PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE NÓMINA MENSUAL DE DOCENTES DE CÁTEDRA

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1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Administración de la Compensación Salarial Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 9 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 004 Resolución N 884 OBJETIVO Procesar las novedades y modificaciones sobre los docentes de cátedra de la Universidad que se presenten, con el fin de generar la liquidación de la nómina y así suministrar la información necesaria para realizar el pago oportunamente. ALCANCE Desde la recepción de las novedades hasta la impresión, entrega y archivo de los listados de la liquidación realizada. NORMATIVIDAD Ley 100 de 1993: Arts. 06 y 07 Decreto 806 de 1998: Arts. 6, 69, 70, Decreto 1406 de 1999: Arts. 5, 7-10 y 4 Código Sustantivo del Trabajo: Arts. 155 y 156 Reglamento del Profesor de Cátedra Acuerdo Consejo Superior 070 de 000 Acuerdo Consejo Superior 033 de 003 Acuerdo Consejo Superior 068 del 008 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS SIRH: stema de Información de Recursos Humanos DSI: División de Servicios de Información. RASIRH: Ruta de Acceso al stema de Información de Recursos Humanos. DRH: División de Recursos Humanos. ACS: Subproceso Administración de la Compensación Salarial. NOVEDAD: Toda aquella modificación que se tenga que registrar en el SRH durante el proceso de liquidación. Las novedades que se pueden presentar son las siguientes: (1) Ascenso categoría docente, () Creación de descuentos, (3) Descuento personal, (4) Descuento acuerdo de alimentos, (5) Descuento embargo civil otros embargos (cooperativas), (6) Inclusión y modificación de afiliación de seguridad social a EPS y AFP, (7) Incapacidad, (8) Retiro Descuento persona, (9) Forma de pago y (10) Reintegros Dev. Cátedra. OPM: Orden de pago manual. aplican CONSIDERACIONES

2 Página de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1.Recibe información.. Genera reporte de tiempos trabajados. Reporte de inconsistencias 3.Envía reportes a las escuelas. 4Incluye novedades. 5.Recibe reportes de tiempos laborados. 1. Recibe información sobre las novedades presentadas de conformidad con la reglamentación vigente en el mes a liquidar, organizándolas de tal forma que se pueda realizar la revisión. Incluye novedades necesarias para la generación de tiempos trabajados (hora mensual, quincenal y consulta).. Genera reportes de tiempos trabajados con base en la información existente en el SIRH. RASIRH: Pagos Personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è Generación novedades devengados è Cátedra. 3. Envía a las Unidades Académicas los reportes generados junto a una circular especificando el tiempo máximo de entrega de los reportes diligenciados. NOTA: Al Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia se envía adicionalmente los reportes de tiempos de los tutores de las sedes a través de correo electrónico. 4. Incluye en el SIRH las diferentes novedades que afectan los pagos. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è Inclusión. NOTA: Para la inclusión de embargos y descuentos seguir RASIRH: Pagos de personal è Hoja de pagos è Descuentos personales è Inclusión. 5. Recibe los reportes de tiempos laborados por los docentes hora cátedra, debidamente autorizados por los directores de Unidades Académicas, los cuales se organizan por horas mensuales, quincenales y de consulta del mes correspondiente. 1

3 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de Incluye modificaciones. 7. Genera liquidación de prenómina. Listados de Prenómina 6. Realiza la inclusión de las modificaciones reportadas por los Directores de Unidades Académicas. RASIRH: Pagos Personal è Proceso de liquidación è Manejo de novedades è Modificación novedades externas. 7. Genera la liquidación de la Prenómina, la cual constituye un soporte para la liquidación definitiva verificando el tipo de nómina, liquidación y período de liquidación. Genera las cifras control del proceso de liquidación para verificar el mismo. (ver Anexo A: Listados de Prenómina) RASIRH: Pagos Personal è Proceso de liquidación è Liquidación Pagos è Cátedra è Liquidación mensual Genera tiras y resumen. RASIRH: Pagos Personal è Proceso de liquidación è Listados liquidación. 8. Realiza confrontación prenómina. 8. Realiza confrontación de las novedades y de los reportes de tiempos trabajados modificados con las tiras. 1 Pág. 4 hay inconsistencias buscan dónde está el error para realizar el respectivo ajuste. 9. Realiza ajustes. 9. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para volver a generar la liquidación de la prenómina para las personas corregidas. Para realizar la corrección borra, modifica o registra la respectiva novedad. También incluye las nuevas novedades que se presenten hasta este momento. RASIRH: Pagos Personal è Proceso de liquidación è Manejo novedades RASIRH: Pagos Personal è Hoja de Pagos è Descuentos personales

