Cómo combinar correspondencia con el asistente en Writer de LibreOffice

Transcripción

1 Cómo combinar correspondencia con el asistente en Writer de LibreOffice Cómo combinar correspondencia con el asistente en Writer de LibreOffice 1

2 Cómo combinar correspondencia con el asistente en Writer de LibreOffice Índice Pág Paso 1: Seleccionamos el documento inicial... 1 Paso 2. Seleccionar el tipo de documento... 2 Paso 3. Insertar el bloque de direcciones... 3 Paso 4. Crear un saludo... 7 Paso 5. Ajustar diseño... 8 Paso 6. Editar documento Modificar el diseño de Writer Paso 7. Personalizar el documento Paso 8. Guardar, imprimir o enviar Finalizar el asistente

3 A continuación veremos el caso más típico de combinación de correspondencia, es decir, el envío a numerosos destinatarios de una determinada información, en este ejemplo el certificado de un curso de formación, que contendrá la dirección completa de cada alumno. En este caso utilizaremos el asistente para combinar correspondencia (8 pasos): Paso 1: Seleccionamos el documento inicial Primero debemos activar el asistente mediante un clic sobre el menú Herramientas-> Asistente para combinar correspondencia... Una vez activado el asistente, emergerá este cuadro contextual desde el cual vamos a indicarle a Writer cuál será el documento que utilizaremos como carta base. Como podemos observar en el anterior cuadro tenemos múltiples opciones: seleccionar el documento actual, crear un nuevo documento (nueva carta), empezar a partir de un documento ya existente o empezar a partir de una plantilla. En los dos últimos casos tendríamos que hacer un clic sobre el botón Examinar... de la derecha para seleccionar el documento o plantilla (carta base). En este ejemplo hemos seleccionado la opción Iniciar a partir de un documento existente y después clic sobre el botón Examinar. Después seleccionaremos el archivo que contiene nuestra carta base y finalmente clic sobre el botón Abrir. 1

4 Seguidamente volveremos al asistente y haremos un clic sobre el botón Siguiente>> en la parte inferior del cuadro (observaremos que se insertará nuestra carta modelo en el documento actual). Después emergerá de fondo el archivo seleccionado y también se activará el paso 2 Seleccionar el tipo de documento. Paso 2. Seleccionar el tipo de documento En este apartado decidiremos la forma de envío de los documentos generados (cartas a los alumnos, en este ejemplo). Tenemos dos opciones Carta (en papel) o Mensaje de correo electrónico. En este ejemplo seleccionamos la opción Carta. 2

5 A continuación un clic sobre el botón Siguiente>> en la parte inferior del cuadro. Paso 3. Insertar el bloque de direcciones En este apartado definiremos como va a ser el bloque de direcciones del documento, y la fuente u origen de datos de la que proceden. Por lo tanto, lo primero será hacer un clic sobre el botón Seleccionar lista de direcciones. En el siguiente cuadro contextual haremos clic en el botón Añadir para seleccionar la base de datos con los datos de los destinatarios (nombre, apellidos, dirección completa, nota del curso, etc). 3

6 Emergerá otro cuadro contextual donde seleccionaremos la base de datos (en este caso una hoja de cálculo archivo de Calc-) y después clic sobre el botón Abrir. En este ejemplo la estructura de la hoja de cálculo Listado alumnos es la siguiente: Nota: sería algo más complejo si seleccionásemos un archivo con formato de base de datos y la información estructurada en varias tablas. Desde el segundo apartado decidiremos si nuestro documento contendrá un bloque de direcciones (marcando la primera casilla) y su estructura. Si no estamos de acuerdo con los formatos que nos ofrece Writer haremos un clic sobre el botón Más. 4

