Otorgamiento, Mantenimiento, Renovación, Extensión, Reducción o Modificación de Alcance, Suspensión y Cancelación de Certificados de Conformidad

Transcripción

1 Otorgamiento, Mantenimiento, Renovación, Extensión, Reducción o Modificación de Alcance, Suspensión y Cancelación de Certificados de Conformidad Este procedimiento se hace accesible al público a través de su publicación en la página web. 1. Objetivo Este procedimiento indica las acciones necesarias para el retiro, cancelación o suspensión de certificados de conformidad y licencias para el uso de marcas de conformidad, emitidas por el encargado de la Oficina de Certificación (TÜV Rheinland de México, S.A. de C.V.). 2. Aplicación Este procedimiento se aplica si existe un mal uso u otras razones evidentes por las cuales las licencias y certificados de conformidad no puedan seguir siendo mantenidos y en caso de ser aplicable, cuando las marcas de conformidad hayan perdido su validez. 3. Instrucciones Válidas y Referencias Adicionales ISO 17021: 2006 Normas válidas aplicadas al momento de la auditoría de certificación MP0700T1 MP MF A02

2 4. Responsabilidades y Jurisdicciones La Oficina de Certificación da seguimiento a las etapas de recepción de expediente de Auditoria, Asignación al Delegado de la Oficina de Certificación para la Revisión Técnica hasta la Etapa de Otrorgamiento del Certificado una vez concluida la aceptación positiva del expediente. La Oficina de Certificación es responsable de determinar y tomar las medidas pertinentes señaladas en los siguientes párrafos sobre el Otorgar, mantener, renovar, extender, reducir, suspender y cancelar la certificación. Todos los empleados de TÜV Rheinland de Méxco tienen la obligación de reportar cualquier irregularidad o mal uso relacionados con los certificados emitidos por TRMex e idicar en qué medio impreso o electrónico fue detectado el mal uso del certificado correspondiente. Es responsabilidad de los auditores verificar durante las auditorias de seguimiento el uso de certificados de conformidad así como el uso de licencias para marcas de conformidad que hayan sido emitidas por la Oficina de Certificación de TÛV Rheinland de México. Es responsabilidad de los auditores informar oportunamente a la Oficina de Certificación de cualquier extensión, reducción o medificación de alcance del certificado que no haya sido informado a la Oficina de Certificación por parte de la Alta Dirección y el representante del SGC de la empresa auditada. En caso de ser necesarias acciones de extensión o reducción de tiempo de auditoria el auditor lo deberá de hacer de manera inmediata informando directamente a la Oficina de Certificación. El Comité de Vigilancia es responsable también de reportar situaciones que pudieran poner en riesgo la confiabilidad de los certificados emitidos por TRMex. La Dirección General, la Dirección de Operaciones y la Oficina de Certificación son responsables de la ejecución de las medidas adecuadas.

3 5. Procedimiento Certificado de Conformidad (Registro/Certificado). a) Otorgamiento: Documento emitido de acuerdo con el cumplimiento de los lineamientos para desarrollo de auditorias de TRMex y en conformidad con los requerimientos de los sistemas de calidad evaluados por personal de TRMex, este documento valida que existe tal cumplimiento, que los procesos, actividades y estructura de los sistemas de calidad evaluados han sido valorados como conformes con la norma específica o cualquier otro documento normativo que aplique. El certificado se otorga con una validez de 3 años, al igual que la licencia para uso de marca de conformidad. Este documento se otorga una vez que el proceso de revisión técnica del expediente de Certificación / Recertificación, Modificación/Ampliación/reducción de Alcance ha concluido satisfactoriamente, y una vez que la recomendación para continuar con el proceso de certificación se ha completado. b) Mantenimiento: El certificado se mantiene a través de los resultados positivos de las Auditorias de Seguimiento realizadas para asegurar que los sistemas de calidad continúen en cumplimiento con los requisitos de la norma aplicable y con los requisitos del propio sistema. Se recomienda a la empresa auditada ante la Oficina de Certificación para que continúe con la validez de su certificado, una vez que el proceso de revisión técnica del expediente de Auditoria de Seguimiento ha concluido satisfactoriamente, y una vez que la recomendación para continuar con el proceso de certificación se ha completado.

