PROCESO DE DESVINCULACIÓN DE PERSONAL - CONSTRUCCIÓN Bizagi Process Modeler

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1 Bizagi Process Modeler Copyright bizagi

2 Tabla de Contenido 1. MODELO DEL PROCESO MODELO DE DATOS Tablas Paramétricas Parametrización de Derechos de Acceso, Preguntas de la Entrevista de Salida y Asuntos de Seguridad Social DEFINIR FORMAS Forma de Crear Plan para la Salida del Empleado Reglas de Negocio Acciones de Actividades Ejecutantes CONFIGURACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS

3 1. MODELO DEL PROCESO Parte del ciclo de trabajo de un empleado es la salida de éste de la compañía, ya sea por qué renuncio de manera voluntaria o por qué fue despedido su salida genera bastante trabajo para el área de Recursos Humanos. Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Desvinculación de Personal. El proceso ayuda al área de Recursos Humanos en la ejecución de las tareas relacionadas con el proceso, por ejemplo actualizar la nómina, desafiliar al empleado de los sistemas de seguridad social, eliminar el acceso a información de la compañía, etc. El proceso comienza cuando un empleado,, ya sea porque decidió renunciar o porque fue despedido, va a abandonar la compañía. Es necesario evaluar cuál es el tipo de salida, despido o renuncia. Si el empleado renuncio, su jefe puede crear un plan de actividades para ser realizadas antes de su salida. No importa cuál sea la razón de la salida del empleado, siempre es necesario realizar la actividad Crear Plan para la Salida del Empleado donde un Analista de Recursos Humanos decide que actividades deben ser realizadas para la salida del empleado. Cerca de la fecha de salida es necesario realizar las siguientes actividades: Recibir los elementos suministrados por la compañía, por ejemplo el computador, teléfono, tarjetas de acceso, etc. Realizar una entrevista de salida, la entrevista es muy importante para la compañía ya que provee información para mejorar las condiciones de trabajo, crear programas para retención de empleados, por nombrar algunos beneficios. Desafiliar al empleado del sistema de salud, fondo de pensión, retirarlo del pago de nómina. 3

4 Cancelar o deshabilitar los permisos de acceso a información de la compañía que el empleado poseía. Finalmente, para terminar el proceso, el empleado debe recibir la liquidación, la cual incluye salario no pago, vacaciones no tomadas. 4

5 2. MODELO DE DATOS La entidad principal del proceso es Desvinculación. La entidad contiene información relevante a la salida de un empleado, por ejemplo la fecha de salida, el tipo de salida, razón de la salida del empleado, etc. La entidad está relacionada a Derechos de Acceso, Entrevista de Salida, Seguridad Social, Actividades antes de la Salida del Empleado. La relación entre ellas es uno a muchos. La entidad Desvinculación está relacionada con la entidad principal del proceso de Contratación e Integración de Personal. Si el proceso de Contratación fue usado en el ingreso a la compañía del empleado, los dos casos deberán estar relacionados, de esa forma el proceso de Desvinculación puede acceder a información del otro caso, por ejemplo los permisos de accesos que fueron otorgados y los elementos suministrados. La información de Derechos de Acceso, Entrevista de Salida, Seguridad Social, Documentos Legales para la Salida y Requerimientos es cargada automáticamente de la tabla paramétrica a la cual está relacionada. Sin embargo, es posible añadir nuevos registros a las tablas durante el desarrollo del proceso. 5

6 2.1Tablas Paramétricas El modelo de datos incluye varias tablas paramétricas. La entidad Documentos Legales para Salida del Empleado contiene los documentos que el empleado debe firmar antes de su retiro de la compañía, la entidad Seguridad Social contiene los sitios de los cuales se debe desafiliar al empleado. Las entidades Derechos de Acceso, Preguntas de la Entrevista de Salida y Asuntos de Seguridad Social tienen registros sugeridos. Es muy importante para el Administrador de Bizagi establecer la parametrización de todas las entidades, ya que la información registrada en ellas depende de la compañía y el país en donde se encuentra localizada. 6

7 2.1.1 Parametrización de Derechos de Acceso, Preguntas de la Entrevista de Salida y Asuntos de Seguridad Social Es muy importante incluir en cada tabla, la información que la compañía considera necesaria para la salida del empleado. Por ejemplo en la entidad Preguntas de la Entrevista de Salida es necesario incluir las preguntas que la empresa utiliza en este tipo de entrevistas. Para la parametrización de la entidad Derechos de Acceso es aconsejable incluir los accesos y/o requerimientos que más se otorgan en la empresa, por ejemplo, correo electrónico, permisos de accesos a carpetas y servidores, usuario dentro de la red, etc. Contrario al proceso de Contratación, es este caso es necesario cancelar o deshabilitar estos derechos. Cuando el caso de Desvinculación comienza, la persona que comenzó el caso puede adicionar otros registros. Para la parametrización de entidades, realice los siguientes pasos: Vaya a la opción Admin y de clic en Entidades. De clic en Preguntas de la Entrevista de Salida, luego en Agregar Pregunta. 7

