pertenece el artículo es opcional pero para una mayor organización y reportes más precisos se debe llenar 9

10 Aquí es para buscar artículos de otras marcas o su equivalencia 10

11 11 Se manejan las cuentas contables de dicho artículo si su venta es exenta de iva o tiene una cuenta especial, el costo y el inventario Ahora en precios podemos modificar el precio de venta de un articulo o de varios y afecta a la lista de precios.

12 12 Colocar el porcentaje de ajuste Por fecha Por codigo Por descripción Aquí podemos crear etiquetas con código de barra y personalizarlas

13 13 Seleccionamos los artículos por grupos, categorías, descripción, existencia, ultimo vendidos y ultimo comprados Selecciona los 3 tipos de código de barras Podemos seleccionar uno o más artículos que tengan precio especial o descuento Lista de etiquetas disponibles

14 14 Al momento de seleccionar todos los artículos se puede ajustar el precio incrementado el valor del iva en cada artículo o aplicar descuentos solo se antepone el signo - y el porcentaje Al seleccionar uno o varios artículos, despliega esta venta que permite escoger artículos de una factura o una orden de compra y cambiar el precio

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16 16 FACTURACION Listado de facturas elaboradas Pagos parciales de facturas vencidas (abonos) Creación de facturas Puede buscar al cliente digitando su cedula o NIT, también muestra una lista de los clientes registrados Digitando el código del artículo sale un submenú de búsqueda

17 17 Al dar doble clic en búsqueda por nombre aparece este listado con escribir las iniciales del nombre nos ubica en el Aquí se digita el Nit o cedula Cupo máximo de crédito Se fija el precio de venta para clientes especiales. Asigna una cuenta contable específica para el cliente Intereses por mora Termino de pago

18 18 Al seleccionar un cliente se puede obtener el registro de las compras presionado este botón o la tecla F12, en este registro se ven los artículos comprados por el cliente la factura, la fecha y cantidad Al empezar a digitar las primeras iniciales del código se abre un submenu que muestra un listado por orden alfabético de artículos, presionando la tecla TAB nos desplazamos al submenú.

19 19 Al presionar este botón o la tecla F4 se despliega el listado de artículos por orden alfabético indicando el precio y la cantidad en el inventario Al dar doble clic en precio unitario se despliega la lista de precios 1, 2, 3 y 4; se puede seleccionar que precio aplicar al cliente ya sea por crédito, descuento o promociones, también se puede especificar el precio que se muestra al facturar (Modificar articulo Inventario), ver pág. 8

20 Al presionar el botón pagos previos se despliega una lista que muestra el saldo a favor que tiene el cliente por devoluciones, abonos anticipados o ajuste en su cuenta se puede elegir y aplicar el valor que descuenta del total de la factura en curso 20

21 21 Al presionar el botón Detalle muestra las facturas vencidas que tiene le cliente y el saldo a pagar por cada una y el saldo total Presionando la tecla F6 o este botón podes desplegar el recuadro de descuento que se aplica a un artículo determinado en la factura que está abierta, el descuento es en porcentaje y esta la opción de imprimir el descuento que se hizo en la factura

22 22 Para agregar un comentario a un artículo se debe seleccionar una fila vacía presionar la tecla F7 o este botón para agregar un comentario o crear uno personalizado pulsando el botón Lista y adicionándola al comentario Guarda la factura y muestra una vista previa de la misma para imprimirla

23 23 Al presionar el botón Pagar, nos muestra un cuadro para seleccionar el número de la factura a la cual recibiremos el pago o el abono, también nos podemos ubicar sobre la factura que esta resaltado en rojo que indica que esta vencida luego damos clic en aceptar Aquí escribimos la cantidad y automáticamen te nos da el saldo

24 24 En Referencia seleccionamos el tipo de pago que el cliente hace En Ver Otros Pagos tenemos un listado de los pagos previos hechos anteriormente. Aquí también encontramos la posibilidad de asignar un saldo a favor del cliente por devoluciones o anticipos del cliente Al dar clic en aceptar imprime el recibo de caja correspondiente y un recibo a la factura

