PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA NÓMINA. 06/P4 Versión: 7

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA NÓMINA 06/P4 Versión: 7 Elaborado por: Revisado por: Aprobó: Gerte Administrativo y Financiero Comité de Control Interno y Calidad Gerte Geral Firma: Firma: Firma: Carrera Parque de San Antonio - Conmutador: Línea de atción al clite: Fax: Home Page: info@edu.gov.co Medellín - Colombia

2 Código: 06/P4 Versión: 7 Fecha: Página 1 de 5 1. OBJETIVO Cancelar oportunamte a los servidores públicos salarios y prestaciones sociales, de acuerdo a las novedades de nómina. 2. ALCANCE Este procedimito inicia con el reporte de novedades de nómina y termina con el pago de la nómina, prestaciones sociales, parafiscales y seguridad social. 3. DEFINICIONES 3.1. Aportante: Persona natural o Jurídica que tie la obligación de realizar los aportes de los difertes riesgos que conforman el sistema Afiliado: Es la persona que tie derecho a la cobertura de Riesgos que le brinda el sistema Cotización Base: Es igual al valor que, de conformidad con la información sobre novedades permantes configuran el monto total periódico de las cotizaciones. Desde 1 SMMLV hasta 20 SMMLV Entidad Administradora: Son todas las Administradoras de Riesgos es (A.R.P.), Empresas Promotoras de Salud (E.P.S.), Administradora de Fondo de Psiones (A.F.P.), Administradora de Prima Media con Prestación Definida y las Administradoras del Régim de Ahorro Individual con Solidaridad Planilla integrada de liquidación de aportes: Formato electrónico que permite realizar el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y demás parafiscales, a través de transfercias electrónicas de fondos. 4. BASE LEGAL Y REFERENCIAS Decreto 1931 de por medio del cual se establec las fechas de obligatoriedad de uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes y se modifica el decreto 1465 de Decreto 1465 de 2005, permite a los aportantes autoliquidar y pagar todos los aportes al sistema de Protección social de manera unificada a través de intranet. Decreto 1405 de mayo de 2005, Por medio del cual se reglamtan los artículos 9 de la Ley 21 de 1982, el parágrafo 1 del artículo 1 de la Ley 89 de 1988, 287 de la Ley 100 de 1993, el numeral 4 del artículo 30 de la Ley 119 de 1994, 15 de la Ley 797 de 2003 y 10 de la Ley 828 de Ley 828 de Por la cual se expid normas para el Control a la Evasión del Sistema de Seguridad Social Ley 797 de Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema geral de psiones previsto la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímes Psionales exceptuados y especiales Ley 789 de Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo.

3 Código: 06/P4 Versión: 7 Fecha: Página 2 de 5 Decreto 1281 de Por el cual se expid las normas que regulan los flujos de caja y la utilización oportuna y eficite de los recursos del sector salud y su utilización la prestación de los servicios de salud a la población del país Decreto 1919 de Por el cual se fija el Régim de prestaciones sociales para los empleados públicos y se regula el régim mínimo prestacional de los trabajadores oficiales del nivel territorial. Decreto 1849 de 1992, Régim prestacional. Decreto 1406 de 1999, Registro Único de Aportantes RUA. Lucha contra la evasión y elusión de Aportes a la Seguridad Social Decreto No.806 de 1998 Seguridad Social Decreto 2548 de 1993, Subsidio de Transporte. Ley 100 de Ley de Seguridad Social y sus decretos reglamtarios, resoluciones y circulares del ISS. Ley 21 de Subsidio Familiar Ley 1042 de Por el cual se establece el sistema de nomclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamtos administrativos, superintdcias, establecimitos públicos y unidades administrativas especiales del ord nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondites a dichos empleos y se dictan otras disposiciones Ley 1045 de Por el cual se fijan las reglas gerales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional. Decreto 2127 de 1945 Régim trabajador oficial 5. CONDICIONES GENERALES Los pagos de nómina se realizan quincalmte los 15 y 30 de cada mes y por transfercia electrónica. Las novedades de nómina tales como incapacidades, horas extras, liccias, embargos, deducciones autorizadas por el empleado, cutas por cobrar por concepto de llamadas telefónica, créditos, se deb tregar a Contabilidad cinco días hábiles antes de la fecha establecida para pago de la nómina. La liquidación y pago de horas extras se realizará corte de horas causadas los 25 de cada mes y las mismas se pagarán la segunda quinca del mismo mes, previa elaboración y aprobación la planilla de nómina. Las deducciones de nómina que no corresponda a las legalmte establecidas deb estar debidamte soportadas y el caso de deducción por consumo de servicios telefónicos (Celulares) debe estar autorizado por carta, para lo cual contabilidad deberá viar al servidor copia de las facturas para su conocimito. La solicitud de vacaciones se debe hacer con 8 días de anticipación, las mismas se deb cancelar al servidor público un día antes del inicio de sus vacaciones.

