Sistema para automatizar y administrar el cálculo de la nómina de una pequeña y mediana empresa.

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1 Sistema para automatizar y administrar el cálculo de la nómina de una pequeña y mediana empresa. DSOFT, S.A. DE C.V. Av. Prolongación División del Norte # 4296 Col. Nueva Oriental Coapa C.P Delegación Tlalpan, México, D.F. Teléfonos: Fax: ventas@dsoft.com.mx soporte@dsoft.com.mx Página 1 de 40

2 CARACTERÍSTICAS Fácil de utilizar y configurar. Catálogo de percepciones y deducciones estándar pre-configurado. Manejo de Información general de cada trabajador como Salario diario, SDI, Área, Puesto, Departamento, información de IMSS, cuenta de depósito, fecha de alta, etc. Histórico de Salario y Salario Diario Integrado de cada trabajador. Cálculo de la nómina automático. Manejo de excepciones como faltas e incapacidades, etc. Control de partes gravables y exentas por percepción. Manejo de tablas de impuesto para ISR y Subsidio. Manejo de nóminas para Salarios con cálculo del descuento de IMSS. Manejo de nóminas para Asimilados a salarios. Impresión de Hoja de nómina. Impresión de 2 recibos de nómina en hoja tamaño carta (patrón y trabajador). Acumulados de percepciones mensuales y anuales. Reportes mensuales y anuales por Área, Departamento, Concepto y trabajador. Reportes mensuales y anuales de ISR, Subsidio y descuentos al IMSS. Emisión y control de CFDI s de nómina con base en los estándares emitidos por el Servicio de Administración Tributaria. Timbrado de CFDI s de nómina de manera masiva o individual. Posibilidad de consultar e imprimir los CFDI s de nómina generados. Página 2 de 40

3 Contenido Características del Sistema... 2 Requerimientos del Sistema... 5 Módulo de Empresas... 5 Módulo de Sucursales... 6 Catálogos de la Empresa... 7 Catálogo de Áreas... 7 Catálogo de Departamentos... 8 Catálogo de Puestos Módulo de Trabajadores Módulo de Periodos Módulo de Excepciones Crear una Excepción recurrente o Modificar una Excepción para que sea recurrente Módulo de Conceptos Detalle de algunos conceptos Cálculo de Conceptos de Control Periodo Especial Obtener y Presentar un Neto de ISR o Subsidio Propuesta para Cálculo del Finiquito Nómina de Sueldos y Asimilados a Salarios Procesar e Imprimir la Nómina Reportes de Acumulados del Periodo, Mensuales y Anuales Reestablecer Reporte Reporte de conceptos Horizontal en Excel Procesos Anuales Cálculo del Aguinaldo (Gratificación Anual) Cálculo del ISR Calculo de PTU Cierre de la Empresa Página 3 de 40

4 Configuración del Correo Electrónico para enviar los CFDI s Proceso de Timbrado Herramienta para envío de [Correos con CFDI s] Página 4 de 40

5 Requerimientos del Sistema Windows Vista, Windows 7 y Windows 8 60Mb para la instalación 2Gb de memoria RAM Excel 2007 SP3 ó 2010 SP1 Módulo de Empresas Para iniciar será necesario crear una nueva empresa, desde el menú [Archivo], en la opción de [Nueva] Página 5 de 40

