SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS PR-GC-05

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE PROCEDIMIENTO PR-GC-05 REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO de Septiembre 2008 Elaboración de Documento de Abril 2010 Actualización Versión Norma ISO 9001 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Osvaldo Quiñones A. Responsable Dirección Rodrigo González R. Gerente de Operaciones Fernando Miguel F. Gerente General.

2 1.- OBJETIVO Verificar que las actividades definidas para dar cumplimiento a los requisitos del cliente, los reglamentarios y los propios de la organización descritas en los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, se cumplen, son respetadas y resultan eficaces. 2.- ALCANCE La metodología de este procedimiento debe ser respetada por todo quien sea designado como responsable de realizar una auditoría interna, desde la planificación de la auditoría hasta que se comprueba la efectividad de las acciones implementadas con motivo de los hallazgos detectados. 3.- RESPONSABILIDADES Gerente General Apoyar la gestión de auditores internos durante el desarrollo de ésta. Cerrar los Informes de Problemas de Calidad y las Acciones Preventivas. Responsable de la Dirección Validar Calificaciones de los auditores internos en la Capacitación. Elaborar la nómina de auditores internos. Jefe de Calidad Indicar numero correlativo del informe de problemas de calidad Realizar seguimiento y verificación de las acciones correctivas y preventivas Auditor Líder de Calidad Informar al Jefe de Calidad sobre el grado de implementación y efectividad del Sistema Gestión de Calidad durante el desarrollo de una auditoría interna. Disponer de una o más s de Seguimiento cuando lo estime conveniente. Auditor de Equipo Detección de Hallazgos (Problemas de Calidad) Generar registros de Informes de Problemas de Calidad y Acción Preventivas Aprobar acción inmediata de los problemas de calidad Revisar plazos y verificación de la acción inmediata Verificación Final de Acción Correctiva Responsable del Área Definición e implementación de la acción inmediata del problema de calidad Designación del investigador de acciones correctivas y preventivas, como también la definición de sus plazos. Página 2 de 8

3 Generar registros de acción correctiva / Preventiva Aprueba la Acción Correctiva generada 4.- DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento de Control de Problemas de Calidad PR-GC TERMINOLOGIA TÉRMINO Interna de Calidad Interna de Primera Parte Externa de Segunda Parte Externa de Tercera Parte Programa de Plan de Auditor de Calidad Auditado Hallazgo de Producto No Conforme (PNC) No Conformidad (NC) Opción de Mejora (OM) DEFINICIÓN Revisión sistemática e independiente (realizada por personas sin responsabilidad en el área auditada) para determinar si las actividades de calidad se están implementando de acuerdo a lo descrito en la documentación del Sistema de Gestión de Calidad y son apropiadas para alcanzar los objetivos planteados. La organización se audita a sí misma. Cliente audita a una Organización Proveedora. Organización Independiente (Certificadora) audita a la Organización. Documento que planifica las actividades de una auditoría (días de auditoría). Documento que planifica, organiza y lleva a cabo una o más auditorías para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico (anual). Persona calificada y autorizada por el Representante de la Gerencia para realizar s Internas de Calidad de acuerdo a las competencias definidas en el presente procedimiento. Área o miembro de la organización que está siendo auditado. Declaración de un hecho que se identifica durante una auditoría de calidad y que se respalda mediante el aporte de evidencia objetiva. Producto, partida u obra que presenta deficiencias de terminación que no están especificadas como requisitos. No cumplimiento de un requisito especificado en los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Posibilidad de introducir mejoras en el SGC. Uno de los propósitos de las opciones de mejoramiento es introducir cambios para evitar que se presenten productos no conformes, por lo que podemos relacionarlas con acciones preventivas. Página 3 de 8