4 Código: 06/P4 Versión: 7 Fecha: Página 3 de 5 El pago de las prestaciones sociales por retiro definitivo de un servidor publico se cancelará los términos legales establecidos por Ley Cuando ingresa personal a la planta de cargos de la tidad, se debe vincular a la Seguridad Social (riesgos, salud, psión, Caja de Compsación Familiar), como requisito de ley para iniciar actividades. Cuando se liquid prestaciones sociales y vacaciones después de revisadas por el Contador se pasa la disponibilidad, el compromiso presupuestal y el proyecto de resolución a la Secretaría Geral para su conformidad. Para el trámite de liquidación parcial de cesantías el funcionario debe haber laborado el respectivo año, mínimo 6 meses, esta solicitud sólo será aprobada para los casos establecidos por la Ley, para el cual el solicitante deberá anexar los documtos necesarios. Para las liquidaciones de incapacidades por fermedad geral las prestaciones económicas originadas por los tres (3) primeros días estarán a cargo del empleador. Si es superior a éstos tres días, la liquidación se efectúa con base lo establecido legalmte. Se elaborará la Planilla integrada de liquidación de aportes los 5 primeros días de cada mes, para trámite de pago se solicita disponibilidad y compromiso presupuestal de acuerdo al reporte gerado por el sistema y verificado por contabilidad. Los traslados tre tidades, ingresos y retiros de los trabajadores se deb hacer los correspondites períodos establecidos por ley y utilizando la Planilla integrada de liquidación de aportes. Las fechas límites de pago de los aportes corresponde a los 7 primeros días hábiles de cada mes, de acuerdo al último dígito del NIT de la empresa. La prima de servicios y la prima de navidad serán pagadas de acuerdo a lo establecido por la ley. 6. PROCEDIMIENTO PAGO DE LA NÓMINA No. (paso) 1 ACTIVIDAD (qué) Recepcionar novedades de nómina. 2 Liquidar novedades de nómina y deducciones Analista Contable - Se hace llegar al funcionario el reporte de horas extras debidamte firmado por la Gercia respectiva, recibe las incapacidades y demás novedades. Analista Contable - Revisa fechas, horarios y cantidad de horas extras, y las liquida. - Revisa las incapacidades y verifica, si corresponde a la EPS de afiliación del funcionario, que esté firmada por el trabajador y liquidar de acuerdo el tiempo. - Recibe los oficios de solicitud de liccias. - Recibe la solicitud de vacaciones previa aprobación mediante Resolución. - Realiza deducciones de Ley. - Elabora la planilla de nómina. - Elabora cartas para aprobación de deducciones. - Pasa las liquidaciones para su revisión

