REGISTRO DE LIBROS ELECTRÓNICOS

Transcripción

1 REGISTRO DE LIBROS ELECTRÓNICOS Primero Tenga en cuenta: Solo las personas jurídicas (sociedades comerciales, empresas unipersonales y entidades sin ánimo de lucro) podrán solicitar el registro de sus libros electrónicos de actas de asamblea o junta de socios, y libros electrónicos de asociados, accionistas o socios conforme al art. 175 del decreto 019 de Para solicitar el registro de libros electrónicos el representante legal debe contar con firma digital o electrónica al igual que el Contador Público o Revisor Fiscal (en caso de tenerlo). La firma de este último será necesaria cuando el libro físico que antecede al libro electrónico, posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del decreto 2649 de1993 en concordancia con la Circular 002 de 2016 núm expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio. 1. ingrese a nuestra página e ingrese a la opción RENUEVE Y CONSULTE EN LINEA como se muestra a continuación: 2. Acceda a nuestros servicios virtuales con su contraseña segura. Si aún no la ha obtenido ingrese a la opción REGISTRARSE y una vez le sea entregada vía debe ingresarla en el espacio que se le señala en la primera flecha.

2 3. luego, deberá dar clic en la opción MÓDULOS/ CONSULTA DE REGISTROS PÚBLICOS / CONSULTA DE EXPEDIENTES, así: 4. Una vez allí, el sistema le mostrará un conjunto de opciones que le permitirán encontrar la persona jurídica frente a la cual solicita el registro de libros electrónicos. La opción más efectiva es buscar por el número de matrícula.

3 5. Una vez encontrado el expediente de nuestra persona jurídica debemos seleccionarlo y luego dar clic en la opción OPERACIONES MERCANTIL/ESADL. 6. Esta opción le desplegará un conjunto de actuaciones, frente a las cuales Usted solo deberá seleccionar la que se denomina SOLICITUD DE REGISTRO DE LIBROS ELECTRÓNICOS. 7. A continuación el sistema le mostrará el acto seleccionado junto con los datos principales de la persona jurídica, así:

4 8. Aquí deberá ingresar el tipo de documento mediante el cual realiza la solicitud de registro de libros electrónicos, por lo que deberá seleccionar siempre la opción DOCUMENTO PRIVADO; incorporar la fecha de diligenciamiento; digitar representante legal como el origen del mismo y seleccionar la ciudad. Finalmente deberá escoger el libro que desea registrar llenando los campos obligatorios incluyendo el texto a través del cual manifiesta si se trata de inscripción por primera vez o si se debe a una nueva solicitud por agotamiento de hojas útiles, anulación de folios de libros en físico, perdida o extravío de los mismos.

5 9. El sistema va a mostrarle el detalle de la transacción solicitada y el valor de la misma, sin embargo usted se desplazará hasta la parte inferior de la pantalla y dar clic en continuar. 10. En esta parte deberá adjuntar a través de la opción señalada la solicitud de registro de libro electrónico la cual deberá contar con la firma digital del representante legal. También deberá subir la certificación del contador o del revisor fiscal en la que se acredite la anulación de los folios útiles de los libros en físico que la sociedad haya inscrito con anterioridad. (esto para evitar la duplicidad de libros).

6 11. Ingrese a la opción de firmado electrónico, pues le permitirá adelantar el pago del trámite en línea sin necesidad de acercarse a las instalaciones de nuestra entidad cameral. 12. Siga al pie de la letra las instrucciones que el sistema le muestra para finalizar de manera exitosa el firmado electrónico y pago de la solicitud de registro, para ello es importante guardar el número de recuperación que le arroja el sistema. 13. Tenga en cuenta que, una vez realizado el pago electrónico de su trámite, éste será asignado a un abogado para que adelante la revisión pertinente de la solicitud. De encontrarse ajustada a los lineamientos legales se procederá con la inscripción, generándose un sello con firma digital que contendrá entre otros aspectos la fecha de presentación de la solicitud, fecha de registro, numero de inscripción, identificación de la persona obligada a registrar sus libros y el nombre del libro registrado. Esta constancia de registro electrónico se enviará al e- mail que la persona indicó en el paso No Efectuada la inscripción del libro electrónico, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio por el término de un (1) año, los archivos electrónicos que conforman el libro de socios o accionistas. Asimismo cuando se trate del libro de actas de juntas de socios o de asamblea el comerciante o inscrito podrá remitir por el término de un (1) año los archivos electrónicos. En estos casos la Cámara de Comercio firmará electrónicamente el archivo remitido y lo devolverá al solicitante a través del correo electrónico señalado por él.