BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y BANCO HIPOTECARIO NACIONAL

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1 BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y BANCO HIPOTECARIO NACIONAL LICITACION ABREVIADA POR PONDERACIÓN Nº AV MANUAL DE TRANSFERENCIAS

2 TABLA DE CONTENIDOS I. INTRODUCCIÓN: TRANSFERENCIAS A. Nueva B. Mantenimiento C. Consultas D. Aprobación E. Autorización Finanzas F. Liberación de Transacciones G. Formato Libre Swift H. Consulta Formato Libre Swift I. Aprobación Formato Libre Swift J. Tablas de Transacciones K. Tabla de Canales L. Reparación Recibidas Moneda Nacional M. Aprobación Masivas Recibidas Moneda Nacional N. Orden de Pago O. Consulta Cuenta Crédito P. Aprobación Orden de Pago Q. Reparación Pagos Swift R. Aprobación Pagos Swift S. Mantenimiento de Números ABA y SWIFT ID T. Parámetros de Transferencias por Agencia II. III. INSTRUCCIONES DE PAGO REPORTES PAGOS Y RECIBOS GENERADOS Datapro Building

3 I: INTRODUCCION: TRANSFERENCIAS El módulo Transferencias del e-ibs le permite al usuario programar y manejar transacciones financieras: Designar sus parámetros, asignar cargos por servicios, determinar cuentas compensatorias, y finalmente, aprobar y emitir las transacciones. Adicionalmente el módulo cubre los diferentes procedimientos y variaciones para transmitir y recibir diferentes comunicaciones. Para el mejor manejo sus transacciones financieras, el módulo Transferencias del e-ibs esta compuesto por 18 opciones de menú: Nueva, Mantenimiento, Consulta, Aprobación, Autorización Finanzas, Liberación de Transacciones, Formato Libre Swift, Consulta Formato Libre Swift, Aprobación Formato Libre Swift, Tabla de Transacciones, Tabla de Canales, Reparación Recibidas M /N, y Aprobación Masiva Recibidas M /N, Orden de Pago, Consulta Cuenta Crédito, Aprobación Orden de Pago, Reparación Pagos Swift, y Aprobación Pagos Swift. Datapro Building 2

4 A. NUEVA A través de la opción Nueva del módulo Transferencias del e-ibs, el usuario puede crear una transferencia entre cuentas con la posibilidad de generar formatos SWIFT. Al seleccionar la opción Nueva, la pantalla Transacciones financieras le permite al usuario ingresar toda la información necesaria para la creación de una nueva transacción. Para obtener acceso a la opción Nueva: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En el menú de Transferencias, seleccione Nueva. Se abrirá la pantalla Transacciones Financieras: Vista parcial superior de la pantalla. El campo Tomar información de le permite al usuario utilizar la información de una transacción ya establecida anteriormente para el cliente, para crear una nueva: - Seleccione el campo Tomar Información de e ingrese el numero de la transacción u oprima el icono para hacer una búsqueda. En la pantalla de búsqueda Transacciones: Datapro Building 3

5 - Seleccione e ingrese criterios de búsqueda y oprima Enviar. - Seleccione la transacción de la lista de resultados. El campo Tomar Información de se poblará automáticamente. ó Si desea crear una transferencia con información totalmente nueva: - En el campo Tipo de Transferencia, oprima la casilla y seleccione si es una Transferencia Interna, Transferencia Externa Recibida, o una Transferencia Externa Enviada. - El Numero de Referencia será asignado automáticamente por el sistema a la nueva transferencia. - En el campo Cliente Ordenante, ingrese el número que identifica al cliente solicitador en el sistema u oprima el icono búsqueda. En la pantalla de búsqueda: para hacer una - Seleccione e ingrese un criterio de búsqueda, y oprima. Seleccione al cliente de la lista de resultados. Los campos Cliente Ordenante, Nombre y Dirección se poblaran automáticamente. - En los campos Moneda / Monto a Transferir, ingrese el monto de la transferencia y el código de la moneda que se utilizara para ésta, u oprima el icono para seleccionarla en la lista de monedas del sistema. Las monedas y sus códigos son parametrizables en Parámetros de Tesorería > Referencias Monedas. - El sistema tomará la Tasa de Cambio definida en el sistema para la moneda seleccionada. Datapro Building 4

6 - En Fecha Valor, ingrese la fecha en que la transferencia se hará efectiva. En la sección Cuenta de Débito: - En el campo Concepto, ingrese el numero de la cuenta de donde se van a debitar los fondos (Contable o de Detalle); u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar la cuenta de la lista de cuentas en el sistema. - En Banco, ingrese código de 2 caracteres que identifica al banco en donde reside la cuenta de debito. - En Agencia, ingrese el código que identifica a la agencia o sucursal en donde reside la cuenta concepto, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar el código en la lista de agencias. Las agencias y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Maestro de Agencias. - Ingrese el código de la Moneda de la cuenta u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar el código en la lista de monedas del sistema. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros de Tesorería > Referencias Monedas. - En Cuenta Contable, ingrese el número de cuenta contable asociada a la transacción u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cuenta, ingrese el número de la cuenta (del cliente) que será debitada, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Centro de Costo, ingrese el código del área específica dentro de la organización, para que el sistema pueda agrupar la contabilidad e información financiera con el fin de lograr un cuadro de ingresos y egresos. Los centros de costos y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia. - En Monto, ingrese el monto que será debitado de la cuenta. En la sección Cuenta de Crédito: Datapro Building 5

