PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITAR CONTRATOS DE CONSULTORES Y PERSONAL TÉCNICO DE APOYO SISTEMA FOMS PARA PROYECTOS DE EJECUCIÓN NACIONAL PARCIAL

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1 ANEXO 3Z PROCEDIMIENTOS PARA SOLICITAR CONTRATOS DE CONSULTORES Y PERSONAL TÉCNICO DE APOYO SISTEMA FOMS PARA PROYECTOS DE EJECUCIÓN NACIONAL PARCIAL A. ORIGINAR UN CONTRATO NUEVO 1. El proyecto ingresará al sistema y Contratos, Añadir Contrato. 2. Se llega así a la pantalla que permite seleccionar el consultor a contratar. a) Si es un consultor que ya ha tenido contratos con el PNUD, se lo puede buscar por apellido o por No. de CUIT en Seleccionando Consultor. 1

2 b) Si es un consultor nuevo, se debe ingresar en Para registrar nuevo código el No. de CUIT, Apellido y Nombre. c) Si es un consultor extranjero sin número de CUIT- se debe solicitar a la oficina del PNUD su ingreso a la base, proporcionando para ello el número de pasaporte. Luego el proyecto podrá ingresar los demás datos y el contrato correspondiente. Seleccionar Añadir registro. 3. Una vez seleccionado el consultor, aparecerá la pantalla de Solicitud de Contratación donde se deben completar los datos según corresponda al tipo de contrato elegido. Para un contrato de locación de servicios o de locación de obra se deberá ingresar obligatoriamente: fecha de inicio y fin del contrato, dedicación, nivel de escala salarial, línea y sublínea presupuestaria, actividad del proyecto relacionada con el contrato y opcionalmente la referencia a alguna nota interna del proyecto que origina la contratación. El proyecto deberá mantener actualizados estos datos. Una vez completados los datos, seleccionar Registre Contratación. 2

3 Nota: Una vez que se ingresó la fecha del contrato y la escala salarial, el sistema originará automáticamente los compromisos. 4. Aparecerá la siguiente pantalla (Pantalla Inicial) con los datos ingresados: 5. Todos los pagos de contratos solicitados por proyectos se efectuarán por transferencia bancaria. Sólo la oficina podrá autorizar pagos en 3

4 cheque. Los datos de la cuenta bancaria serán ingresados por el proyecto. Si el consultor aún no ha abierto una cuenta, podrá informarla al PNUD en el momento de firmar el contrato. Ingresar los datos bancarios y personales en el sector de la pantalla Información del Consultor/Empresa y luego seleccionar Actualiza Datos: 4

5 6. Completar todos los datos de la siguiente pantalla, incluyendo Banco, Sucursal, tipo de cuenta (especificar Caja de ahorros o Cuenta Corriente), CBU y moneda. Es importante no olvidar, una vez actualizados los datos, seleccionar la opción Graba modificaciones: NOTA: Puede ocurrir que en la pantalla inicial aparezca el mensaje Advertencia: Cuenta Bancaria incorrecta. Esto se debe a que faltan datos de la cuenta bancaria. Volver a la anterior pantalla y completar. 7. Una vez registrado el contrato se deberá verificar que los datos sean correctos y proceder a anexar obligatoriamente el Curriculum Vitae (la primera vez que un consultor es contratado, así como cada vez que el mismo deba actualizarse), seleccionando la opción Actualiza datos (pantalla punto 5). Luego ingresar en Registra CV para anexar el currículum vitae correspondiente. 5

6 8. En esta pantalla deberá anexar el archivo del CV. (seleccionando examinar y al final adjuntar) 9. Una vez anexado volverá a la pantalla anterior y aparecerá un botón rojo indicando que el CV fue adjuntado: 10. Los términos de referencia, la solicitud de contratación y el texto del contrato (contrato, declaración jurada, calendario de pagos) se ingresan en la siguiente sección de la pantalla inicial. En el sector Documentos de la pantalla inicial, bajo Titulo para Nuevo Documento ingresar el nombre del documento (ej: Términos de Referencia, Informe, etc.) Luego tildar en el cuadrado correspondiente y seleccionar Añadir. Para ello es necesario que dispongan de los Términos de Referencia en archivo magnético (procesador de texto, planilla de excel, formatos.pdf, etc.) mientras que el texto del contrato y la solicitud de contratación serán generados automáticamente por el sistema. La Solicitud de Contratación deberá ser impresa y firmada por el Director Nacional del Proyecto o el Coordinador. Dicha solicitud deberá ser archivada por el proyecto junto con toda la documentación correspondiente a la contratación del consultor a fin de que la misma esté disponible para la auditoría. 6

7 11. Una vez añadido el documento, aparecerá la siguiente pantalla donde deberá presionar Reemplace anexo: 12. Aparecerá la siguiente pantalla, donde deberá adjuntar el documento. Una vez seleccionado, presionar Adjuntar 13. Para adjuntar el contrato de servicio línea 17 ó 13 o el contrato de locación de obra, seleccionar la opción Registra Documento Usando Formatos del Sistema de la pantalla inicial y seleccionar el formato del contrato correspondiente. 7

