GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PROYECCIÓN, ELABORACIÓN DE NÓMINA Y DEMÁS LIQUIDACIONES DE PERSONAL DE PLANTA Y DOCENTES OCASIONALES

Transcripción

1 CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 Página 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer lineamientos a través de los cuales se compense adecuada y equitativamente a los funcionarios de la Universidad Surcolombiana, reconociendo los costos de personal correspondientes a cada periodo, según los lineamientos fijados por decretos, leyes y normas de la Institución, para cada tipo de vinculación y tramitar la nómina mensual. 2. ALCANCE Inicia con el cálculo de los costos de nómina y termina con la revisión, depuración y control de las deudas presuntas y notas de las empresas de salud y riesgos profesionales. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Profesional de Gestión Institucional Área de Personal 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver Normograma

2 CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 Página 2 de 8 5. DEFINICIONES NÓMINA: Es el instrumento que permite de una manera ordenada, liquidar valores correspondientes a sueldos o salarios a los trabajadores oficiales, administrativos y docentes, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la Universidad Surcolombiana, como para el ente encargado de regular las relaciones laborales. LINIX: Aplicativo financiero. Este sistema combina los RRHH y en particular sus actividades administrativa-financieras con los medios puestos a su disposición por la informática, y se refieren en particular a las actividades de planificación y tratamiento de datos para integrarlos en un único sistema de gestión. ASOPAGOS: Es un servicio de Proveedor de Tecnología, con el propósito de que los Operadores de Información Entidades Financieras provean a los aportantes y administradoras, el Sistema de Presentación y Pago de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales, cumplimiento con los requerimientos planteados en el decreto 1465 del 10 de mayo de 2005, resolución 634, decreto 1931, y demás normativa vigente relacionada con la planilla integrada de liquidación de aportes PILA. REPORTE DE EMBARGOS: Generación de archivo plano y validación ante el Banco Agrario de Colombia. ARCHIVO PLANO: Son registros que no tienen ningún tipo de formato pero cumplen con unas determinadas estructuras y caracteres. LIQUIDACIONES: Reportes de nómina, seguridad social, aportes parafiscales y cesantías. PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes INTERFAZ: Conjunto de comandos y/o métodos que permiten la intercomunicación del programa con cualquier otro programa o entre partes (módulos) del propio programa o elemento interno o externo. Conexión física y funcional entre dos aparatos o sistemas independientes. Transito de la nómina al área financiera, a través del sistema LINIX. Novedades externas: embargos, libranzas, descuentos de matrícula, bonos de descuento por mercado, descuentos por matricula a hijo (a) s, esposo (a) de funcionario (a), formulario de traslado en seguridad social. Novedades administrativas: Se consideran novedades internas: Inclusión o retiro de un empleado, Horas extras del personal operativo, Cambio de salario, Cambio de cargo, Bonificaciones, Licencias no remuneradas, Embargos (judiciales y de alimentos, Libranzas, Cambio de EPS o Fondo de Pensiones). VACACIONES: Las vacaciones están concebidas como una prestación social y situación administrativa, la cual consiste en el reconocimiento en tiempo libre y en dinero a que tiene derecho todo empleado público o trabajador oficial por haberle servido a la administración durante un año. PRIMA DE VACACIONES: Reconocimiento que la ley otorga a los servidores públicos al cumplir cada año de servicios, con el fin de que dispongan de mayores recursos económicos para lograr el goce pleno de las vacaciones

3 CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 Página 3 de 8 PRIMA DE NAVIDAD: Pago que realiza el empleado al servidor, del equivalente a un mes de salario que corresponda al cargo desempeñado al treinta de noviembre de cada año. PRESTAMOS POR LIBRANZAS: consisten en el otorgamiento de créditos con el compromiso para la empresa de descontar el valor de las cuotas mensuales de la liquidación de cada empleado. PRIMA DE SERVICIOS: Reconocimiento de un mes de salario, pagaderos así: la mitad en junio y la otra mitad en diciembre. EMPLEADOS PÚBLICOS: Son servidores públicos todos los empleados de la Universidad Surcolombiana, vinculados mediante relación legal y reglamentaria o contrato de trabajo. Los primeros pueden ser funcionarios de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción y los trabajadores oficiales.

4 CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 Página 4 de PROYECCIÓN DE NÓMINA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS E INTERNOS PARA INCLUIR EN NÓMINA 1. Programar Se calcula los costos de nómina incluyendo todos los conceptos posibles a pagar, mediante la programación y procesamiento de la misma en el sistema Linix (durante los primeros 3 días hábiles del mes) 2. Generación de reportes Se generan los reportes resumen de nómina, parafiscales, seguridad social y cesantías, para revisión y ajustes. (en forma inmediata luego de llevarse a cabo la programación). Reportes 3. Solicitud de CDP 4. Recepción de novedades Se solicita el Certificado de Disponibilidad Presupuestal al ordenador del gasto en las fechas establecidas. Se recibe: Formularios de afiliación o traslados debidamente diligenciados de seguridad social y cesantías. Libranzas de entidades financieras, solicitudes de descuentos, y embargos judiciales. Actos administrativos y novedades internas (hasta el día 9 de cada mes) Profesional Universitario - Profesional Universitario Comunicación Oficial Formularios de afiliación o traslados