7 - En el campo Concepto, ingrese el numero de la cuenta a la cual se acreditaran los fondos (Contable o de Detalle); u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Banco, ingrese código de 2 caracteres que identifica al banco. - En Agencia, ingrese el código que identifica a la agencia donde reside la cuenta a acreditar, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionarlo en la pantalla de ayuda. Las agencias y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Maestro de Agencias. - Ingrese el código de la Moneda, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar el código en la pantalla de ayuda. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros de Tesorería > Referencias Monedas. - En Cuenta Contable, ingrese el número de cuenta contable asociada a la transacción u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Si en el campo Concepto se introdujo o selecciono una cuenta contable, no es necesario poblar este campo ni los tres anteriores. - En Centro de Costo, ingrese el código del área específica dentro de la organización, para que el sistema pueda agrupar la contabilidad e información financiera con el fin de lograr un cuadro de ingresos y egresos. Los centros de costos y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia. - En Monto, ingrese el monto que será acreditado de la cuenta. - En Días de Retención, ingrese el número de días a partir del cual estará disponible la cantidad transferida. Datapro Building 6

8 En la sección Nuestras Comisiones: - En los campos Tabla / Monto, ingrese el monto que deberá cargarse por comisión, el número de la tabla de tarifas con el valor de la comisión, y la cuenta contable en donde se registrará el monto; u oprima el icono con su cursor para seleccionarla de la lista de tablas en el sistema. Las tablas de comisión y sus códigos son definidas por el banco en Parámetros P & R > P & R Estructuras de cargos. - En el campo Cargos Por, oprima la casilla y seleccione entre las siguientes opciones para definir quien será responsable por los cargos de comisión: Aplicante, Beneficiario, Compartidos o Ninguno. En la sección Información Adicional: - En el campo Vía de Pago, oprima la casilla y seleccione si el pago será realizado vía Swift MT-103, Swift MT-202, o Swift MT En Banco Receptor, ingrese el código de identificación Swift del banco receptor u oprima el icono con su cursor para hacer una búsqueda. Los bancos y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Parámetros de Control. Datapro Building 7

9 - En el campo Instrucciones Recibidas Vía, ingrese el código que identifica como se han recibidos las instrucciones para la transferencia u oprima el icono para seleccionarlo de la lista de códigos disponible en el sistema: - En Motivo de Operación ingrese el código que identifica al motivo de compra o venta, u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda. Los motivos de operación y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia > Tabla YL. - Ingrese hasta 16 posiciones para la Referencia Relacionada. - En el campo Código de Operación Bancaria, oprima el icono para seleccionar el código en la lista de códigos disponible en el sistema. Datapro Building 8

10 - En el campo Código de Orden, oprima el icono para seleccionar el código en la lista de instrucciones disponibles en el sistema. - Ingrese el número de Identificación del Beneficiario. - Ingrese el número de Cuenta del Beneficiario. La siguiente sección de la pantalla Transacciones Financieras contiene un menú de cinco etiquetas, cada una de las cuales debe ser seleccionada (presionada con el cursor) para obtener acceso a los campos de las mismas. Cada etiqueta tiene cuatro campos o líneas de hasta 35 posiciones cada una. Datapro Building 9

11 - En la etiqueta Banco Intermediario, ingrese el nombre y dirección del banco a través del cual se transmitirán los fondos (si aplica.) - En la etiqueta Banco Pagador, ingrese la información del banco que emite la transferencia. - En la etiqueta Beneficiario, ingrese los datos de la persona que va a recibir los fondos transferidos. - En la etiqueta Detalles de Pago, ingrese los detalles del pago, por ejemplo si es mediante un cheque o a través de cuentas, etc. - En la etiqueta Información Banco a Banco, ingrese la información que el banco ordenante le envía al banco beneficiario. - La opción Aceptar con Advertencias, se utiliza para aceptar la información, transacción, cambios realizados, etc. que se muestran en la pantalla. Esta selección forzará al sistema a aceptar la información ingresada con cualquier error detectado. - Oprima Enviar. El sistema confirmará si la transferencia fue procesada: Datapro Building 10

12 B. MANTENIMIENTO A través de la opción Mantenimiento del módulo de Transferencias del e-ibs, el usuario puede actualizar y modificar transferencias anteriormente ingresadas al sistema. Para obtener acceso a la opción de menú Mantenimiento: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En el menú de Transferencias, seleccione Mantenimiento. Se abrirá la pantalla Transacciones Financieras: - Seleccione la transferencia y oprima Modificar. Se abrirá la pantalla Transacciones Financieras correspondiente: Vista parcial de la pantalla. Datapro Building 11

13 Coloque su cursor sobre la casilla >> Opciones para ver las áreas de información adicionales disponibles para el usuario: Información Básica, Transacciones Adicionales, Transacciones Múltiples y Salida. - Seleccione Transacciones Adicionales para abrir la pantalla Entrada de Múltiples Transacciones: Al hacer una transferencia se genera una entrada contable y en esta pantalla se muestra la información de la entrada. A través de esta pantalla el usuario puede eliminar, incrementar e imprimir las transacciones presentadas. Para eliminar una transacción: - Seleccione la transacción y oprima Borrar Selección. El sistema le pedirá al usuario que confirme el comando. Para repetir una transacción: - Seleccione la transacción y oprima Duplicar Selección. Para eliminar un lote de transacciones: - Seleccione las transacciones del lote y oprima Borrar Lote. El sistema le pedirá al usuario que confirme el comando. Datapro Building 12

