Guía práctica para la aplicación de la Normativa SEPA en ContaWin

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1 Normativa SEPA. Guía práctica para la aplicación de la Normativa SEPA en ContaWin (Actualizado: 23/01/2014)

2 Contenido Introducción... 3 Nuestra recomendación es que migre a SEPA... 4 Requisitos y recomendaciones en ContaWin... 5 Referencia del mandato y su firma... 5 Uso del IBAN en lugar el CCC... 6 Código SWIFT/BIC Código PAIS ISO Identificación de los nuevos campos SEPA... 7 Datos Supletorios... 7 Cuentas relacionadas con el maestro de CCC de empresa... 8 Propiedades de la empresa... 9 Validación del campo IBAN Convivencia de los campos CCC e IBAN durante el periodo de transición Asistente de migración a SEPA Actualizar código SWIFT/BIC de bancos para España Calcular IBAN desde CCC Autocompletar los datos de Mandato (clientes) Formatos de remesa SEPA Módulo de Banca Electrónica Otros módulos y procesos afectados Usuarios de IslaWin Gestión Preguntas más frecuentas. Portal web de la normativa SEPA Suscríbase a nuestro boletín para recibir nuestros comunicados Página 2

3 Introducción SEPA (Single Euro Payments Area, o zona única de pagos para el euro) es un conjunto de instrumentos para gestionar transferencias, adeudos por domiciliación bancaria (adeudos directos) y pagos con tarjeta, basados en un nuevo conjunto de normas, prácticas y estándares comunes a toda la zona, tanto si se trata de operaciones nacionales como transfronterizas. Vea el siguiente video en inglés subtitulado en español. Por lo tanto, la migración a SEPA es fundamental para seguir emitiendo las órdenes de cobro y pagos desde ContaWin. Esta normativa implica la adopción por parte de las empresas de los nuevos formatos electrónicos para llevar a cabo sus cobros y transferencias, así como la adopción del IBAN en lugar del CCC para la relación tanto con sus clientes como con sus proveedores y empleados. Este es quizás uno de los cambios más visibles ya que obliga a las empresas a cambiar los 20 dígitos del CCC por 24 dígitos puesto que será necesario incluir el código del País de origen y un nuevo dígito de control. Además quedarán obsoletos las normas o cuadernos según el Consejo Superior Bancario que se han usado hasta ahora, como por el ejemplo el que usted ha estado usando para pasar las remesas de los recibos de sus clientes o los pagos por transferencias. Sin duda, será un cambio importante que afectará directamente a su empresa. La fecha oficial límite para la migración a SEPA es el 1 de Febrero de 2014, pese a la propuesta de ampliación del plazo hasta el 1 de Agosto de 2014 por parte de la Unión Europea. Los argumentos expresados por la Comisión de Seguimiento de la Migración a SEPA para mantener la fecha 1 de Febrero como fecha única de referencia, están explicados en este documento PDF. Desde Isla Soft siempre hemos mantenido nuestro compromiso de facilitarle con tiempo suficiente esta actualización. Página 3

4 Nuestra recomendación es que migre a SEPA Según el documento emitido por la Comisión de Seguimiento de Migración a SEPA, la mayor parte de las entidades bancarias soportan los nuevos formatos, tanto en operaciones internas como interbancarias. De mantenerse el plazo hasta el 1 de Agosto de 2014, puede seguir enviando a su banco remesas con formato del Consejo Superior Bancario. Sin embargo, nuestra recomendación es que adapte sus datos y migre a SEPA, emitiendo los nuevos formatos desde nuestro módulo de Banca Electrónica. Siga estas recomendaciones para generar su primera remesa SEPA: 1. Contacte con su banco y confirme estos puntos: Admite su banco los formatos SEPA? a. Respuesta Si. i. Utilice el formato (TXT o XML) que le recomienda su banco. ii. Solicite herramientas a su banco para la validación previa de los archivos. b. Respuesta No. i. Solicite la fecha en la que puede hacerlo. ii. Use los formatos anteriores (Consejo Superior Bancario). 2. Genere una primera remesa de pruebas SEPA Utilice el Asistente de Migración SEPA (Se explica en esta guía). Genere una remesa con uno o dos vencimientos usando el formato recomendado por su banco. Valide el archivo resultante con las herramientas proporcionadas por su banco. Proceda a enviar la remesa y haga seguimiento de la aceptación de la misma. 3. Qué hacer en caso de Error? Solicite a su banco el detalle del error: a. Motivos impagado técnico sigua las indicaciones que desde su banco le proporcionen. b. Error de formato, contacte con nuestro departamento de soporte técnico y facilite toda la información posible. Nota: Si la remesa devuelta tiene carácter urgente vuelva a enviarla usando el formato antiguo equivalente siempre que sea posible. Haga las pruebas correspondientes con su banco a partir de que instale nuestra actualización para confirmar que todo el proceso transcurre con normalidad y según lo esperado. En esta guía práctica se explican cada uno de estos cambios, así como su correcta configuración y uso. Para profundizar en los términos legales que rodean esta normativa, le invitamos a conectar con nuestro portal Página 4

