ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1 GESTIÓN DE POLIZAS DE SEGUROS 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES

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1 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1 GESTIÓN DE POLIZAS DE SEGUROS CÓDIGO: APO2-P-003 FECHA DE VIGENCIA 10/Dec/ OBJETIVO Realizar las gestiones necesarias para adquirir los seguros que se requieran en la Agencia Nacional de Minería. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia desde el levantamiento del inventario de necesidades objeto de aseguramiento de las pólizas hasta el momento de ocurrencia de un evento o siniestro que conlleva a una reclamación. 3. DEFINICIONES PÓLIZA:Es el instrumento probatorio por excelencia del contrato de Seguros. GARANTÍA:Compromiso aceptado por el asegurador para minimizar la ocurrencia del riesgo. SEGURO:Es el medio por el cual el asegurador se obliga mediante el cobro de una prima, a resarcir el daño ocasionado por un siniestro que afecte al asegurado. SINIESTRO:Es la realización del riesgo y es motivo de indemnización. RECLAMACIÓN:Es la solicitud de indemnización a la Compañía de Seguros por una perdida cubierta en la póliza. CORREDOR DE SEGUROS:Es la persona que está vinculada a la Compañía de seguros, para la promoción de servicios. Persona o entidad que sirve de intermediario entre la entidad y la compañía(s) de seguros con las cuales la entidad celebre negocios en materia de toma de póliza de seguros, en los términos especiales del artículo 1347 del código de comercio y demás normas relacionadas. CONTRATO DE SEGURO:Acuerdo por el cual una de las partes, el asegurador, se obliga a resarcir de un daño o a pagar una suma de dinero a la otra parte, tomador, al verificarse la contingencia prevista en el contrato, a cambio del pago de una prima a cargo de la ANM en su condición de Tomador de la(s) póliza(s). CONTRATO ENTRE DOS PARTES:una asegurador (normalmente una compañía de seguros) y un asegurado, quien abona cierta cantidad de dinero (normalmente en pagos periódicos, denominado prima de seguro) a cambio de obtener una cobertura monetaria sobre un riesgo incierto o impredecible. COMPROMISO DE ACEPTACIÓN:por parte del Asegurador en virtud del cual se hace cargo, hasta el límite estipulado, de las consecuencias económicas derivadas de un siniestro imprevisto durante un período de tiempo determinado. 4. CONDICIONES GENERALES

2 La Agencia Nacional de Minería busca contratar las pólizas de seguros que amparen los bienes muebles, inmuebles y activos patrimoniales asegurables de su propiedad y por los que sea o llegare a ser legamente responsable. Los seguros a contratar corresponden a pólizas, las cuales deben contener las condiciones, clausulas y términos exigidos en el pliego de condiciones establecido. Los estudios y documentos base para elaborar el pliego de condiciones son para facultar a los proponentes la valoración adecuada del alcance de las necesidades de aseguramiento requeridas por la Agencia Nacional de Minería. 4.1 DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD En Colombia, las entidades del orden nacional dentro de sus obligaciones tienen la de velar por la conservación de la integridad del patrimonio del estado representado en los bienes, patrimonio e interés respecto de los cuales la Agencia Nacional de Minería es titular y por los cuales responde; para tal fin se tienen en cuenta los lineamientos relacionados en la Ley 42 de 1993 en los artículos 101 y 107 donde establece la responsabilidad fiscal que se genera para quienes no cumplan con el deber de amparar debidamente los bienes y/o el patrimonio estatal, así como los establecidos en la Ley 734 del En consideración a las disposiciones referidas, se concluye que quienes administran y tienen control sobre bienes fiscales, tienen el deber adicional de mantener asegurados los bienes. Con el fin de atender la responsabilidad y necesidad de transferir los riesgos a los cuales se encuentran expuestos los bienes y patrimonio de la Agencia Nacional de Minería, se requiere la manifestación de las necesidades y constitución de las pólizas con las condiciones técnicas establecidas en la Tabla Anexa conformada por grupos, Asimismo corresponden a los posibles tipos de pólizas a contratar en la Agencia Nacional de Minería. Documentos Internos: Manual de Contratación 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Estudios y documentos previos Informe Seguimiento de Siniestros. Informes mensuales rendidos por el corredor de seguros. Comunicados internos (Memorandos, circulares) pasos a seguir para el trámite de las reclamaciones. Documentos Externos: 6. DETALLE DE ACTIVIDADES

