The Business Travel Magazine for Carlson Wagonlit Travel

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1 CWTCONNECT The Business Travel Magazine for Carlson Wagonlit Travel Nº 57 mayo 2014 S U M A R I O d Redefiniendo la experiencia online d Editorial d WorldMate triunfa en los Premios a la Innovación Móvil en Viajes de EyeforTravel d Particularidades y necesidades especiales d Anticipar, informar, localizar y prestar asistencia El entorno en el que vivimos está digitalizándose a marchas forzadas y el mundo de los viajes no es una excepción. Los viajeros cada vez tienen al alcance de su mano más información. La proliferación de internet y los desarrollos en materia de tecnología móvil harán que en 2020 el mundo entero esté conectado online. Carlson Wagonlit Travel se está adaptando rápidamente a los constantes cambios tecnológicos para ayudar a sus clientes a navegar a través de este panorama en continua evolución; de hecho, lleva ya tiempo trabajando de la mano de KDS, un proveedor internacional líder de El mundo de los viajes de negocios es digital y está altamente influenciado por los consumidores: Redefiniendo la experiencia online CWT Online, powered by KDS f Se espera que hacia 2017 el 50% de las reservas se realice online. f En 2017, se despacharán 1,5 billones de smartphones. f En 2015, el porcentaje de las ventas brutas de viajes en EE.UU. será del 12%. f El 84% de los pasajeros aéreos tiene un smartphone. f El 63% de los viajeros de negocios demanda ofertas relacionadas con el destino al que se desplaza. f A finales de 2014 se cree que el porcentaje de hogares de EE.UU. que contará al menos con una tableta será del 48%. f 1 de cada 3 viajeros de negocios han escrito reseñas de hoteles online. n 1 sistemas de viaje y gastos, para ofrecer a los clientes los últimos avances. El puerta a puerta: la nueva revolución Los viajes puerta a puerta han revolucionado el universo online. Esta nueva tecnología ha cambiado de manera radical el modo de pensar de los viajeros acerca de los viajes de negocios y la manera de reservarlos. Tradicionalmente, los viajeros reservaban el aéreo, coche de alquiler y hotel teniendo en cuenta la hora y la fecha en las que tenían que estar en su lugar de destino y calculando el tiempo de desplazamiento de las distintas opciones de transporte. Hoy en día, gracias al puerta a puerta, los viajeros simplemente tienen que proporcionar los siguientes datos: f Dirección de partida. f Dirección de destino. f Hora a la que necesitan llegar a su destino. f Hora a la que pueden regresar a su lugar de partida. Para obtener, en tan solo unos segundos, cuatro itinerarios diferentes: f El recomendado. f El más barato. f El más rápido. f El más respetuoso con el medio ambiente. Esta nueva tecnología está haciendo furor entre los viajeros y sus empresas. No se había observado tanto entusiasmo desde los billetes electrónicos. Los índices de satisfacción de los usuarios son elevados y siguen creciendo, al igual que el número de mejoras que se están introduciendo. (Continúa)

2 I N F O R M A C I Ó N C W T E D I T O R I A L Estimado lector: El mundo en el que vivimos se está digitalizando a marchas forzadas y el sector de los viajes de negocios no es una excepción. De hecho, se espera que hacia 2017 el 50% de las reservas se realice online. En Carlson Wagonlit Travel llevamos la innovación en nuestro ADN. Siempre nos hemos adelantado a los tiempos presentando novedades en materia de tecnología y gestión que han transformado el sector de los viajes. En esta edición, queremos presentarle CWT Online, powered by KDS, un nuevo producto que pone a disposición de nuestros viajeros el último hito en materia de viajes: el puerta a puerta. Esta herramienta abarca todos los pasos del proceso del viaje, desde el momento en el que salimos desde nuestra casa u oficina hasta que regresamos, e incluye, además, la integración de la gestión de gastos. Gracias a esta herramienta, los gestores de viajes y viajeros podrán tener mayor visibilidad de sus gastos y los viajeros podrán hacer la liquidación de estos de manera más sencilla y eficiente. Ciencia ficción? Nada más lejos de la realidad, esta nueva herramienta ya está disponible para nuestros clientes. No deje de ponerse en contacto con nosotros para que le mostremos todo lo que CWT Online puede hacer por usted. Y siguiendo con el tema de la innovación, me complace compartir con usted que WorldMate, empresa subsidiaria de tecnología móvil de CWT, se alzó a mediados del pasado mes de marzo con el galardón a la Mejor Experiencia Móvil de Viajes para el Usuario en los Premios a la Innovación Móvil en Viajes de EyeforTravel. Es el tercer año consecutivo que WorldMate obtiene un triunfo en estos premio. Esta victoria nos anima a seguir trabajando para mejorar nuestra aplicación móvil CWT To Go, que este año verá cómo se implementan distintos desarrollos como la posibilidad de realizar reservas hoteleras y su lanzamiento en nuevas plataformas. También les presentamos otra novedad: la nueva imagen de marca de nuestra división de reuniones y eventos, CWT Meetings & Events, que simboliza dos factores esenciales para el éxito de cualquier reunión o evento: la creatividad y los resultados. Y de una división de CWT a otra: descubra las claves de CWT Energy, Resources & Marine para optimizar el programa de viajes de las empresas de los sectores de la energía, recursos naturales y marinos. Estos sectores precisan de un servicio muy particular y en CWT estamos especializados en dar respuesta a todas las necesidades de estas empresas. Carlson Wagonlit Travel cuenta con CWT Online, powered by KDS: el único modo de disponer de servicios puerta a puerta en todo el mundo. Es la única solución que permite la integración total