14 Para imprimir una transacción: - Seleccione la transacción y oprima Imprimir. El sistema mostrará un listado de la información a ser impresa. - Seleccione Imprimir en la parte inferior de esta pantalla. Para Aceptar (la información de, cambios realizados a) una transacción: - Seleccione la transacción y oprima Aceptar. El sistema regresara al usuario a la pantalla anterior. Para forzar al sistema a aceptar una transacción con error: - Seleccione la transacción y oprima Aceptar. Para ingresar una nueva transacción: - En el campo BNC, ingrese el código de dos dígitos que se utiliza para identificar al banco en el sistema. - En el campo SUC, ingrese el código que identifica a la agencia u oficina donde reside la cuenta concepto, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar la sucursal en la lista disponible. Las sucursales y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Maestro de Agencias. - En el campo MDA, ingrese el código de la moneda a utilizarse u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar la moneda en la lista de monedas disponibles. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros de Tesorería > Referencias Monedas. - En el campo Cuenta Contable, ingrese el número de cuenta u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Centro Costo, ingrese el código del departamento del banco que estará asociado a la transacción, para que el sistema pueda agrupar la contabilidad e información financiera con el fin de lograr un cuadro de ingresos y egresos; u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Los centros de costos y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia. Datapro Building 13

15 - En el campo Numero de Cuenta, ingrese el numero de la cuenta en donde se esta realizando la transferencia, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo TR/CD, ingrese el código que identifica la transacción a ser realizada, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionarlo en la lista disponible. Los tipo de transacciones y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia > Tabla Ingrese el monto de la transacción. - En el campo D/C, ingrese una D si la transacción es un débito, o una C si la transacción es un crédito. - Oprima el icono al final de la línea para introducir más información (si aplica). - Ingrese Cantidad de Registros a Añadir. - Oprima Aplicar. Datapro Building 14

16 Coloque su cursor sobre la casilla >> Opciones y seleccione Transacciones Múltiples para abrir la pantalla Detalle de Transacciones Múltiples: - Seleccione transferencia y oprima Mantenimiento para abrir la pantalla Mantenimiento de Transferencias Múltiples: - Ingrese sus cambios y oprima Enviar. Datapro Building 15

17 C. CONSULTAS A través de la opción Consultas del módulo de Transferencias del e-ibs, el usuario puede consultar la información de una transferencia anteriormente introducida al sistema, dependiendo de las condiciones que hayan sido definidas. Para obtener acceso a la opción Consultas: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En el menú de Transferencias, seleccione Consultas. Se abrirá la pantalla de búsqueda Consulta de Transferencias: - Ingrese el Numero de Transferencia, ó - Seleccione e ingrese criterio(s) de búsqueda. El usuario puede realizar su búsqueda por Numero del Cliente, Fecha de Pago o de Valor, por Monto, por Cuenta debitada o acreditada, por el Estado de la transferencia (pendiente de aprobación, liberada, etc.), por Beneficiario o por ID del Banco Receptor. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla (con resultados) Consulta de Transferencias. Datapro Building 16

18 En la pantalla Consulta de Transferencias: - Seleccione la transferencia y oprima Consulta. Se abrirá la pantalla Transferencias Financieras correspondiente a su selección: Coloque su cursor sobre la casilla >> Opciones para ver y seleccionar las opciones de menú disponibles: Información Básica, Consulta de Logs y Salida. Datapro Building 17

19 Coloque su cursor sobre >> Opciones y seleccione CONSULTA DE LOGS para abrir la pantalla Consulta Logs de Transacciones Financieras y ver el historial de mantenimiento de la transacción: D. APROBACION Datapro Building 18

20 El módulo Transferencias del e-ibs tiene tres niveles de aprobación de transacciones: Aprobación, Autorización y Liberación. La opción Aprobación es un paso administrativo en el cual el usuario puede consultar y verificar toda la información de una transferencia ya creada; aprobarla, rechazarla, y eliminarla de la cola de aprobación, o imprimir el mensaje Swift de una carta de crédito. Este nivel de aprobación genera contabilidad, debita cuenta corrientes, abona a cuenta control, etc. Para obtener acceso a la opción Aprobación: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transacciones Financieras. - En el menú Transacciones Financieras, seleccione Aprobación. Se abrirá la pantalla del mismo nombre: Para ver detalles de una transacción en cola de aprobación: - Seleccione la transacción en la lista con su cursor. Para aprobar una transacción: - Seleccione la transacción en la lista y oprima Aprobar. Para rechazar una transacción: - Seleccione la transacción en la lista y oprima Rechazar. El sistema le pedirá que ingrese una razón para el rechazo. Ingrese sus comentarios en la caja de texto y oprima Cerrar. Para devolver una transacción a su fuente: - Seleccione la transacción en la lista y oprima Devolver. Datapro Building 19

21 El sistema le pedirá que ingrese la razón para la devolución. - Ingrese sus comentarios en la caja de texto y oprima Cerrar. Para eliminar una transacción de la cola de aprobación: - Seleccione la transacción en la lista y oprima Eliminar. El sistema la eliminara automáticamente. Para imprimir el mensaje Swift de una transacción en una carta de crédito: - Seleccione la transacción en la lista y oprima Msg Swift. Se abrirá la pantalla con los detalles del Mensaje Swift. - Oprima Imprimir. E. AUTORIZACIÓN FINANZAS Datapro Building 20

