PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS Procedimiento para la Programación, Planeación y Ejecución de Auditorías Página 1 de 9

2 1. Objetivo Establecer los lineamientos necesarios para la realización de las Auditorías Internas al Sistema de Gestión de Equidad de Género del Honorable Congreso del Estado de Puebla y determinar el grado de implementación, mantenimiento eficaz y conformidad con el Modelo MEG:2003 y la NMX R 02 SCFI Alcance Este procedimiento aplica a todas las áreas y puestos involucrados en el alcance del Sistema de Gestión Equidad de Género del Honorable Congreso del Estado de Puebla. 3. Referencias Manual de Equidad de Género. Manual de Organización. Modelo de equidad de Género MEG 2003 Procedimiento de análisis, planeación y ejecución de acciones correctivas y preventivas. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental ISO Definiciones 4.1 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance para el que se cumplen los criterios de la auditoria. 4.2 Auditoria interna o de primer grado: Auditoria efectuada por personal del Honorable Congreso del Estado de Puebla con la competencia suficiente y necesaria. 4.3 Auditoria Externa o de tercer grado: Auditoria efectuada por personal ajeno al Honorable Congreso del Estado de Puebla con la competencia y respaldo de un organismo de certificación. 4.4 Programa de la auditoria: Conjunto de una o más auditorias planeadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 4. Alcance de la auditoria: Extensión y límites de una auditoria. Procedimiento para la Programación, Planeación y Ejecución de Auditorías Página 2 de 9

3 4.6 Criterio de la auditoria: Conjunto de políticas, procedimiento o requisitos determinados como referencia que sirven de base para la evaluación de conformidad para con los requisitos de las normativas aplicables. 4.7 Evidencia objetiva: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información significativa para el criterio de la auditoria, y que se sustenta con evidencias. 4. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recogida frente a los criterios de la auditoria. 4.9 Equipo auditor: Persona o grupo de personas que llevan a cabo una auditoria. 4. Auditor/a: Persona que lleva a cabo una auditoria Auditor/a calificado o líder: Persona que ha superado con éxito un proceso de calificación de auditoria o que puede avalar su competencia a través de la experiencia y formación de Auditor líder. Procedimiento.1 Para la Programación y planeación de una Auditoría interna / externa RESPONSABLE NUM. ACTIVIDAD Vocal de las Auditorias 1 Prepara el Programa de Auditorias Internas identificando el objetivo y alcance de la misma. La preparación del programa de auditoria se realizará a inicio de cada año calendario. Se debe considerar una auditoria interna cada semestre. La programación debe considerar los días hábiles del Honorable Congreso del Estado de Puebla así como festividades o días de asueto para no empalmar los días de auditoría. Considerar además la fecha probable de la auditoria de seguimiento / certificación de tercera parte. Coordinador/a del Comité de Equidad 2 3 Enviar mediante oficio al / a la coordinadora del Comité de Equidad de Género el programa de auditoría para su revisión. Revisa en conjunto con la / el presidente (a) de la Comisión de Equidad y Género y la / el presidente (a) del Honorable Congreso del Estado de Puebla el programa de Auditoria propuesto. Procedimiento para la Programación, Planeación y Ejecución de Auditorías Página 3 de 9

4 4 Vocal de las Auditorias 6 7 Registrar en una minuta de acuerdos la autorización del programa de auditoría detallando: 1. Días de auditoria 2. Objetivo 3. Alcance Pasar a Firma de los presentes la minuta de acuerdos y enviar a la / el vocal de auditorías para su difusión y preparación. Comunicar al personal del Honorable Congreso del Estado de Puebla el programa de auditoría aprobado mediante la distribución y entrega de copias de la minuta de acuerdos firmada. La información se podrá comunicar además por los medios definidos como corchos, tableros, , etc. La entrega de la minuta se evidenciara con la recopilación de firmas de recibido por parte de los jefes de área. Define en base a los objetivos y alcances, los criterios y el plan de cada auditoría interna, a partir del Programa de Auditoria acordado. La agenda de la auditoria se completará con los horarios y eventos a auditar durante los días de auditoría definidos así como la selección del equipo auditor. Para el caso de auditorías de tercera parte, se gestionará con el Instituto Nacional de las Mujeres la agenda de la auditoria correspondiente. Seleccionar al equipo de auditores y auditor líder en base a: Elabora una relación de candidatos/as para conformar el equipo auditor de acuerdo a sus competencias y las asignaciones que tengan en el comité. Consulta con las direcciones a las que pertenecen los/as candidatos/as, las actividades previstas para el periodo de auditoría. Procedimiento para la Programación, Planeación y Ejecución de Auditorías Página 4 de 9