con los procesos de la empresa de gestión de viajes y que cuenta con el apoyo de personal certificado de KDS. Además, CWT está invirtiendo fondos y tiempo para sorprender al mundo con nuevas innovaciones. Visibilidad de los gastos Los gestores de viajes necesitan disponer de tanta información relativa a los gastos en viajes de su empresa como les sea posible. Para ello, tradicionalmente utilizaban informes, gráficos y estudios de tendencias. Ahora existe un modo más sencillo de tener mayor visibilidad de las reservas antes de que se liquiden los gastos e incluso antes de que los datos se vuelquen en una herramienta de informes. Se puede incluso saber el coste total de un viaje antes de que este sea aprobado. Gracias a CWT Online, los gestores de viajes pueden obtener no solo una total visibilidad sobre los gastos en aéreo, tren, coches y hoteles, sino también sobre los gastos puerta a puerta tales como taxis, transporte público y comidas. Además, los viajeros y organizadores de viajes pueden ver el coste total del viaje y realizar los ajustes necesarios antes de que el viaje sea aprobado. Liquidación de gastos Normalmente, la liquidación de gastos es un caballo de batalla en todas las organizaciones. Gracias a CWT Online, powered by KDS esto ya no es así. Esta herramienta permite a sus usuarios gestionar el gasto de principio a fin de manera muy sencilla: 1. El viajero planifica su viaje utilizando CWT Online, powered by KDS: f Cada elemento de coste es asignado y ordenado según su elección. f Se utiliza el histórico de gastos para hacer una estimación de los costes. f Cada campo puede personalizarse según las necesidades. 2. La persona que autoriza el viaje revisa su coste total antes de dar su conformidad. Para concluir, volvemos a abordar un tema que está en la lista de prioridades de todas las empresas del mundo: la seguridad de sus viajeros. Nuestro personal es nuestro activo más valioso. Cuidar de ellos es una obligación que, como empresas socialmente responsables, debemos tener siempre presente. Espero que disfruten con todas estas novedades. Ya saben que en CWT España, estamos a su servicio. Un cordial saludo, Eduardo Rebello de Andrade Director general de CWT España n 2

3 CWT Connect nº 57 Mayo 2014 CWT Online, powered by KDS: el perfil de un líder Cuatro preguntas para Carlson Wagonlit Travel CWT ha irrumpido en la industria con su nuevo CWT Online, powered by KDS, qué le ha impulsado a dar este paso tan audaz? KDS está revolucionando el mundo de los viajes online y nosotros queríamos formar parte de ello. CWT siempre ha tenido buena vista para la innovación y nuestros clientes confían en que nosotros les proporcionemos las mejores soluciones de una manera eficaz. Con CWT Online ofrecemos a nuestros clientes servicios online puerta a puerta y end-toend que se integran a la perfección con los procesos y herramientas de la empresa de gestión de viajes de los que tanto dependen las compañías. Y no podrían las empresas obtener esta tecnología de puerta a puerta y este innovador sistema de gastos directamente de KDS o de otra empresa de gestión de viajes? No. Solo CWT puede ofrecer estos servicios a un precio competitivo a todos los clientes sin necesidad de contar con una gestión o contrato adicionales. Con CWT Online, las compañías saben que su solución online se integrará perfectamente con los procesos y herramientas de su proveedor de viajes. CWT es el único proveedor de viajes que puede ofrecer tanto el servicio puerta a puerta como la de gestión de gastos - todo a través de CWT Online - en cualquier lugar del mundo. En todo el mundo? Dónde? CWT posee un acuerdo global con KDS para ofrecer la tecnología puerta a puerta y la solución para la gestión de gastos en la región de Europa, Oriente Medio y África y, desde principios de 2014, también en Norteamérica y Asia Pacífico. Juntos hemos trazado una hoja de ruta en materia de innovación que proporcionará nuevas características y funcionalidades a todos nuestros clientes a nivel mundial. Algunas de estas características solo se pueden obtener a través de CWT. Cómo está funcionando CWT Online fuera de Europa? Los clientes de CWT de las tres regiones ya están muy satisfechos con KDS: 88% en Asia Pacífico; 86% en Europa, Oriente Medio y África y 90% en Norteamérica. Gracias a que contamos con personal de apoyo certificado de KDS que da soporte a CWT Online, powered by KDS, esperamos mantener, o incluso mejorar, este nivel de satisfacción en el futuro. 3. A su regreso, el viajero utiliza la herramienta de liquidación de gastos de CWT Online, powered by KDS: f Todos los campos de gasto, incluso el destinado a recoger los gastos en efectivo, aparecen cumplimentados con los detalles de la reserva. f El viajero actualiza las cantidades reales de gasto. f El viajero adjunta los recibos. f El viajero envía la liquidación para su aprobación. CWT Online, powered by KDS, una herramienta al servicio de los viajeros CWT Online, powered by KDS se centra en las necesidades del viajero de negocios. Con tan solo dos clics de su ratón o dos pasadas de la pantalla de su tableta, los viajeros reciben cuatro opciones completas de itinerario en unos pocos segundos: 1. Itinerario recomendado: recoge las selecciones que mejor se ajustan a sus necesidades y a las opciones preferentes de su empresa. 2. Itinerario más barato: muestra las opciones más baratas para cumplir con la política de viajes de su compañía. 3. Itinerario más rápido: ofrece las alternativas más rápidas para ir y volver. 4. Itinerario más respetuoso con el medio ambiente. Los viajeros ya no tienen que perder su valioso tiempo pensando qué vuelo necesitan coger para llegar a tiempo a su reunión o qué hoteles están incluidos en el programa de viajes de su empresa. CWT Online se encarga de todo para que los viajeros puedan centrarse en sus negocios. 