TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 ENTIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE GESTION FINANCIERA COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 0 Decreto 2649 de 99 Art. 4, finalizado el -Comprobantes de Contabilidad procederá a reproducir por un medio técnico y posteriormente eliminar el soporte en papel. Función Específica: Resolución 6 de 202. Artículo 2. Realizar los registros contables al proceso operativo de la Compañía y hacer seguimiento y control a fin de verificar su consistencia CONCILIACIONES Conciliaciones Bancarias - Conciliación bancaria - Extracto bancario - Auxiliar contable - Anexo de partidas conciliatorias deudoras y acreedoras - Anexo de partidas pendientes en libros y en extractos Conciliaciones de Cuentas Contables (áreas fuente) - Conciliaciones de cartera - Conciliaciones de nómina - Conciliaciones de primas emitidas Interna Interna Decreto 2649 de 99 Art. 4, finalizado el elimina ya que la información se condensa en los Libros Oficiales y flujo de efectivo. Decreto 2649 de 99 Art. 4, finalizado el elimina ya que la información se condensa en los Libros Oficiales y flujo de efectivo. Función Específica: Resolución 6 de 202. Artículo 2. Realizar los registros contables al proceso operativo de la Compañía y hacer seguimiento y control a fin de verificar su consistencia DECLARACIONES TRIBUTARIAS Declaración de CREE Declaración de ICA VA-PR-LPI-06 Estatuto tributario, art. 62. Finalizado el tiempo de retención se procederá a reproducir por un medio técnico (digitalización) los documentos para atender consultas y préstamos. Actualización TRD Decreto 24 de 202 (Ministerio de Hacienda y Crédito Público) Aprobó Comité Acta No: _0 Fecha: 2/2/20 Resolución 6 de 202 (Positiva Compañía de Seguros S.A) Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 0/0/20

2 ENTIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: 2 OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE GESTION FINANCIERA Declaración de Patrimonio Declaración de Predial Declaración de Renta Declaración de Rete ICA Declaración de Retención en la Fuente EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - Proyecto de presupuesto - Certificados de Registros Presupuestales - Traslados presupuestales - Autorización Vigencias Futuras - Informes de Ejecución Presupuestal - PYG técnico para Sucursales y Regionales VA-PR-GP-0 Interna 0 Función Específica: Resolución 6 de 202. Artículo 2. Formular las políticas y estrategias para ejecutar los procesos de Planeación Financiera, Presupuesto, Contabilidad y Tributaria acordes con el direccionamiento estratégico de la Compañía y las normas vigentes. Proyectar el presupuesto de la Compañía, de acuerdo con los requerimientos de las diferentes áreas y planear su ejecución. Hacer seguimiento y control a la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos, de acuerdo con las directrices de la Compañía. Actualización TRD Decreto 24 de 202 (Ministerio de Hacienda y Crédito Público) Aprobó Comité Acta No: _0 Fecha: 2/2/20 Resolución 6 de 202 (Positiva Compañía de Seguros S.A) Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 0/0/20

3 ENTIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE GESTION FINANCIERA ESTADOS FINANCIEROS - Balance General - Estado de Resultados - Estado de Cambios en el Patrimonio - Flujo de Efectivo - Notas a los estados financieros 0 Decreto 2649 de 99 Art. 4, finalizado el procederá a reproducir por un medio técnico (digitalización) y posteriormente eliminar el soporte en papel. Función Específica: Resolución 6 de 202. Artículo 2. Garantizar la elaboración de los estados financieros y declaraciones tributarias acordes con las normas vigentes y los parámetros establecidos LIBROS OFICIALES DE CONTABILIDAD 0 Libro Mayor y balance - Libro Libro Diario - Libro Función Específica: Resolución 6 de 202. Artículo 2. Realizar los registros contables al proceso operativo de la Compañía y hacer seguimiento y control a fin de verificar su consistencia NÓMINAS AUTOMÁTICAS Nóminas de Auxilios Funerarios Decreto 2649 de 99 Art. 4, finalizado el tiempo de retención en Archivo Central, Se digitaliza para futuras consultas y se elimina el soporte papel Nóminas de Cuentas Médicas Actualización TRD Decreto 24 de 202 (Ministerio de Hacienda y Crédito Público) Aprobó Comité Acta No: _0 Fecha: 2/2/20 Resolución 6 de 202 (Positiva Compañía de Seguros S.A) Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 0/0/20