7 Nota: es importante marcar la casilla Eliminar las líneas que solo contienen campos vacíos, de esta forma, no aparecerán líneas en blanco en caso de ausencia de datos. En el siguiente cuadro contextual podremos seleccionar entre varias estructuras de bloque de dirección, podríamos modificar su orden mediante clic sobre Editar. En este caso seleccionamos uno de los bloques, después marcamos el círculo de Nunca incluir el país o región y clic sobre el botón Aceptar. Además observaremos que disponemos de otros dos botones: - Nuevo... nos permitirá crear otro bloque de direcciones personalizado. - Eliminar... podremos eliminar el bloque seleccionado. - Eliminar... podremos añadir más bloques El tercer apartado es muy importante, ya que hasta ahora probablemente los campos del bloque de direcciones no coincidirán con los de nuestro archivo de direcciones, haremos un clic sobre el botón Asignar campos... Nuestro objetivo es, asignar a cada campo del bloque de direcciones de Writer de la izquierda, el campo correspondiente de nuestra hoja de cálculo (derecha). 5

8 En el siguiente cuadro contextual que emerge realizaremos las asignaciones mediante los cuadros desplegables, finalmente clic sobre el botón Aceptar. Nota: si algún campo refleja el mensaje de no coincide todavía debemos eliminarlos desde el paso 2, ya que en caso contrario no podremos avanzar. En este ejemplo hemos vuelto al paso 2 y mediante un clic sobre el botón Más y después otro sobre Editar hemos accedido a la personalización del bloque de direcciones. Después hemos seleccionamos el campo que no coincidía País y un clic sobre la flecha izquierda para eliminarlo, finalmente otro clic sobre el botón Aceptar. 6

9 Una vez que están todos los campos asignados correctamente haremos un clic sobre el botón Siguiente>>. Paso 4. Crear un saludo En este paso apartado podremos insertar un saludo sobre nuestro documento y, en su caso, personalizar dicho saludo. Si decidimos insertar un saludo lo primero que haremos es marcar la casilla de Este documento debe contener un saludo. Con la siguiente casilla Insertar saludo personalizado, podríamos utilizar uno de los campos de nuestra base y un texto tipo como Apreciada Sra. <Apellidos>. Si queremos que Writer diferencie entre género femenino y masculino deberíamos contar con otro campo asociado que asignara un valor a cada uno de ellos (1- masculino, 2-femenino). En este ejemplo hemos desactivado esta opción. En el apartado Saludo general podremos insertar un saludo dirigido a todos nuestro destinatarios (sin diferenciar entre género), debemos mecanizar el texto directamente (en este caso Estimado alumno/a, muchas gracias por participar en nuestros cursos. ) 7

10 A continuación, clic sobre el botón Siguiente>> en la parte inferior del cuadro Paso 5. Ajustar diseño Desde el quinto paso estableceremos la posición del Bloque de direcciones y del Saludo. Si tenemos marcada la casilla de Alinear con cuerpo de texto el Bloque de direcciones se alineará en el margen izquierdo del documento. 8

11 Si quisiéramos mover el Bloque de direcciones hacia la derecha desmarcaremos la casilla de Alinear con cuerpo de texto e indicaremos la distancia en centímetros desde la izquierda donde queremos colocarlo (cuadro Desde la izquierda ). Nota: para mover el Bloque de direcciones en sentido vertical modificaremos el campo Desde arriba. En cuanto a la posición del saludo, únicamente podremos ubicarlo utilizando los botones de Arriba y Abajo. Una vez que tengamos los bloques situado en lugar deseado, haremos clic sobre el botón Siguiente>> en la parte inferior del cuadro 9

12 Paso 6. Editar documento En el sexto paso podremos previsualizar el resultado final de cada documento que se va a generar, utilizaremos las flechas para desplazarnos por cada uno de ellos. Si quisiéramos excluir a algún destinatario haremos un clic sobre la casilla Excluir este destinatario. En la parte inferior del cuadro contextual del sexto paso podremos editar directamente el documento mediante un clic sobre el botón Editar documento. Writer nos permitirá modificar directamente el formato del texto de nuestra carta, los campos sombreados en gris se corresponden con los de nuestra base de datos con la información sobre cada destinatario. El resto del texto permanecerá invariable para cada destinatario. Modificar el diseño de Writer Supongamos que no queremos que los campos vayan agrupados en un bloque como nos propone Writer, podremos modificar la distribución siguiendo estos pasos: 1º) Clic sobre Editar documento 10