6 Es necesario que indique los siguientes datos: Tipo de Riesgo: Clase I, Clase II, Clase III, Clase IV, Clase V, según el Riesgo de trabajo con el cual este registrada la empresa. Núm. de Días a elevar Percepciones: 30 o 30.4 De acuerdo a la opción que se elija será el valor que se utilice para elevar las percepciones del trabajador al mes. Manejar sólo Asimilados a Salarios Si se marca esta casilla, los trabajadores que se registren dentro de esta empresa, serán aquellas que reciban Sueldos asimilados a salarios, y por los cuales no se calcularán las cuotas del IMSS, ni se aplicará el Subsidio al Empleo. Considerar Días Naturales Si en los periodos quincenales se decide considerar días naturales, el segundo periodo de cada mes podrá contemplar 15,16 días según corresponda y en la caso de Febrero, días. Actividad Económica: En la actividad económica no se maneja ningún catálogo; por lo tanto, usted podrá capturar unas breves líneas la actividad económica de la empresa. Régimen Fiscal: Si la empresa requiere especificar más de un régimen, podrá escribirlo en el mismo espacio, separando cada uno de los regímenes por una coma (,). Ejemplo: Regimen1, Regimen2 NOTA: Al registrar la empresa también será necesario dar de alta al menos una sucursal. Es decir, si la empresa no cuenta con sucursales, se debe crear una sucursal con los mismos datos de la matriz, desde el menú [Archivo] en [Sucursales] Módulo de Sucursales Haga clic en el botón [Nueva] Página 6 de 40

7 Es necesario que indique los siguientes datos: Tipo de Riesgo: Clase I, Clase II, Clase III, Clase IV, Clase V, según el Riesgo de trabajo con el cual este registrada la empresa. Teléfono: Es necesario especificar un número telefónico para la sucursal. Catálogos de la Empresa Antes de ingresar los trabajadores, es necesario crear las Áreas, Departamentos y Puestos a los que serán asociados los nuevos registros. Catálogo de Áreas Para iniciar con las Áreas, haga clic en el menú [Catálogos] y elija la opción [Áreas]. 1. Haga clic en el botón [Nuevo] Página 7 de 40

8 2. Ingrese el nombre del Área y haga clic en [Guardar] Catálogo de Departamentos Para ingresar los Departamentos, haga clic en el menú [Catálogos] y elija la opción [Departamentos]. 1. Haga clic en el botón [Nuevo] 2. Capture una Clave para el Departamento o sólo asigne un consecutivo en el espacio correspondiente y el nombre del Departamento. 3. Haga clic en el botón [Guardar]. 4. Página 8 de 40

9 Catálogo de Puestos. Para ingresar los Departamentos, haga clic en el menú [Catálogos] y elija la opción [Puestos]. 1. Haga clic en el botón [Nuevo] 2. Capture la descripción del Puesto. 3. Haga clic en el botón [Guardar]. Página 9 de 40

10 Módulo de Trabajadores. Para ingresar los Trabajadores, haga clic en el menú [Archivo] y elija la opción [Trabajadores]. O bien, haga clic en el botón [Trabajadores] de la barra principal. Página 10 de 40

11 1. Haga clic en el botón [Nuevo] Es necesario que ingrese los siguientes datos: Número: El número de trabajador se sugiere un consecutivo numérico. Sin embargo, el dato que se capture en este espacio puede ser alfanumérico. RFC: El Registro Federal de Contribuyentes del Trabajador será necesario al momento de realizar el timbrado del CFDI de nómina. Foto: Si desea agregar una foto del trabajador, haga clic en el botón [Buscar Foto] y defina la ubicación de la imagen. Fecha de Ingreso: Es necesario capturar la fecha de ingreso del trabajador. Sueldo Diario: Capturar cuota diaria del trabajador. SDI: El Salario Diario Integrado será requerido si al momento de ingresar los datos de la empresa no se marcó la casilla: Asimilados a Salarios. Prima Dominical: Marque la casilla si desea que al trabajador al procesar la nómina se calcule de forma automática el Concepto. Página 11 de 40

