SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO (GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y CONVENIOS)

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1 CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Garantizar y Desarrollar los aspectos administrativos necesarios para la adquisición de bienes, obras o servicios de forma transparente y en OBJETIVO cumplimiento de la normatividad legal vigente. Subdirector de Centro de Formación Coordinador Grupo de Apoyo Administrativo RESPONSABLE DEL PROCESO: Funcionarios asignados Este proceso está orientado a la administración de los recursos dela entidad garantizando la compras de bienes de consumo y devolutivos, ALCANCE: contratación de servicios de mantenimiento de maquinaría, equipos, muebles, vehículos y edificios, servicios personales e instructores, desde su fase precontractual hasta la fase pos contractual. PROVEDORES ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTES de Planeación Formular políticas y estrategias para la optimización Leyes, decretos, Solicitud situaciones de Evaluación y de los recursos institucionales con criterios de resoluciones administrativas de Gestión de los eficiencia y eficacia. Manuales. Todos los Procesos Lineamientos Comunicaciones P Manual de contratación, Manual de supervisión e Interventoría Circulares Plan de Contratación Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP Gestión de Talento Humano Guía de Administración del Riesgo NTC ISO Gestión del Riesgo Matriz de aspectos e impactos ambientales Matriz de Peligros Identificar los riesgos que puedan afectar el logro de los resultados del proceso Participar en la identificación de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentación aplicable Participar en la identificación de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional. Mapa de Riesgos Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales Matriz de Identificación de Riesgos gestión contratación y convenios Gestión del Talento Humano

2 Congreso, Agencia Nacional de Contratación Normatividad Socializar la normatividad contractual vigente Capacitaciones de Planeación de Evaluación y de Ejecución de la Formación Profesional de Servicios Complementarios Oferta de programas de formación para los sectores atendidos por el Centro. Estructuras curriculares(es donde se establece el perfil) Presupuesto y Metas establecidas en Plan POA Potencial de horas de formación por instructores de planta Lineamientos POA H Realizar la contratación de instructores para el apoyo a la formación profesional Plan Anual de Contratación Convocatorias Ordenes de Prestación de Servicios o Contratos Banco de instructores pre-seleccionados Acta de iniciación de actividades Evaluación de los aprendices. Informe de supervisión del contrato Acta de liquidación de órdenes de prestación de servicios o contratos de Ejecución dela Formación Profesional de Diseño Curricular de Ejecución de Servicios Complementarios de Certificación de Competencias Laborales de Normalización de Competencias Laborales todos los procesos solicitudes Apoyar a las áreas de la Dirección General en las etapas pre y post contractual Conceptos Autorizaciones y Contratos legalizados todos los procesos solicitudes Dirigir y controlar los procesos de contratación del Centro de formación conforme al 249 Conceptos, autorizaciones

3 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Estudios previos Solicitud de elementos Planes de mantenimiento Documentación legal Plan de compras Proyectos aprobados, Plan operativo del convenio aprobado, Documentación legal del conveniente, CDP Contratar o adquirirlos bienes y servicios necesarios para cumplir con los requerimientos de la entidad Orden de compra Contrato de compra venta Bienes adquiridos Todos los procesos sujetos a procesos contractuales Estructurar convenio (si Aplica) Convenio perfeccionado y legalizado, Documentación soporte del convenio estratégico, Procesos misionales o de apoyo Metodología Establecida Participar en actividades definidas en los programas de gestión ambiental Registros de actividades de gestión ambiental Proceso - Planeación y Corporativo Proceso de Gestión de Talento Humano Metodología Establecida Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional Registros de actividades de S&SO Proceso Gestión del Talento Humano Proceso de Planeación Proceso de Ejecución de la Formación Profesional Proceso de Emprendimiento y empresarismo Proceso de Gestión de los Plan de compras de insumos y devolutivos Certificado de disponibilidad presupuestal Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora Ordenes de compras Contratos Informes de seguimiento y evaluación de proveedores Proceso Evaluación y Declarar incumplimientos contractuales conforme lo indica el 249 y resolución 1170 del Actos administrativos Imposición de multas, Descuentos, Declaratorias de caducidad, Todos los procesos Proceso de Planeación Proceso de Gestión de los Proceso responsable del proyecto, Conviviente Grupo de convenios Supervisores e interventores H V Informes de supervisión y/o Interventoría

4 - Dirección de Planeación Corporativo Gestión de Evaluación y Dirección de Planeación y direccionamiento Corporativo Gestión de Evaluación y Gestión del Talento Humano Gestión de Tecnologías de la Información SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Mapa de Riesgos Institucional y por Procesos Informes de Gestión Informes de Auditoría (Hallazgos) Programa de Gestión Ambiental Matriz de aspectos e impactos ambientales Programa de S&SO Matriz de Riesgos y Peligros Plan de seguridad de la información Realizar seguimiento a los riesgos que puedan afectar el logro de los resultados del proceso Realizar medición y seguimiento a los indicadores (Ver Plan de Indicadores) Verificar el cumplimiento de los requisitos legales de calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional Cláusulas pecuniarias y excepcionales Informe de seguimiento y monitoreo de riesgos Resultados de evaluación de los Indicadores del Proceso. Informes analizados y evaluados Informes de seguimiento Impactos mitigados Riesgos mitigados Informes de Gestión Gestión de evaluación y Planes de mejoramiento A es Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de implementados control, Informes de Auditoría Mejora para la gestión de la calidad, ambiental, Acciones correctivas, (Hallazgos) seguridad y salud ocupacional. preventivas y de mejora cerradas y eficaces RIESGOS: Ver mapa de riesgos de la vigencia INDICADORES Matriz de Indicadores REQUISITOS Nomograma, matriz de relación NTC-GP 1000, MECI 1000, ISO y OHSAS 18001, Manual de calidad y los demás documentos asociados al proceso. DOCUMENTOS Y REGISTROS de Evaluación y, Gestión del Talento Humano y Gestión de Tecnologías de la Información Gestión de Evaluación y,, Gestión del Talento Humano y Gestión de Tecnologías de la Información Ver Listado Maestro de Documentos y Registros

5 de Cambios Versión Fecha de Aprobación Descripción del cambio Aprobó 1 Mayo 31 de 2007 Documento original. Representante de la 01 Agosto 16 de Se generan los cambios respectivos por lineamientos dados por la Dirección Subdirección. Comité Del SIMCI General y se pasa del Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 1 (uno); esta disposición es para todo los Documentos del Sistema. 02 Enero 08 de Se generan los cambios respectivos con la inclusión de los ejes temáticos de Comité Del SIMCI Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión Noviembre 20 de Se generan los cambios por directrices de La dirección General de la Comité Del SIG armonización del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con el Sistema Integrado de Gestión versión 03.

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