5 Requisitos y recomendaciones en ContaWin Debe disponer de la actualización de ContaWin (Finales de Enero 2014) o superior. Si además es usuario de IslaWin Gestión, también deberá actualizarlo (Vea al final del documento) Antes de comenzar a generar órdenes de cobro y pagos, deberá utilizar el Asistente de Migración SEPA que le explicamos en esta misma guía y que hemos incluido en la actualización para ayudarle a adaptar sus datos de manera rápida y precisa. Referencia del mandato y su firma La referencia del mandato es un código alfanumérico de hasta 35 caracteres y es el medio por el que el deudor (cliente) autoriza y consiente al acreedor a: Iniciar los cobros mediante el cargo en la cuenta indicada por el deudor Autoriza a la entidad del deudor a cargar en su cuenta los adeudos presentados al cobro por la entidad bancaria del acreedor. Según el plan de Migración a SEPA de los Adeudos domiciliados españoles, editado por la Agencia Española de Banca (AEB), donde se aborda cómo traspasar las operaciones de adeudo en vigor al nuevo sistema de adeudos directos SEPA esquema básico (CORE TXT), se establece como referencia del mandato SEPA aquel usado hasta ahora para la identificación del cliente (deudor) en el atributo B2 del registro individual del cuaderno 19, es decir, el código de cliente o cuenta contable del mismo. Por lo tanto, si usted usa el formato de Adeudo Directo SEPA Core (txt), no tendrá que recabar un nuevo consentimiento y queda a su elección (acreedor) que efectúe una comunicación a su cliente, que comenzará a recibir información con diferente codificación a la que está acostumbrado. Veremos cómo el Asistente de Migración SEPA, se encargará de completar tanto la referencia como la firma del mandato entre otros datos obligatorios. Página 5

6 Uso del IBAN en lugar el CCC Hasta ahora para generar órdenes de cobro y pago del Consejo Superior Bancario (CSB) en ContaWin, usted debía indicar las cuentas CCC (20 dígitos) tanto en clientes como en proveedores y aquellas asociadas a la empresa. Ahora, para generar órdenes en formato SEPA debe indicar la cuenta internacional del banco (IBAN), que se compone del código de País + Digito de Control + CCC. Código SWIFT/BIC 8 Para las órdenes SEPA se requiere el código BIC 8 de la entidad bancaria, tanto la relacionada con el cliente o proveedor como la relacionada con su empresa. Este código BIC 8 localiza a la oficina central del banco y su estructura es: 4 dígitos para identificar la entidad bancaria + 2 dígitos para el país y 2 dígitos más para identificar la central. Estos son algunos ejemplos: BBVA: BBVAESMM La Caixa: CAIXESBB Banco Popular: POPUESMM MM es Madrid y BB es Barcelona Si introduce manualmente o si modifica el dato de CCC o IBAN en la ficha de datos supletorios, ContaWin le completará el campo BIC automáticamente. Código PAIS ISO2 Está formado por dos caracteres, e identifica el código de país tanto para los clientes y proveedores como para la empresa. Este código de país se usa para el cálculo del IBAN. Por defecto en ContaWin, un código de país vacío equivale de manera predeterminada a España siendo su valor ES. Página 6