12 Referencia: Si eligió tipo de Pago Depósito, debe ingresar en este espacio el número de cuenta del trabajador. 2. Haga clic en el botón [Guardar]. Después de haber ingresado los trabajadores, puede crear el primer periodo de nómina, desde el menú [Nómina], en la opción [Periodos]. O bien, desde la barra principal en el botón [Periodos]. Módulo de Periodos. 1. Haga clic en el botón [Nuevo] Es necesario ingresar los siguientes datos: Periodo: Se sugiere un número consecutivo para identificar el periodo. Tipo de Nómina: Elija el tipo de nómina que tendrá este nuevo periodo. Descripción: Se sugiere nombrar el periodo iniciando con el tipo de nómina a procesar seguido de las fecha de inicio y término que comprende dicho periodo. Días Periodo: los días del periodo se determinarán por el tipo de nómina seleccionada. Si desea que las segundas quincenas de cada mes se determinen con días naturales, 15, 16; o en Febrero 13 ó 14, será necesario definir en los datos de la empresa Considerar días Naturales. Mes a Acumular: Este mes indicará al mes que se sumaran las percepciones del periodo para realizar el Cierre de mes del cálculo de ISR. Cierre Mes: Determina el periodo en el cual se realizará la suma de las percepciones de los periodos que acumulan a ese mes, para realizar el cálculo mensual de ISR, y restar el ISR calculado en dichos periodos. Página 12 de 40

13 El tener marcado esta casilla de Cierra Mes, para uno de sus periodos, hará que se realice el ajuste de ISR y Subsidio, que podrá provocar algunas diferencias en estos 2 conceptos. Si no desea que se realice este proceso de Cierre de Mes en su periodo, deshabilite la casilla y vuelva a procesar la nómina. Conservar Excepciones Recurrentes: Esta casilla sólo se habilitará si existen excepciones recurrentes en un periodo anterior. Una vez creado el periodo de nómina queda abierto para capturar Excepciones, Módulo de Excepciones Para iniciar la captura de Excepciones de los trabajadores dentro del Periodo, haga clic en el menú [Nómina], en la opción de [Excepciones]. O bien, en el botón que se encuentra en la barra principal. En este módulo se muestra en la parte superior la lista de trabajadores. Excepción: FALTAS Seleccione el trabajador al cual se registrara la excepción en el periodo: Ejemplos; Página 13 de 40

14 - La fecha de la falta deberá estar dentro de las fechas del periodo a procesar, de tal forma que se pueda descontar de los días del periodo. Excepción: PREMIOS O BONOS DE PRODUCTIVIDAD Datos a capturar en las Faltas: Excepción: Despliegue la lista para seleccionar la excepción que se asignará al trabajador Fecha: En el caso de las faltas, la fecha de Excepción será la fecha en la que se sucedió la Falta. En el ejemplo anterior, se capturan 2 faltas que se dieron el 6/Ene/14 y el 7/Ene/14. Datos a capturar en Premio de Asistencia: Excepción: Despliegue la lista para seleccionar la excepción que se asignará al trabajador Fecha: En el caso Premio de Asistencia, la fecha de Excepción puede ser el último día del periodo. Cantidad: Como sólo es un premio, se capturará el número 1. Importe Total: Indique el importe del premio de asistencia para el periodo. De esta forma, podrá ir capturando las excepciones del Periodo actual que se requieran para cada uno de los trabajadores. Página 14 de 40

15 Antes de procesar la nómina también es necesario que se revisen los conceptos que se incluirán en la Hoja de nómina, para determinar cuáles de Aplicarán a la nómina y cuáles de Imprimirán. Excepción: SULEDO El sueldo podrá capturarse como excepción, cuando se requiera pagarle al trabajador una cantidad diferente a la que resulte de multiplicar los días del periodo por su sueldo diario. En la excepción tendrá que capturarse el número de días y el importe a imprimir en el recibo. Excepción: PRIMA VACACIONAL Si el concepto de Prima Vacacional conserva la siguiente fórmula: (SalarioDiario*Cantidad_Excep)*(0.25) Podrá capturar únicamente los días de vacaciones sobre los cuales se calculará la prima vacacional como en el siguiente ejemplo: Página 15 de 40

