PROCEDIMIENTO NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

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1 1. OBJETIVO Garantizar todos los pagos correctamente a los funcionarios y fondos administradoras en tiempo real 2. ALCANCE El presente procedimiento es de ámbito institucional que permite consolidar la información los días 15 y 30 de cada mes. 3. RESPONSABLE 4. CONDICIONES PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO - Novedades de horas laboradas de empleados (cuadro de turnos) - Nomina anterior. - Software Sx Advanced - Libranzas de libre asociación. - Libranzas de prestamos - Actos administrativos de vacaciones, licencias, ley de luto. 6. ASPECTOS A TENER EN CUENTA 7. RESULTADOS ESPERADOS -Actos administrativos firmados por - Cancelación total de todos los conceptos gerencia. constitutivos de salarios y prestaciones -Cuadros de turno firmados por el sociales a los empleados de la empresa. subgerente administrativo y científico. -Libranzas de cooperativas firmadas por - Satisfacción del empleado por remuneración de salarios en el momento acordado. empleado y subgerente administrativo. -cheques de seguridad social verificados con el valor exacto a la planilla. - Cumplimiento de pagos a las administradoras de seguridad social. 8. CONTENIDO PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Ingreso de Personal 1.1. Diligenciar el formulario para el ingreso o actualización al Sistema General de Seguridad Social en Salud: salud, pensión, Administradora de Riesgos Profesionales, cesantías y caja de compensación, adjuntando la documentación necesaria para el. trámite, fotocopia de la cedula y registro civil del hijo o los hijos, certificado de supervivencia económico de los padres, para ingreso de estos como beneficiarios 1.2. Entregar en la secretaría los formularios diligenciados y adjuntos para su radicación y envío a las respectivas entidades administradoras del sistema.

2 1.3 Reclamar en la secretaría los formularios enviados, verificando que tengan el radicado y sello de la respectiva entidad, y el radicado de recibido de la ESE. 1.4 Ingresar al Sistema Informático Institucional todos los datos de los formularios que éste solicite por cada uno de los empleados que ingresan, con el acto administrativo que lo amerite. 1.5 Devolver a la secretaría la documentación para que se archive en la Historial Laboral o la hoja de vida del respectivo empleado. (formularios de ingreso) 2 Liquidación de Salario Quincenal 2.1 Verificar que todos los empleados de planta estén activos en el Sistema Informático Institucional, ingresando al menú de nomina a la ventana de digitación y en el campo de empleado, desde este ingreso se verifica todos los datos que en un futuro se realice con respecto a datos reales y veraces de los documentos originales entregados por el empleado y archivados en la hoja de vida. 2.2 Recibir de la Subgerencia Científica y de la Subgerencia Administrativa, las novedades del personal bajo su responsabilidad (horas extras, recargo nocturno, festivos diurnos y nocturnos) e ingresarlas al Sistema Informático Institucional y liquidar el cuadro de turnos de los Recaudadores para generar las novedades e ingresarlas al Sistema Informático Institucional, ingresando por el menú de nomina, ventana de digitación, campo novedades, novedad por empleado y dar tecla f5 para guardar la novedad. NOTA: este criterio se realiza solo en la primera quincena, porque su pago es mes vencido. 2.3 Verificar la existencia de incapacidades por enfermedad general, Administradora de riesgos profesionales, enfermedad profesional, o licencia de maternidad por medio de la Subgerencia Administrativa y Subgerencia Científica, con su documento original y por la aseguradora perteneciente a cada empleado e ingresarlas al Sistema Informático Institucional.(paso 2.2) 2.4 Verificar la existencia de permisos y licencias no remuneradas por medio de la Subgerencia Administrativa y la Subgerencia Científica, e ingresarlas al Sistema Informático Institucional (paso 2.2) Aplicar porcentaje de deducción vigente para el sistema general en salud, a cada empleado que se encuentre activo en la quincena vigente. 2.5 Recibir de la Subgerencia Administrativa y de la Subgerencia Científica las autorizaciones de vacaciones con su respectiva resolución, e ingresarlas al Sistema Informático Institucional, estas deben de quedar disfrutadas en el mismo mes de su causación contable, Ingresando por el menú de nomina, ventana digitación, campo administración de personal y ventana vacaciones, se digitan todos los campos que el programa solicite del original del acto

