PROCESO: GESTIÓN HUMANA PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE NÓMINA, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001

Transcripción

1 Página 1 de 9 SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001 Responsable del proceso Responsable del procedimiento Versión Vigente desde: Directora Administrativa Asistente de recaudos y pagos 02 Junio de 2010 Elaborado por: Revisado por: Directora Administrativa Contador Firma Directora Administrativa Firma Contador Control de cambios en el documento Causa del cambio: Este registro es generado por el Software, por lo tanto no lleva el código impreso. Cambio realizado: -R05 NOVEDADES SEGURIDAD SOCIAL Autorizado por: (firma) Firma

2 Página 2 de TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO... ALCANCE... DOCUMENTOS DE APOYO TERMINOLOGÍA... DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Flujograma..... Descripción del procedimiento... INDICADORES.. SERVICIO NO CONFORME... ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA Acción Preventiva... Acción Correctiva. ANEXOS.... Anexo 01: -R01 REPORTES NOVEDADES DE NÓMINA... Anexo 02: -R02 SOLICITUD DE PERMISO Y/O PERMANENCIA... Anexo 03: -R03 PLANILLA DE PAGOS... Anexo 04: -R04 RECLAMOS DE NÓMINA... Anexo 05: -R05 NOVEDADES SEGURIDAD SOCIAL... Anexo 0: -R0 SOLICITUD LIQUIDACIÓN PARCIAL DE CESANTÍAS... Anexo 0: -R0 LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO

3 Página 3 de 9 1. OBJETIVO Definir el procedimiento requerido para realizar la nómina y demás obligaciones laborales legales contraídas por la Institución. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el pago de la nómina del personal vinculado, para la liquidación de la seguridad social y aportes parafiscales de los trabajadores de la Institución. 3. DOCUMENTOS DE APOYO - Código Sustantivo del Trabajo. - Ley CIRCULAR Nº 001 del Departamento Administrativo de la Función Publica. Del 28 de agosto de Aplicación del decreto Nº 1919 del 2 de agosto de 2002, Por el cual se fija el régimen de prestaciones sociales para los empleados públicos y se regula el régimen mínimo prestacional de los trabajadores oficiales del nivel territorial. 4. TERMINOLOGÍA No aplica

4 SOCIALES Y SERVICIOS SOCIALES Página 4 de 9 5. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Flujograma Inicio -R02 SOLICITUD DE PERMISO Y/O PERMANENCIA -R0 SOLICITUD LIQUIDACIÓN PARCIAL DE CESANTÍAS -R0 LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO -05 NOVEDADES SEGURIDAD SOCIAL Recibir el reporte de novedades Digitar novedades y liquidar la nómina del período correspondiente Revisar y aprobar la nómina Hacer el pago de la nómina Digitar las novedades de la seguridad social Hacer firmar la planilla como constancia de pago a cada trabajador NO SÍ -R01 REPORTE DE NOVEDADES DE NÓMINA -R03 PLANILLA DE PAGOS -05 NOVEDADES SEGURIDAD SOCIAL RECIBO DE PAGO DE NÓMINA Verificar el pago y si se presentan reclamos? realizar lo siguiente: SÍ: se realizan los ajustes para la quincena siguiente NO: Aclarar al trabajador que no es válido su reclamo. -R03 PLANILLA DE PAGOS Hay reclamos? -R04 RECLAMOS DE NÓMINA y realizar ajustes Aclarar al trabajador que no es válido su reclamo. FIN