16 - Sólo se capturan los días que se utilizarán como base para el cálculo de la prima vacacional. - El importe que se guardará será cero (0), ya que el sistema lo calculará cuando se procese la nómina. (SalarioDiario*Cantidad_Excep)*(0.25) - En caso de que no desee que se calcule el importe de la prima vacacional con la fórmula anterior, podrá cambiarla a: Cantidad_Excep*Impte_Excep. De tal forma que pueda captura el importe deseado como excepción. Excepción: TIEMPO EXTRA Sólo podrá capturar una excepción en el periodo con este concepto, de tal modo, que se capture la totalidad de horas dobles o triples que realizó el trabajador. Y en caso de las horas extras dobles, el sistema evaluará el importe exento, de acuerdo a las semanas que integra el periodo. El sistema calculará el Exento de la siguiente forma: Página 16 de 40

17 Trabajadores con salario mínimo exentan las primeras 9 horas a la semana, 18 a la quincena y 36 al mes. Para salarios mayores al mínimo se exenta el 50% del total de horas extras dobles, hasta un límite de 5 salarios mínimos para una nómina semanal, 10 para una quincenal ó catorcenal y 20 para una nómina mensual. Crear una Excepción recurrente o Modificar una Excepción para que sea recurrente. Crear una Excepción Recurrente 1) Abrir el Periodo que se procesará. 2) Ir al módulo de Excepciones 3) Seleccionar al Trabajador y hacer clic en [Nuevo] para crear la Excepción 4) Agregar los datos necesarios para la Excepción y marcar la casilla de Excepción Recurrente. Modificar una Excepción para que sea recurrente. 1) Abrir el Periodo anterior que tiene la Excepción que deseamos marcar como Recurrente. 2) Ir al módulo de Excepciones 3) Seleccionar la excepción y hacer clic en [Modificar]. 4) En la ventana de los datos de la Excepción, marcar la casilla de Excepción Recurrente. Página 17 de 40

18 Módulo de Conceptos Dentro de este módulo se encuentran los conceptos que se pueden aplicar a la nómina, ordenados por una prioridad de cálculo. Cada concepto cuenta con una fórmula para obtener el importe, así como la parte exenta, en cado de tenerla. Por lo tanto, cada concepto se ha nombrado con una variable para poder identificar su valor en caso de ser utilizado para otro cálculo. Los datos a considerar en un concepto de Nómina son: Página 18 de 40

19 Activar el Concepto en la Nómina: Esta casilla deberá ser marcada si se desea integrar este concepto en el cálculo de la nómina. Imprimir en nómina: Esta casilla deberá de ser marcada si se desea que se imprima este concepto en la Hoja de Nómina y en los Recibos de Nómina. Tipo de Cálculo: Si desea que este concepto de calcule a todos los trabajadores de forma automática sin ser capturado en el módulo de Excepciones por cada trabajador, cambie a Tipo de Cálculo automático. Tipo de Concepto: El tipo de concepto puede ser Percepción, Deducción o Descuento. Concepto SAT: Concepto que debe ser asociado al catálogo vigente del SAT, para percepciones y deducciones. Los conceptos por default se aplican a todas las Nóminas, Sucursales, Áreas, Departamentos y Puestos, es por ello que en cada uno de estos conceptos, se muestra el texto General. Y por lo tanto es posible limitar la aplicación de estos conceptos por cada uno de estos rubros. Fórmulas: Las fórmulas de cada concepto pueden ser modificadas, utilizando los siguientes signos (+,*,/,-, y los paréntesis). Página 19 de 40

