MOVIMIENTOS DE INVENTARIO Código: GA_IN_001

Transcripción

1 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 01 11/08/2014 Emisión inicial 02 21/01/2015 Actualización de ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Líder Almacén Director Administrativo Director Administrativo

2 Página: 2 de 10 PROCESO: PROCEDIMIENTO/ DOCUMENTO DE REFERENCIA: ACTIVIDAD: Gestión de abastecimiento GA_PR_002_Gestión de almacén e inventarios. Realizar entradas, salidas y traslados de inventario. 1. DESCRIPCIÓN RECIBIR MERCANCIA DE PROVEEDORES La recepción de mercancía con base en una orden de compra se realiza en s y almacén principal Recibir mercancía y orden de compra por parte del proveedor. Verificar que cumpla con las características específicas (unidades, referencia, precio, marca, etc.,). En caso que haya alguna inconsistencia, reportar al área de compras. En el almacén principal, verificar que la fecha, cantidad y costo de la factura coincidan con la orden de compra y remisión del proveedor. Aceptar entrega con nombre de quien recibió y sello del almacén y las observaciones que aplique. En los s, aceptar entrega con nombre legible y firma de quien recibió sobre la remisión u orden de compra. En el almacén principal, identificar la mercancía con el sticker. (RQ N, OC,, Solicitado por, destino, fecha de recibido.) Ubicarla dentro del almacén según las observaciones de la orden de compra. En los s, almacenar la mercancía garantizando su conservación y en el área asignada. / Usuario autorizado Usuario autorizado / Orden de compra Orden de compra, factura o remisión. Orden de compra

3 Página: 3 de Entrada almacén principal: Realizar la entrada al inventario en el sistema de información. Entregar al auxiliar de facturación junto con los demás soportes. (Ver manual del sistema de información módulo almacéninventario). Informar por correo electrónico al área de compras y al usuario requirente la recepción de la mercancía. Entrada en Proyectos: Realizar entrada de la mercancía al sistema de información. Enviar reporte de entrada vía correo electrónico a la persona responsable de la compra máximo tres días hábiles de recibir la mercancía. (Ver manual del sistema de información módulo almacéninventario). Enviar al auxiliar de facturación el registro de la entrada al inventario Si el no cuenta con sistema de información: Enviar vía correo electrónico al almacén principal con copia al responsable de la compra, la orden de compra firmada confirmando el recibido y las observaciones; máximo tres días hábiles de recibir la mercancía. Si la mercancía es instalada inmediatamente, se confirma su recibido e instalación mediante correo electrónico máximo 24 horas después de recibida la mercancía. Usuario Interno compras Usuario Interno -Orden de compra -Registro de entrada al inventario (sistema de -Facturas o remisión. Registro de entrada al inventario (sistema de Registro de entrada al inventario (sistema de Orden de compra firmada. Realizar la respectiva entrada al inventario en el Sistema de información. Enviar al auxiliar de facturación la orden de compra firmada y la entrada al inventario. Auxiliar de Girón Orden de compra firmada. Registro de entrada al inventario (sistema de Para la entrada al inventario de elementos que requieran un proceso constructivo por parte del proveedor con base en unas especificaciones técnicas suministradas por la empresa, como son

4 Página: 4 de 10 las rejillas, casetas, mesas, barandas, entre otros, estos servicios solo podrán ser confirmados por parte del Director de Obra o el QAQC. REGISTRAR COMPRA DE MERCANCIA POR CAJA MENOR La entrada y salida por caja menor es una tarea realizada en s y almacén principal Entregar facturas de mercancía comprada por caja menor al. Verificar que la fecha de factura sea del mes correspondiente, el ítem y referenciado para el cual se utilizó la mercancía y centro de costos de donde proviene la caja menor. Ingresar al sistema de información y registrar las entradas por cada factura. (Ver manual del sistema de información módulo almacén- inventario). Imprimir y firmar el soporte generado. Elaborar la salida por caja menor en el sistema. (Ver manual del sistema de información módulo almacéninventario). Identificar el número asignado por el sistema a la salida por caja menor y registrarlo en el soporte de la entrada. Entregar los soportes generados al responsable de caja menor de la sede de Girón. Responsable de caja menor sede principal. Responsable de caja menor en Responsable de caja menor en Responsable de caja menor en Responsable de caja menor en Facturas Facturas Entrada por caja menor (Sistema de. Salida por caja menor (Sistema de Entrada por caja menor (Sistema de. Facturas. Entrada por caja menor (Sistema de. ENTREGAR MERCANCIA Las entregas de mercancía por consumo de requisición se realizan en almacén principal y s que tengan acceso al sistema de información.