7 Identificación de los nuevos campos SEPA En este apartado vamos a identificar dónde se encuentran los nuevos campos descritos anteriormente. Es importante que conozca su ubicación para su posterior gestión. Datos Supletorios La ficha de datos supletorios contiene los siguientes nuevos campos: Referencia y Fecha del mandato (solo en Clientes) IBAN SWIFT/BIC País ISO2 En la imagen mostrada puede verse un CCC ficticio y los datos correspondientes a la normativa SEPA perfectamente cumplimentados tras utilizar el Asistente de Migración SEPA. Página 7

8 Cuentas relacionadas con el maestro de CCC de empresa En este maestro es donde se definen las cuentas correspondientes a la empresa. Ahora puede observarse dos nuevos campos, el SWIFT y el IBAN. En la imagen mostrada puede verse dos CCC ficticios, uno del Banco Popular y el otro de BBVA. Los nuevos campos correspondientes a la normativa SEPA se han cumplimentado automáticamente gracias al Asistente de Migración SEPA. Página 8

9 Propiedades de la empresa En las propiedades de la empresa encontramos el nuevo campo Pais ISO 2. Recuerde que si no está lleno, por defecto se asume ES, código correspondiente a España. Además de los campos mencionados hasta ahora, también hemos aumentado la capacidad del campo Cuentas de Ingreso y Cuenta de Devolución que se encuentran en la pestaña Datos Fiscales de las propiedades de la empresa. Estas últimas se usan en el modelo fiscal, fundamentalmente en las declaraciones de IVA/IGIC. Estos modelos también han sido modificados para ser compatibles con el IBAN. Para convertir a IBAN estas cuentas espere a cerrar los modelos del año 2013, luego podrá adaptarlas a los 24 dígitos simplemente editando el campo. Página 9

10 Validación del campo IBAN ContaWin ya soportaba la validación del campo CCC. Ahora, con esta nueva actualización también validamos el campo IBAN. Esto es muy útil sobre todo cuando este dato se incorpora manualmente. Para que se produzca esta validación debe tener activado validar CCC en la pestaña Validación de las Propiedades de la empresa Convivencia de los campos CCC e IBAN durante el periodo de transición. En esta actualización verá en pantalla tanto el campo IBAN como CCC, esto será así hasta que se supere el plazo de vigencia definitiva de los formatos del Consejo Superior Bancario. Pasado este plazo es probable que en las siguientes actualizaciones el campo CCC ya no sea visible. Página 10

11 Asistente de migración a SEPA Según ha podido ver la adopción de los nuevos formatos SEPA exige cambios estructurales asociados al origen de la información. Todos los nuevos campos, tanto en los datos supletorios como en el maestro de CCC de empresas, son obligatorios de cara a generar las nuevas órdenes de cobro y pago SEPA. Entendiendo el reto al que se enfrenta como usuario de tener que completar estos nuevos campos, hemos diseñado y desarrollado el Asistente de Migración a SEPA, que puede localizar en el Menú Herramientas de ContaWin. Página 11