20 Las variables que se pueden involucrar en el cálculo son las siguientes: SM_Zona Salario Mínimo de la zona del trabajador SMG_DF Salario Mínimo General del Distrito Federal HrsJornada Horas de la jornada diaria del trabajador SalarioIntegrado SDI del trabajador DiasPeriodo Días del Periodo SalarioDiario Salario diario del trabajador Número de días de Incapacidades en el Periodo a Incapacidades procesar Número de faltas de Incapacidades en el Periodo a Faltas procesar DiasTrab Resultado de: DiasPeriodo-Incapacidades-Faltas Sueldo Sueldo total del periodo (SalarioDiario * DiasPeriodo) Fórmula para Excepciones La siguiente fórmula se utilizará para los nuevos conceptos, de los cuales se desee capturar su importe como una excepción dentro del periodo. Cantidad_Excep*Impte_Excep Fórmula para el cálculo del Importe Exento Si el importe exento es el total del concepto, se deberá colocar en la fórmula el siguiente texto: Impte_nombreDelConcepto Detalle de algunos conceptos. Incapacidades La incapacidad se registrará con la fecha en la cual inicia a contar los días que incluye esta excepción Vacaciones Las Vacaciones de capturan como Excepciones, capturando la fecha de inicio del periodo de vacaciones. Cálculo de Conceptos de Control ISR, Subsidio, IMSS Si el concepto tiene Tipo Cálculo=Automático Los importes de cada trabajador se calcularán con base a lo establecido en el sistema; sin embargo, se verificará si existe una excepción de ese concepto para el trabajador. De existir dicha excepción, se le dará prioridad para omitir el cálculo automático y dejar el importe de la excepción. Página 20 de 40

21 Si el concepto tiene Tipo Cálculo= Capturado Sólo se procesará el concepto para aquellos registros que tengan capturado como excepción dicho concepto, omitiendo el cálculo para aquellos trabajadores que no tengan dicha excepción. Es importante que cada concepto tenga como fórmula para el cálculo: Cantidad_Excep* Impte_Excep Periodo Especial Si deseamos generar un Periodo para calcular algunos conceptos especiales como el PTU, Aguinaldo, Pagos Especiales a los trabajadores, se realizarán de la siguiente forma: - Será necesario marcar la casilla de Periodo Especial. Lo que indicará al sistema, que sólo deberá procesar aquellos conceptos capturados en el módulo de Excepciones. Obtener y Presentar un Neto de ISR o Subsidio Para poder obtener un importe Neto de ISR o Subsidio a favor del trabajador es necesario habilitar la siguiente opción antes de Procesar la Nómina. De lo contrario, se presentarán los 2 conceptos en caso de existir. Página 21 de 40

22 1 Menú [Utilerías] opción [Configuración] Es necesario procesar nuevamente el periodo para que se obtenga el concepto necesario en el reporte de Hoja de Nómina y Recibos. Propuesta para Cálculo del Finiquito Si desea que el sistema le proponga algunos de los conceptos más representativos para el cálculo del Finiquito, es necesario crear un Periodo Especial, como se muestra a continuación: Página 22 de 40

23 Cuan abra el periodo e ingrese al módulo de Excepciones, podrá visualizar la siguiente herramienta: Este botón que permite mostrar los datos propuestos del Cálculo del Finiquito, sólo se mostrará en un Periodo Especial, y no podrá utilizar esta herramienta en los periodos de nómina normales. Procedimiento: 1) Seleccione de la lista al trabajador que requiere la propuesta de datos para su finiquito. 2) Haga clic en el botón Finiquito: Si el trabajador no tiene Fecha de Baja, el sistema preguntará si desea tomar como Fecha de Baja la Fecha Fin del periodo que se encuentra abierto. Si no desea utilizar la fecha de Fin de Periodo, puede Cancelar el proceso, para asignar primero la fecha de baja al trabajador desde el módulo de [Trabajadores] Página 23 de 40

24 3) Al hacer clic en el botón [Aceptar], los conceptos de la lista con su respectivo importe serán registrados como Excepciones para el trabajador seleccionado, perimiendo modificarlas posteriormente, si así lo desea. 4) O bien, si hace clic en [Cancelar], no se guardará ninguno de estos conceptos al Trabajador y usted podrá registrar de forma manual cada uno de ellos, con los valores que usted determine. 5) Una vez que se haya realizado la captura y/ o corrección de las Excepciones que participaran en el Finiquito del trabajador, se podrá Procesar la Nómina, cerrando este módulo de Excepciones y utilizando la herramienta de [Procesar] de la barra principal de Herramientas. Es importante aclarar que al procesar un Periodo que se ha creado como Periodo Especial, sólo imprimirá el dato que se haya capturado en el espacio de Importe Total ; entendiendo por esto, que no se tomarán en cuenta las fórmulas de los Conceptos para respetar los valores capturados para cada excepción. Página 24 de 40