25 25 En este recibo nos indica cuanto ha pagado el cliente y cuánto debe Los reportes de facturación se encuentran: Libro de venta Venta por vendedor : Utilidad de cada factura, el costo de venta y el iva Ventas por términos: Efectivo, crédito, cheque, tarjeta. Impuesto por venta: Iva y rete fuente Relación de artículos por cliente Ventas por categoría: Muestra un análisis estadístico de la venta de categoría por artículos Facturas que han sido eliminadas Facturas por fecha

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29 29 Este es Ver por categoría que muestra el comportamiento del inventario por categoría o línea (detallado) indicando cuanto se ha vendido y que utilidad deja en un periodo determinado. Este es el informe administrativo del inventario

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31 31 Este es Impuesto por venta donde hace una relación del impuesto cobrado a cada factura. Hay artículos que están exento del iva y son mostrados con (Iva 0.00%) este valor del iva debe ser colocado de antemano al momento de crear el artículo (ver pág. 8), al momento de facturar este valor es asignado en la factura (exento, iva 16%, iva 12%, etc.)

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33 33 Al presionar el botón Mas Reportes obtenemos 5 reportes distintos que reúne el serial de los artículos, las ventas por ciudad, las retenciones aplicadas, clase de facturas (en Mónica se manejan 3 clases de facturas con su numeración independiente) Este es Retenciones, el comportamiento de este reporte es similar al de Impuesto por venta (pág. 31). Muestra la relación de la retención aplicada a las factura, este impuesto se crea en (Factura, formatos, contadores, etc.), Referencia y definir Retención- Modulo de Parámetros

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35 35 CUENTAS POR COBRAR Esta sección también es conocida como cartera. Este módulo le permite llevar un control de las ventas al crédito, pagos, débitos y créditos que tiene con sus clientes. Para ingresar a esta sección, simplemente presionar el botón de Cuentas por cobrar desde el menú principal. Las cuentas por cobrar registran los documentos, es decir las transacciones de ventas, pagos, etc. por ejemplo, cuando Ud. realiza una factura, se registra un documento que representa esta venta (cada documento tiene un número único asignado por MONICA), si tiene un pago asignado a esta factura, entonces se genera otro documento que cierra una factura o un débito. Si realiza una devolución, entonces se genera un documento en catas. Por cobrar que refleja esta transacción Listado de pagos, créditos y débitos de los clientes Registra los pagos y crédito de un cliente Registra el débito a un cliente Muestra e imprime un documento seleccionado Imprime el estado de cuenta del cliente

36 Pagos/créditos Cuando selecciona esta opción, se puede realizar los pagos para un solo cliente sobre facturas o débitos que tenga pendientes, Por ejemplo si Ud. vendió al crédito y su cliente le envía el pago, entonces utilizar esta opción para registrar dicho pago. Simplemente hacer clic en Pagos/Cr. MONICA procede a generar un documento por este pago. 36

37 37 Clic para buscar al cliente Seleccionar si el ingreso es por el pago de una factura u otro cargo adicional o es por un anticipo que hace el cliente seleccionar Crédito para el cliente Seleccionamos aquí para enlazar el pago con una o varias facturas pendientes Seleccionar factura que aplica para el pago Ver pág

38 38 Al hacer clic en este botón se muestra el listado de facturas pendientes por cliente y la posibilidad de hacer pagos múltiples Hay dos formas de buscar la 1 es seleccionando el cliente y la 2 es digitar el número de la factura en el campo Nro. Fact donde saldrá el valor apagar. Hay 2 opciones al momento de realizar los pagos de cada factura, si se aplica retención o no. El predeterminado es sin retención que es para registrar los pagos de clientes que no aplican y la otra es con retención que aplica para clientes retenedores de Retención en la fuente, ReteIva y Rete ICA, estos datos son mostrados en un

39 recuadro con los valores que aplican para cada uno; así al momento de registrar el pago del cliente estos valores son restados del total apagar 39

40 40 En este punto damos clic en Aceptar si los valores que aplican son correctos Una vez aplicado los impuestos en la columna de Balance está el valor a pagar por el cliente, en azul salen los impuestos que se aplican a cada factura y su valor correspondiente. En azul esta la columna A Pagar