5 9 Realiza la Selección del Equipo Auditor, Determina, dentro del equipo al/la Auditor/a Líder, de acuerdo a las competencias requeridas para cada auditoria así como a la competencia de cada integrante del equipo auditor seleccionado. Notifican al (las/los) funcionario/a (s) y Jefe/a inmediato/a la designación dentro del Equipo Auditor así como los planes de auditoría, con mínimo días de anticipación a la fecha programada para dar inicio a la auditoria..2 Para la ejecución y reporte de una auditoria. Realiza la revisión preliminar de los documentos relacionados con el objetivo de la auditoria, según los criterios definidos. Equipo Auditor Solicita información pertinente del Sistema, como manuales, procedimientos, funciones, entre otros, y elabora la Lista de verificación que utilizará como herramienta guía de revisión. 11 Envía las listas de verificación preparadas al Auditor (a) líder para su revisión y adecuación en caso necesario Esta actividad se deberá de completar una semana antes de la auditoria. Auditor/a Líder 12 Revisa las listas de verificación elaboradas por el equipo auditor y realiza ajustes en caso necesario. 13 Envía los comentarios, en caso de existir, al equipo auditor y solicita el ajuste necesario. Realizan La Reunión de Apertura. El / la auditor (a) líder explica brevemente el objetivo, alcance, criterios y plan de auditoría a los asistentes de la reunión de apertura. Auditor/a Líder / Equipo Se pasará lista de asistencia como evidencia de la Auditor / 14 realización de la reunión. Comité de Equidad de Género Se podrán hacer ajustes al plan de auditoría siempre y cuando, a criterio del auditor, no interfiera con el objetivo y alcances definidos. (Cambios de hora, personal auditado, etc.) Equipo Auditor 1 Ejecuta el trabajo de campo de recopilación y verificación de información en el sitio de labores del auditado. Procedimiento para la Programación, Planeación y Ejecución de Auditorías Página de 9

6 Auditor/a Líder y Equipo Auditor Auditor/a Líder, Equipo Auditor y Comité de Equidad de Género. Coordinador (a) del comité de Equidad de Género Realiza entrevistas (lista de verificación). Recopila mediante muestreo apropiado y verifica la información. Evalúa las evidencias frente a los criterios de auditoría. Determina los hallazgos de auditoría. Revisa con el equipo auditor los hallazgos (reuniones intermedias) Prepara informe de la auditoria. Los hallazgos de la auditoria se documentan en el reporte de Auditoria así como en las listas de verificación. Prepara Informe de Auditoría considerando que los hallazgos han sido clasificados de acuerdo a los criterios de auditoría y se tiene suficiente evidencia objetiva de soporte. Como parte del informe de auditoría, deberá de entregar una evaluación de desempeño del equipo auditor. Realizan reunión de cierre de auditoria. El / la auditor (a) líder expone el Informe de Auditoría describiendo brevemente un resumen de los hallazgos identificados. Se pasa lista de asistencia para evidencia de la actividad. El reporte de auditoría se entrega al / a la coordinadora del Comité de Equidad firmado por el / la auditora líder. Apoyándose en el/la responsable de auditorías, distribuye el reporte de auditoría para conocimiento del personal del Honorable Congreso del Estado de Puebla. Dar cumplimiento al procedimiento de análisis, planeación y ejecución de acciones correctivas y preventivas para el adecuado seguimiento y verificación de hallazgos derivados de auditorías internas o externas. Procedimiento para la Programación, Planeación y Ejecución de Auditorías Página 6 de 9