7 razones para interesarse por CWT Online, powered by KDS 1. Innovación: CWT Online, que nace para dar respuesta a las necesidades de los viajeros, reinventa la experiencia de los usuarios. 2. Lo mejor de ambos mundos: los viajeros necesitan herramientas que les faciliten la vida y los gestores de viajes precisan que estos cumplan con las normativas recogidas en la política de viajes y reserven con proveedores preferentes. CWT Online, powered by KDS atiende las necesidades de ambos públicos. 3. Los viajeros demandan esta herramienta: estos buscan procesos y herramientas que les faciliten hacer lo correcto. n 3 Gracias a CWT Online, ahora pueden reservar itinerarios que cumplen con la política de viajes de su empresa con solo dos clics. 4. Tecnología móvil: la interfaz de la herramienta está optimizada para tabletas, algo que permite a los viajeros realizar sus reservas en cualquier lugar y a cualquier hora. 5. Vista a pie de calle: cuando se introduce una dirección en CWT Online, powered by KDS, la herramienta muestra la vista a pie de calle, algo que permite a los viajeros identificar rápidamente el lugar al que van cuando llegan a su destino. 6. Una herramienta personalizable: CWT Online permite a los viajeros modificar cualquier elemento de su viaje (cambiar un taxi por un recorrido en tranvía, aumentar el coste estimado de una comida si van a invitar a clientes, etc.). 7. Una herramienta revolucionaria: CWT está invirtiendo fuertemente en tecnología para aportar a sus clientes el contenido, la experiencia y el apoyo que necesitan. CWT Online revolucionará la tecnología online aplicada a los viajes de negocios.

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6 I N F O R M A C I Ó N C W T WorldMate triunfa en los Premios a la Innovación Móvil en Viajes de EyeforTravel La empresa subsidiaria de CWT se alzó con un galardón por tercer año consecutivo WorldMate, empresa subsidiaria de tecnología móvil de Carlson Wagonlit Travel, se alzó con el galardón a la Mejor Experiencia Móvil de Viajes para el Usuario en los Premios a la Innovación Móvil en Viajes de EyeforTravel celebrados el pasado 17 de marzo en San Francisco. Es el tercer año consecutivo que WorldMate obtiene un triunfo en estos premios. En esta ocasión, el galardón recibido se encuadra en una categoría que reconoce a las empresas que adoptan nueva tecnología para mejorar la experiencia de los usuarios de dispositivos móviles. Desde que empezara a participar en estos galardones en 2010, WorldMate ha sido premiada en todas las ediciones. En 2013, CWT obtuvo una doble victoria: WorldMate se alzó con el primer puesto en las categorías Mejor Aplicación Móvil y Mejor Estrategia Móvil. Ian Berman, vicepresidente de Desarrollo de Negocio de WorldMate comentó sobre el premio lo siguiente: Estamos encantados de haber sido galardonados por proporcionar a los usuarios una experiencia única, algo que es parte integral de nuestro éxito. Nuestra aplicación WorldMate es utilizada por más de 10 millones de viajeros y buscamos proporcionar a todos y cada uno de ellos una experiencia asombrosa mediante la satisfacción de las necesidades que puedan tener antes y durante sus viajes. La apuesta de Carlson Wagonlit Travel por la innovación en tecnología móvil David Moran, vicepresidente ejecutivo de Marketing y Estrategia Empresarial Global de CWT, añadió: En CWT seguimos invirtiendo en nuestra oferta digital y, más concretamente, en nuestros servicios móviles para que nuestra aplicación sea la primera opción tanto para los viajeros como para los gestores de viajes. Queremos proporcionar a los viajeros una experiencia personalizada y única allí donde estén e independientemente de cómo elijan interactuar con nosotros. Las soluciones móviles forman parte de la oferta de CWT a sus clientes y viajeros. La aplicación móvil de CWT, CWT To Go, que cuenta con tecnología de WorldMate, se ha puesto a disposición de los usuarios de Windows Phone recientemente y en la actualidad cuenta con una valoración de 4.5 estrellas sobre 5 en la tienda de aplicaciones de Apple. Los desarrollos previstos para este año son: la posibilidad de realizar reservas hoteleras a través de la aplicación y su lanzamiento en nuevas plataformas. Obsequie experiencias El Regalo CWT: único, original y exclusivo n 6

7 CWT Connect nº 57 Mayo 2014 Particularidades y necesidades especiales CWT Energy, Resources & Marine desvela las claves para optimizar el programa de viajes de las empresas de los sectores de la energía, recursos naturales y marinos Según un estudio de ExxonMobil, la demanda de energía a nivel mundial crecerá un 35% en los próximos 25 años, algo que hará que las empresas del sector de la energía experimenten un elevado crecimiento para satisfacer dicha demanda. Esto implicará un aumento de los viajes, tanto para tratar asuntos del día a día del negocio como para trasladar a tiempo a las tripulaciones a las plataformas o a los barcos. Además, es muy probable que el número de empleados de los sectores de la energía, recursos naturales y marinos se incremente. Todos estos factores traen consigo oportunidades y riesgos únicos a la hora de gestionar los viajes y sus gastos asociados de manera más efectiva. Tampoco hay que olvidarse de la seguridad de los viajeros, prioridad fundamental para cualquier empresa. A esto hay que añadirle: f El cambio generacional que va a producirse con la jubilación del 50% del personal directivo cualificado de estos sectores. f La evolución constante de la oferta en materia de seguridad y prevención. f El cambio continuo de los requisitos en materia de visados y pasaportes. CWT Energy, Resources & Marine; la división especializada