41 41 Imprime los recibos para cada factura Para obtener información extra pulsamos el botón Ver doc. en el cual despliega información del cliente seleccionado como los días vencidos, la última fecha de pago, el último pago, los pagos acumulados y el número de pagos hechos. Hay un botón editar que permite modificar estos valores para hacer un ajuste a la cuenta del cliente

42 42 El estado de cuenta me permite saber la relación de factura, pagos, créditos, débitos y devoluciones del cliente Estas opciones permiten recalcular el balance del cliente en caso de algún descuadre que se presente o que la información este incompleta El Balance Inicial permite hacer un ajuste al estado de cuenta del cliente ingresando valores que por una u otra causa no estén justificados, también se usa al momento de hacer el traspaso de información de otro software a Monica (Saldos de los clientes)donde se registra el saldo que hasta la fecha se tiene del cliente y se ingresa esta información por este modulo

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44 44 Esta opción se usa para ingresar el débito al cliente, esto pude utilizarse para ingresar conceptos que estén fuera del parámetro de la facturación Cierre del Periodo: Esta opción se usa para calcular el estado de cuenta del cliente y generar sus estados. Es de anotar que cuando se realiza esta operación los documentos elaborados en el periodo de cierre no son modificable (facturas, devoluciones, pagos, débitos, créditos y asientos contables). Es recomendable hacer los cierres trimestralmente para un mayor control y organización de la información. Los estados de cuenta son enviados a los clientes posteriormente se registran los pagos correspondientes. Nota: Hacer una copia de seguridad antes de cada cierre y guardarla con la fecha correspondiente en caso de presentar inconsistencia con la información se podra corregir sin ningún problema

45 REPORTES VARIOS 45

46 46 Rango de fecha a consultar Modo de presentación de la información

47 47 En este módulo se puede imprimir las facturas elaboradas por cada vendedor, aquellas que han sido cobradas y las que están como crédito. Además calcula la comisión por venta de cada vendedor

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50 50 Este módulo de reporte imprime las facturas elaboradas en el día, así que un reporte que se imprime diario en el negocio

51 51 Imprime un reporte de todos los clientes con saldo vencido y los clasifica según el crédito en días (30. 45, 90, etc.)

52 52 En este módulo se imprimen los reportes de los documentos emitidos a los clientes, aquí una lista de ellos. Se pueden clasificar por facturas, fechas, clientes y monto, útil para tener un control de operaciones

53 53 En este módulo se presentan las devoluciones emitidas a los clientes y se clasifican en abiertas y cerradas En la letra de cambio están aparece aquellos clientes que están vencidos en su saldo, el formato es único para todos. Se puede modificar la fecha, los días y los interese. También se puede imprimir desde el módulo de facturas como se muestra

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55 55 Marcando esta casilla Imprimir Letra de Cambio podemos elaborar una letra de cambio al cliente ajustando los campos ya mencionados Este módulo es diferente al de retención en reportes de facturas ya que aquí se maneja la retención junto con ReteIva y rete ICA, se imprime los reportes correspondientes a los clientes que se aplican estos impuestos. Nota: No es refleja las retención en la fuente echas direntamente el la factura

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57 57 Imprime un listado de las facturas que están vencidas clasificándolas por N de factura, fecha, cliente, monto y vendedor. No muestra los días vencidos

58 58 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MONICA 8.5 Compras, Cuentas x Pagar, Remisión, Cta. Corriente, Orden-Cotización Compras: Se encuentra dentro del módulo de inventario y es aquí donde se registra la entra de mercancía, elaborando un documento llamado orden de compra Permite seleccionar el meto de búsqueda: Proveedor, fecha, pagadas, pendientes, N de compra, etc. La columna condición indica si la mercancía ha sido recibida y registrada en el inventario y el asiento fue creado. Al elaborar la orden de compra queda a espera para pulsar el botón recibir que indica hacer un conteo previo de la mercancía y verificar que sea acorde con la orden elaborada Podemos observar como en la columna condición hay una orden sin recibir y presionando este botón Recibir y aceptar teneos la venta que permite hacer un conteo físico de la mercancía despachada, hacer ajustes a los precios de venta sobre los artículos de la orden como se muestra a continuación.

