Procedimiento de Calidad para la Realización de Auditorías Internas PC DIFEM DG 04

Transcripción

1 s Internas 1. Objetivo Incrementar el grado de conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad, con las normas, políticas, procedimientos y requisitos establecidos por el Organismo, mediante la planeación, ejecución, documentación y seguimiento de auditorias internas.. Alcance Aplica al personal designado como auditores internos, así como al de las unidades administrativas responsables de los procesos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). 3. Referencias Norma ISO 19011:00 Directrices para la de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental. Norma ISO 9001:008 Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos, Apartado 8.., Interna, Diario Oficial de la Federación, 1 de diciembre de 008. Manual de Calidad del DIFEM, Apartado 8.. Interna, autorizado por la Dirección General del DIFEM el 0 de enero de Responsabilidades y Autoridades Responsabilidades La Alta Dirección es responsable de: Otorgar los recursos necesarios para llevar a cabo la auditoría. El es responsable de: Aprobar el Programa Anual de Auditorias al SGC, gestionar los recursos para la realización de las mismas y designar al equipo auditor. Dar seguimiento a las acciones derivadas del Informe de FO DIFEM DG 16. Mantener la competencia de los auditores con base en el análisis de los resultados de las evaluaciones a los auditores. Seleccionar al Auditor Líder y al equipo auditor. Notificar el Plan de al auditado, cuando menos con dos días de anticipación Página 1 de 1

2 s Internas Realizar de manera coordinada con el Líder del Equipo de Mejora, actividades de seguimiento de las no conformidades o deficiencias encontradas durante la auditoría para evaluar la creación, implementación y eficacia de la acción correctiva. El Jefe del Departamento de Calidad y Modernización Administrativa es responsable de: Elaborar el Programa Anual de s Internas. El Líder del Equipo de Mejora es responsable de: Realizar de manera coordinada con el, actividades de seguimiento de las no conformidades o deficiencias encontradas durante la auditoría para evaluar la creación, implementación y eficacia de la acción correctiva. El Auditor Líder es responsable de: Elaborar, coordinar y ejecutar el Plan de, y entregar el Informe Final de la misma al. El Equipo auditor es responsable de: Conocer los documentos relacionados con el área o proceso a auditar, elaborar la documentación de la auditoría y entregar el reporte de auditoría al auditado y al Auditor Líder. El auditado es responsable de: Proporcionar toda la información que le soliciten los auditores durante la auditoría. Autoridad Del Podrá modificar el Programa de. Del Auditor Líder Aplazar y/o suspender la auditoría in situ en caso de no encontrar las condiciones para el desarrollo de la misma. Solicitar la información necesaria para la preparación de la documentación al auditado previo a la auditoría in situ Página de 1

3 s Internas Realizar las reuniones de apertura y cierre de auditoría. 5. Definiciones: Programa de Criterios de Evidencia de la Hallazgos de la Conclusiones de la Reporte Final de Auditado Auditor Equipo Auditor Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la revisión practicada y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Nota: Las s Internas, se realizan por o en nombre de la propia organización, para fines internos y puede constituir la base para la auto declaración de conformidad de la organización. Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacía un propósito específico. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Nota: Los criterios de auditoría se utilizan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable. Nota: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Nota: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad con los criterios de auditoría, como oportunidades de mejora. Los hallazgos de la auditoría se clasifican de la siguiente manera: Conformidad: Cumplimiento de un requisito. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Observación: Incumplimiento parcial a un requisito. Oportunidad de Mejora: Hallazgo a considerar que permite mejorar el SGC. Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y los hallazgos de la misma. Documento que presenta el resultado de los hallazgos del alcance de la auditoría. Interna. Persona o personas que son auditadas. Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoría y que es seleccionado por el Auditor Líder. Grupo conformado por uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría y que es seleccionado por el Auditor Líder. Nota: El equipo auditor puede incluir auditores en formación (como observadores). Nota: Los observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no actúan como parte del mismo. 6. Insumos. Programa Anual de s Página 3 de 1