22 El módulo Transferencias del e-ibs tiene tres niveles de aprobación de transacciones: Aprobación, Autorización y Liberación. En la opción Autorización Finanzas, después de verificar que hay liquidez suficiente para cubrir la transferencia, el oficial autorizado puede aprobar el envío de los fondos. Si una transacción pasa de la cola de aprobación a la cola de autorización dependerá de los específicos de la misma. Para obtener acceso a la opción de menú Autorización Finanzas: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En el menú Transferencias, seleccione Autorización Finanzas. Se abrirá la pantalla Autorización: Para aprobar una transacción: - Seleccione la transacción en la lista de autorización y oprima Aprobar. El sistema le dejara saber si la transferencia fue procesada: Para rechazar una transacción: Datapro Building 21

23 - Seleccione la transacción en la lista de autorización y oprima Rechazar. El sistema le pedirá información adicional: - Ingrese sus comentarios en la caja de texto y oprima Cerrar. Para dar prioridad a una transacción: - Seleccione la transacción en la lista de autorización y oprima Priorizar. El sistema le solicitara información adicional: - En el campo Prioridad, ingrese un número del 17 al 99 para asignarle un nivel de prioridad a la transacción. Campo obligatorio. - Oprima Enviar. El sistema le dejará saber si la transferencia fue modificada: F. LIBERACIÓN DE TRANSACCIONES Datapro Building 22

24 El módulo Transferencias del e-ibs tiene tres niveles de aprobación de transacciones: Aprobación, Autorización y Liberación. A través de la opción Liberación de Transacciones, el usuario puede rechazar o dar aprobación final a transacciones que así lo requieran, puede cambiar el canal de pago de la transacción, y dar aprobación final del mensaje. Para obtener acceso a la opción de menú Liberación de Transacciones: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En el menú Transferencias, seleccione Liberación de Transacciones. Se abrirá la pantalla Liberación de Pagos: - Seleccione la transacción con su cursor para abrir la pantalla Transferencias correspondiente y ver los detalles de la misma: Para liberar una transacción: Datapro Building 23

25 - Seleccione la transacción y oprima Aprobar; ó - Abra la pantalla de la transacción, y en la pantalla Transferencias, coloque su cursor sobre la casilla >> Opciones y seleccione Aprobar. Para imprimir el mensaje Swift de una transacción: - Seleccione la transacción y oprima Msg Swift. Se abrirá la pantalla Mensaje Swift: - Oprima Imprimir. Para rechazar una transacción: - Seleccione la transacción y oprima Rechazar. El sistema le pedirá que ingrese una razón para el rechazo: - Ingrese sus comentarios en ala caja de texto y oprima Cerrar. Datapro Building 24

26 Coloque su cursor sobre la casilla >> Opciones para ver y seleccionar las opciones de menú disponibles: Información Básica, Transacciones Adicionales, Formato Swift, Aprobar, Rechazar y Salida. Seleccione Formato Swift para abrir la pantalla Mensaje Swift: Vista parcial de la pantalla. Datapro Building 25

27 G. FORMATO LIBRE SWIFT A través de la opción Formato Libre Swift del módulo de Transferencias del e- IBS, el usuario puede crear mensajes Swift (no monetarios) tales como hacer consultas o responder a comentarios, ya sea referente a una transacción monetaria o no. Para obtener acceso a la opción de menú Formato Libre Swift: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En el menú de Transferencias, seleccione Formato Libre Swift. Se abrirá la pantalla Swift - Formatos Libres: Datapro Building 26

28 Para crear un nuevo formato: - Oprima Nueva. Se abrirá la siguiente Swift - Formatos Libres: Vista parcial de la pantalla. - Ingrese Identificación Swift del banco u oprima el icono para hacer una búsqueda. - Numero de Referencia será dado por el sistema. - En Referencia Relacionada, ingrese el número de referencia del sujeto del mensaje. - Ingrese código de Formato Swift u oprima el icono para seleccionarlo de la lista de Tipos de Formatos Libres Swift. Datapro Building 27

29 - Ingrese sus comentarios. La pantalla tiene 35 campos de hasta 50 posiciones cada uno. - Oprima Enviar. Para actualizar un formato ya existente: - Seleccione el formato en la lista y oprima Mantenimiento. - Ingrese sus cambios y oprima Validar. - Oprima Enviar. Para duplicar un formato ya existente: - Seleccione el formato en la lista y oprima Copiar. Se abrirá la pantalla de Búsqueda Copia Formato Libre. Para actualizar un formato ya existente: - Seleccione el formato en la lista y oprima Mantenimiento. H. CONSULTA FORMATO LIBRE SWIFT A través de la opción Consulta Formato Libre Swift del módulo de Transferencias del e-ibs, el usuario puede consultar cualquiera de los mensajes Swift de formato libre (no monetarios) efectuados. Para obtener acceso a la opción de menú Consulta Formato Libre Swift: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. Datapro Building 28

30 - En el menú Transferencias, seleccione Consulta Formato Libre Swift. Se abrirá la pantalla de Búsqueda Copia Formato Libres: - Seleccione e ingrese su(s) criterio(s) de búsqueda y oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Listado Formatos Libres con los resultados: - Seleccione el formato de la lista con su cursor para abrir la pantalla Copia Formatos Libres Swift. Datapro Building 29