5 CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 Página 5 de ELABORACIÓN DE NÓMINA Registro de información Se registra y procesa los datos contenidos en las Sistema LINIX 1. novedades internas y externas en el sistema Linix (desde el día 9 al 13 de cada mes) Generación de reportes Se genera y revisa el borrador de nómina. Planilla de (el borrador se genera el día 13 y la revisión va y Liquidadora de nómina 2. hasta el día 15 de cada mes). Se registra en el nómina impresa. sistema las correcciones a la que haya lugar según datos verificados y se procesa nuevamente (día 15 de cada mes) Revisión reporte definitivo Se revisa el reporte definitivo con el borrador de Liquidadora de 3. nómina y las bases de liquidación de aportes nómina. parafiscales, seguridad social y cesantías. (día Generación de archivos planos Elaboración resumen de seguridad social Impresión definitiva Envío de documentos de cada mes) Se genera y valida el archivo plano de seguridad social y parafiscal en el aplicativo del Operador respectivo. (día 17 y 18 de cada mes) Se elabora cuadro resumen de seguridad social y parafiscal para presupuesto y cuadro de costos del personal en comisión de estudio. Se imprime reporte final de nómina que incluye: causaciones, órdenes de pago, seguridad social, parafiscales, cesantías, netos para bancos, terceros de nómina, resumen por conceptos. (día 19 y 20 de cada mes) Se envían todos los documentos para firma del ordenador del gasto y posterior remisión a la oficina de Presupuesto (día 20 de cada mes) Sistema LINIX y planilla PILA (web) Liquidadora de Cuadro nómina resumen Planilla de nómina. Reportes (sistema Linix) Nota de Envío

6 CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 Página 6 de 8 Trámite de formatos de Se diligencian formatos de pagos de aportes Formatos de 8. autoliquidación voluntarios en pensión y cesantías a fondos autoliquidación Validación de depósitos judiciales Tramite de cuentas por fuera de nómina privados. (día 20 o 21 de cada mes) Se genera el archivo plano de embargos y se valida ante el Banco Agrario. (primeros 4 días calendario de cada mes) Se realiza la causación y generación de orden de pago para todas aquellas cuentas del personal que no alcanzó a quedar en nómina como es el caso de prestaciones sociales y seguridad social correspondientes al personal retirado. Depuración de datos Se revisa, depura y controla las deudas presuntas y notas de las empresas de salud y riesgos profesionales (cuando las entidades alleguen las notas crédito) Causación, planilla PILA y Nota de envío. Oficio remitido a las instituciones. 6.3 TRÁMITE DE CESANTÍAS FONDO NACIONAL DEL AHORRO Y FONDOS PRIVADOS 1. Generación de reportes FONDO NACIONAL DEL AHORRO FNA Se crea el archivo plano con el valor de las Constancia, Nota de Envío, cesantias mensuales de cada empleado que se Reporte de encuentra afiliado al FNA A continuación se elabora la constancia donde se certifica el mes, el valor pagado y el total de información de cesantias mensual. afiliados, la cual es firmada por el Jefe de Personal y el Tesorero. Luego se envía con un anexo en medio magnético a la ciudad de Bogotá. (hasta el día 10 de cada mes)

7 2. 3 CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 Página 7 de 8 Elaboración Oficio de autorización. En el mes de febrero de cada año el FNA da plazo hasta el día 15 para envíar la información con las cesantías consolidadas de cada persona, para ser aplicadas y posteriormente entregadas a los empleados si así ellos lo solicitan. FONDOS PRIVADOS El empleado allega un oficio solicitando el valor de las cesantias, anexo debe tener un reporte del Fondo donde certifique el valor en Cesantías, debe llenar un formato de autorización de retiro de cesantias y el soporte donde conste la destinación del dinero (presupuesto o contrato de obra para el caso de vivienda, certificado y factura para el caso de estudio). (1 día hábil luego de recibida la solicitud). Oficio de autorización con soportes respectivos. 6.4 TRÁMITE PARA PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Y RIESGOS PROFESIONALES DE ESTUDIANTES DE POSTGRADO DE LA FACULTAD DE SALUD 1. Recepción de información Se recepciona la solicitud del Director de Postgrados de la Facultad de Salud con la respectiva disponibilidad presupuestal para iniciar trámite. (hasta el día 20 de cada mes) Comunicación interna Generación de planilla de seguridad social y Se realiza un archivo plano de la seguridad social y ARL para estudiantes de postgrado, se valida Generación Planilla 2. contabilización en el en el Sistema del Operador respectivo. Se hace Integrada de Sistema Linix la contabilización de valores a pagar por cada liquidación de EPS y Riesgos Laborales, generando causación y orden de pago. (día 21 de cada mes) aportes PILA, Causación 3. Revisión y aprobación Se revisa y envía la causación y la orden de pago Causación y

8 CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 5 VIGENCIA: 2015 Página 8 de 8 para firma de ordenador del gasto. Luego se remite a la oficina de Presupuesto. (día 22 de cada mes) y Profesional de Gestión Institucional Área de Personal orden de pago 7. OBSERVACIONES: Eventualmente se puede producir un retraso en la entrega física de la nómina y sus anexos, debido a problemas que se puedan presentar con los sistemas y con el archivo para la liquidación de aportes, parafiscales y seguridad social. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 CAL-FO 17 Junio 30 de 2011 Actualización de Documentos 04 CAL-FO 17 Septiembre 30 de 2012 Actualización de Documentos 05 EV-CAL-FO-17 Abril 21 de 2015 Actualización de Documentos Elaboró Revisó Aprobó EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC FREDY WILLIAM ANDRADE PÉREZ Representante de la Dirección