5 Página: 5 de Verificar si la mercancía solicitada se encuentra registrada en el sistema de información o en el archivo control de inventario. Para mercancía que no se encuentre registrada en el sistema, diligenciar formato entrada y salida manual de inventario. Para la mercancía que se encuentre en el sistema de información, elaborar y gestionar autorizado del vale de salida. Ver manual del sistema de información módulo compras. Informar al auxiliar de almacén el número asignado por el sistema al vale de salida. (personalmente, correo electrónico o telefónicamente) Realizar la salida de inventario en el sistema. Ver manual del sistema de información módulo almacén- inventario. Imprimir y entregar al usuario el soporte de salida de inventario generado en el sistema. Para la oficina administrativa principal la Salida de Inventario se envía por correo electrónico. Tramitar firmas de autorización en la salida del inventario y entregarla al auxiliar de almacén de acuerdo a la circular de autorizaciones salida de mercancía. Solicitar autorizado en el formato entrada y salida inventario manual, en caso de que la mercancía no esté registrada en el sistema o para los s que no tengan sistema de información. Para la oficina administrativa principal la Salida de Inventario se devuelve por correo electrónico. Si es un activo o equipo menor, Ver procedimiento CACT_PR_001 admón. de activos y equipos menores. Alistar y entregar la mercancía solicitada y archivar los registros. Auxiliar almacén Auxiliar almacén Usuario Interno Líder Almacén Usuario Interno 5. Actualizar archivo de control de Inventario manual Líder Almacén 6. Entregar copia de la salida de inventario al personal de vigilancia en caso de que la mercancía deba salir de las instalaciones de la empresa. Usuario Interno Sistema de Información Control inventario GA_FO_009 entrada salida manual de inventario -Vale de salida (Sistema de Salida de inventario (Sistema de Salida de inventario (Sistema de GA_FO_009 entrada salida inventario manual. Salida de inventario (Sistema de. Archivo de Control de Inventario manual Salida de inventario (Sistema Salida de Elementos

6 Página: 6 de 10 DEVOLVER MERCANCIA A PROVEEDORES Las salidas por devoluciones al proveedor son realizadas solo en el almacén principal. 1. Recibir del área de compras, carta de devolución al proveedor con las respectivas firmas de los procesos involucrados. Carta de devolución. 2. Elaborar y gestionar la firma de autorización en el formato Salida de Elementos de acuerdo a la circular de autorizaciones salida de mercancía. Salida de Elementos Realizar la devolución al proveedor en el sistema de información. (Ver manual del sistema de información módulo almacén- inventario). En los casos que aplique. En caso de que la mercancía ya no esté registrada en el sistema de información, se realiza una entrada por devolución al almacén, para realizar la devolución de mercancía a proveedores. Imprimir el registro y anexar a los soportes anteriores. Coordinar la entrega al proveedor de la mercancía junto con los soportes de devolución. Una vez hecha la devolución de la mercancía, entregar los soportes de recibido al líder de almacén. Reportar por correo eléctrico la confirmación de entrega al área de compras y contabilidad. Mensajero Devolución de mercancía a proveedor. (Sistema de -Entrada por devolución (Sistema de Devolución de mercancía a proveedor.(sistema de Carta de devolución. Salida de elementos 6. Archivar los registros de la devolución. Carta de devolución. Salida de Elementos -Entrada por devolución (Sistema de

