MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE ARCHIVO DE TRÁMITE
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- Susana Martin Toro
- hace 6 años
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1 Página: OBJETIVO Integrar, clasificar, organizar y conservar los documentos relativos a un mismo asunto o trámite, generados por las unidades administrativas de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo, en ejercicio de sus atribuciones y funciones. 2. ALCANCE Aplica a personal de cada unidad administrativa de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo. 3. POLÍTICAS 3.1 Seguir un orden cronológico, empezando por el primer documento, que es el que da origen al asunto; los demás documentos que integran el expediente se colocarán debajo de éste, cuando se trate de Quejas y Recomendaciones; en el caso de documentos administrativos, se colocarán encima del que dio origen. 3.2 Si se detecta que el documento ya tiene expediente abierto y sea del mismo año, se integrará al mismo; si se trata del mismo asunto pero de distinto año, se abrirá nuevo expediente. 3.3 El expediente deberá contener documentos de archivo; no deberá incluir documentos de apoyo informativo, ni documentos duplicados: Documentos de archivo: documentos únicos que testimonian la actividad de la institución. Documentos de apoyo informativo: los que sirven a la gestión administrativa como directorios, boletines oficiales, revistas, publicaciones e informes de otras instituciones. 3.4 La pestaña del expediente deberá llevar número de área administrativa, el código clasificador, descripción del asunto y año. 3.5 Todos los expedientes deberán ser perforados y cosidos, ya sea, al momento de su integración o al término de su trámite. 3.6 Cada expediente deberá ser registrado en el Inventario Documental y Guía de Archivo 3.7 Cada expediente deberá de contener el Formato de Revisión de expedientes, para tener la certeza que están integrados adecuadamente 4. FORMATOS DERIVADOS 4.1 Inventario Documental 4.2 Guía de Archivo Encargado/a de Normatividad Director/a General de Administración
2 Página: Expediente clasificado 4.4 Formato de Revisión de Expedientes 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5.1 Ley de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo 5.2 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental del Estado de Hidalgo 5.3 Ley de Archivos del Estado de Hidalgo. 5.4 Reglamento de la Ley de Derechos Humanos del Estado de Hidalgo 5.5 Norma ISO 9001:2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistema de Gestión de la Calidad. 5.6 Manual de Gestión de la Calidad. 5.7 Cuadro General de Clasificación 5.8 Procedimiento de control de documentos y registros. 5.9 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. 6. DESARROLLO No. RESPONSABLE / ACTIVIDAD 6.1 ARCHIVO DE TRÁMITE Mensajero/a (Recepción / Entrega a Presidencia /Visitadurías / Direcciones acuse de Visitador Adjunto/a recibido. Notificador) Personal de cada unidad Recibe, previa comprobación, los acuses de recibido de la administrativa respuesta al trámite; identifica documentación y verifica si ya existe expediente del mismo asunto No existe expediente: abre expediente con el documento de origen. Determina asunto e identifica los números que le corresponden para clasificarlo, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación. Elabora etiqueta con el código clasificador; el número de área correspondiente, el número de expediente; el año y el título del asunto; pega la etiqueta en la pestaña del expediente; por ejemplo: CDHEH-32*11C.18/ Indicadores de Calidad del mes de noviembre del 2012 Integra el documento al folder y folia. Registra el expediente en el Inventario documental (Ver anexo 1).
3 Página: Si existe expediente: Consulta inventario documental para localizarlo, verifica que se trate del mismo asunto y año. Ubica el expediente e integra el documento correspondiente. Folia documento recién integrado. Verifica si el asunto ha concluido No se da por concluido Reintegra el expediente a su ubicación física Si se da por concluido Anota en inventario documental la fecha de cierre del expediente. Perfora los documentos y el folder. Cose el expediente Nota: Para realizar la entrega de los expedientes al Centro de Documentación y Archivo, deberá de ser integrado el formato denominado Formato de revisión de Expediente, por duplicado, el primero deberá integrarse al expediente, el cual servirá para el control del Archivo, el segundo, será para el control de la Visitaduría Metropolitana o Regional. (Ver Anexo 3) Registra en Guía de Archivo las series documentales que conforman el Inventario Documental (Ver anexo 2). Reintegra el expediente a su ubicación física.
4 Página: REJILLA DE CONTROL DE CAMBIOS No. REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 01 Enero 2013 Oficialización del Procedimiento. 02 Septiembre 2015 Se incluyen los puntos 3.7, 4.4, se modifican los puntos incluyendo la Nota: Para realizar la entrega de los expedientes al Centro de Documentación y Archivo, deberá ser integrado el formato denominado Formato de Revisión de Expediente, por duplicado, el primero deberá integrarse al expediente, el cual servirá para el control del Archivo, el segundo, será para el control de la Coordinación Jurídica Metropolitana o Regional. (Ver Anexo 3). 03 Mayo 2016 Se modifica el punto 6.1.1, de Mensajero/a(recepción/ notificador) a Mensajero/a (recepción/ Visitador/a Notificador/a) y el de Coordinación a Visitaduría.