31 Para copiar el formato libre: - Oprima Copiar. Se abrirá la pantalla Swift Formatos Libres: Vista parcial de la pantalla. Para ver los logs del formato: - Oprima Logs. Se abrirá pantalla Consulta de Transferencias: I. APROBACION FORMATO LIBRE SWIFT A través de la opción Aprobación Formato Libre Swift del módulo de Transferencias del e-ibs, el usuario puede aprobar los mensajes Swift de formato libre (no monetarios) creados en el sistema, que se encuentran en espera de aprobación y transmisión. Para obtener acceso a la opción de menú Aprobación Formato Libre Swift: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En Transferencias, seleccione Aprobación Formato Libre Swift. Se abrirá la pantalla Swift Aprobar / Transmitir Formatos Libres: Datapro Building 30

32 Para aprobar un formato en cola: - Seleccione el formato en la lista y oprima Aprobar. Para eliminar un formato: - Seleccione el formato en la lista y oprima Borrar. Para ver logs de un formato: - Seleccione el formato en la lista y oprima Logs. J. TABLAS DE TRANSACCIONES A través de la opción Tabla de Transacciones del módulo Transferencias del e- IBS, el usuario puede crear códigos de transacciones con sus respectivos parámetros, los cuales gobernaran el proceso de pago de las transacciones creadas. Para obtener acceso a la opción de menú Tabla de Transacciones: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En el menú Transferencias, seleccione Tabla de Transacciones. Se abrirá la pantalla Tabla de Transacciones: Datapro Building 31

33 Para crear una nueva transacción: - Oprima Nuevo. Se abrirá la pantalla Código de Transacciones Financieras: - En los campo Código de Transacción, ingrese el código (3 dígitos) que identificara al nuevo tipo de transacción y la descripción del mismo. - En Cuenta de Crédito ingrese la cuenta que será acreditada. - Seleccione si la cuenta se Contabiliza o No. - Ingrese el Canal de Pago u oprima el icono para seleccionarlo de la lista de canales de pagos en el sistema. Los canales de pago y sus códigos son definidos por el banco en Transacciones Financieras > Tabla de Canales. Datapro Building 32

34 - En Prioridad por Defecto, ingrese un número del 17 al 99 para asignarle un nivel de prioridad por defecto al nuevo tipo de transacción. Campo obligatorio. - Oprima la casilla para seleccionar el Mensaje Swift: MT-103, MT- 202, or MT En Aprobación Finanzas, seleccione Sí, si este tipo de transacción necesitara autorización para liberar las finanzas. - En Monto Mínimo, ingrese el monto mínimo que deberá tener una transacción para requerir la autorización de finanzas; y oprima el icono para seleccionar la moneda de la lista de monedas en el sistema. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros de Tesorería > Referencias Monedas. Ejemplo de pantalla - En Liberación de Pagos, seleccione Sí si la transacción requerirá aprobación final para el canal de pago, para generar el mensaje Swift y para la liberación de los pagos. - En Monto Mínimo, ingrese el monto mínimo que deberá tener la transacción para requerir la liberación de pagos; y oprima el icono para seleccionar la moneda de la lista de monedas en el sistema. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros de Tesorería > Referencias Monedas. - En Clase de Producto, ingrese el código del producto u oprima el icono para seleccionarlo de la lista de códigos en el sistema. Los productos y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia. - En Área Responsable, ingrese el código del área responsable de crear y actualizar la tabla de transacciones, u oprima el icono para seleccionarlo de la lista de códigos en el sistema. Las áreas responsables y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia. Ejemplo de pantalla: Datapro Building 33

35 - Ingrese el Numero de Firmas que serán necesarias para la aprobación. - Oprima Enviar. Para actualizar una transacción ya existente: - Seleccione la transacción en la pantalla Tabla de Transacciones y oprima Mantenimiento. Se abrirá la pantalla Código de Transacciones Financieras correspondientes a su selección. - Ingrese sus cambios manteniendo en cuenta que el campo Prioridad por Defecto es un campo obligatorio. - Oprima Enviar. K. TABLA DE CANALES A través de la opción Tabla de Canales del módulo Transferencias del e-ibs, el usuario puede crear un nuevo canal definiendo los parámetros para mensajes entrantes y salientes, al igual que actualizar canales ya existentes. Para obtener acceso a la opción de menú Tabla de Canales: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En el menú Transferencias, seleccione Tabla de Canales. Se abrirá la pantalla Tabla de Canales: Datapro Building 34

36 Para crear un nuevo canal: - Oprima Nuevo. Se abrirá la pantalla Canal de Pago: Vista parcial de la pantalla. - Ingrese el Código con que será identificado el Canal. - En Descripción, ingrese hasta 30 caracteres / espacios para describir o establecer el nombre del canal. - Ingrese el Código Swift, si aplica. - En Habilitado seleccione Sí si desea que el canal este habilitado. En la sección Parámetros Mensajes Outgoing o salientes: Datapro Building 35

37 - En Cuenta de Crédito (Liberación), ingrese la cuenta a acreditar cuando se libera la transacción después de la aprobación final. - En Indicador de Contabilización, seleccione Sí o No según corresponda. - En Cuenta de Crédito (Liquidación), ingrese el número de la cuenta transitoria utilizada durante el periodo de aprobación. - En Indicador de Contabilización, seleccione Sí o No según corresponda. - En Mecanismo de Pago, ingrese el código correspondiente al mecanismo en que tomara lugar el pago, u oprima el icono para seleccionarlo de la lista de códigos en el sistema. Los mecanismos de pago y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia > Tabla MP. - En Indicador de DVP (Delivery Versus Payment = Entrega contra pago), seleccione Sí se hará entrega inmediata (de papeles por ejemplo) contra pago. - Seleccione Liquidación por Compensación, si aun después de entrega, los fondos serán transferidos a una cámara de compensación. - Seleccione Retención en Cola de Pago, si el pago se retendrá hasta obtener aprobación por tesorería. - En Código de Sesión, ingrese (hasta 8 caracteres) para identificar el código asignado por el Deposito Central de Valores. En la sección Parámetros Mensajes Incoming (entrantes): Datapro Building 36