25 Nómina de Sueldos y Asimilados a Salarios Si la empresa (Contribuyente) cuenta con empleados de Sueldos y Salarios y también cuenta con trabajadores asimilados a salarios, se deberá crear una empresa para registrar los trabajadores por separado. Es decir: 1 Una empresa para registrar a los trabajadores de Sueldos y Salarios 2 y una segunda empresa con los mismos datos, para incorporar a los trabajadores de Asimilados a Salarios. Para diferenciar esta última podemos agregar una letra diferente al nombre corto. Y marcar en los datos de la empresa la casilla Asimilados a salarios. Tipo de Periodo en una nómina de Asimilados a Salarios: Los trabajadores se darán de alta con un tipo de Nómina: Indeterminado, en caso de que no tengan una periodicidad de pago específica. Si se les asigna este tipo de nómina a los trabajadores, se deberá crear de igual forma un periodo de nómina Indeterminado. En el cual se registrará como una Excepción el importe de sueldo que se desea imprimir en su recibo. Si el Trabajador se crea con una nómina Mensual, se deberá crear un periodo Mensual para poder procesar este trabajador. Si se captura Sueldo Diario al trabajador y no se captura la excepción Modificar el concepto de Sueldo para la nómina de Asimilados a Salarios Para que los recibos puedan imprimir el concepto de Asimilados a Salario en vez de Sueldo 1 Entre al menú Catálogos 2 Elija la opción [Conceptos Percepción] 3 De la lista seleccione el concepto de Sueldo y haga clic en el botón [Modificar] Página 25 de 40

26 - Cambie el concepto de Sueldo por Importe Asimilado a Salario y guarde los cambios. Modificar el Título del Reporte para Asimilados 1 Vaya al menú de [Utilerías] 2 Elija la opción de [Configuración], en la opción de [Formato] 3 Modifique el Título para la representación impresa. Página 26 de 40

27 Procesar e Imprimir la Nómina Haga clic en este botón que se encuentra en la barra principal y desea realizar el cálculo de la nómina. Haga clic en este botón para obtener la impresión de la Hoja de Nómina, después de haber procesado el periodo abierto actualmente. Haga clic en este botón para imprimir los recibos de nómina de los trabajadores. Reportes de Acumulados del Periodo, Mensuales y Anuales A los reportes del sistema de Acumulados del Periodo, Mensuales y Anuales, se les podrá incorporar la imagen del logotipo de la empresa. En cuanto a la representación impresa del CFDI y el Recibo de nómina, la imagen se colocará manualmente desde una vista de diseño. A continuación encontrará la explicación para personalizar estos reportes. 1. Igrese al menú [Herramientas] en la opción de [Configuración]; donde deberemos elegir la pestaña de [Formatos] Página 27 de 40

28 Para el CFDI, haga clic en el botón Modificar, para visualizar la siguiente imagen: Es necesario indicar el archivo de imagen que se tomará para agregarse, haciendo clic en el icono del folder amarillo en la siguiente ventana: Página 28 de 40

29 Una vez que la imagen ha sido colocada en el reporte, podrá ser reestablecida a su tamañao original o ajustarla al tamaño del cuadro que la contiene si su tamaño original es mayor al espacio asignado en el reporte. Para guardar los cambios del reporte: 1) Hacer clic en el menú [File] en la opción [Save] y cerrar el reporte. 2) O bién, al cerrar el reporte con el botón [X] de lado superior derecho, se enviará un mensaje: Haga clic en [Si], para guardar los cambios. Página 29 de 40