7 .3 Para la selección, preparación y evaluación del equipo auditor. RESPONSABLE NUM. ACTIVIDAD Coordinador (a) del comité de Equidad de Género. 20 Solicitar a jefes de área que seleccionen a una persona para su entrenamiento en la auditoría de Sistemas de Gestión La selección se realizará conforme lo establecido en el formato Selección de candidato (a) a auditor (a) El formato de selección se entregará con firma del jefe de área. Esta actividad de efectuará cada vez que el Comité de Equidad considere que requiere más personas para esta actividad. Con apoyo de el/la vocal de auditorías, evaluar que candidatos (as) cumplen con el siguiente perfil mínimo: Criterio / habilidad Nivel mínimo Comunicación Redacción Lectura rápida. Capacidad de análisis Interés Puntualidad Enfoque a resultados Asertividad Orden en el trabajo Educación Licenciatura Experiencia en labores Entre 1 y 3 años Brindar los cursos de capacitación descritos a continuación como mínimos indispensables a los y las candidatos (as) a formarse como auditores del SGEG. Interpretación de MEG 2003 Conocimientos básicos de equidad de género. Formación de Auditores internos para sistemas de Equidad. Todos los cursos deben de considerar resultados aprobatorios, por lo que se requiere que en cada curso se obtenga un diploma o certificado. No se permiten Constancias de participación. Procedimiento para la Programación, Planeación y Ejecución de Auditorías Página 7 de 9

8 Vocal de Auditorias 23 Registrar los resultados de la selección y entrenamiento recibido por cada auditor en el formato Evolución de Auditor (a) y calcular la calificación obtenida. En caso de una calificación menor a 7 puntos, se deberá de re capacitar a la persona en el área identificada como débil. En caso de tener una calificación mayor o igual a 7 puntos, la persona podrá participar en auditorias como Auditor (a) interno (a) 24 En el siguiente evento de auditoría al Sistema de Gestión de Equidad del Honorable Congreso del Estado de Puebla, programar preferentemente en parejas a los nuevos (as) auditores(as) con auditores (as) con experiencia. 2 Registrar en la evolución de auditor (a), la calificación obtenida una vez realizada una auditoria y recalcular la calificación. En caso de que se obtenga una calificación mayor a. puntos, el / la auditor (a) podrá ser considerado (a) como auditor (a) líder en el siguiente evento de auditoría. 26 Resguardar los registros de selección y evolución de acuerdo al procedimiento de elaboración y control de documentos y registros. 6. Documentos de apoyo y registros P03 F01 Programa de Auditorías P03 F02 Plan de Auditoría P03 F03 Lista de Asistencia P03 F04 Listas de Verificación P03 F0 Reporte de Auditoría P03 F06 Selección de candidato (a) a auditor (a) P03 F07 Evolución de Auditor (a) 7. Control de cambios Procedimiento para la Programación, Planeación y Ejecución de Auditorías Página de 9

9 . Anexo.1 Valores de criterios para evaluación de Auditor (a) Interno (a) Criterio Nivel de Estudio Técnico 3 Bachiller Licenciatura Maestría en adelante Experiencia Menos de un año Entre uno y tres años Más de tres años Formación Conceptos básicos 2 Interpretación del Estándar 2 Auditor (a) Interno 4 Auditor (a) Líder 2 Experiencia como auditor Valor Promedio calificaciones de Criterio Valor Criterio Valor Puntualidad Comunicación Redacción Lectura rápida. Capacidad de análisis Interés Enfoque a resultados Orden en el trabajo Asertividad Usar únicamente para evaluar la selección de candidato (a) Calificación = (Sumatoria de resultados / 90) * Procedimiento para la Programación, Planeación y Ejecución de Auditorías Página 9 de 9