12 Actualizar código SWIFT/BIC de bancos para España Al marcar esta opción, el asistente completará el nuevo campo SWIFT localizado tanto en los datos supletorios como en el maestro CCC de Empresa. Para ello toma como referencia los 4 primeros caracteres del CCC y localiza en una tabla interna el código SWIFT correspondiente a la entidad bancaria para España. Esta tabla de equivalencia ha sido proporcionada por el Banco de España y publicada en el BOE el 25/10/2013. Si maneja cuentas de clientes o proveedores cuyas entidades han desaparecido producto de la reforma financiera, deberá solicitar el código BIC correspondiente o cambiar la cuenta CCC asociada en la ficha. En estos caso el asistente de migración a SEPA no podrá ofrecerle un código BIC ya que estos no han sido proporcionados ni figuran en el listado del Banco de España. Calcular IBAN desde CCC El IBAN está formado por el código de PaísISO2+DC+CCC. Conservaremos el CCC en su campo original en Datos Supletorios y en el Maestro CCC de Empresas. En el caso de las Cuentas de Ingreso y Devolución de las Propiedades de la Empresa éstas se actualizarán a IBAN. Nota: Por defecto completaremos el campo PaisISO2 a 'ES' (España) en aquellos registros donde esté vacío. Finalmente calcularemos el IBAN en los registro que tengan completo el CCC. Autocompletar los datos de Mandato (clientes) La referencia del mandato es un código alfanumérico de hasta 35 caracteres que se asocia en cada orden de domiciliación y que identifica a cada deudor. Utilizaremos la propia cuenta contable. Se completa sólo para aquellas fichas donde el campo esté vacío. Podrá establecer la firma del mandato en la casilla habilitada para ello. NOTA: Tal y como hemos mencionado anteriormente, este asistente le ayuda a migrar sus datos actuales de terceros a la normativa SEPA, autocompletando los nuevos campos. Sin embargo, según la normativa SEPA, cada nueva incorporación deberá disponer de la firma de aceptación de la Referencia del Mandato por parte de su cliente, previa notificación por su parte del código asignado Una vez que marque las opciones correspondiente, se activa el botón Aceptar para iniciar el proceso de adaptación de sus datos a SEPA. Página 12

13 Formatos de remesa SEPA A continuación enumeramos los formatos SEPA que entran en funcionamiento y que son emitidos a través del módulo de banca electrónica de ContaWin. Órdenes de cobro SEPA: Formato CORE TXT (recomendados): Adeudos Directos Básico SEPA CORE (txt) Formato XML (serán obligatorios a partir del 2016): Órdenes de pago SEPA: Adeudos Directos Básico SEPA XML Adeudos Directos B2B SEPA XML Formato CORE TXT (recomendados): Orden Transferencia SEPA CORE (Intracomunitarias) Otras Órdenes de Transferencia SEPA CORE (Extracomunitarias) Cheque SEPA CORE Formato XML: Orden Transferencia SEPA XML Otras Órdenes de Transferencia SEPA XML Cheque SEPA XML Página 13

14 Módulo de Banca Electrónica Tal y como ha ocurrido hasta ahora, el módulo de Banca Electrónica que incorpora ContaWin será el responsable de generar también los nuevos formatos SEPA. En consecuencia la dinámica de trabajo con el producto no varía. El procedimiento para remesar es el mismo, desde la cartera de efectos deberá seleccionar los vencimientos a remesar para posteriormente lanzar el módulo de Banca Electrónica. Durante el proceso de remesado, y justo antes de exportar el archivo, deberá indicar el formato SEPA correspondiente, según lo explicado anteriormente. Paso 1 del Asistente de Remesas. Puede verse el IBAN y SWIFT relacionado con la empresa Paso 3 del Asistente de Remesas. Puede verse los nuevos formatos SEPA para las órdenes de cobro Página 14

15 Otros módulos y procesos afectados A continuación le detallamos otros procesos y módulos afectado por SEPA en ContaWin. Tenga en cuenta que Isla Soft ofrecerá diferentes actualizaciones hasta ir completando todo el alcance que esta normativa tiene sobre todos nuestros productos. ContaWin Fiscal Conciliación bancaria Usuarios de IslaWin Gestión Si es usuario de IslaWin Gestión CS, Classic o Pyme, éstos también están afectados por el SEPA. Es fundamental que también actualice estas aplicaciones y que migre sus datos a SEPA tal y como lo hecho en ContaWin. El módulo de banca electrónica es común para ambos productos. Si tiene conectado IslaWin Gestión y ContaWin tenga presente a partir de qué programa realiza la remesa para dar prioridad a la migración Sepa. Preguntas más frecuentas. Portal web de la normativa SEPA Hemos creído oportuno trasladar completamente este capítulo hasta nuestro portal web sobre la Ley de Emprendedores. De esta forma podremos actualizar la información constantemente. Conecte ahora con Suscríbase a nuestro boletín para recibir nuestros comunicados Los comunicados sobre actualizaciones se publican a través de nuestro blog, donde detallamos las mejoras implementadas en el producto. Es por ello por lo que le recomendamos que se suscriba por correo electrónico a nuestro boletín informativo para recibir estas comunicaciones directamente en su bandeja de entrada. Página 15

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