en los sectores de la energía, recursos naturales y marinos de Carlson Wagonlit Travel; está preparada para dar servicio a sus empresas cliente en este panorama tan prometedor y complejo. En el siguiente artículo, compartimos información muy relevante para que estas industrias puedan prepararse para afrontar los retos futuros. Tarifas especiales para marinos y personal de ultramar La mayoría de los viajeros de los sectores de la energía, recursos naturales y minería conocen los beneficios que ofrecen las tarifas aéreas para marinos y personal de ultramar -flexibilidad total y grandes descuentos-, ventajas relativamente desconocidas para el resto del mercado. Los proveedores de viajes como CWT Energy, Resources & Marine están creando y fortaleciendo su relación con las líneas aéreas para dar una mejor respuesta a las necesidades y expectativas en continua evolución de los clientes. CWT comparte cómo estas tarifas pueden ser utilizadas de manera más eficiente en el programa de viajes de las empresas. Si bien técnicamente las líneas aéreas ofrecen tarifas para marinos y personal de ultramar a cualquier viajero cualificado que vaya o regrese de una plataforma o de una zona de exploración, estas tarifas deben gestionarse dentro del programa de viajes a través de un proveedor de confianza. Los clientes de CWT Energy, Resources & Marine disfrutan de ventajas adicionales: La aplicación de estas tarifas en destinos para los que normalmente no están disponibles pero que son importantes para los clientes (negociados por CWT ERM). Comparativa constante de las tarifas y verificación de que estas estén cargadas en los sistemas de reserva. Capacidad de localizar y prestar asistencia a los viajeros de manera rápida en caso de que se produzca una situación de emergencia. Disponibilidad en momentos determinados de tarifas más ventajosas gracias al volumen de viajes total de CWT. Integración de los datos de las reservas con los programas y servicios de CWT. Ayuda a la hora de elegir entre todas las tarifas disponibles para maximizar los beneficios del programa de viajes. Algunos aspectos que merece la pena recordar de las tarifas para marinos y personal de ultramar: FLEXIBILIDAD TOTAL GRANDES DESCUENTOS PERMITEN CAMBIOS SIN REQUISITOS DE COMPRA ANTICIPADA VÁLIDAS PARA VIAJES DE IDA E IDA Y VUELTA DISPONIBLES EN CLASE TURISTA Y BUSINESS SIN REQUISITOS DE ESTANCIA MÍNIMA O MÁXIMA NORMALMENTE REEMBOLSABLES ASCENSO DE CLASE Y ACUMULACIÓN DE MILLAS DISPONIBLES EN DETERMINADAS AEROLÍNEAS n 7

8 I N F O R M A C I Ó N C W T Un acceso único a todo el contenido Los responsables de compras de los sectores de la energía, recursos naturales y marinos se enfrentan a retos únicos. Uno de ellos es la necesidad de proporcionar a sus viajeros acceso a opciones aéreas y de alojamiento muy poco convencionales. Desde jets y helicópteros privados hasta campamentos y hoteles flotantes, las necesidades de los viajeros de estos sectores difieren mucho de las del resto. Además, hay que tener en cuenta que, históricamente, las opciones de viaje no tradicionales nunca han estado disponibles a través de los canales de reserva convencionales al no estar cargadas en los Sistemas de Distribución Globales (GDSs-Global Distribution Systems). Esto dificulta a los viajeros el poder ver y reservar distintas opciones y a las empresas tener un registro de su volumen total, además de suponer un riesgo a la hora de localizar a los viajeros en caso de que se produzca un incidente. CWT ERM está ayudando a sus clientes a gestionar estos retos integrando las opciones aéreas y de alojamiento que no están disponibles a través de GDS con el inventario que sí lo está. Gracias a ello, los viajeros pueden ver todas las opciones existentes cuando realizan sus reservas. Los responsables de compras de viajes, por su parte, reciben los datos del volumen de gasto total y conocen en todo momento la ubicación de sus viajeros. Entre el contenido que puede integrarse, están los jets corporativos privados y los vuelos chárter que muchas empresas de los sectores de la energía, recursos naturales y marinos deben combinar con los vuelos de las aerolíneas comerciales para llevar a cabo sus operaciones. Para un cliente del sector de la minería, CWT ERM ha integrado totalmente en su programa de viajes los 16 vuelos privados que opera semanalmente. El mismo principio se aplica en el caso del alojamiento, que puede incluir pequeños hoteles independientes que no están cargados en los GDSs o instalaciones propiedad de la empresa. Varios productos propiedad de CWT permiten que estos alojamientos estén disponibles junto con los hoteles tradicionales o incluso que puedan primarse estas opciones para aumentar su uso por parte de los viajeros. Your Place by CWT integra el alojamiento propiedad de las empresas con los hoteles tradicionales. Los beneficios de ello incluyen: f Disponibilidad exclusiva para los viajeros de la empresa. f Posibilidad de reservar estos alojamientos a través de herramientas de auto reserva online o de consultores de viajes de CWT ERM. f Confirmación instantánea e integración con el resto de detalles del itinerario. f Los clientes pueden gestionar la disponibilidad de sus alojamientos a través de una herramienta web privada, lo que ahorra tiempo e incrementa la eficiencia. Alojamientos propiedad de la empresa Online & offline Posibilidad de reservar ambos fácilmente Hoteles tradicionales recogidos en el programa rama de viajes El resultado? Para los viajeros, la posibilidad de elegir entre un mayor número de opciones aprobadas por la empresa. Para las compañías, informes más claros muy útiles para utilizar en negociaciones futuras y un aumento de la seguridad de los viajeros. Aquellos responsables de compras que no estén