59 59 Esta opción permite modificar el precio de venta de los artículos de la lista, esto se da en caso de que el proveedor otorgue descuentos a uno o más artículos y se decida trasladar este descuento a los clientes. Es de anotar que al momento de dar Aceptar los artículos pasan al inventario y la orden ya no se puede modificar es por tal motivo que se debe tener cuidado en la verificación de cantidad y precio para hacer ajuste que impliquen cambios en las tablas del programa

60 60 Este módulo es igual al de factura pág. 16 con las mismas funciones descritas anteriormente Aquí se especifica el N de factura del proveedor que corresponde con la orden, se recomienda llenar este campo para una mayor organización de la documentación impresa Rete fuente predefinida Presionando este botón obtenemos las ordenes previa hechas al proveedor

61 61 Este botón permite enviar la orden seleccionada al proveedor vía . Se puede configurar el programa Outlook expres o bien Windows Mail del Messenger. Esta opción es la misma para las facturas COTIZACIONES: Este apartado no debe ser confundido con la creación de cotizaciones para clientes ya que los precios son los costos de cada artículo y es para enviar a los proveedores. Las funciones son iguales a la elaboración de una compra o factura lo diferente es que al crear este documento no se generan asientos contable y esto pueden ser modificados sin que ello afecta la información y la contabilidad. El botón Convertir permite pasar esta cotización a orden de compra

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63 63 CUENTAS POR PAGAR Este módulo le permite manejar las compras que realiza a sus proveedores, por ejemplo cuando compra al crédito, Ud. puede registrar estas compras en estas pantallas, así como los pagos los cuales pueden ser parciales o totales. También puede saber cuáles son las deudas que tiene por proveedor, las deudas que están por vencer, los balances que tiene por cada proveedor. Este módulo esta conectado con las compras (Ver el módulo de inventario), por ejemplo, cuando realiza una compra a su suplidor, ésta queda registrada en las cuentas por cobrar. Cada registro que se hace en las Ctas. por cobrar representa un documento. MONICA asigna un nro. de documento a cada transacción que realiza, por ejemplo si ingresa un pago, entonces se registra como un nro. de documento (el cual es único), así mismo si realiza un débito ó un crédito. Permite hace pagos, abonos, anticipos y registrar débitos por facturas / ordenes En esta pantalla seleccionamos al proveedor para realizar las operaciones

64 64 Aquí podemos escoger si realizamos un pago a una factura vencida o un anticipo. Hay que recordar que Monica maneja crédito como un saldo a favor del cliente en CXC y un saldo a favor o anticipo nuestro para CXP En esta sección se escoge la acción: Ordenes de compra: saldrán las ordenes pendientes. Debito: El tratamiento es similar a de CXC Solamente registrar para: El p0ago es registrado pero no es asignado a ninguna factura

65 65 Aquí selecciónalos Debito y las orden ha desaparecido ya que asumimos un nuevo compromiso con este proveedor (el valor a registrar pude ser un ajuste a la factura, flete u otra acción que este por fuera de la compra de mercancía) Al seleccionar solo registrar el pago el listado queda desactivado para asumir la cantidad que se registra

66 66 Ahora haremos un ejemplo registrando un abono a esta orden de peso Se digita el valor en esta columna Aquí se coloca el motivo, ejemplo (Consignación N Banco, Abono según Fact N ) Aquí el tipo de pago, al seleccionar cheque el modelo cambia como se muestra a continuación Nota: Monica presenta una falencia en este punto ya que el tipo de pago EFECTIVO no permite la relación de múltiples pagos como lo permite CHEQUES ya que en este se puede subdividir el valor total en pago para arriendo, papelería, servicios, etc.

67 67 Consecutivo cheque del Estas son las categorías que permita clasificar los cheques, estas categorías se crean en cta. corriente Esta clasificación no esta activa para los pagos en efectivo y de este modo limita la clasificación de los pagos. Crea una nueva categoría

68 68 Se escribe el nombre como papelería, gastos varios, transporte, útiles de aseo, cafetería, etc. Se asigna la cuenta contable correspondiente a la categoría creada Listado de cuentas creadas. Nota: para mayor compresión se explica mejor en cta. Corriente, contabilidad y parámetros