4 6.- PROCEDIMIENTO Generalidades Las auditorías internas de calidad se efectúan de manera que se verifique que las metodologías consideradas en el Sistema de Gestión de Calidad son respetadas y resultan eficaces para dar cumplimiento a los requisitos especificados por el mandante, los contractuales y legales. Las auditorías internas de calidad son realizadas por personal de Constructora LFM Ltda, que no tengan relación con el área auditada y que estén debidamente capacitados para desarrollar funciones de Auditor Interno de Calidad. En caso de ser necesario, ya sea debido al alcance de la auditoría o para efectos de capacitar a alguien de la organización, el Jefe de Calidad puede designar a otras personas como Auditores Ayudantes para que le apoyen y se capaciten en dicha tarea. El Auditor Líder de Calidad designado, una vez finalizada la planificación, informará en forma escrita o vía mail del Programa de y alcance de ésta al responsable del área a ser auditada, mediante el documento: FO05-GC-01: Programa de Interna Se debe mantener para información de la organización el siguiente registro FO05-GC-02: Plan de Interna Este registro cubre los próximos 6 meses y cuyo alcance es tal que se audite el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad en cada una de las áreas de la empresa, al menos una vez en el año. Aunque la responsabilidad de informar sobre el grado de implementación y efectividad del Sistema Gestión de Calidad durante el desarrollo de una auditoría interna recae sólo en el Auditor Líder de Calidad, cualquier miembro de la organización está habilitado para emitir una No Conformidad (NC) u Oportunidad de Mejora (OM) que permitan corregir problemas de calidad de cualquier tipo de acuerdo con la metodología del Procedimiento Control de Problemas de Calidad - PR-GC Planificación Previo a realizar una auditoría, el Auditor Interno de Calidad debe estudiar y analizar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad como también los contractuales que estén asociados (contratos, bases, especificaciones, planos, normas, leyes, decretos, etc.), recopilar información de s anteriores y otros antecedentes tales como: Problemas de Calidad (productos no conformes (PNC), no conformidades (NC) u opciones de mejora (OM)), solicitudes de acciones correctivas, reclamos del cliente, etc., y realizar los cambios que sean necesarios de manera tal de incorporar al siguiente registro cualquier elemento particular que a juicio del auditor sea necesario auditar: La planificación de una auditoría es la primera instancia que el auditor tiene para evaluar el alcance de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad y comprobar si norman aspectos que permitan dar Página 4 de 8

5 cumplimiento a los requisitos especificados por el mandante, los contractuales y legales, como también los definidos por Constructora LFM Ltda. en su Sistema de Gestión de Calidad. Esta planificación será estipulada en el documento Plan de s Internas FO05-GC Reunión de Inicio La reunión de inicio es dirigida por el auditor Líder y participan el equipo de auditores y los auditados mencionados en el Programa de la auditoria. Los temas mínimos abordados en esta reunión son: Presentación del equipo auditor, objetivo de la auditoria y ratificación del programa de auditoria. El tiempo máximo asignado para esta reunión es de 20 minutos Desarrollo de la El Auditor de Calidad para llevar a cabo una auditoría utiliza como guía el registro Lista de Chequeo para s FO05-GC-03. El propósito de una auditoría es poder determinar a través de evidencia objetiva, si las prácticas utilizadas por los miembros del área auditada cumplen con lo establecido en los documentos del Sistema de Gestión de Calidad correspondiente. Para obtener la evidencia antes mencionada, el Auditor de Calidad debe realizar entre otras cosas las siguientes actividades: entrevistas, observar procesos, revisar registros, etc. A medida que transcurra la auditoría, el Auditor debe registrar todo hallazgo que sea pertinente como también las observaciones y comentarios que a su juicio le vayan a ser útiles al momento de redactar el informe de la auditoría Reunión de Clausura Una vez que se haya analizado la información preliminar recolectada, el Auditor haciendo uso de su registro Informe Problema de Calidad FO06-GC-01 se reunirá con el responsable del área auditada y con otras personas que éste designe para darles a conocer los problemas encontrados y aclarar cualquier duda, también es el momento oportuno para que el área auditada tenga la oportunidad de proporcionar cualquier evidencia que pudiera no haber estado disponible al momento de la auditoría. Se debe entender que ésta es una reunión aclaratoria para que el Auditor pueda transmitir al área, los hallazgos encontrados y permitir al área adoptar las primeras acciones tendientes a disponer de los problemas de calidad. La autoridad para determinar las NC que se informarán, es del Auditor y no del Auditado Informe de Auditoria Terminada la auditoría interna de calidad, el Auditor debe realizar el análisis de los hallazgos que se hayan informado y discutido con el área afectada y redactar el informe de la auditoría mediante el siguiente registro: FO05-GC-04: Informe de s Internas. Página 5 de 8