4 ENTIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: 4 OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE GESTION FINANCIERA Nóminas de Incapacidades Permanentes Parciales Nóminas de Incapacidades Temporales Función Específica: Resolución 6 de 202. Artículo 2. Realizar los registros contables al proceso operativo de la Compañía y hacer seguimiento y control a fin de verificar su consistencia VIATICOS Legalizaciones de Viáticos - Formato de reporte de gastos (incluye pasa bordos, peajes, combustible) - Formato legalización anticipo de gastos de viaje (incluye soportes) - Formato anticipo gastos de viaje - Formato de Informe de Comisión - Comunicaciones Actualización TRD Decreto 24 de 202 (Ministerio de Hacienda y Crédito Público) Aprobó Comité Acta No: _0 Fecha: 2/2/20 Resolución 6 de 202 (Positiva Compañía de Seguros S.A) Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 0/0/20 Interna 0 Decreto 2649 de 99 Art. 4, finalizado el procederá a reproducir por un medio técnico (digitalización) y posteriormente eliminar el soporte en papel. Función Específica: Resolución 6 de 202. Artículo 2. Realizar los registros contables al proceso operativo de la Compañía y hacer seguimiento y control a fin de verificar su consistencia Aprobó: Olga Sanabria Amín Presidente Equipo Técnico Gestión Documental Comité SIG. y Desarrollo Administrativo Reviso: Julio Edgar Castillo Tellez Gerente de Gestión Financiera Visto Bueno: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Yezmy Carolina Vargas Ruiz Técnico Documental Código: TRD-VRS-0 Fecha: 2/2/20

5 ENTIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE GESTION FINANCIERA Control de Cambios N Descripción del Cambio Fecha del Cambio Quien Aprueba el Cambio Cambio de Formato se cambia la presentación del pie de página y de la presentación de las 0/09/2009 Comité de Archivo convenciones. Positiva S.A. Acta No. 08/ Cambio de Razón Social de la Previsora Vida a Positiva Compañía de Seguros. Versión Anterior Se eliminan las Series: 600 BALANCES 600. Balances Informes de Estados Financieros 4 Se incluyen las Series: Conciliaciones de Cuentas Contables (áreas fuente) 600 Declaraciones Tributarias 600. ICA Renta 600. Retención en la Fuente Patrimonio 600. Predial ESTADOS FINANCIEROS Libro Auxiliar 600 MANUALES Manual de Contabilidad NÓMINAS (Automáticas) Incapacidades Temporales 8/07/202 Comité de Archivo Positiva S.A. Acta No. /202 2 Actualización TRD Decreto 24 de 202 (Ministerio de Hacienda y Crédito Público) Aprobó Comité Acta No: _0 Fecha: 2/2/20 Resolución 6 de 202 (Positiva Compañía de Seguros S.A) Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 0/0/20

6 ENTIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: 6 OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA DE GESTION FINANCIERA Incapacidades Permanentes Parciales Auxilios Funerarios Cuentas Médicas VIÁTICOS (Legalizaciones) Cambio de Formato: Se incluye la columna y sus correspondientes clasificaciones. Se cambia el pie de página y la presentación de las convenciones. 6 La GERENCIA DE CONTABILIDAD Código 600 se convierte en la GERENCIA FINANCIERA y cambia de código según Resolución 6 de 202. Artículo 2 7 Se eliminan las Series: INFORMES Informes a Organismos de Vigilancia y Control Informes de Gestión INVENTARIOS Inventarios de archivo Libro Auxiliar 600 MANUALES Manual de Contabilidad 8 Se Incluyen las Series: Declaración de CREE Declaración de Rete ICA Declaración de Retención en la Fuente ESTADOS FINANCIEROS 9 Cambian los códigos y tiempos de retención de las demás Series. 2/2/20 Equipo Técnico de Archivo Comité SIG y Desarrollo Administrativo Acta 0/20 Actualización TRD Decreto 24 de 202 (Ministerio de Hacienda y Crédito Público) Aprobó Comité Acta No: _0 Fecha: 2/2/20 Resolución 6 de 202 (Positiva Compañía de Seguros S.A) Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 0/0/20

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