69 69 Si se maneja mas de una cuenta corriente se puede seleccionar la que aplica para el pago. En cta. Corriente se explicara mejor su función Imprime la nota debito/crédito en el documento especifica a que corresponde

70 Se registra el debito al proveedor seleccionado. Recuerden que esto se aplica para motivos ajenos de la facturación normal 70

71 71 Es la misma pantalla vista en CXC salvo que el botón editar no esta presente en esta pantalla, pero la información es la misma: el total pagado, fecha de ult pago, días vencidos, N de pagos, etc. Seguimos con estado de cuenta que es lo mismo visto en CXC solo que la información es sobre el proveedor

72 En esta pantalla sacamos el informe de los pagos hechos hasta la fecha a los proveedores 72

73 73 Reporte de los pagos pendientes con los proveedores, la presentación seda por N de compra, fecha, proveedores y valor

74 74 Muestra los estados con los proveedores de tipo acreedor y deudor no se manejan fechas para este reporte

75 Imprime el saldo vencido a los proveedores y los clasifica según los días de crédito 75

76 Imprime todos los documentos que se han emitido a los proveedores tales como ordenes de compra, créditos pagos, débitos, etc. 76

77 77 Esta pantalla imprime el estado de cuenta que se tiene con uno o mas proveedores, se puede seleccionar de uno en uno o todos junto

78 78 Aquí me permite establecer el balance inicial si se cuenta la descripción indica claramente como funciona

79 79 ESTIMADO/ORDEN/COTIZACIÓN En este módulo la creación de documentos es similar a crear una factura, con la posibilidad de manipular el contenido, eliminarla convertir el documento creado ya se par ser transferido a un proveedor (en caso que el cliente haga pedido de artículos que no disponemos se puede trasladar este documento a cotización de proveedores en inventario) o pasar el documento al modula de facturación creando una nueva factura en base a los ya elaborados. Este módulo no afecta la parte contable, puede ser eliminado o modificado si que esto altere la parte administrativa del software Transfiere el documento selecciona a cotización de proveedores en inventario Trasfiere el documento seleccionado a facturación creando una nueva factura

80 GUIA DE REMICION Este módulo es para manejar la mercancía en consignación dada a los clientes afecta a cuentas X cobrar y contabilidad. La creación es similar a una factura 80

81 Convierte la remisión en factura 81

82 82 Este formulario permite hacer pagos o abonos, ajustar la fecha de vencimiento y trasladar a los distintos formatos de factura CUENTAS CORRIENTES Este módulo le permite realizar los cheques. Aquí Ud. puede emitir, modificar e inclusive imprimir los cheques de la cuenta corriente de su empresa. MONICA le puede llevar hasta 100 diferentes cuentas corrientes. Puede crear conceptos para los cheque y enlazar estos con una cuenta contable, hacer consignaciones y retiros de la cuenta

83 83 Seleccionar cliente o proveedor a emitir el cheque Seleccionar conceptos Listado de los cheques elaborados

84 84 Esta venta es desplegada para seleccionar los conceptos que aplican al cheque y distribuir la cantidad entre estos Aquí permite usar el catálogo de cuentas para asociar un concepto a una de ellas si no se ha defino la cuenta a usar Crea un nuevo concepto o categoría Aquí podemos observar que se eligen los conceptos que aplican y el valor que correspondiente a cada uno de ellos en la columna Monto digitamos el valor, en la columna Cod Cuenta indica la cuenta contable que aplica para este concepto (esta ya se ha definido al momento de crear el concepto pero se puede modificar al presionar el botón Cuenta) Aquí hace la sumatoria del valor de cada concepto elegido el valor debe ser igual al monto del cheque

85 85 Listado de cuentas contables, podes seleccionar la cuenta que aplique al concepto elegido Al dar aceptar podemos imprimir el comprobante del cheque

86 86 Depósitos y Retiros Listado de las transacciones, maneja un consecutivo global tanto para cheques como para depósitos y retiros

87 Al dar clic al botón Crear podemos registrar las consignaciones o retiros que se hagan de la cuenta bancaria, el consecutivo o Transacción es automático y de igual forma muestra el saldo que se tiene en la cuenta 87

88 88 CONSULTA CHEQUERA Se puede realizar diferentes consultas a los cheques que se han realizado, para ello, simplemente hacer un clic sobre Consulta Chequera la cual le muestra una pantalla con los cheques emitidos. Ud. puede hacer consultas usando diferentes criterios. Trate de probar los diferentes botones que se muestran a fin de poder ver los alcances de estas opciones.