30 Reestablecer Reporte Si al imprimir una represetnación impresa del CFDI el sistema marcar un error, puede tener la causa en que hayamos eliminado algún elemento importante del reporte cuando lo modificamos en su vista de diseño. Y para poder corroborar este evento utilizaremos la opción de [Reestablecer] reporte, que tiene como función reemplazar el reporte modificado por el reporte original del sistema. Establecer imagen para Reportes de Acumulados Los reportes de Acumulados, no podrán ser modificados en vista de diseño como,la representación impresa o el recibo de nómina, pero se podrá signar el archivo que se utilizará para colocarla en el espacio del lado superior derecho. Página 30 de 40

31 Reporte de conceptos Horizontal en Excel En este módulo podrá obtener un archivo de Excel con los conceptos de Percepciones y Deducciones que usted elija por trabajador. Para llegar a esta opción, haga clic en el menú [Acumulados] y elija la opción [Exportar] Para obtener el reporte es necesario elegir primero el Tipo de Nómina. El contenido se podrá definir por alguno de los siguientes parámetros: 1) Por Periodo 2) Por Mes, o bien 3) Anual Cuando haya definido estas opciones puede hacer clic en el botón de [Exportar], para guardar el archivo resultante en la ubicación que usted desee. Página 31 de 40

32 Procesos Anuales Cálculo del Aguinaldo (Gratificación Anual) El concepto también es posible agregarlo a cada trabajador como una excepción, colocando las fórmulas correspondientes para ello al concepto. Para que el sistema realice el cálculo de este Concepto por cada trabajador de forma automática, será necesario crear un periodo Especial: Página 32 de 40

33 El periodo especial será útil para presentar únicamente el Concepto del Aguinaldo. El Aguinaldo se puede ver reflejado en el Periodo de dos formas: De forma Automática: Una vez creado el periodo especial, se puede utilizar el proceso automático desde el menú [Anuales] en la opción [Aguinaldo], el cual determinará los días que le corresponde a cada trabajador restando los días de faltas e incapacidades. Si el trabajador tiene fecha de ingreso en el ejercicio actual, se determinará el número de días que le corresponde, según la base de número de días de Aguinaldo. De forma Manual: En el periodo especial, se podrá capturar para cada trabajador el importe que determine el usuario para cada trabajador desde el módulo de Excepciones. Cálculo del ISR Página 33 de 40

34 Este proceso obtendrá las percepciones del trabajador durante todo el ejercicio, exceptuando Subsidio al Empleo para obtener el ISR Anual, que será comparado con la suma del ISR retenido en cada periodo. Estos 2 importes serán comparados para obtener una diferencia a favor o cargo del trabajador. Para realizar este proceso, ingrese a la opción [Anuales] del menú [Principal] y haga clic en [ISR], para desplegar la siguiente ventana: Para obtener los importes, haga clic en el botón [Obtener]. Este procedimiento lo podrá volver a realizar si es necesario. [Detalle] Este reporte le mostrará un informe de los Conceptos de cada trabajador agrupado en percepciones y deducciones. [Imprimir] En este reporte podrá obtener de forma impresa el resultado de la diferencia a cargo o a favor del trabajador que fue obtenida en el cálculo. Página 34 de 40

35 Calculo de PTU Este módulo le poyará a obtener un Importe de PTU para sus trabajadores que laboraron el año anterior en la empresa por al menos 60 días descontando las incapacidades diferentes a maternidad y faltas. En la parte inferior encontrará una caja de texto para capturar el monto de PTU a repartir. Esta herramienta le apoyará a activar temporalmente a los trabajadores que para este año, ya no están laborando en la empresa. Después de haber timbrado su Periodo donde ha capturado su concepto de PTU, será necesario volver a establecer como Baja a los trabajadores que se habilitaron temporalmente. Si desea que el sistema le apoye a generar las Excepciones de PTU que lo corresponde a cada trabajador con el monto a repartir, haga clic en esta herramienta. Este herramienta le permitirá visualizar el detalle de los datos del reparto de Utilidades. Cierre de la Empresa Página 35 de 40