teniendo en cuenta el contenido que no está cargado en los GDSs deben hacerlo para minimizar los riesgos y aprovechar los muchos beneficios que ello conlleva. Riesgos que no merece la pena correr Desafortunadamente, los casos de gastos inapropiados en materia de viajes siguen acaparando portadas en todo el mundo. Esto no solo afecta a la reputación de las organizaciones implicadas, sino que puede dañar la imagen de sus proveedores. De hecho, en China, agencias y agentes de viajes han sido descritos como conspiradores criminales, algo que ha provocado el cierre de al menos una de las agencias sospechosas. La prevención de casos de soborno y corrupción es, por tanto, un aspecto clave tanto para CWT como para sus clientes como parte importante de los esfuerzos que se están haciendo para cumplir con los distintos requisitos legales a nivel mundial. Si bien el cumplimiento de la política de viajes ha sido desde hace mucho tiempo un tópico significativo para el sector de los viajes corporativos, históricamente hacía referencia al modo en el que los viajeros se adherían a la política de viajes y al modo de mejorar dicho hecho. No obstante, esta otra forma de entender el cumplimiento merece igual atención ya que las administraciones están imponiendo cada vez más regulaciones que están cambiando el modo en el que las organizaciones toman decisiones y rinden cuentas de sus actuaciones. Como resultado de ello, el cumplimiento y la ética se han convertido en requisitos imprescindibles a la hora de trabajar con un proveedor de viajes como CWT ERM. La buena noticia es que existen muchas formas de garantizar que una organización lleve a cabo sus actividades de manera correcta, así como de mitigar los riesgos de soborno y corrupción: = Incrementando el control. Las empresas deben gestionar centralmente tanto gasto como les sea posible para garantizar que se escrudiña debidamente y evitar, en la medida de lo posible, el uso de dinero en efectivo. = Eligiendo a un socio estratégico. Es preciso evaluar cuidadosamente a los proveedores con los que se trabaja y asegurarse de que estos cuenten con un có- n 8

9 CWT Connect nº 57 Mayo 2014 digo ético. También hay que tener cuidado con los proveedores que ofrecen sus servicios a precios excesivamente bajos ya que esto puede ser un indicador de que no invierten en programas y procesos que garanticen las actuaciones éticas y el cumplimiento. = Conociendo a sus proveedores. Cuantos menos sean los proveedores involucrados, más sencillo resultará realizar un seguimiento de los mismos. Las empresas de gestión de viajes pueden actuar como intermediario único y encargarse de ponerse en contacto con otros proveedores que posean buena reputación en caso de que sea necesario. = Entendiendo las reglas. Las regulaciones cambian en función de los países y muchas veces pueden incluso entrar en conflicto. Es conveniente buscar el apoyo de expertos en materia legal y de cumplimiento, tanto internos como externos, que ayuden a las empresas a comprender los requisitos del lugar en el que van a operar y a ajustarse mejor a dichas normas. Los proveedores pueden ser socios estratégicos que les ayuden a permanecer dentro de los límites del sector y jurisdicción. = Exigiendo pruebas. Hay que asegurarse de que todos los gastos estén justificados poniendo en marcha procesos de autorización, informes de gasto y procedimientos de auditoría. En el caso concreto de las reuniones, hay que articular de forma clara el propósito de todos los eventos y gastos. Conviene alinear el gasto con el logro de los objetivos y con los requisitos regulatorios aplicables. El papel de CWT ERM CWT ERM se compromete a aplicar los más altos estándares en materia de ética en todas sus actividades. En consonancia con los esfuerzos en materia de Responsabilidad Empresarial de Carlson Wagonlit Travel, CWT ERM busca ser un buen embajador de los negocios de sus clientes y ayudar a las organizaciones a hacer lo correcto en sus desplazamientos. Algunos de los esfuerzos incluyen: CWT es una empresa signataria del Pacto de las Naciones Unidas. Este lucha contra la corrupción además de ocuparse de otros importantes tópicos relacionados con la ética. C Un equipo dedicado Expertos en cumplimiento ético repartidos en todo el mundo y dirigidos por un vicepresidente de Cumplimiento. La involucración de la alta dirección La alta dirección se reúne de manera regular para tratar asuntos relacionados con la ética y el cumplimiento. Monitorización y corrección Puesta en marcha y monitorización continua de la seguridad y prevención de los viajeros. Implementación de acciones correctivas cuando se identifican anomalías dentro de las operaciones de CWT o del programa de viajes de un cliente. Los más altos estándares Políticas y CORRECTION requisitos por los que deben regirse todos los empleados y entidades colaboradoras de CWT. Una red global propia que proporciona visibilidad y control. CWT solo trabaja con proveedores locales bien establecidos y con una probada reputación. 22: es el número de idiomas a los que se ha traducido el Código de Ética y la Política Antisoborno de CWT. C Formación y simulación Todos los empleados de CWT han de recibir una formación para conocer el Código de Ética. Existen formaciones especializadas para aquellos empleados que puedan verse más expuestos a tener que enfrentarse a irregularidades en materia de ética y cumplimiento horas de formación presencial realizada para los empleados de CWT. n 9 Sistema para reportar incidencias Vía online, correo electrónico y teléfono. Línea de ayuda disponible tanto interna como externamente para reportar incidentes en materia de ética y cumplimiento. Política de no represalias para aquellos empleados que reporten incidentes de buena fe.