4 c) Renovación: Una vez que se ha completado el ciclo de 3 años de certificación, si la empresa auditada lo requiere, el ciclo para la Recertificación inicia nuevamente con el Proceso de Ventas con la evaluación de factibilidad para la realización del servicio y para la emisión de la propuesta económica para la firma del contrato, se continúa con el Proceso de Planeación y posteriormente se realiza la Auditoria de Recertificación. Desde el Proceso de Ventas, TRMex se asegura de contactar con suficiente tiempo de anticipación al cliente certificado, para iniciar el proceso de recotización para la Recertificación, indicándole que es necesario realizar esta Auditoria con suficiente tiempo de antelación a la fecha de término de la certificación, como límite la Recertificación deberañ realizarse en el mismo mes de la Auditoria de Certificación Etapa 2. El certificado se otorga con una validez de 3 años, al igual que la licencia para uso de marca de conformidad. Este documento se otorga una vez que el proceso de revisión técnica del expediente de Recertificación, ha concluido satisfactoriamente, y una vez que la recomendación para continuar con el proceso de Recertificación se ha completado.

5 d) Extensión, Reducción o Modificación de Alcance del Certificado: Proceso para solicitar a TÛV Rheinland de México la ampliación o reducción de su alcance de certificación: Se solicita a la empresa certificada, que la Alta Dirección y el Representante del SGC, consideren su responsabilidad sobre comunicar a TÛV Rheinland de México los cambios dentro del alcance de su SGC. Se les indica a estas funciones que una vez obtenida la certificación, el certificado incluirá un alcance definido desde la etapa de la venta de los servicios. Se les indica que este alcance incluye las actividades, productos, alcance geográfico observados durante la realización de la auditoria en sitio y que si su empresa incluye cambios en el status jurídico, comercial, de organización o de los derechos de propiedad, la organización y la gestión (por ej. directivos, personal que toma la decisión o personal técnico claves), los productos, en el número de sitios, en los procesos de manufactura o en los procesos para la prestación del servicio o si se presentan cambios en la aplicabilidad de requerimientos de ISO 9000 dentro de su sistema, estos cambios deben ser reportados a la Oficina de Certificación de TÛV Rheinland de México. Esta área reportará internamente en TRMex estos cambios y se evaluarán a través de un estudio de factibilidad con el propósito de que el Área Técnica determine las acciones a tomar, manejando estos cambios como un proceso de ampliación, modificación o de reducción de alcance del certificado otorgado. Estos cambios pueden ser validados a través de las visitas de seguimiento o a través de las auditorias de Recertificación, los cambios serán reportados en el expediente de Auditoria y a su vez en el cambio del certificado. Es responsabilidad de los auditores verificar durante las auditorias de seguimiento el uso de certificados de conformidad así como el uso de licencias para marcas de conformidad que hayan sido emitidas por la Oficina de Certificación de TÛV Rheinland de México. Es responsabilidad de los auditores informar oportunamente a la Oficina de Certificación de cualquier extensión, reducción o medificación de alcance del certificado que no haya sido informado a la Oficina de Certificación por parte de la Alta Dirección y el representante del SGC de la empresa auditada. En caso de ser necesarias acciones de extensión o reducción de tiempo de auditoria el auditor lo deberá de hacer de manera inmediata informando directamente a la Oficina de Certificación.