4 s Internas 7. Resultados. Informe de. 8. Interacción con otros procedimientos PC DIFEM DG 05 Procedimiento de Calidad para las Acciones Correctivas y Preventivas. PC DIFEM DG 07 Procedimiento de Calidad para la Mejora Continua. 9. Políticas. Las auditorías internas son aplicables a todas las áreas del DIFEM que participen en el SGC. La periodicidad de ejecución de las auditorías internas deberá ser de por lo menos una vez al año considerando el estado que guarda y la importancia de la actividad o proceso a evaluar. Las auditorias deberán programarse con base en la importancia de los procesos, los resultados de auditorías previas, los recursos de que dispone el DIFEM y las quejas de los usuarios o a solicitud expresa de los mismos. En caso necesario, el Auditor Líder deberá llevar a cabo reuniones con los auditores para aclarar dudas o situaciones que puedan afectar el desarrollo de la auditoría o, en su caso, para evaluar el desempeño del Plan de. En la realización de la auditoría interna se deberá dar seguimiento a los resultados de auditorías previas. El uso de listas de verificación o formularios no restringe la extensión de las actividades de auditoría en sitio. Si el auditado tuviera algún problema con el auditor, deberá comunicarlo al auditor líder para la resolución del mismo, si es necesario, podrá suplirse al auditor designado del área en cuestión. Los auditores podrán dar recomendaciones, cuando le sean solicitadas, pero solamente el auditado podrá crear e implementar las acciones correctivas a seguir, inclusive se podrá apoyar con la operación de los equipos de mejora. Cuando una observación no sea aceptada por los auditados, éstos deberán presentar las evidencias de su justificación, una vez evaluada se determinará si ésta se elimina del reporte de auditoría Página 4 de 1

5 s Internas El Representante de la Alta Dirección deberá informar sin demora a la Alta Dirección sobre las conclusiones del Informe de. Los auditados deberán tomar acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. El auditado aplicará la evaluación a los auditores una vez concluida la. Los auditores no auditarán su propio trabajo. 10. Desarrollo NO. RESPONSABLE 1 Departamento de Calidad y Modernización Administrativa Representante de la Dirección 3 Representante de la Dirección 4 Departamento de Calidad y Modernización Administrativa 5 Representante de la Dirección ACTIVIDAD Elabora Programa Anual de FO DIFEM DG 09 tomando en consideración objetivos, alcance, criterios de auditoría documentos de referencia, fechas, y lugares donde se realizará la auditoría, el estado y la importancia de los procesos y áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Entrega al para su aprobación. Recibe Programa Anual de FO DIFEM DG 09, revisa y determina. En caso de existir observaciones realiza las mismas y remite al Departamento de Calidad y Modernización Administrativa. Recibe observaciones, realiza modificaciones y devuelve para su aprobación. Se conecta al paso. Si no existen observaciones aprueba, presenta propuesta para autorización del Comité de Calidad. 6 Comité de Calidad Recibe, toma conocimiento y aprueba Programa Anual de s. 7 Representante de la Dirección Recibe Programa Anual de s FO DIFEM DG 09 previamente aprobado y autorizado por el Comité de Calidad, toma conocimiento de la fecha en que ha sido programada la auditoría, selecciona al auditor líder y al equipo auditor, les informa sobre la fecha de auditoría Página 5 de 1

6 s Internas NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 8 Auditor Líder Previo a la fecha programada elabora Plan de FO DIFEM DG 10 y Relación de Equipo Auditor FO DIFEM DG 11 con base en objetivos, alcance, criterios de auditoría documentos de referencia, fechas, y lugares donde se realizará la auditoría. Determina el número de auditores que participarán en la auditoría. Entrega Plan de FO DIFEM DG 10 y Relación de Equipo Auditor FO DIFEM DG 11 al Representante de la Dirección. 9 Representante de la Dirección Recibe Plan de FO DIFEM DG 10 y Relación de Equipo Auditor FO DIFEM DG 11. Elabora oficio en original y copia al Director del Área de los procesos a auditar notificando el inicio de auditoría, objetivo y alcance, anexando Plan de FO DIFEM DG 10 y Relación de Equipo Auditor FO DIFEM DG 11. Envía oficio, recaba sellos y firmas de acuse de recibo en copia, y archiva. 10 Directores de Área Recibe oficio con Plan de FO DIFEM DG 10 y Relación de Equipo Auditor FO DIFEM DG 11, toma conocimiento firma y sella acuse de recibo y lo archiva temporalmente. 11 Auditor Líder Convoca al Equipo Auditor, elaboran y revisan los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoría. Tales documentos pueden ser: listas de verificación o formularios. Revisan la documentación del SGC, (informes de auditorías previas, manual de calidad, procedimientos de calidad, políticas, instructivos de trabajo, registros y formatos antes de iniciar la auditoría en las áreas respectivas; de lo contrario, estos deben ser revisados durante la ejecución de la misma. 1 Auditor Líder Realiza en la fecha indicada la reunión de apertura con los responsables de las áreas o procesos a auditar, grupo auditor y. La finalidad de esta reunión es: Dar lectura y confirmar el Plan de Página 6 de 1