8 14. Una vez seleccionado el formato, abrirá la siguiente pantalla, donde se puede ver el documento presionando el botón rojo. Volver a la pantalla inicial seleccionando el ícono de la puertita roja. 15. Una vez anexados estos documentos y si existe disponibilidad en la línea presupuestaria, se habilitará el botón Solicita Revisión PNUD. Al seleccionar esta opción, la solicitud de contratación es recibida por los Asistentes de Programa del PNUD, quienes podrán dar curso al contrato. Simultáneamente el oficial de Cooperación del MRECIC será informado de la existencia de esta solicitud. 16. Una vez habilitado el contrato por el Asistente de Programa del PNUD, éste será procesado por el Sector Contratos del PNUD quien lo imprimirá, citará a los consultores para la firma que será posteriormente registrada en el sistema. Hasta tanto no se efectúe esta registración no será posible realizar ningún pago sobre dicho contrato. Se reitera a los proyectos tener en cuenta que, de acuerdo con las normas vigentes, no es posible realizar contrataciones retroactivas. 17. Si el Proyecto, los Asistentes de Programa o la Administración del PNUD tuvieran algún comentario o aclaración, lo podrán hacer enviando un mensaje de manera que el mismo quede adosado al pedido de contratación. Desde la pantalla inicial en el sector Mensajes tipear el texto y seleccionar Envía mensaje. 8

9 Aquellas situaciones especiales que requieran una autorización previa de la Cancillería, deberán tramitarse enviando el mensaje correspondiente al Oficial de Cooperación en MRECIC también desde la pantalla del contrato, de modo que la misma quede junto con el pedido de contratación. 18. Las habilitaciones para liberar los pagos condicionados serán efectuadas directamente por los proyectos a través del sistema para lo que será necesario que previamente adjunten el informe correspondiente, ingresando, en el sector Documentos de la pantalla inicial, tipear en Título para Nuevo Documento la palabra informe, tildar el casillero Informe y luego seleccionar Añadir. (Seguir los mismos pasos que en el punto 9.) Luego aparecerá agregado el informe en el sector Documentos. B. LIBERACIÓN DE COMPROMISOS 19. Una vez ingresado el informe, en el sector Calendario de Pagos, tildar el casillero Liberar para descondicionar el pago correspondiente. Este paso es importante hacerlo inmediatamente después de adjuntar el informe (paso 10). 9

10 20. A fin de posibilitar el pago de honorarios en el plazo estipulado (quinto día hábil del mes siguiente), estas habilitaciones deberán ser realizadas por los proyectos con anterioridad al día 20 del mes que se libere. Los proyectos deberán conservar la documentación que respalde las liberaciones de pago. 21. Por favor tomar en cuenta que los contratos de locación de obra deben ser liberados por el proyecto mes a mes, siguiendo los pasos detallados anteriormente. No así para los contratos de servicio para los que solamente se debe liberar el último compromiso condicionado a la entrega del informe final. 10

11 C. ENMIENDAS 22. Se pueden registrar distintos tipos de enmiendas: por extensión, por cambio de honorarios, por cambio de Términos de Referencia, etc. El Proyecto deberá comunicarse con el sector de Contratos del PNUD para solicitar la eliminación de todos los compromisos pendientes. Luego se deberá modificar la fecha del nuevo contrato/enmienda desde la pantalla inicial, seleccionando el ícono Update y Actualiza. 23. Luego el Proyecto deberá realizar la enmienda de la siguiente manera: en el sector Calendario de Pagos de la pantalla inicial, identificar la enmienda con un número o letra e ingresar las fechas de inicio finalización de la enmienda. Presionar la opción Registre compromisos. 11

12 24. Una vez registrados los compromisos, aparecerá nuevamente el botón de Solicita revisión PNUD, el cual deberá ser seleccionado para solicitar la enmienda. Se debe agregar la enmienda correspondiente y los nuevos Términos de Referencia en el sector de documentos. (ver paso 10.) D. RESCISION DE CONTRATOS 25. Para rescindir un contrato el Proyecto deberá comunicarse con el Sector de Contratos del PNUD para solicitar la eliminación de los compromisos a rescindir. Luego en la pantalla inicial, seleccionar el ícono Update. 26. En la pantalla Actualiza Contrato, modificar la fecha de finalización del contrato y presionar Actualiza. 12

13 27. Aparecerá la pantalla inicial con la opción Solicita Rescisión de Contrato, la cual deberá ser seleccionada para enviar el pedido al PNUD y al Oficial de MRECIC. Luego seguir con las instrucciones del Capitulo 3 de este Manual. 28. En caso de dudas, rogamos enviar mensaje a la siguiente dirección: contratos@undp.org.ar 13