89 89

90 90 Esta pestaña muestra el listado completo de los cheques emitidos y su estado N para no cobrados y S para cobrados el cambio de estado se hace manualmente Listado de cuentas bancarias Manipula las cuentas creadas Crea las categorías o conceptos

91 91 Crea una cuenta bancaria Consecutivo inician del cheque para esta cuenta Asigna una cuenta contable para esta cuenta corriente Modifica por completo la cuenta bancaria creada desde su saldo hasta el número de cuenta

92 92 Creación y modificación de conceptos o categoría para los cheques Ver pág. 68 Imprime un estado de cuenta Bancaria que puede ser comparado con el enviado por el banco

93 Aquí permite determinar el saldo inicia como lo indica el texto 93

94 Imprime los movimientos realizados en un periodo determinado para ser comparados con los extractos bancarios 94

95 95

96 Como lo indica imprime el listado de cheques por categoría o conceptos 96

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98 98

99 CONTABILIDAD Para registrar las transacciones en la empresa se usa el método de 'doble entrada', o partida doble, es decir se registra hacia donde va el dinero (Débitos) y de donde viene el dinero (Créditos), esta doble entrada o 'asiento' siempre debe ser igual, por ejemplo si se vende un producto, recibe dinero por la mercadería que entrega. La mercadería se dirige al cliente (débito) y viene de ventas (crédito). 99

100 100 A fin de poder aprovechar las ventajas que brinda un sistema computarizado como MONICA se debe seguir ciertos lineamientos y/o restricciones, aunque no es necesario definir completamente la contabilidad para usar las otras opciones, como FACTURAS, CHEQUES, INVENTARIO, es necesario completar la definición de los parámetros de contabilidad, a fin de poder ingresar los asientos al LIBRO DIARIO. A continuación se explican los pasos necesarios para iniciar la Contabilidad. Lea completamente estas instrucciones a fin de realizar un correcto inicio de la Contabilidad en su empresa Definir Fecha de Inicio

101 101 Esta fecha es necesaria definirla, aun cuando no realiza ingreso de asientos, (las cierres contables, referencian esta fecha). Esta fecha marca el inicio de ingreso de la información a MONICA. No se permitirán ingresos de datos (Sean facturas, cheques, etc.) antes de esa fecha. Es recomendable tomar la fecha de inicio del año, como medida de precaución. 2.- Definir Tabla de Cuentas En este punto se puede empezar a crear las cuentas contables una por una, para ello hacer clic en Adicionar Cuenta y siga las instrucciones, o utilizar la tabla de cuentas predefinidas que viene para su país, hacer clic en Utilizar Ctas. Predef

102 102

103 103 Listado de cuenta predeterminado que carga MONICA, se puede añadir este listado presionando en botón Adicionar Tabla Al presionar este botón se puede seleccionar el catálogo de cuenta de los países que MONICA tiene en su base de datos y presionando el botón Adicionar Tabla se carga para trabajar con ella Permite ingresar nuevas cuentas al catálogo de cuentas y clasificarlas Modifica la naturaleza de las cuentas, código y descripción, lo malo es que no hay un botón de búsqueda y eso lo hace muy engorroso cuando el catalogo es muy extenso

104 104 Se digita el código de la cuenta y automáticamente asume la naturaleza que le corresponde Es importante determinar si la cuenta creada es de detalle (terceros) o es una cuenta de agrupación. Cuando es de detalle se activa el NIT Esta casilla es importante ya que la cuenta creada es ligada a un cliente o proveedor (terceros), así cuando se genere un asiento contable en el detalle se sabe a quién se le paga o quien nos paga

105 Para modificar una cuenta buscamos en la lista hasta ubicar la cuenta deseada y hacer doble clic en ella o presionamos el botón Modificar Cta. 105 Aquí podemos modificar todos los aspectos de la cuenta contable código, descripción, Nit, estado