7 s Internas NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría. Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas. Presentar a cada uno de los miembros del grupo auditor. Solicita a los asistentes su registro y firma en Lista de Asistencia de Apertura y Cierre de FO DIFEM DG 1 para dejar constancia de que no existen dudas antes de iniciar la auditoría. Se traslada a las instalaciones de la unidad administrativa que corresponda y da inicio a la auditoría, solicita información. 13 Auditado Proporciona información requerida por el auditor. 14 Equipo Auditor Recibe información, requisita Lista de Verificación FO DIFEM DG 13 y mediante muestreo, verifica y evalúa contra los criterios de auditoría, a fin de definir la conformidad con lo establecido en cada proceso. Los métodos para recopilar la información pueden ser: Entrevistas Observación de actividades Revisión de documentos Registra en el formato Reporte de FO DIFEM DG 14, los hallazgos, evidencias y nombre completo del personal auditado. Indica al auditado sobre la conformidad o no conformidad de los requisitos auditados, aclarando cualquier duda existente. Expone los hallazgos y evidencias de la auditoría. Los revisa y prepara las conclusiones de la misma. Convoca verbalmente al y a los auditados a la reunión de cierre, da lectura al Reporte de FO DIFEM DG 14 presenta los hallazgos de la auditoría aplicada. Solicita a los auditados evaluar el desempeño del equipo auditor aplica formato de Evaluación a Auditores FO DIFEM DG 15. Entrega reporte y documentación de la auditoría al Auditor Líder Página 7 de 1

8 s Internas NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 15 Auditor Líder Recibe reporte y documentación de la auditoría, reúne al Equipo Auditor para elaborar el Informe de FO DIFEM DG 16. Revisa y autoriza el informe final de la auditoría y la evaluación del equipo auditor. Entrega el Informe de FO DIFEM DG 16 y Evaluación a Auditores FO DIFEM DG 15 al. 16 Representante de la Dirección Recibe Informe de FO DIFEM DG 16 y Evaluación a Auditores FO DIFEM DG 15. Efectúa una reunión de cierre presidida por el Auditor Líder, integrantes del Comité de Calidad y/o Líderes de los Equipos de Mejora Página 8 de 1

9 PROCEDIMIENTO: De Calidad para la Realización de Auditorias Internas DEPARTAMENTO DE CALIDAD Y MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COMITÉ DE CALIDAD AUDITOR LIDER INICIO Elabora y entrega Elabora y entrega 1 Programa Anual de Auditoria FO DIFEM DG 09 Recibe, revisa y determina Recibe, revisa y determina Programa Anual de Auditoria FO DIFEM DG 09 Recibe observaciones, Recibe realiza observaciones, modificaciones realiza devuelve modificaciones devuelve y y 4 Realiza observaciones Realiza remite observaciones remite 3 y y SI SI Existen Observaciones? Aprueba, presenta propuesta Aprueba, para presenta su aprobación. propuesta para su aprobación. 5 NO NO Recibe, toma conocimiento Recibe, de toma la fecha, conocimiento selecciona de la auditor fecha, líder selecciona y equipo auditor auditor líder e y informa equipo fecha. auditor e informa fecha. Programa Anual de Auditoria FO DIFEM DG 09 7 Programa Anual de Auditoria FO DIFEM DG 09 Recibe, toma 6 conocimiento Recibe, toma y aprueba. conocimiento y aprueba. Programa Anual de Auditoria FO DIFEM DG 09 8 Requisita formatos, determina Requisita número formatos, de determina auditores número y entrega de auditores y entrega Programa Anual de Auditoria FO DIFEM DG 09 Plan de Auditoria FO DIFEM DG 10 Relación de Equipo Auditor FO DIFEM DG 11 A