6 En el informe debe registrarse un breve resumen del tener de los hallazgos encontrados y una indicación o referencia del requisito normativo más relevante que resulta afectado. Terminado lo anterior, firmará el informe de Interna y lo remitirá al área auditada Manejo de Informes de Problemas de Calidad (IPC) Todos los hallazgos detectados con ocasión de una auditoría son tratados como un problema de calidad de acuerdo a la metodología del Procedimiento Control Problemas de Calidad - PR-GC-06, por ejemplo, cuando se detecte una No Conformidad, se debe llenar el registro: FO06-GC-01: Informe de Problemas de Calidad. De esta forma se asegura que los hallazgos sean dispuestos y se tomen acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas s de Seguimiento El Auditor Líder de Calidad tiene la autoridad para disponer de una o más s de Seguimiento cuando a su juicio la importancia de los hallazgos lo aconsejen. Estas s de Seguimiento son comunicadas al responsable del área u obra auditada con la debida anticipación, debiendo seguir las mismas formalidades que una auditoría programada, con la excepción de que su alcance debe estar de acuerdo a lo que se quiere verificar y en el Informe de Interna debe indicarse que se trata de una de Seguimiento s a Proveedores La metodología de este procedimiento puede ser utilizada para auditar sistemas de calidad de proveedores de productos y servicios Calificación de los Auditores Internos Los auditores internos, deben cumplir los siguientes requisitos de calificación: Educación Formación Habilidades Experiencia : Enseñanza Media Completa como mínimo. : Tener aprobado un curso de interpretación de las normas ISO 9000 y un curso de formación de Auditores Internos de calidad. : Comunicación oral y escrita. : Al menos un año de antigüedad laboral en la empresa o tres años de experiencia laboral en otras organizaciones. Los auditores internos se clasifican en las siguientes categorías: Página 6 de 8

7 Auditor Líder. Auditor Interno. Auditor Ayudante. Inicialmente, estas categorías están definidas de acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluación del curso de formación de Auditores Internos, los cuales son entregados por el organismo que capacitación y son validados por el Jefe de Calidad. Con esta información, el Jefe de Calidad elabora el siguiente listado: FO05-GC-05: Listado de Auditores Internos. Posteriormente, una vez al año el Jefe de Calidad somete a los auditores a una prueba teórica para verificar la mantención de sus conocimientos o a un curso de reforzamiento. Los resultados exigibles para mantener su condición en cada categoría son los siguientes: Auditor Líder: nota mínima de 75% en la escala de 0-100% en la evaluación teórica. Participación en al menos dos auditorías al año. Auditor Interno: nota mayor o igual a 60% y menor de 75% en la escala de 0-100% en la evaluación teórica. Participación en al menos una auditoría al año. Auditor Ayudante: nota menor a 60% en la evaluación teórica anual. Participación como observador en al menos dos auditorías al año. Estas calificaciones quedan registradas en: FO05-GC-06: Evaluación de Auditores Internos. En caso de no cumplir con los requisitos teóricos (nota de la prueba teórica o del curso de reforzamiento) o prácticos (participación en auditorías) los auditores bajan a la categoría inmediatamente inferior y los auditores en entrenamiento dejan de ser auditores. Por el contrario, en el caso que se igualen o excedan tanto los requisitos teóricos como los prácticos, los auditores pueden ser promovidos a la categoría inmediatamente superior. En todos los eventos anteriores, el Jefe de Calidad actualiza el Listado de Auditores. 7.- CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACION DE REGISTRO FO05-GC-02 Plan de Interna FO05-GC-01 Programa de Interna ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION Página 7 de 8

8 FO05-GC-03 Lista Chequeo para s FO05-GC-04 Informe Interna FO06-GC-01 Informe de Problemas de Calidad. FO05-GC-05 Listado de Auditores Internos FO05-GC-06 Evaluación de Auditores Internos Oficina Jefe Calidad Sin Password Jefe de Calidad Permanente Oficina Jefe Calidad / Oficina Encargado Calidad de Obra Sin Password Jefe de Calidad / Encargado Calidad de Obra Permanente 8.- ANEXOS No aplica. Página 8 de 8