5 Código: 06/P4 Versión: 7 Fecha: Página 4 de 5 No. ACTIVIDAD (paso) (qué) 3 Revisión de la nómina 4 Impresión de la disponibilidad y compromiso 5 Aprobación de Planilla de Nómina 6 Geración de la obligación 7 Contabilizar y gerar la solicitud de pago de nómina Contador - Calcula la Retción la Fute. - Revisa y firma la planilla de nómina. - Solicita la respectiva disponibilidad y compromiso. - Gera el compromiso y la aprobación del gasto, a Presupuesto través del SII- Módulo Gestión Contable y Presupuestal. Ver I-2 Gerte Administrativo Financiero Presupuesto y - Aprueba la nómina y firma planilla de nómina. - Aprueba disponibilidad para efectuar la causación. - Pasa a Gerte Geral para aprobación del compromiso presupuestal. - Registra la obligación a través del SII Módulo Gestión Contable y Presupuestal y trasfiere los documtos al Técnico Contabilidad. Analista Contable - Recepciona los documtos y saca fotocopia de la planilla de nómina, con sus respectivas firmas. - Archiva la planilla original con todos sus soportes y la copia se utiliza como soporte para realizar la solicitud del pago a través del SII Módulo Gestión Contable y Presupuesto- Ver I-2 8 Aprobación de solicitud de pago Contador - Revisa la causación de la solicitud de pago y aprueba. 9 Efectuar el pago de la nómina y elaborar comprobante de egreso 10 Entregar los comprobantes de pago Tesorería - Por medio de la Banca Empresarial se efectúa el pago de la nómina a través de trasfercia electrónica y los comprobantes de egreso se elaboran por el Sistema de Información Financiero- SII- módulo Tesorería Ver I-5 Analista Contable - El Original se le trega al funcionario firmado por el funcionario que elaboro el comprobante de pago. - La copia debe ser firmada por el funcionario y se archiva la carpeta de Nómina. 6.2 PAGOS APORTES SEGURIDAD SOCIAL, PARAFISCALES No. (paso) ACTIVIDAD (qué) 1 Realización de la Analista Planilla integrada Contable de liquidación de aportes - Se liquida el sistema los aportes causados el mes.

6 Código: 06/P4 Versión: 7 Fecha: Página 5 de 5 No. (paso) 2 ACTIVIDAD (qué) Solicitar disponibilidad Contador - Revisa las liquidaciones la Planilla integrada de liquidación de aportes de acuerdo al porctaje establecido por ley, solicita disponibilidad y compromiso presupuestal por el SII Módulo del Gasto I Elaborar disponibilidad compromiso presupuestal y presupuesto. - Electrónicamte las elabora y vía para aprobación del Gerte Auxiliar Administrativo y Financiero. 4 Aprobar la disponibilidad y compromiso presupuestal 5 Causar la obligación presupuestal y la solicitud de pago 6 Pago de Planilla integrada de liquidación de aportes electrónicamte. Gerte Administrativo Financiero Presupuesto Analista Contable Contador Tesorería y de - La disponibilidad es aprobada electrónicamte por la Gercia el sistema de información financiero SII Módulos, I-6, I-7. - Se coloca Vo.Bo al compromiso y pasa para aprobación por la Gercia Geral. - Se gera la obligación presupuestal a través del SII. - Se pasa a Técnico Contabilidad para su causación y elaboración de la solicitud de pago, anexando todos los soportes. - Pasa al contador para revisión de la solicitud de pago y su respectiva aprobación. - Realiza transfercia electrónica de la planilla integrada de liquidación de aportes. - Elabora el comprobante de egreso SII. Módulo Tesorería I-5. - Entrega los comprobantes de egreso a Presupuesto para su verificación y archivo 7. REGISTROS Y PUNTOS DE CONTROL REGISTROS 7.1 Planilla de nómina revisada y aprobada, con los soportes de las novedades, horas extras. 7.2 Disponibilidad y compromiso presupuestal para pago de nómina. 7.3 Comprobantes de egreso de pago de nómina PUNTOS DE CONTROL 7.4 Comprobantes de pago firmados por los funcionarios. X 7.3 Planilla integrada de liquidación de aportes revisada y aprobada X 7.4 Disponibilidad y compromiso presupuestal para pago de seguridad social y parafiscales. 7.5 Comprobantes de egreso para pago de seguridad social y parafiscales. X