106 106 Aquí encontramos el listado de los asientos creados, podemos crear, modificar, ver e imprimir y pasar los asientos a otros archivos Listado de los asientos creados por MONICA

107 107 CREAR ASIENTO Referencia del asiento Buscar dentro del catálogo de cuentas Aquí se digita el N de comprobante, es decir si se tiene un recibo de caja o un Comp de Ingreso o egreso estos tiene un consecutivo ese consecutivo es digitado en esta casilla. MONICA genera un consecutivo por asiento y no por comprobante lo que hace que la búsqueda del mismo se haga por otro formulario pero compensa esta falencia con otros métodos de busqueda

108 Seleccionar de una lista ya sea de clientes o proveedores el NIT correspondiente 108

109 109 CLIENTES PROVEEDORES MONICA genera asientos automáticos para facturas, cuentas X pagar, cuentas X cobrar, movimiento de inventario y cta. Corriente, genera un consecutivo automático en comprobante y clasifica el asiento por fuente contable (Ingreso, Egreso, Venta, Compra, Rb de caja, etc.) dependiendo del módulo, es decir si es facturación se genera una venta, si es un pago a un proveedor se genera un CP Egreso, etc. Pasa el asiento creado al libro diario

110 110 Permite cambiar el contenido total del asiento, permite buscar digitando el consecutivo del asiento o al ubicar el cursor sobre un asiento en particular

111 111 Permite desplazarse el registro de asientos Genera el asiento contable que se visualizan en otros formatos (Excel, Word y PDF)

112 112

113 113

114 114

115 115 Es un registro donde se anotan todas las transacciones del día a día en el orden que se van presentando Permite buscar asientos contable s en un periodo determinado Si se quiere se mas especifico se puede buscar los asientos correspondientes a una cuenta determinada Creación, modificación y eliminación de asientos

116 116

117 117

118 118 Aquí podemos obtener los reportes del Libro Diaria tanto por cuenta como por fuente Permite imprimir el libro diario con cuentas de 2 o más dígitos o de una o varias cuenta en especifico Seleccionar el periodo para imprimir el reporte

119 INFORME CONSOLIDADO 119

120 INFORMA DETALLADO 120

121 INFORME TOTALES 121

122 Este botón permite modificar los valores del encabezado del libro diario como es el prefijo, las páginas, nombre de la empresa etc. 122

123 123 Imprime el reporte por fuentes contables (venta, cp. egreso, cp. ingreso, compra, nomina, rb caja, etc.) Este botón permite modificar los valores del encabezado del libro diario como es el prefijo, las páginas, nombre de la empresa etc.

124 124

125 125

126 126 LIBRO MAYOR Tiene por objetivo agrupar las operaciones por cuenta de tal manera que refleje la situación de alguna cuenta en particular en el momento que se desee El libro mayor realiza transacciones separadas por cuenta, ordena y clasifica los registros que son de la misma naturaleza Selecciona una cuenta del PUC Listado de operaciones

127 127 Imprime el reporte de la actividad de la cuenta elegida en un periodo determinado, este puede ser un resumen de las operaciones o un detalle completo. También puede imprimir un reporte global de todas las cuentas También se puede imprimir en otros formatos para armar el libro mayor Imprime el balance mes a mes ya sea de la cuenta que se ha definido o de la totalidad del PUC, también se puede incluir aquellas cuentas con balance 0. En este reporte se muestro los saldos anteriores de cada cuenta y el saldo final

128 128

129 BALANCE 129

130 Aquí están los reportes contables que MONICA arroja, como pueden observar están los principales reportes utilizados en contabilidad 130

131 131 BALANCE GENRAL Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.

132 132 Saldo en negativo BALANCE DE COMPROBACION Se trata de un documento contable que permite hacer una idea sobre la situación de la empresa, y las operaciones realizadas en el mes

133 133

134 134

135 RESUMEN DE GASTO 135

136 136

137 BENEFICIARIOS POR CUENTA Podemos elegir una cuenta específica o todas y saber los beneficiarios de dichas cuentas en un periodo determinado 137

138 138

139 GANANCIAS Y PERDIDAS 139

140 140

141 BALANCE TRIBUTARIO 141

142 142

143 143

144 144

145 145

SIIGO CAJERO. Elaboración de Documentos. Cartilla I

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