36 Este procedimiento tiene la finalidad de realizar la creación de la empresa del ejercicio siguiente con los siguientes datos: Trabajadores - Catálogo de Conceptos - Catálogo de Áreas - Catálogo de Departamentos - Catálogo de Puestos - Catálogo de Tipo de Jornada - Catálogo de Tipo de Contrato - Catálogo de Motivos de Cancelación Se copiara a la nueva base la lista de trabajadores activos y las bajas que se dieron durante el ejercicio. Excepciones Tendrá la opción de conservar la información de las incidencias pendientes de aplicación, como una incapacidad que haya iniciado el mes de diciembre 2014 y continua la aplicación por el número de días que restan aplicar en el mes de enero de Excepciones por incidencias: Faltas, Vacaciones ó Incapacidades. Esta opción también contempla las excepciones que se guardaron como Recurrentes. Ambas excepciones se podrán conservar si se opta por crear el primer periodo de nómina. Timbres Si la empresa del año actual, tiene timbres aún disponibles, se copiaran al nuevo ejercicio, de tal forma que se puedan utilizar para el timbrado en el nuevo ejercicio, optando por reiniciar el consecutivo de los CFDI s; o bien, conservar el consecutivo del ejercicio anterior. Se recomienda reiniciar el consecutivo de los folios. Configuración del Correo Electrónico para enviar los CFDI s Página 36 de 40

37 Se requerira un correo de la empresa o de la persona física, del cual se envirán los CFDI s a cada uno de los trabajadores. Para ingresar los datos del correo, ingrese al menú [Utilerías], en la pestaña de [Correo] Para Configurar su Correo electrónico podrá utilizar los datos de la siguiente tabla, según el dominio al que pertenezca su cuenta de correo: Proveedor Servidor Puerto Requiere conexión segura TLS hotmail smtp.live.com 587 Si gmail smtp.gmail.com 465 Si prodigy smtp.prodigy.net.mx 587 No telmex smtp.live.com 587 Si eninfinitum smtp.live.com 25 Si Proceso de Timbrado Datos para iniciar la generación de los CFDIs de nómina Página 37 de 40

38 1) Ingrese su Clave de Activación RFC en los datos de la empresa en el menú [Archivo]- [Abrir], seleccionando la empresa y haciendo clic en el botón [Modificar]. 2) Ingrese su certificado en el menú [Archivo] [Certificado] 3) Ingrese los datos de sus timbres en el menú [Archivo]-[Timbres] Página 38 de 40

39 - Haga clic en [Nuevo] para poder incorporar la cantidad de timbres que incluye el paquete, la fecha de adquisición y la llave que identifica a estos timbres. - Para asignar el número de timbres que tendrá está empresa en NomiTool, deberá hacer clic en el botón [Asignar]. En este ejemplo, sólo se asignarán a esta empresa 200 timbres de este paquete. 4) Después de procesar su nómina, haga clic en el botón [Bloquear] que se encuentra en la barra principal. 5) Entre al módulo [CFDIs] y elija el proceso de generación masiva o generar un comprobante a la vez. - Si se presenta algún error, podrá hacer clic en la imagen que se muestra en la columna de [Referencia] del registro del trabajador; para mostrar el archivo que indica en la parte final, el motivo por el cual no es posible generar el CFDI. Página 39 de 40

40 Herramienta para envío de [Correos con CFDI s] Dentro del módulo [CFDI s] encontrará una herramienta con el nombre de [Correos]; la cual, le permitirá iniciar el proceso de envío de todos los CFDI s generados en el periodo. Al hacer clic en este botón, se mostrará la lista de todos los trabajadores con su respectiva dirección de correo electrónico: Podrá modificar el asunto del correo y el mensaje antes de iniciar el proceso de envío. Al iniciar el proceso, se mostrará el tiempo de espera que tendrá cada envío, el cual tiene la finalidad de evitar que su correo electrónico sea considerado SPAM por los servidores de correo electrónico. Página 40 de 40