6 e) Suspensión: La Dirección General, la Dirección de Operaciones y la Oficina de Certificación también determinan y notifican al cliente si se requiere la suspensión de un certificado o marca de conformidad durante un periodo limitado de tiempo en base a lo siguiente: falta de pago después de modificaciones a las normas/estándares el proveedor/cliente no cumple con los requerimientos relevantes, sin embargo se compromete a tomar las acciones necesarias para evidenciar el cumplimiento después de haber detectado una o más desviaciones mayores durante las auditorias de seguimiento (se realizaría el retiro del certificado si estas no pueden ser cerradas satisfactoriamente durante una reauditoria: 6.1 d). después de un mal uso o atribuciones incorrectas de las certificaciones o de un mal uso de los certificados y marcas de conformidad, tales hallazgos deberán ser documentados, si se detectan durante una auditoria o revisión documental, estas serán incluidas en los formatos para realización de auditorias o registrados por la Oficina de Certificación a través de un memorando o notificación escrita. La reinstalación del certificado se hará únicamente cuando las condiciones listadas sean corregidas por el cliente en respuesta a la notificación emitida por TRMex, Se le otorgará al cliente un lapso de 4 meses para aclarar las inconformidades encontradas, en este tiempo el certificado estará en status de suspendido, el seguimiento y verificación de las acciones implementadas se realizará con base al procedimiento MP para certificación de sistemas. Las cartas de suspensión señalando la razón y el periodo de suspensión deberán ser firmadas por el Encargado de la Oficina de Certificación, por la Dirección General o por la Dirección de Operaciones, estos documentos deben establecer también que la empresa no puede promover activamente la certificación sino hasta que el certificado sea reinstalado. En caso de que no se pueda solventar la causa o las causas de la suspensión en los 4 meses señalados, la Oficina de Certificación debera, La Dirección General, la Dirección de Operaciones y la Oficina de Certificación determinan el retiro de certificado una vez que se ha determinado la cancelación del mismo, es su responsabilidad notificar a la empresa involucrada la causa del retiro haciendo una clara referencia a este procedimiento y a los casos siguientes según apliquen.

7 f) Cancelación: Un certificado es cancelado si no puede ser reinstalado bajo las condiciones arriba mencionadas, el poseedor del certificado pierde el derecho de promover su certificación, el nombre de la compañía se eliminará de los registros de empresas certificadas mantenidos por la Oficina de Certificación. Se le indicará a la empresa/proveedor que no está autorizado para continuar usando los documentos ya existentes e impresos con la marca. TÜV Rheinland tiene el derecho de cancelar un certificado bajo las siguientes circunstancias: a) Uso inapropiado del certificado o registro: para identificar otros procesos, actividades o instalaciones que no estén validadas dentro del enfoque de las auditorias realizadas; que este sea modificado en cualquier dato o información incluida; para identificar la certificación de los productos manufacturados y no al sistema evaluado; o para identificar equipo, maquinaria o transporte utilizado en los procesos productivos o logísticos de la empresa y no al sistema auditado b) La identificación desviaciones mayores durante una auditoría de seguimiento que evidencien que el sistema auditado no cumple absolutamente con ninguno de los requisitos relacionados con: Revisión por parte de la Dirección Estructura del Sistema (Condiciones Generales) Acciones Correctivas y Preventivas, y Auditorias Internas c) La compañía certificada deja de proveer todos los productos o servicios, o deja de realizar todos los procesos o actividades incluidas dentro del alcance del registro otorgado, por los meses intermedios después de haber recibido la notificación por parte de la empresa y como plazo máximo hasta el mes que corresponda (de acuerdo a la fecha de emisión del certificado) la siguiente auditoria: El procedimiento MP establece que el cliente/proveedor debe notificar a TRMex acerca de cualquer modificación en el alcance de la certificación d) Se modifican los lineamientos de sistema y la compañía certificada no puede asegurar la conformidad de la nueva estructura con los requisitos del estándar bajo el que se otorgó el registro e) La compañía certificada no cumple las obligaciones financieras con TÜV Rheinland f) La compañía certificada pide la cancelación

8 6. Anexos Ninguno Cualquier duda sobre el contenido o aplicación de este documento, favor de contactarnos al tel: +52 (55) ext. 115 ó 122 calidadinterna@mex.tuv.com