10 I N F O R M A C I Ó N C W T Una forma más segura de realizar los pagos Entre bambalinas* La empresa trabaja con su banco habitual El proveedor de tarjetas de pago de uso único trabaja con el banco para implementar tarjetas de pago virtuales y emitirlas siempre que sea necesario *CWT pide una cuenta para su implementación. Con tantos viajeros de negocios que no están en nómina de las empresas (contratistas, reclutas, etc.), las organizaciones de los sectores de la energía, recursos naturales y marinos se enfrentan a retos únicos a la hora de pagar y conciliar los gastos. Muchos de estos viajeros no poseen tarjetas de crédito de empresa y las compañías para las que trabajan no tienen ninguna intención de emitirles una. Cómo pagan estos viajeros los servicios y bienes que necesitan durante sus desplazamientos? Incluso en esta época de adelantos tecnológicos, la mayoría de las organizaciones está inmersa en procesos manuales que implican facturación directa con el hotel y transmisión de la información por fax para cuadrar los gastos. El fraude campa a sus anchas ya que los números de las tarjetas de crédito quedan expuestos al ser transmitidos electrónicamente sin la debida protección. Esto se acabó para uno de los clientes más importantes de CWT ERM a nivel global. En 2013 implementó tarjetas de pago de uso único; es decir, asignó a cada viajero un número de tarjeta que facilitó directamente al hotel. La tarjeta Principales beneficios de las tarjetas de pago de uso único Si bien las estancias hoteleras representan el área con mayores oportunidades de mejora, CWT ERM también permitirá el pago de reservas aéreas a través de tarjetas de pago de uso único en El transporte terrestre será la siguiente categoría de gastos de la lista. CWT proporciona las reservas de viajes y los informes estaba cargada con el importe que la organización estaba dispuesta a pagar por la estancia de los viajeros. En este tipo de tarjetas se puede incluir el montante necesario para pagar la noche de hotel o también fondos adicionales para cubrir comidas, gastos de aparcamiento y de internet. Las tarjetas son totalmente personalizables y pueden etiquetarse con el nombre de la plataforma, unidad de negocio u otros identificadores para que la conciliación de gastos sea más fácil para la empresa. Además, están totalmente integradas con el programa de viajes y los sistemas de distribución globales e incluso promueven el cumplimiento de la política de viajes ya que la empresa puede especificar lo qué está dispuesta a pagar y lo que no. Además, la información detallada resultante se integra con los sistemas de informes de la empresa. En 2013, este cliente de CWT ERM procesó transacciones a través de tarjetas de pago de uso único y experimentó mejoras significativas en términos de eficiencia, cumplimiento y reducción del fraude. En el ojo del huracán Los habitantes de Houston saben que la zona se ve azotada frecuentemente por huracanes. CWT Energy, Resources & Marine está transformando este reto recurrente en una oportunidad para garantizar la prestación de un servicio ininterrumpido a los muchos clientes que son atendidos por el personal de CWT basado en la zona. Se ha actualizado y mejorado el plan de evacuación, que ha sido puesto a prueba y está siempre listo para ser activado antes de que se produzca la siguiente gran tormenta. Qué diferencia este plan de otros? Treinta profesionales de CWT ERM se han ofrecido voluntarios para ser evacuados junto a sus familias varios días antes del paso del huracán. Se trasladan de Houston a la oficina de CWT de San Antonio y así están listos para prestar servicio antes de que la tormenta llegue. Sus colegas garantizan una cobertura continua durante la transición. Si bien los clientes no pueden ponerse en contacto con sus consejeros de viajes dedicados durante el huracán, tienen asegurado el servicio continuo proporcionado por expertos en viajes para el sector de la energía. San Antonio, TX 197 millas Houston, TX n 10

11 CWT Connect nº 57 Mayo 2014 Equipos disponibles: Etapas de la monitorización EQUIPO A Es evacuado hasta San Antonio antes de que llegue la tormenta. Presta servicio mientras la tormenta afecta a Houston EQUIPO B Se queda en Houston y presta servicio hasta que el Equipo A está operativo EQUIPO H Compuesto por empleados que trabajan desde sus casas fuera de Houston y que, por lo tanto, no se ven afectados por la tormenta. Proporcionan servicio en caso de necesidad México, crecimiento del sector de la energía Este año, así como en el futuro, todos los ojos del sector de la energía se posarán en México debido a la importante reforma en materia energética recientemente aprobada. De hecho, es la más importante que el país ha experimentado en décadas. La nueva legislación aprobada por el Congreso de México permite MÉXICO: PREVISIÓN DE PRECIOS PARA 2014 Clase aérea de servicio Turista Premium/Turista Business/Primera Promedio nacional aéreo Categoría hotelera Gama media Gama alta Promedio nacional hotelero Promedio nacional de coches de alquiler la inversión extranjera en la industria petrolera del país y a las empresas petroleras extranjeras asociarse con Pemex, la petrolera mejicana propiedad del gobierno de México, para la exploración y producción de crudo. Se espera que esto genere un repunte de la actividad de los numerosos clientes de CWT ERM que operan