3 administrativo que lo esta avalando como un hecho real. 2.6 Efectuar las deducciones de nómina que tengan Libranza con la firma de la Subgerencia Administrativa de la ESE, del empleado de la ESE que realizó el préstamo, de la entidad financiera o del fondo de empleados de la salud. NOTA: Libranza que no cumpla con alguno de estos requisitos, no debe incluirse en la deducción. Si el empleado termina el préstamo se le pide PAZ Y SALVO de la entidad financiera o del fondo para no deducirle más cuota. 2.7 Efectuar las deducciones de nómina que tengan aceptación de libre asociación, con firma de la persona autorizada de la asociación, fondo, sindicato o similares y del empleado de la ESE que se asocia. NOTA: Libre asociación que no tenga firma del empleado de la ESE, no debe incluirse en la deducción. Si el empleado no esta más como asociado se le exige carta de la asociación donde se verifique la no asociación y no se le deduce más cuota. Efectuar el calculo de los empleados que generan retención en la fuente por salarios, teniendo en cuenta normatividad vigente por la dirección de impuestos nacionales (DIAN) y verificar cada uno de los documentos soportes a los que hacen la base gravable en menor proporción, la aplicabilidad de los procedimientos uno o dos según conveniencia al empleado, como dice la norma tenerla en cuenta para cada semestre. Tener en cuenta el valor limite de deducción. Para los empleados que tienen cuenta AFC, no se le aplica retención por salarios. 2.8 Crear el pago en el menú de nómina en el Sistema Informático Institucional desde la ventana digitación- digitación auxiliar -otros programas. Puede ser al inicio de cada año o en cada quincena para poder generar el pago. 2.9 Generar la nómina de la quincena correspondiente y verificar en el Sistema Informático Institucional que la información de cada empleado de planta esté completa. En el Sistema Informático Institucional por el menú de nómina-procesos, se genera nómina, con los campos de la primera cédula hasta la última cédula correspondiente a los empleados. Por el menú de digitacion movimiento se observa cada pago de cada empleado y se analiza todas las variables (valor sueldo, deducción de seguridad social, cuota de prestamos, cuota de asociación y valor de retención por salarios) 2.10 Imprimir listado de nómina de la quincena correspondiente, y pasarla a la Subgerencia Administrativa para el visto bueno. Verificar en el Sistema Informático Institucional por el menú de nómina digitación- movimiento, para cada uno de los empleados

4 los valores generados y sus respectivas novedades. Si al verificar saldos cancelados con reportados,analizar las diferencias Revisada la impresión de nómina quincenal por el subgerente administrativo, se llena la base de datos de Disfón bancario, por cada uno de los empleados dando clip al menú corregir información Por el menú de corregir hoja de ruta del Disfon se le da la cuenta bancaria de donde se deducirá dicho pago, la fecha, y pago nómina o proveedores Imprimir la hoja de ruta y el listado de anexo relación de abonos en el menú Disfon bancario con 2 copias, una para soporte de egresos de pago contable y otra para entes de control Verificar saldo a pagar y lista de anexo con la impresión de la nómina del Sistema Informático Institucional, para ser autorizado por el Subgerente Administrativo Generar un archivo plano para ser tomado como solicitud de archivo en el portal empresarial del Banco para realizar deducción de la cuenta Dispersora o de la cuenta bancaria donde exista fondos perteneciente a la ESE Hospital Santa Margarita Efectuar pago en el portal empresarial del Banco de Bogotá para cada cuenta individual de los empleados de planta de la ESE con deducción a la cuenta dispersora de la ESE., en donde los empleados tienen su cuenta bancaria y autorizada para efectuarlo. Verificar si en la cuenta dispersora se realizo descuento por el valor total igual al de comprobante de pago de nomina de todos los empleados que se genero pago de quincena, por medio del portal bancario, en el vinculo de consulta. 3 Liquidación de Seguridad Social 3.1 En los primeros cuatro (4) días hábiles de cada mes, generar por el Sistema Informático Institucional los listados de autoliquidación de cada una de las EPS, Administradora de Fondo de Pensiones, ARP y Parafiscales del mes anterior. Desde el menú nomina, ventana procesos, menú autoliquidación, y el campo de salud, pensión, riesgos y caja de compensación, por cada una de las aseguradoras en que estén vinculados los empleados. Y se imprime con tecla F4 y enter. 3.2 Hacer el cálculo para: 1. Identificar el porcentaje de pago que corresponde al Sistema General de Participación y el porcentaje de pago que corresponde a Recursos Propios. 2. Identificar el porcentaje de pago que corresponde a personal administrativo y a personal asistencial.