7 MOVIMIENTOS DE INVENTARIO Página: 7 de 10 TRASLADAR MERCANCIA DE ALMACEN PRINCIPAL A PROYECTO Elaborar e imprimir el traslado en el sistema de información, (Ver manual del sistema de información módulo almacén- inventario), teniendo en cuenta las órdenes de compra recibidas y las solicitudes por correo electrónico. Realizar salida de Elementos para la mercancía que no se encuentre en el sistema. Diligenciar el formato entrega de implementos y activos si el producto es un activo menor. Teniendo en cuenta la programación de despacho, revisar, alistar y disponer la mercancía para ser enviada a junto con los soportes de envió. ver instructivo GA_IN_003 transporte materiales Autorizar salida de la mercancía de acuerdo a la circular de autorizaciones de salida de mercancía. Entregar los registros al vigilante de turno y al Aux. Almacén encargado de reportar por correo electrónico a las áreas solicitantes el respectivo despacho. autorizaciones -Traslado entre bodegas.( software - Sistema de. -Entrega implementos y activos fijos CACT-FO Traslado entre bodegas. (software - Sistema de -Traslado entre bodegas. (software Sistema de -Entrega implementos y activos fijos CACT-FO Hacer seguimiento a la recepción de la mercancía en hasta recibir soportes firmados. Archivar los soportes del traslado -Traslado entre bodegas. STONE) 5. Atender observaciones de en caso de que se presenten. Líder Almacén

8 MOVIMIENTOS DE INVENTARIO Página: 8 de Recibir la mercancía trasladada desde el almacén principal y verificar las cantidades y el estado de la mercancía de acuerdo al registro del traslado o la Salida de Elementos. ver instructivo GA_IN_003 transporte materiales Identificar con el ítem la mercancía y ubicarla en los lugares establecidos. Notificar al almacén principal por correo electrónico la confirmación del recibido y observaciones según corresponda y archivar el registro. Registro traslados entre bodegas. Salida de Elementos -Traslado entre bodegas. STONE) Correo TRASLADAR MERCANCIA ENTRE PROYECTOS O AL ALMACEN PRINCIPAL 1 2 Identificar la mercancía que se requiere trasladar con el ítem asignado. Notificar envío por correo electrónico cada vez que se realice un traslado a y al almacén principal, especificando nombre de la mercancía, ítem y cantidad. 3 Enviar mercancía ver instructivo GA_IN_003 transporte materiales Hacer seguimiento a la recepción de la mercancía y atender observaciones. 4 Informar la llegada de la mercancía según el destinatario. Verificar las cantidades y el estado de la mercancía recibida de acuerdo al correo y a la salida de elementos. Salida de Elementos Correo 5 Validar el ítem de la mercancía y ubicarla de acuerdo a la organización establecida en el área de almacén.

9 Página: 9 de 10 6 Realizar el traslado en el sistema. (Ver manual del sistema de información módulo almacén- inventario) Traslado entre bodegas (Sistema de 7 En caso de que la mercancía no tenga existencia en el sistema y sea mercancía nueva se procede a realizar una entrada directa por devolución a almacén.(ver manual del sistema de información módulo almacén- inventario) Registrar la devolución en el archivo control de inventarios si la mercancía ya ha sido usada. -Entrada por devolución (Sistema de Archivo control inventario 8 Identificar el número asignado por el sistema a la entrada por devolución y registrarlo en la remisión -Entrada por devolución (Sistema de Remisión: Entrada y salida al inventario manual. GA_FO_009. Salida de Elementos 9 Archivar registros de mercancía recibida. 10 Comunicar al remitente el recibido de la mercancía y anexar los registros generados por el sistema Registro Traslado entre bodegas.( sistema de 2. CONSIDERACIONES Los soportes de facturas, remisiones, orden de compra y entradas al inventario deben ser reportados diariamente al auxiliar de facturación. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. GTEC_DOCI_007. Manual módulo almacén e inventarios GTEC-DOCI-002. Manual Modulo de Compras CACT-PR-001. Administración de activos y equipos menores

10 Página: 10 de CONTROL DE RIESGOS RIESGOS Al Proceso / Laborales (HSE) Errores de digitación al realizar transacciones en el inventario. Pérdida de mercancía en el momento de transportarla. Tener mercancía en el almacén sin ser identificada cuando se realizan devoluciones o traslados desde s ACCIONES PREVENTIVAS Verificar mercancía física con los registros en el sistema. Verificar inicialmente la mercancía con el documento de traslado y asegurar la cantidad y el producto enviado. Usar el formato de entrada y salida al inventario manual en los s. Solicitar a los s identificar la mercancía con el ítem antes de ser enviada