38 - En Cuenta de Débito, ingrese la cuenta que se va a debitar cuando la transacción sea liberada. - En Indicador de Contabilización, seleccione Sí o No según corresponda a la cuenta de debito. - En Cuenta de Rechazo, ingrese el número de cuenta en la que se acreditaran temporalmente las transacciones que han sido rechazadas. - En Indicador de Contabilización seleccione Sí o No según corresponda a la cuenta de rechazo. - Ingrese Numero de Lote. - El campo Cuenta de Verificación es para el uso opcional de la institución bancaria. - En Indicador de Contabilización seleccione Sí o No según corresponda a la cuenta de verificación. - Ingrese Numero de Lote. - Oprima Enviar. L. REPARACIÓN RECIBIDAS MONEDA NACIONAL Datapro Building 37

39 A través de la opción Reparación Recibidas M/N del módulo Transferencias del e- IBS, el usuario puede ver y reparar las transacciones recibidas en moneda nacional que por alguna razón fueron rechazadas y colocadas en la cola de reparación. Para obtener acceso a la opción Reparación Recibidas M/N: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En el menú Transferencias, seleccione Reparación Recibidas M/N. Se abrirá la pantalla Transacciones Financieras: Para reparar una transacción (m/n) en cola de reparación: - Seleccione la transacción y oprima Modificar. Se abrirá la pantalla Transacciones Financieras correspondiente: Vista parcial de la pantalla. Coloque su cursor sobre la casilla >> Opciones para ver y seleccionar las opciones de menú disponibles: Información Básica, Transacciones Adicionales y Salida. - Haga sus cambios y reparaciones y oprima Enviar. M. APROBACIÓN MASIVAS RECIBIDAS MONEDA EXTRANJERA Datapro Building 38

40 A través de la opción Aprobación Masivas Recibidas M/N del módulo Transferencias del e-ibs, el usuario puede aprobar la totalidad de transacciones (independientemente del numero) recibidas en moneda nacional de un Banco en particular. Para obtener acceso a la opción Aprobación Masivas Recibidas M/N: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En Transferencias, seleccione Aprobación Masivas Recibidas M/N. Se abrirá la pantalla de Aprobación Masiva de Transferencias: - Ingrese Fecha u oprima el icono para seleccionarla en el calendario. - Ingrese Hora. - Oprima Enviar. Para aprobar todas las transacciones recibidas de un banco: - Seleccione el banco en la lista y oprima Aprobar. Datapro Building 39

41 El sistema le pedirá que confirme el comando de aprobación. - Oprima Ok. Para rechazar todas las transacciones recibidas de un banco: - Seleccione el banco en la lista y oprima Rechazar. El sistema le pedirá que ingrese una razón para el rechazo. - Ingrese comentarios en la caja de texto y oprima Cerrar. N. ORDEN DE PAGO Datapro Building 40

42 A través de la opción Orden de Pago del módulo Transferencias del e-ibs, el usuario puede ingresar una nueva orden de pago en el sistema la cual se origina de una cuenta de un cliente a un beneficiario especifico, al igual que determinar la frecuencia del mismo. Una orden de pago puede ser creada por el Número de Cliente o el Número de Cuenta. Para obtener acceso a la opción Orden de Pago: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En el menú Transferencias, seleccione Orden de Pago. Se abrirá la pantalla de búsqueda Mantenimiento de Ordenes de Pago: - Seleccione e ingrese un criterio de búsqueda y oprima. - Seleccione al cliente en la lista de resultados. Se abrirá la pantalla Mantenimiento de Ordenes de Pago: Para crear un nueva Orden de Pago: - Oprima Nueva. Datapro Building 41

43 Se abrirá la pantalla Apertura de Ordenes de Pago: En la sección Información Básica: - En el campo Vía de Pago, oprima la casilla y seleccione si es Fed, Swift MT-100/103, Swift MT-200/202, Chips, ACH, Vale Vista o Interna. - En Tabla Comisión, ingrese el código que identifica a la tabla de comisiones que aplicara a la orden, u oprima el icono para Datapro Building 42

44 seleccionar el código en la pantalla de ayuda. Las Tablas de comisiones y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Parámetros de Pagos. Ejemplo de pantalla: - Ingrese el Monto de Transferencia. - Ingrese el código que identifica a la Moneda en que se hará la orden, u oprima el icono para seleccionar el código en la pantalla de ayuda. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Tesorería > Referencias Monedas. - En el campo Referencia Beneficiario, ingrese el número de referencia asignado al individuo o el banco beneficiario. - En el campo Referencia Ordenante, ingrese el número de referencia asignado al cliente que origina la orden de pago. - En el campo Identificación de Recibidor, ingrese el número de identificación del beneficiario. - En el campo Nombre Corto de Recibidor, ingrese el nombre utilizado en el sistema para la rápida localización del beneficiario. La siguiente sección de la pantalla contiene un menú de cinco etiquetas, cada una de las cuales debe ser seleccionada (presionada con el cursor) para obtener acceso a los campos de las mismas: Banco Intermediario, Banco Pagador, Beneficiario, Detalles de Pago, e Información Banco a Banco. Cada etiqueta tiene cuatro campos o líneas de hasta 35 posiciones cada una. - En el área Banco Intermediario, ingrese la información de la institución bancaria que se utilizara como intermediaria para la orden de pago, u oprima el icono para hacer una búsqueda: Datapro Building 43