13 2º) Observaremos que tenemos todos los campos insertados dentro de un cuadro de texto, lo que tenemos que hacer es seleccionarlos, uno a uno, e irlos seleccionando y después cortando (Control+X) y pegando (Control+V) hasta situarlos en la posición deseada. Una vez reasignada la posición de los campos podemos eliminar el cuadro contextual que los contenía. En cualquier caso, tanto si hemos reasignado los bloques como si los hemos dejado dentro del cuadro contextual, para volver al asistente, clic sobre el botón Volver al Asistente para combinar correspondencia 11

14 Una vez que tengamos definido completamente el formato de nuestro documento, haremos un clic sobre el botón Siguiente>> en la parte inferior del cuadro. En ese momento, se combinará nuestra carta base con los datos y direcciones de nuestra hoja de cálculo. En este ejemplo son un total de 13 cartas. Paso 7. Personalizar el documento Writer habrá creado un nuevo documento donde se incluirá el resultado de la combinación de nuestra carta base con los datos y direcciones contenidas en la hoja de cálculo. Sin embargo podremos modificar una o varias de las cartas contenidas en el documento final mediante un clic sobre el icono Editar documento individual 12

15 En la parte inferior contamos con el apartado de Buscar, ya que si el documento final contuviera muchas cartas podría ayudarnos este buscador para localizar las cartas que deseamos editar. Insertamos el texto y clic sobre el botón Buscar. Después de haber realizado, en su caso, las modificaciones pertinentes, haremos un clic sobre el botón Siguiente>> en la parte inferior del cuadro. Paso 8. Guardar, imprimir o enviar En el último paso simplemente escogeremos, en la parte superior, entre: guardar el documento, imprimirlo o enviarlo por correo electrónico. 13

16 Veamos cada una de estas opciones: Guardar el documento inicial- podremos guardar el documento base (en este caso la carta), así podremos utilizar en posteriores combinaciones que realicemos. Después haremos un clic sobre el botón Guardar el documento inicial de la parte inferior del cuadro y seleccionaríamos su ubicación. Guardar el documento combinado- guardaremos el resultado de combinar nuestro documento base con la hoja de cálculo con los datos y direcciones de los destinatarios. Presenta, a su vez, tres subapartados en la parte inferior: Guardar como documento único, el resultado de toda la combinación se almacenará en un solo archivo. Guardar como documentos únicos, cada documento combinado se almacenará en un archivo, es decir habrá tantos archivos como cartas. Desde Hasta podremos seleccionar el número de documentos que deseamos combinar. Una vez que tengamos seleccionada nuestra opción, clic sobre el botón Guardar documentos. Imprimir el documento combinado- podremos imprimir directamente los documentos que vamos a enviar. Presenta, a su vez, dos subapartados en la parte inferior: Imprimir todos los documentos se imprimirá el resultado de toda la combinación. Desde Hasta podremos seleccionar el número de documentos que deseamos imprimir. Una vez que tengamos seleccionada nuestra opción, clic sobre el botón Imprimir documentos. 14

17 Enviar el documento combinado por correo electrónico- Writer también nos da la posibilidad de enviar la combinación por correo electrónico, debido a que previamente debemos configurar los datos de nuestro gestor de correo electrónico lo veremos más adelante en su apartado específico. Finalizar el asistente Una vez que hayamos ejecutado una de las cuatro opciones que nos ofrece Writer, haremos un clic sobre el botón Finalizar de la parte inferior del cuadro para salir del asistente. Esperamos haberte ayudado. Únete a nuestra red: Eficientes/ Síguenos en: Nuestros vídeos en: Sitio Oficial: 15