8 . Incluya todas las preguntas que considere necesario. 8

9 3. DEFINIR FORMAS El proceso de Desvinculación de Personal incluye varias formas para ayudar en el manejo de la información. Varias tablas contiene información sobre documentos legales necesarios para la salida del empleado, elementos que se deben devolver, sitios de donde se debe avisar de la salida del empleado, etc. Para facilitar el manejo de la información, está ha sido parametrizada y es cargada de forma automática dentro del proceso. Es posible adicionar, editar y remover registros a cada una de las entidades mencionadas. 3.1 Forma de Crear Plan para la Salida del Empleado Para manejar la información mencionada anteriormente se necesitan varias tablas. Por ejemplo, en esta actividad, el Analista de Recursos Humanos debe decidir cuales actividades se deben realizar para la salida de un empleado, por ejemplo, cuales documentos se deben firmar, que elementos debe regresar o los sitios donde es necesario desafiliar al empleado. Para cada uno de los casos, el proceso sugiere algunos registros, sin embargo el analista puede considerar necesario registros adicionales. Por esta razón se utilizan dos tablas. Una para los registros sugeridos y otra para los registros ingresados durante el caso. Las dos tablas utilizan reglas de visibilidad. Por ejemplo, el proceso sugiere algunos documentos para la salida del empleado como un acuerdo de terminación del contrato, acuerdo de confidencialidad de la entrevista, examen médico, etc. 9

10 Como es posible agregar documentos adicionales, estos nuevos registros serán mostrados en una nueva tabla llamada Documentos adicionales para la terminación. La tabla de Documentos Adicionales para la salida del empleado utiliza una regla de visibilidad, si el analista ha ingresado al menos un nuevo documento, la tabla es mostrada. 10

11 4. Reglas de Negocio 4.1 Acciones de Actividades Al guardar en la actividad Recibir carta de Renuncia o Despido, es necesario cargar los derechos de acceso que se le deben cancelar al empleado. Si el proceso de Contratación e Integración fue utilizado para el ingreso del empleado, es necesario conocer los accesos y/o permisos que fueron otorgados durante el ingreso a la compañía. Una vez se ha seleccionado el empleado que va a salir de la compañía se ejecuta la siguiente regla. 11

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13 Si durante la entrada del empleado se utilizó el proceso de Contratación e Integración de Personal, los derechos que fueron otorgados se cargan desde el proceso de Contratación, de lo contrario la información se carga de una tabla paramétrica. Un botón estará disponible en la actividad Recibir carta de Renuncia o Despido para crear la carta de despido en formato pdf. 13

14 Estimado [Employees s name] Lamento informarle que su contratación en [Company Name] se dará por terminada el día [Termination date] por las siguientes razones: [Termination reasons] Las indemnizaciones se harán de acuerdo a la política de la compañía. Le recomendamos planificar sus necesidades futuras de aseguramiento debido a que la compañía no mantendrá la cobertura de su póliza más allá de la fecha de terminación. Pese a que lamentamos esta situación, es de obligatorio cumplimiento. Respetuosamente, Recursos Humanos. 14

15 A la entrada de las siguientes actividades, información relacionada a esta es cargada de forma automática desde tablas paramétricas. - Crear Plan para la Salida del Empleado - Entrevista de Salida. El siguiente ejemplo fue tomado de la regla Asignar Preguntas de la Entrevista de Salida en la actividad Entrevista de Salida. 15

16 5. Ejecutantes Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del asistente, de clic en definir participantes. Las siguientes tareas son realizadas por un Analista de Recursos Humanos. Crear Plan de Salida del Empleado. Recibir elementos de la compañía, Acciones Legales para terminación del Contrato. 16

17 La actividad Recibir carta de Renuncia o Despido es realizada por el jefe de la persona que va a dejar la compañía. La actividad Actividades antes de la Fecha de Salida es realizada por la persona que va dejar la compañía. 17

18 La actividad Entrevista de Salida es realizada por un psicólogo de Recursos Humanos. 6. CONFIGURACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS El proceso de Desvinculación de Personal incluye varios correos electrónicos para proveer información acerca de los requerimientos para la salida de un empleado de la compañía. Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El envío de correos en la proyecto viene activado pero sin la configuración personalizada. Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí de clic sobre Entorno y seleccione la opción de Popular. En esta opción debe activar el envío de notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, así como la cuenta de la que se enviarán los correos, como se muestra en la imagen a continuación. Para más información referirse a los siguientes artículos: Configuración de ambiente: Servidor SMTP: 18

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