3 No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Determinar los intereses y necesidades asegurables de la ANM y realizar el inventario de necesidades de pólizas de seguros una vez agotadas las garantías o pólizas de cumplimiento contractual de los bienes o activos fijos. Elaborar los documentos previos a la contratación como son: El estudio de conveniencia y oportunidad, estudio de mercado y documento técnico con las especificaciones y características de los seguros que se necesita contratar (de vehículo, edificios, bienes inmuebles, equipos de cómputo, de transporte de mercancías, etc.). Realizar la firma y solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal CDP, al grupo de servicios financieros presupuesto para su correspondiente tramite. Elaborar memorando interno para trámite ante el grupo de contratación institucional, con el fin de realizar la elaboración de los pliegos generales del proceso según lo establecido en el manual de contratación Presentar ante el comité de contratación la propuesta de consultoría. Adelantar el proceso de consultoría para la selección del corredor de seguro, adjudicación del contrato y demás formalidades RESPONSABLE Profesional Coordinador Administrativo CONTROLES Y/O REGISTROS RELACIONADOS Planilla de Inventarios bienes y activos fijos (WEBSAFI) Estudios Previos Memorando No Aplica No Aplica

4 Revisar y enviar al corredor de seguros, la información correspondiente para la adquisición de las pólizas solicitadas. Remitir documentación solicitando apertura del proceso para la contratación de la compañía aseguradora. Iniciar el proceso de contratación para adquisición de pólizas Se establece el contrato para la adquisición de la póliza? Si: Continuar con actividad 11 No: Continuar con la actividad 6 11 Recibir contrato aprobado Solicitar la expedición de las pólizas a la compañía de seguros y remitir a la Coordinación Administrativa para su control. Las pólizas están de acuerdo a lo contratado? Si: Continuar con la actividad 14 No: Continuar con la actividad 12 Realizar trámite para pago de póliza Informar por escrito al supervisor del contrato en el momento de ocurrencia de un siniestro (en las sedes diferentes a la principal, una vez sucedido el siniestro se reportará al coordinador quien posteriormente elevará el reporte escrito al supervisor del contrato). Informar al corredor de seguros el siniestro. Enviar la reclamación al corredor de seguros con las formas que exija y con los soportes correspondientes, para que éste Coordinador de contratación Coordinador de contratación Coordinador Administrativo Informe de pólizas Punto de Control Pólizas de seguros Factura Punto de control Informe comunicando el siniestro Punto de Control Comunicado de Informe del Siniestro a la Aseguradora Documento soporte

5 realice el trámite correspondiente ante la compañía de seguros. 18 Realizar seguimiento a la reclamación en procura de que sea atendida en el menor tiempo posible. Informe Seguimiento de Siniestros Punto de control 19 Tramitar los traspasos (cuando se trata de vehículos) si la reclamación así lo exige. Representante Legal ANM Coordinador Administrativo Informe Seguimiento de Siniestros 20 Se recibe reconocimiento del siniestro? Si: Continuar con la actividad 25 No: Continuar con la actividad Revisar si es incumplimiento de contrato: Se revisa si el no reconocimiento se configura en incumplimiento del contrato 22 Enviar a la coordinación de contratación: Se envía al proceso de adquisición de bienes y servicios para los fines pertinentes Memorando 23 Ejecutar las disposiciones descritas en la Póliza adquirida con referencia al incumplimiento Coordinador de contratación Memorando 24 Ejecutar las bajas definitivas, Asimismo se procederá a solicitar su exclusión de las pólizas correspondientes. Profesional 25 Recibir el reconocimiento del siniestro Recibir el reconocimiento del siniestro Supervisor de Recibo de Indemnización 26 Realizar el ingreso del nuevo bien al almacén. 27 En el caso de no existir reconocimiento del siniestro se reporta al grupo de contratos para lo de su competencia. Ley Correo electrónico

6 incumplimiento contractual o imposición de multas. FLUJOGRAMA 7. ANEXOS Tabla Condiciones para la Constitución de las Pólizas VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: RINCON RAFAEL Cargo: Fecha: 05/Nov/2013 Nombre: Cargo: Fecha: Luz Helena Mejia Zuluaga Coordinador Grupo 06/Nov/2013 Nombre: Cargo: Fecha: Lisbeth Triana Casas Vicepresidente Administrativa y Financiera 10/Dec/2013 La copia impresa de este documento deja de ser controlada

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