45 - Ingrese el Nombre Corto del banco y oprima el icono. Seleccione al banco en la lista de resultados. Los campos se poblaran automáticamente. - En el área Banco Pagador, ingrese la información de la institución bancaria donde se origina la orden de pago, u oprima el icono para hacer una búsqueda. - En el área Beneficiario, ingrese el nombre e información pertinente del beneficiario, u oprima el icono para hacer una búsqueda. - En el área Banco Intermediario, ingrese los datos del banco intermediario (si aplica). Cuatro campos de 35 espacios cada uno. - En el área Información Banco a Banco, ingrese cualquier información pertinente del Banco pagador al banco intermediario, o al banco del beneficiario. Cuatro campos de 35 espacios cada uno. En la sección Cuenta de Debito los campos principales estarán poblados por el sistema: - En el campo Centro de Costo, ingrese el código del área específica dentro de la organización, para que el sistema pueda agrupar la contabilidad e información financiera con el fin de lograr un cuadro de ingresos y egresos. Los centros de costos y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia. En la sección Cuenta de Crédito: - Ingrese el código de 2 caracteres que identifica al Banco en el sistema. - Ingrese el código que identifica a la Sucursal en el sistema u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar la sucursal en la pantalla de ayuda. Las sucursales y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Maestro de Agencias. - Ingrese el código de la Moneda, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionarla en la lista de monedas del sistema. Las monedas y sus códigos son parametrizables en Parámetros de Tesorería > Referencias Monedas. Datapro Building 44

46 - Ingrese el número de Cuenta Contable, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda en la pantalla Plan Contable: - Ingrese el Numero Inicial de la cuenta y oprima el icono. Seleccione la cuenta en la lista de resultados. El campo se poblara automáticamente. - Ingrese el número de Cuenta Contable, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Centro de Costo, ingrese el código del área específica dentro de la organización, para que el sistema pueda agrupar la contabilidad e información financiera con el fin de lograr un cuadro de ingresos y egresos. Los centros de costos y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia. - Ingrese breve Descripción de la orden. El campo tiene 35 espacios. - En el campo Frecuencia de Pago, oprima la casilla y seleccione si el pago será Diario, Semanal, Mensual, Variable, Cada 2 Meses, o Cada 3 Meses. - En el campo Día de Pago, oprima el icono y seleccione el día de la semana o el día del mes en que se hará el pago: Datapro Building 45

47 - Si la frecuencia del pago es Variable, ingrese el Numero de Días para el pago. - Ingrese el Número de Pagos que componen la orden. Ingrese 9999 si este es indefinido. - En Tipo de Pago, seleccione si es Fijo o Variable. - En Autoriza Sobregiros, seleccione Si, si como resultado de la orden de pago se permitirán sobregiros en la cuenta en que se origina el pago. - En Suspender Pago, seleccione Si, si para suspender la emisión de los pagos por un periodo de tiempo. Esto no borrara los pagos del sistema. En la sección Ultimo Pago: - Ingrese la Fecha del Ultimo Pago. - Ingrese el Monto. - Ingrese el Número de Referencia para el último pago. - Ingrese el Numero de Pago. (Ejemplo: Si la orden de pago es para doce meses de pagos mensuales, entonces el último pago será el pago numero 12.) - Oprima Enviar. Datapro Building 46

48 O. CONSULTA CUENTA CREDITO A través de la opción Consulta Cuenta de Crédito del módulo Transferencias del e-ibs, el usuario puede consultar la información de las cuentas crédito asociadas a las ordenes de pago, y las cuenta debito que apuntan a las mismas. Para obtener acceso a la opción Consulta Cuenta de Crédito: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En Transferencias, seleccione Consulta Cta. Crédito. Se abrirá la pantalla de búsqueda Consulta de Cuenta de Crédito: - Seleccione e ingrese un criterio de búsqueda y oprima el icono. - Seleccione la cuenta en la lista de resultados. Se abrirá la pantalla Consulta de Ctas. Crédito correspondiente a la cuenta seleccionada. Datapro Building 47

49 P. APROBACIÓN ORDEN DE PAGO A través de la opción Orden de Pago del módulo Transferencias del e-ibs, un usuario autorizado puede aprobar una orden de pago colocada en la cola de aprobación. Para obtener acceso a la opción Orden de Pago: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En Transferencias, seleccione Aprobación Orden de Pago. Se abrirá la pantalla Aprobación de Ordenes de Pago: Para aprobar una orden de pago: - Seleccione la orden en la lista y oprima Aprobar. Para rechazar una orden de pago: - Seleccione la orden en la lista y oprima Rechazar. El sistema solicitara información adicional: - Ingrese sus comentarios en la caja de texto y oprima Cerrar. Para eliminar una orden de pago de la cola de aprobación: - Seleccione la orden en la lista y oprima Borrar. Datapro Building 48