en México (empresas locales o multinacionales con presencia en el país). -1.0% 0.0% 1.0% 2.0% 3.0% 4.0% Es probable también que este cambio en la regulación del sector de la energía tenga un efecto de contagio e impulse el crecimiento económico del país. Los responsables de compras de organizaciones que vayan a viajar por primera vez a México o que incrementen sus viajes al país como consecuencia de esta reforma pueden beneficiarse de este resumen del panorama de los viajes en el país: = Los viajes de los sectores de la energía, recursos naturales y marinos en México incluyen tanto la actividad en ultramar como en tierra firme. = Las ciudades mejicanas principales para estos sectores tales como Villahermosa y Ciudad del Carmen son más pequeñas que la mayoría de los enclaves a los que normalmente viajan estas empresas por lo tanto, a la hora de organizar los viajes a estos destinos, conviene tener en cuenta las conexiones aéreas y otras complejidades. = La aerolínea principal del país es Aeroméxico, con un 40% de cuota de mercado. = México cuenta con grandes cadenas globales y pequeños establecimientos independientes pero, al margen de su tamaño, la mayoría están disponibles a través de los GDSs. n 11

12 I N F O R M A C I Ó N C W T Venezuela Venezuela es un destino clave para los sectores de la energía, recursos naturales y marinos, no obstante, viajar hacia o desde el país es cada vez más difícil: = Las regulaciones gubernamentales locales y las condiciones económicas están dando como resultado reducciones en el servicio y subidas de precio drásticas. = El gobierno venezolano obliga a que todos los viajeros que visiten el país cuenten con un seguro de viajes y un seguro médico. Para hacer frente a estos retos, algunos clientes están viendo la posibilidad de tomar como referencia el punto de venta en lugar del punto de origen a la hora de emitir los billetes para ver si así pueden conseguir ahorros, limitar en la medida de lo posible los viajes al país, etc. Al igual que México, Venezuela seguirá siendo un país clave en Latinoamérica para los sectores de la energía, recursos naturales y marinos durante 2014 y más allá. 27.5% Tasa de inflación prevista para % - 8.0% Pronóstico nacional de los precios del aéreo para % % Pronóstico nacional de los precios hoteleros para 2014 Fuente de la inflación: Trading Economics Fuente de las previsiones: CWT Anticipar, informar, localizar y prestar asistencia 4 puntos a tener en cuenta a la hora de cuidar la seguridad y prevención de riesgos durante los desplazamientos En un mundo cada vez más globalizado, los viajes son una práctica común para la mayor parte de las empresas. Las obligaciones de las organizaciones en materia de prevención y seguridad se extienden más allá de las fronteras de sus países de origen ya que abarcan al personal y a las instalaciones que se encuentran en el extranjero y pueden variar en función de la jurisdicción en la que operan. Las empresas han de proporcionar a su personal un entorno de trabajo seguro (esto se hace extensivo a hoteles, aerolíneas, coches de alquiler, etc.), información relevante sobre incidencias y posibles riesgos, así como asistencia en el extranjero ante incidentes relacionados con la salud o la seguridad. Además, las compañías deben atesorar todos los datos de sus viajeros para poder localizarles, prestarles asistencia e informar a sus contactos en caso de que se produzca un incidente. n 12

13 CWT Connect nº 57 Mayo Anticipar Es importante que las empresas pongan al alcance de sus viajeros información relevante antes, durante y después de un viaje para que estos puedan prevenir los riesgos. También es esencial que cuenten con un seguro de viajes adaptado a sus necesidades y con una política de viajes claramente definida que determine quién pude viajar, cuántas personas de la organización pueden utilizar un mismo medio de transporte, cómo han de reservarse los desplazamientos, cómo ha de ser el proceso de aprobación de los viajes y qué proveedores pueden utilizarse. Cuando un empleado reserva su alojamiento o su viaje sin respetar la política, puede dificultar enormemente su localización en caso de que se produzca una incidencia. Las empresas deben saber en todo momento dónde se encuentran sus empleados. Alertas, información del lugar de destino, informes sanitarios, formación especial para viajar a destinos de alto riesgo y asesoría de expertos en materia de seguridad y prevención son otras herramientas que permiten a las empresas anticiparse a los riesgos. 2. Informar Cuanto estalla una crisis o un incidente, las empresas han de ponerse en contacto con sus viajeros para informarles debidamente del estado de la situación y del protocolo de actuación a seguir. También deben contar con informes exhaustivos que documenten los esfuerzos en materia de seguridad y prevención que llevan a cabo para proteger a sus empleados. Asimismo, es muy aconsejable que posean líneas de emergencia dedicadas para atender a los viajeros. 3. Localizar Ante un desastre o incidente, las empresas han de ser capaces de localizar a sus viajeros rápidamente. Las organizaciones pueden utilizar la información recogida en las reservas de viajes para saber qué empleados han podido verse afectados. Un enfoque más proactivo consiste en utilizar la información de las reservas que no han sido todavía emitidas para alertar a los futuros viajeros de posibles riesgos o, incluso, cancelar los desplazamientos. 4. Prestar asistencia Los viajeros confían en que sus empresas reaccionen con rapidez y les presten la asistencia necesaria ante una emergencia. Algunas de las herramientas que pueden utilizarse para ello son: 0 Un servicio de viajes 24/7. 0 Líneas de emergencia para prestar asistencia en materia de seguridad. 0 Evacuaciones por causas médicas o de seguridad. 0 Servicios para expatriados. 0 Servicios externalizados globales de monitorización de la seguridad. 0 Monitorización de las instalaciones y la cadena de suministro. n 13