5 Página: ANEXOS Anexo 1. Formato e instructivo de llenado del Inventario Documental. Instructivo de Llenado del Inventario Documental: 1. Fondo: Enunciar el nombre completo de la Comisión 2. Subfondo: N/A 3. Unidad Administrativa: Enunciar el nombre del área (Dirección General, Subdirección, etc.) 4. Fecha de Emisión: Fecha de entrega del Inventario Documental. 5. No. de Hoja: Número de hojas por serie o subserie documental.
6 Página: Área generadora o de procedencia: Enunciar el nombre completo de la oficina específica generadora de la documentación. 7. Nombre del responsable: Nombre completo del responsable que genera la documentación. 8. Sección: Enunciar el nombre y clave completa de la Sección Documental. (1C.Legislación). 9. Serie: Enunciar el nombre y clave completa de la Sección Documental. (1C.2.Programas y proyectos sobre legislación) 10. Subserie: Enunciar el nombre completo de la Subserie Documental. 11. Correspondiente a la fórmula clasificadora (fondo, subfondo (en su caso), área generadora*, sección, serie y/o subserie) omitiendo el número de expediente y año de apertura. 12. Ubicación Física: En este rubro se escribirá la dirección de manera general del lugar donde se encuentra físicamente la serie documental, 13. Ubicación Topográfica: Indicar el lugar exacto donde se encuentran los expedientes (archivero, gaveta, anaquel, charola etc.) 14. No. de Expediente: Registrar la fórmula Clasificadora (fondo, subfondo (en su caso), área generadora*, sección, serie y/o subserie/número de expediente- año de apertura). 15. Descripción del Expediente: Mencionar el nombre del expediente, seguido del contenido temático del mismo (omitiendo las terminaciones "asuntos varios, generalidades", siglas, abreviaturas. Fechas extremas: 16. Inicio: Corresponde al día, mes y año de apertura del expediente. Formato: (día-mes-año) 17. Final: Corresponde al día, mes y año del último expediente de la serie documental. (Si la serie genera documentos se dejará abierto al año vigente) 18. Total: Número de expedientes registrados por hoja. 19. Observaciones: En este apartado se colocarán las particularidades del expediente, ejemplo los tipos de soporte en el que encuentra, o algunas especificaciones más representativa. 20. Elaboró: Nombre y Firma ( Unidad de Archivo de Trámite) 21. Revisó: Nombre y Firma (Enlace Normativo) 22. Validó: Nombre y Firma (Órgano Rector). Especificaciones: Contenido: Fuente: Arial 9. Altas y bajas. Encabezado: Fuente: Arial 11. Altas. Imprimir en hoja tamaño oficio La captura de la información se hará en formato de Excel El formato se encuentra en Sistema de Gestión de Calidad en Información General, en el apartado de Archivo.
7 Página: 7-9 Anexo 2. Formato e instructivo de llenado de la Guía de Archivo Instructivo de Llenado de la Guía de Archivo: Área de Identificación: 1. Tipo de Archivo: Marcar con una X a qué tipo de archivo describe la guía de archivo, trámite concentración o histórico. 2. Fondo: Enunciar el nombre completo de la Comisión
8 Página: Subfondo: N/A 4. Unidad Administrativa: Enunciar el nombre del área (Dirección General, Subdirección, etc.) 5. Domicilio, Teléfono y Correo Electrónico: Datos básicos de identificación de la Unidad Administrativa. 6. Nombre del titular del área administrativa: Servidor Público que funge como titular del área. Área de Contexto: 7. Área Generadora: Oficina específica generadora de la documentación, contemplar hasta el nivel de encargado de departamento o equivalente. 8. Sección: Se refiere a función sustantiva o común que se va a catalogar, es decir la subdivisión funcional del Subfondo. 9. Serie: Nombre representativo del conjunto de expedientes de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, son el resultado del ejercicio de sus atribuciones o funciones específicas. 10. Descripción Genérica: Breve apartado donde se puntualice el contenido general de la serie documental. 11. Fecha (s) Extremas: En este apartado pondremos la fecha de creación de la serie (el primer expediente) y la fecha de apertura del último expediente abierto dentro de esta serie. 12. Volumen: En esta columna debemos identificar y describir el volumen físico y la unidad de conservación o soporte. Se contabilizará por número de expedientes. 13. Ubicación Física: En este rubro se escribirá la dirección del lugar exacto en donde se encuentra dicha serie. 14. Fecha de Emisión: Fecha de entrega de la Guía de Archivo 15. Elaboró: Nombre y Firma ( Coordinador (a) de Normatividad de Archivos) 16. Autorizó: Nombre y Firma (Titular del Sujeto Obligado) 17. Validó: Nombre y Firma (Órgano Rector). Especificaciones Contenido: Fuente: Arial 9. Altas y bajas. Encabezado: Fuente: Arial 11 Altas. Imprimir en hoja tamaño oficio. La captura de la información se hará en formato de Excel El formato se encuentra en Sistema de Gestión de Calidad en Información General, en el apartado de Archivo.
9 Página: 9-9 Anexo 3. Formato de Revisión de Expedientes
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