5 Lo anterior para elaborar causación presupuestal y contable. 3.3 Con los listados y cálculos realizados, se procede diligenciar el formulario de autoliquidación de aportes a EPS, Administradora de Fondo de Pensiones, ARP y Parafiscales, para efectuar la orden de pago por tesorería. 3.4 NOTA: El Sistema General de Participación cubre: salud y pensión en los porcentajes autorizados por Ministerio de Hacienda cada año, el porcentaje restante se cancela con recursos propios y el S.G.P cancela ARP y cesantías en su totalidad. Esta solicitud se hace al terminar el año para la vigencia del siguiente año por medio de formularios que se diligencian solicitados por la DIRECCION SECCIONAL DE SALUD DE ANTIOQUIA. 4. Pago de Prestaciones Legales y Extralegales 4.1 Una vez liquidadas las prestaciones legales cesantías, intereses a las cesantías, prima de servicios y las prestaciones extralegales prima de vida cara, prima de vacaciones, prima de navidad y bonificación por recreación de vacaciones, se imprime para el visto bueno del Subgerente Administrativo y se debe realizar resolución de autorización de pago. 4.2 Efectuar pago de prestaciones sociales al empleado que renuncie o cumpla con contrato de trabajo, con la orden de pago y cheque realizados por tesorería. 4.3 Liquidar las cesantías a 31 de diciembre de cada año, para efectuar resolución y oficio dirigido al fondo de cesantías, con plantilla en Excel realizada como soporte de hoja de trabajo en contabilidad para provisión de prestaciones sociales. 4.4 Enviar al fondo de pensiones y cesantías en donde se tiene cuenta global de cesantías por el Sistema General De Participación, resolución con cuadro adjunto para ser debitado el saldo y ser acreditado en las cuentas individuales de cada empleado de planta a mas tardar el 30 de Enero de año siguiente al causado contablemente como provisión en cesantías. Se deben de anexar oficio de gerencia solicitando dicho proceso. 4.5 Liquidar las primas de vida cara, prima de navidad y prima de servicios según normatividad vigente en cada periodo del año que se debe pagar, con el visto bueno de la Subgerencia Administrativa y efectuar el pago dentro de la quincena que se este liquidando. 5. Retiro de Empleados 5.1 Una vez recibida la Resolución de Aceptación de la renuncia o retiro firmada por la Subgerente Administrativa y la Gerencia, se diligencia el formulario de retiro de la ARP, Caja de Compensación Familiar y del Fondo de Cesantías. Los formularios diligenciados

6 se entregan en la secretaría para su radicación y envío a las respectivas entidades. 5.2 Realizar el retiro en el Sistema Informático Institucional con fecha de radicado de la entidad correspondiente y pasar estos formularios inmediatamente a la secretaría para su radicación y archivo en la Historia Laboral del exfuncionario. desde el menú de nomina ventana digitación y el campo de empleados, subir con la tecla de el cursor arriba y dar letra I inactivo, y tecla F5 para grabar 5.3 El retiro de la EPS y del Fondo de Pensiones, se hace en el formulario de pago del mes siguiente al retiro del funcionario, reportando los días laborados por éste. El retiro de el funcionario del sistema informativo, se efectúa con la letra I de inactivo, para que no genere nuevo pago. Se debe verificar en el siguiente pago que este empleado no este con pago, de ser así se hace el paso 5.2 porque no ha grabado el cambio generado del acto administrativo, o se ha hecho caso omiso 6. a dicho acto. Conciliación con EPS, Administradora de Fondo de Pensiones, ARP y Parafiscales. 6.1 Verificar saldos en contra y a favor según normatividad de la Ley 715 con los archivos documentales que se requiere. 6.2 Realizar Acta Conciliatoria al 2001 según Ley 715 con el Sistema de Participaciones para cada Administradora con la ESE Hospital Santa Margarita Según Decreto 1636 realizar certificación a 31 de diciembre de cada año con los saldos en contra y saldos a favor con cada una de las Administradoras, siguiendo los lineamientos del Sistema General de Participación. Solicitar a cada fondo en los primeros tres meses la conciliación 6.4 del año anterior y efectuar dicha conciliación según normatividad vigente. Donde se le informa de la aceptación y la elaboración de certificación. Para luego proceder a la devolución de excedentes o pago de deudas. Estos dineros recibidos serán consignados y tendrán destinación según la normatividad para efectuarlo. 9. TERMINOS Y DEFINICIONES DIAN. Dirección de Industria y Aduanas Nacionales Libranza. Es un mecanismo de recaudo que permite descontar de nómina los dineros adeudados a Bancos o entidades comerciales. Sx Advanced. Sistema informático Institucional 10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7 Formularios de ingreso a las administradoras de seguridad social. Actos administrativos correspondientes a salarios y prestaciones sociales. Libranzas de cooperativas y de asociación. Impresión de nomina quincenal. Orden de pago de nomina. Liquidación de prestaciones sociales. Carta de Autorización de retiro de cesantías. Actas de conciliación de fondos de seguridad social. Normas laborales y procedimiento de servidor publico Ley 715 y decretos y REGISTROS -OP1 ordenes de pago o egresos contables. -Impresión de nominas con soportes de pagos. -CP compromiso presupuestal. -DP disponibilidad presupuestal. -Actas de liquidación. 12. CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO 13. LISTADO DE ANEXOS No aplica

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