Departamento de Boyacá ALCALDÍA MUNICIPAL DE CHIVATA ARCHIVO CENTRAL

Transcripción

1 12.01 ACUERDOS DE PRESUPUESTO 10 X Desarrollan valores secundarios. Son fuente de consulta para la entidad. Se recomienda digitalizar CUENTAS DE COBRO 10 X Eliminar una vez cumpla el Comité Interno de Archivo eliminación

2 12.03 CONCILIACIONES BANCARIAS 20 X Eliminar una vez cumpla el Comité Interno de Archivo eliminación

3 12.04 EGRESOS 20 X Seleccionar todos los egresos de pago de Nómina, aportes a seguridad social y parafiscal. Igualmente aquellos que por objeto y valor sean importantes y de consulta para la administración central. Los demás eliminar previa acta firmada por el Comité Interno de Archivo y anexo el inventario de eliminación. Se recomienda digitalizar antes de eliminar EJECUCION PRESUPUESTAL 5 X Desarrolla valores secundarios. Son para consulta durante el ejercicio anual.

4 12.06 ESTADOS FINANCIEROS 10 X Desarrolla valores secundarios ya que es el documento contable que condensa el movimiento de ingresos y gastos que ha ejecutado la administración. Por tanto una vez cumpla el tiempo de retención en el AC transferir al Archivo Histórico EXTRACTOS BANCARIOS 5 X Eliminar una vez cumpla el Comité Interno de Archivo soportado con el inventario a eliminar.

5 12.08 GASTOS DE INVERSION 20 X Eliminar una vez cumpla el tiempo de retención en el Archivo Central previa acta firmada por el Comité Interno de Archivo de la Alcaldía. Estos se encuentran en el presupuesto y en cada contrato por el cual se llevó a cabo la inversión INFORMES 10 X Seleccionar aquellos que le dan respuesta a los requerimientos de los entes de control y demás entidades del estado. Los demás eliminar Comité Interno de Archivo y eliminación.

6 12.10 INGRESOS 20 X Es una serie que se condensa en los estados financieros. Eliminar una vez cumpla el Comité Interno de Archivo y anexo inventario a eliminar INVENTARIOS 10 X Los inventarios se actualizan cada año por tanto guardar por tiempo precaucional y eliminar una vez cumpla el Comité Interno de Archivo y eliminación.

7 12.12 NOMINA 99 X X Seleccionar una muestra por cada año de producción Es la serie soporte para expedir las certificaciones para Bono pensional. Lo demás digitalizar y eliminar una vez cumpla el tiempo de retención en el AC previa acta firmada por el Comité Interno de Archivo soportado con el inventario a eliminar.