50 Q. REPARACIÓN PAGOS SWIFT A través de la opción Reparación Pagos Swift del módulo Transferencias del e- IBS, lista los mensajes Swift que tiene errores y necesitan ser reparados antes de que puedan ser aprobados por un supervisor. Para obtener acceso a la opción Reparación Pagos Swift: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En Transferencias, seleccione Reparación Pagos Swift. Se abrirá la pantalla Listado de Transferencias: - Oprima su cursor sobre el pago para abrir la pantalla de Mensaje correspondiente: Vista parcial de la pantalla. - Haga los cambios de reparación. - Oprima Validar o Enviar en la parte baja de la pantalla. Datapro Building 49

51 R. APROBACIÓN PAGOS SWIFT A través de la opción Aprobación Pagos Swift del módulo Transferencias del e- IBS, el usuario autorizado puede aprobar los mensaje Swift creados en el departamento de tesorería que están en cola de aprobación. Para obtener acceso a la opción Aprobación Pagos Swift: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Transferencias. - En Transferencias, seleccione Aprobación Swift. Se abrirá la pantalla Aprobación de Transferencias: Para aprobar un pago Swift: - Seleccione el pago en la lista y oprima Aprobar. Para rechazar un pago Swift: - Seleccione el pago en la lista y oprima Rechazar. El sistema solicitara información adicional: - Ingrese sus comentarios en la caja de texto y oprima Cerrar. Para eliminar un pago de la cola de aprobación: - Seleccione el pago en la lista y oprima Borrar. Datapro Building 50

52 S. Mantenimiento de Números ABA y SWIFT ID - En la pantalla primero seleccione el tipo de búsqueda por la cual va a identificar al banco: Numero ABA o SWIFT ID. - Oprima el icono junto a uno de los dos campos y después de seleccionar al Banco, oprima Enviar. - En la próxima pantalla ingrese la información requerida del Banco. - Una vez que termine, oprima Enviar para añadir la información. Datapro Building 51

53 T. Parámetros de Transferencias por Agencia - En la sección de Parámetros de Transferencias oprima Nuevo para crear un nuevo parámetro para el banco que desea párame trizar. - En la sección de Nuevo, identifique al banco, ingrese la agencia y los montos que el banco este autorizado en usar. - En la sección de Mantenimiento, puede cambiar los datos de el banco, así como el código de agencia y montos. Datapro Building 52

54 II. INSTRUCCIONES DE PAGO 1. Cuando se utiliza un código SWIFT en la primera línea, el sistema usara las siguientes tres líneas solamente para información relacionada, la cual será incluida en el mensaje Swift. 2. Todos los códigos SWIFT deben empezar con //, seguido por el código SWIFT. El código SWIFT debe estar previamente definido. 3. El código SWIFT usualmente contiene 12 posiciones. Si el código tiene menos de 12 posiciones, entonces el usuario debe añadirle X a la derecha. 4. Todos los códigos FED deben empezar con //FW, seguido por el numero ABA. 5. El numero de cuenta debe empezar con / seguido por el numero. Cualquier otra instrucción será enviada como input (Numero de Cuenta). 6. Cuando códigos SWIFT y FED son utilizados dentro de Estados Unidos: a. El código FED debe estar en la primera línea. b. El código SWIFT debe estar en la segunda línea, si aplica. c. Cualquier otra instrucción debe ser colocada en la siguiente línea y enviada como input (Numero de Cuenta). 7. Cuando códigos SWIFT y FED son utilizados desde fuera de Estados Unidos: a. El código FED debe estar en la primera línea. b. El código SWIFT debe estar en la segunda línea, si aplica. Datapro Building 53

55 III. REPORTES DE PAGOS Y RECIBOS GENERADOS POR EL SISTEMA El e-ibs genera 15 reportes de Pagos y Recibos. Para obtener acceso a la opción Reportes: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Reportes. - En el menú Reportes, seleccione Pagos y Recibos. Se abrirá la pantalla Procesar Reportes correspondiente: - Seleccione el reporte en la lista y oprima Procesar. Para ver, salvar e imprimir un reporte generado: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Reportes. - En el menú Reportes, seleccione User Spool. Datapro Building 54

56 Los reportes de Pagos y Recibos generados por el sistema son: DD0604 A.B.A. Institutions List Listado de Instituciones ABA DD0620 Paying & Receiving Audit Report by Batch Informe Auditoria Pagos y Recibos por Lote DD0630 P & R Monthly Purge Purga mensual de Pagos y Recibos DD1200 P & R Daily Payments Report by User Informe de pagos diarios por usuario DD1210 P & R Transactions Report by Date & Type Informe de transacciones de Pagos y Recibos por tipo y fecha DD1220 P & R Monthly Activity Report (By Amount) Informe mensual de actividades de Pagos y Recibos (por monto) DD1230 Paying & Receiving Monthly Payment Summary (By User) Resumen de pagos mensuales (por usuario) EPR0110 Transfer Inquiry in EXCEL Consulta de transferencias en formato Excel WR0010 Outgoing Transfers by Debited/Credited Account Transferencias Salientes por cuenta debitada /acreditada WR0110 Outgoing Transfers by Debit or Credit Account Transferencias Salientes por cuenta debitada o cuenta acreditada WR0130 Outgoing Transfers by Remitter Transferencias Salientes por remitente WR0140 Outgoing Transfers by Beneficiary Transferencias Salientes por beneficiario WR0150 Incoming Transfers by Debit or Credit Account Transferencias entrantes por cuenta debitada o cuenta acreditada WR0170 Incoming Transfers by Remitter Transferencias entrantes por remitente WR0180 Incoming Transfers by Beneficiary Transferencias entrantes por beneficiario Datapro Building 55