5 Página 5 de 9 5. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Descripción del procedimiento No Actividad Resp. Detalles de la actividad 01 Recibir el reporte de novedades 02 Digitar novedades y liquidar la nómina del período correspondiente y las novedades de la seguridad social Asistente de Recaudos y pagos Asistente de Recaudos y pagos Se diligencia el PGH 03-R01 REPORTE DE NOVEDADES, (se convierten en soportes para la nómina). Que se considera una novedad?: Horas extras ordinarias del personal de apoyo Horas nocturnas y festivas laboradas Permisos: son otorgados por el jefe inmediato cuando se trate de tiempo de menos de un día. Cuando lo supere o sea una condición especial, es el Rector o la Directora Administrativa quien otorga el permiso y se reportara mediante el formato -R02 SOLICITUD DE PERMISO Y/O PERMANENCIA Descuentos: Se realizan por préstamos, embargos, libranzas, fondo de empleados, etc. Condiciones especiales de la nómina: Liquidación parcial de cesantías: Diligenciar el -R0 SOLICITUD LIQUIDACIÓN PARCIAL DE CESANTÍAS. Este sólo se otorga para mejora o compra de vivienda propia y para estudios superiores (cónyuge, compañero, hijos o trabajador). Documentos soporte: - Mejora de vivienda: o Certificado de libertad de la propiedad. o Presupuesto del trabajo a realizar. - Compra de vivienda: o Certificado de libertad de la propiedad a adquirir. o Promesa de compraventa firmada ante notario. - Estudios superiores: Certificado liquidación de matrícula expedida por la Institución. - Liquidación de contrato: Liquidación definitiva del trabajador. Se diligencia el -R0 LIQUIDACIÓN CONTRATO DE TRABAJO Se diligencia la PLANILLA DE PAGOS- PGH 03-R03, donde se registran los datos del empleado y la firma de recibido a satisfacción. El pago de nómina se hace quincenalmente (los días 15 y 30 de cada mes) Se genera la: planilla de pagos y descuentos del programa de nómina. Se diligencia NOVEDADES SEGURIDAD SOCIAL PGH 03-05, donde se registran los datos del empleado y los tipos de novedades presentadas en el mes tales como: Incapacidades, Ingresos, Retiros y días trabajados. 03 Revisar y aprobar la nómina Directora Administrativa 04 Hacer el pago de la nómina.hacer firmar la planilla como constancia de pago a cada trabajador. 05 Verificar el pago y si se presentan reclamos? realizar lo siguiente: SÍ: se realizan los ajustes para el mes siguiente NO: Aclarar al trabajador que no es válido su reclamo. Asistente de Recaudos y pagos Asistente de Recaudos y pagos La planilla de pagos y sus soportes, como novedades son revisados por el Contador quien realiza las correcciones respectivas. Luego es aprobada y abonada a las cuentas correspondientes al pago por medio electrónico. Cómo constancia de los valores pagados y de las deducciones realizadas a cada trabajador, se le entrega el recibo de pago de nómina, correspondiente al período de liquidación. Como constancia del pago, cada trabajador debe firmar la copia del recibo de pago correspondiente. Si se presentan reclamos, el trabajador debe diligenciar el -R04 RECLAMOS DE NÓMINA, y se realizan los ajustes.

6 Página de 9 INDICADORES Nombre Definición Fórmula Frec Técn estad Resp No. de reclamos mensuales en la nómina Determinar la eficiencia en la liquidación de el nómina No. de reclamos por liquidación de nómina. Mensual Grafico de barras Directora Administrativa SERVICIO NO CONFORME No aplica 8 ACCIÓNES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 8 1 Acción Correctiva Se aplica sobre las no conformidades detectadas 8 2 Acción Preventiva Se aplica sobre los riesgos detectados 9 Anexos R01 REPORTES NOVEDADES DE NÓMINA -R02 SOLICITUD DE PERMISO Y/O PERMANENCIA -R03 PLANILLA DE PAGOS Este registro es generado por el Software, por lo tanto no lleva el código impreso -R04 RECLAMOS DE NÓMINA -R05 NOVEDADES SEGURIDAD SOCIAL Este registro es generado por el Software, por lo tanto no lleva el código impreso. -R0 SOLICITUD LIQUIDACIÓN PARCIAL DE CESANTÍAS -R0 LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO

7 REPORTE DE NOVEDADES DE NÓMINA Página de 9 -R01 Novedad reportada Nombre del Trabajador Cédula Cargo Asunto Horas Extras Horas Nocturnas y/o Festivas Otros Total SOLICITUD DE PERMISO Y/O PERMANENCIA -R02 Nombre del empleado: Cargo: Área: Permiso de ausencia: Desde: Motivo: Hasta Permiso de permanencia: Desde: Motivo: Hasta Permiso remunerado: Horas extras: Horas nocturnas y/o festivas: Observaciones: Aprobado por: y firma: PROCESO: GESTIÓN HUMANA -R Anexo 03: -R03 PLANILLA DE PAGOS Este registro es generado por el Software, por lo tanto no lleva el código impreso.

8 RECLAMOS DE NÓMINA Página 8 de 9 -R04 Nombre del trabajador Cédula No. Cargo Período de pago Detalles del reclamo: Firma del trabajador: Recibido por: Aprobado Rechazado Nombre y fecha y firma y firma NOVEDADES SEGURIDAD SOCIAL -R Anexo 05: -R05 NOVEDADES SEGURIDAD SOCIAL Este registro es generado por el Software, por lo tanto no lleva el código impreso.

9 SOLICITUD LIQUIDACIÓN PARCIAL DE CESANTÍAS Página 9 de 9 -R0 Nombre del empleado Cargo Motivo de la solicitud Documentos presentados Cesantías aprobadas Observaciones: (especificar si son las del fondo de cesantías o las causadas) Nombre y fecha Revisó y firma Aprobó LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO -R0 Aportes pensiones Aportes salud Otras deducciones (descuentos autorizados) TOTAL DEDUCCIONES TOTAL NETO LIQUIDADO DEDUCCIONES Biblioteca Inventario Almacén LLaves La suma anterior, que declaro recibida a satisfacción, cancela todas las obligaciones originadas en el contrato de abajo. Dejo constancia, igualmente, que recibí la órden para el examen médico de retiro. Barranquilla, Testigo: Trabajador Cédula: Empleador Corporación Cultural Colegio Alemán, NIT: CHEQUE NO. Transf. Cta. Nómina BANCO REVISADO POR