14 I N F O R M A C I Ó N C W T CWT Connect nº 57 Mayo 2014 Que puede hacer CWT para ayudar a las empresas a proteger a sus viajeros? El cuidado de los viajeros forma parte del compromiso de CWT de proporcionar el viaje perfecto 1. Seguridad: CWT vela por la seguridad de los viajeros con el fin de que eviten incidentes y obtengan asistencia cuando lo necesiten. (CWT Safety & Security) Opción A Índice CWT de estrés asociado a los viajes Reservar 2 días por adelantado A Vuelos en conexión B Oficina 200m Caminar hasta la oficina Coste total del viaje $1500 Índice Índice de de estrés productividad 2. Reducción del estrés asociado a los viajes: CWT ayuda a las empresas a minimizar los costes ocultos reduciendo el estrés asociado a los viajes. (Índice de estrés asociado a los viajes de CWT) Nivel de estrés medio Índice Índice de de estrés productividad Opción B Reservar 14 días por adelantado A B Vuelo directo Oficina 3500m Taxi a la oficina Coste total del viaje $1800 COSTE DEL VIAJE NIVEL DE ESTRÉS PRODUCTIVIDAD 3. Atención especializada: CWT proporciona servicios especiales en materia de seguridad a los viajeros de los sectores de la energía, recursos naturales y marinos. (CWT Energy, Resources & Marine) 4. Comunicación con los viajeros: CWT ayuda a las empresas a proporcionar a los viajeros la información que necesitan en el momento justo. (CWT Program Messenger) 5. Cuidado personalizado: CWT cuenta con una herramienta en la que quedan registrados todos los datos de los viajeros para poderles prestar la asistencia adecuada y localizarles en caso de emergencia. (CWT Portrait) Si desea conocer más detalles acerca de la oferta en materia de seguridad y prevención de CWT, no dude en ponerse en contacto con su representante. n 14

15 Arte y gastronomía en Madrid Unidos por el arte, el NH Palacio de Tepa y el NH Paseo del Prado son dos hoteles de referencia en el centro de Madrid. La elección perfecta para aquellos visitantes que quieran descubrir el Triángulo del Arte Madrileño, que formado por el Museo del Prado, el Reina Sofía y el Thyssen, es uno de los más importantes referentes artísticos del mundo. Para quienes prefieran sentir la esencia del arte en todo momento, pueden optar por alojarse en el NH Paseo del Prado. Este cuatro estrellas se encuentra en la madrileña plaza de Neptuno, a tan solo unos pasos del Museo del Prado y a pocos minutos del resto de vértices de este singular triángulo. Testigo de los acontecimientos históricos de los últimos 200 años, el edificio que ocupa el NH Palacio de Tepa ha sido completamente reformado, para adaptar este cinco estrellas a las necesidades de los más selectos huéspedes sin perder su encanto original. Sus altos techos, sus antiguos lucernarios y los restos de las antiguas galerías de abastecimiento de agua (visibles a través del suelo acristalado) se mezclan con comodidades actuales como un gimnasio, altavoces para ipod, acceso Wi Fi o amplias y modernas salas de reuniones. El lujoso edificio, compuesto por 7 pisos, está decorado en mármol y nogal español y en su interior guarda algunas de las más elegantes alfombras, producidas en la Real Fábrica de Tapices. A pesar de contar con un estilo muy personal, propio de su arquitecto Antonio Palacios, el lujo y la modernidad impregnan las habitaciones y zonas comunes del establecimiento. Detalles que pueden apreciarse en los televisores Bang & Olufsen, los exclusivos equipos de sonido o la conexión Wi Fi disponible en todo el hotel. Sus 85 habitaciones ofrecen distintas opciones de interiorismo, con la colaboración del prestigioso estudio de arquitectura de Ramón Esteve: estancias abuhardilladas, tipo dúplex y tentadoras suites. Tan solo 5 minutos de paseo a través del Barrio de las Letras separan a sus huéspedes de algunas de las más insignes obras de la pintura universal. Cabe destacar que ambos hoteles están unidos por algo más que el arte, también tienen en común la gastronomía. Tanto el NH Palacio de Tepa como el NH Paseo del Prado cuentan con un gastrobar Estado Puro, donde el chef Paco Roncero aporta su toque personal creando innovadores y sorprendentes platos con ingredientes frescos y de gran calidad. Estado Puro ofrece desde excelentes tapas y recetas clásicas, hasta sorprendentes platos para el deleite de los clientes. La mejor manera de incluir la mejor gastronomía en un fin de semana digno de Velázquez, Picasso o Dalí. n 15

16 Comité Editorial f Eduardo Rebello de Andrade - Director general de CWT España f Sandra Lastra - Responsable de Comunicación c/ Trespaderne 29. Edificio Barajas I MADRID - Tel: (+34) slastra@carlsonwagonlit.es Diseño Gráfico: Vivó i Garrido Si no desea seguir recibiendo esta publicación, por favor póngase en contacto con Sandra Lastra. n 16