10 PROCEDIMIENTO: De Calidad para la Realización de Auditorias Internas DIRECTOR DE AREA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN AUDITOR LIDER AUDITADO A 9 Recibe, elabora oficio Recibe, notificando elabora inicio oficio de notificando la auditoría, inicio objetivo de y la alcance, auditoría, objetivo anexa y documentación alcance, anexa y envía documentación y envía Oficio Plan de Auditoria FO DIFEM DG 10 Relación de Equipo Auditor FO DIFEM DG 11 1 Recibe, oficio toma conocimiento Recibe, oficio toma y archiva conocimiento y temporalmente. archiva temporalmente Convoca al equipo auditor, Convoca elabora al equipo y revisa auditor, documentos elabora y de revisa trabajo documentos y documentación de trabajo del y SGC. documentación del SGC. Oficio Plan de Auditoria FO DIFEM DG 10 Relación de Equipo Auditor FO DIFEM DG 11 1 Realiza reunión de apertura Realiza y registra reunión a de los apertura asistentes y registra a los asistentes 1 Lista de Asistencia y Cierre de Proporciona FO DIFEM DG 1 13 Información Proporciona Información Recibe información, verifica Recibe y evalúa, información, registra hallazgos verifica y evalúa, requisita registra formatos, hallazgos realiza reunión requisita de formatos, cierre y solicita realiza a reunión los auditados de cierre y solicita evaluar a los desempeño. auditados evaluar desempeño. EQUIPO AUDITOR EQUIPO AUDITOR 14 Lista de Verificación FO DIFEM DG 13 Reporte de FO DIFEM DG 14 Evaluación de Auditores FO DIFEM DG 15 Evalúa el desempeño en 15 formato Evalúa el FO desempeño DIFEM en formato DG 15 FO DIFEM DG 15 B

11 PROCEDIMIENTO: De Calidad para la Realización de Auditorias Internas DIRECTOR DE AREA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN AUDITOR LIDER AUDITADO B 16 Recibe documentación, Recibe revisa, elabora documentación, informe revisa, de elabora y entrega. informe de y entrega. Reporte de FO DIFEM DG 14 Informe de FO DIFEM DG 16 Lista de Verificación FO DIFEM DG 13 Evaluación de Auditores FO DIFEM DG 15 Recibe documentación y efectúa Recibe documentación reunión de cierre y efectúa reunión de cierre 17 Informe de FO DIFEM DG 16 Evaluación de Auditores FO DIFEM DG 15 Presenta hallazgos y 18 conclusiones Presenta hallazgos y conclusiones Conjuntamente con los Conjuntamente lideres de los con equipos los lideres mejora de los elaboran equipos de mejora e implementan elaboran acciones e correctivas implementan acciones y preventivas correctivas y preventivas 19 Recibe, implanta acciones Recibe, y verificaimplanta acciones y verifica LIDER DE EQUIPO DE MEJORA LIDER DE EQUIPO DE MEJORA 0 Procedimiento de Calidad PC DIFEM DG 05 Plan de Acciones Correctivas y Preventivas FO DIFEM DG 18 n Plan de Acciones Correctivas y Preventivas FO DIFEM DG 18 FIN

12 s Internas 13. Registro de Evidencias: Programa Anual de FO DIFEM DG 09 Plan de FO DIFEM DG 10 Relación de Equipo Auditor FO DIFEM DG 11 Lista de Asistencia de Apertura y Cierre de FO DIFEM DG 1 Lista de Verificación FO DIFEM DG 13 Reporte de FO DIFEM DG 14 Evaluación a Auditores FO DIFEM DG 15 Informe de FO DIFEM DG Objetivos de calidad. Atender el 100% de los Hallazgos Reportados en el Informe Final de 15. Formatos e Instructivos FO DIFEM DG 09 Programa Anual de FO DIFEM DG 10 Plan de FO DIFEM DG 11 Relación de Equipo Auditor FO DIFEM DG 1 Lista de Asistencia de Apertura y Cierre de FO DIFEM DG 13 Lista de Verificación FO DIFEM DG 14 Reporte de FO DIFEM DG 15 Evaluación a Auditores FO DIFEM DG 16 Informe de Página 1 de 1