4 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de Genera liquidación. Listados de liquidación de nómina 11. Confronta Liquidación. 10. Genera la liquidación de la Nómina en el SIRH y generan las cifras control del proceso de liquidación. RASIRH: Pagos Personal è Proceso de liquidación è Liquidación de pagos è Liquidación mensual è Procesar unas personas. Genera tiras y resumen. RASIRH: Pagos Personal è Proceso de liquidación è Listado de lliquidación. 11. Realiza una confrontación de las corecciones con las tiras generadas en pantalla con la Prenómina para verificar que ésta sea correcta. Las cifras globales deben ser iguales tanto en cifras control, tiras y resumen. Pág. 3 hay inconsistencias buscan dónde está el error para realizar el respectivo ajuste. 1. Genera PILA. 1. Genera el archivo de la PILA y se sube a la página WEB nuevosoi.com.co para su validación. Pág. 3 se presentan inconsistencias informa al Profesional DSI, para que realice los ajustes en el SIRH si es necesario. 13. Envía memorando. 13. Envía memorando a la Sección de Tesorería con copia de la planilla, una vez validada la PILA y se realizan las OMP necesarias para su pago. 3

5 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de Genera listados. Listados de Liquidación 15. Elabora memorando. 16. Envía correo electrónico. 14. Una vez revisados los totales se procede a generar las cifras de control del proceso y los archivos de Listados de Liquidación (ver Anexo B: Listados de Nómina Definitiva), registrando la opción definitiva. a. Confronta los totales en liquidación, tiras, resumen y bancos, una vez revisados se procede a generar los listados definitivos. RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Listados de liquidación b. Genera los archivos de acumulados (ver Anexo C). RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Listados de liquidación è Listados de acumulados c. Genera los archivos externos (ver Anexo C), verificando el tipo de nómina, liquidación y período de liquidación. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Generar Archivos externos. Revisa que los totales de los listados estén conformes con el resumen. 15. Entrega los listados de la nómina definitiva a la Sección de Tesorería y a la Sección de Presupuesto. 16. Envía correo electrónico a la Sección de Presupuesto para la ejecución presupuestal de la nómina definitiva. 17. Revisa los Acumulados. 17. Revisa los acumulados de devengados, deducidos y aportes del mes y a la fecha para realizar el cierre de la liquidación de la nómina. Profesional ACS 18. Realiza correcciones. 19. Entrega valores. hay inconsistencias se informa a la profesional DSI para que este busque donde se encuentra el error y realice el respectivo ajuste. 18. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para obtener los acumulados. 19. Entrega el valor de los devengados, deducidos, neto a pagar, aportes UIS y provisiones al Profesional ACS para que realice el cargue. Profesional DSI 0. Cargue de Nómina. 0. Realiza el cargue de la liquidación definitiva. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Cargue Nómina. Profesional ACS 4

6 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de Genera Cifras Control. 1. Genera cifras control del proceso de cargue de la Liquidación definitiva para verificar que todas las cifras sean consistentes. RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Cargue Nómina. Profesional ACS 0 Pág 5 hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error para realizar el respectivo ajuste.. Realiza ajustes.. Realiza las correcciones directamente en el SIRH para poder realizar el cierre de la Liquidación. Profesional DSI 3. Archivo. 3. Archiva los diferentes listados generados en la Liquidación definitiva. FIN

7 Página 7 de 9 ANEXO A. LISTADOS DE PRENÓMINA Tiras de pago: Contiene la siguiente información del docente hora cátedra: nombre, identificación y liquidación, además, muestra una lista detallada de los devengados y deducidos del mes y el neto a pagar. Resumen: Contiene cifras totales por unidad de los conceptos liquidados: Devengados, Deducidos y Aportes. Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de cuenta a consignar por docente hora cátedra y valor total a consignar. Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales y contiene: número de efectivo y valor total a pagar por docente hora cátedra. Maestra: Resumen del estado de la liquidación del pago mensual del docente hora cátedra. ANEXO B. LISTADOS DE NÓMINA DEFINITIVA LISTADOS DE LIQUIDACIÓN Tiras de pago: Contiene la siguiente información del docente hora cátedra: nombre, identificación y liquidación, además muestra una lista detallada de los devengados y deducidos del mes y el neto a pagar. Resumen: Contiene cifras totales por unidad de los conceptos liquidados: Devengados, Deducidos y Aportes. Relación de descuentos: Resumen de los descuentos efectuados y los no efectuados. Contiene cifras totales y se da por cada entidad: identificación del docente hora cátedra, nombre y valor del descuento. Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de cuenta a consignar por docente hora cátedra y valor total a consignar. Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales y contiene: número de efectivo y valor total a pagar por docente hora cátedra. Efectivo para firmas: Listado que contiene los nombres de las personas y tiene un espacio para la firma de los docentes hora cátedra. Maestra: Resumen del estado de la liquidación del pago mensual de la persona. Acumulados Devengados del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de devengados del mes y a la fecha. Deducidos del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de deducidos del mes y a la fecha: aportes salud, aporte pensión, aporte fondo de solidaridad, retención en la fuente. Aportes UIS del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de aportes UIS del mes. ICBF: Contiene los aportes a ICBF. Nº Impresiones y destinos Dos è (1) DRH / (1) D. Financiera Dos () è (1) DRH / (1) D. Financiera Uno (1)è (1) D. Financiera (A partes) Uno (1) è (1) D. Financiera (A partes) Uno (1) è D. Financiera Tres (3) è (3) DRH Uno (1) è (1) DRH Uno (1) è (1) DRH Uno (1) è (1) DRH Uno (1) è (1) D. Financiera

8 Página 8 de 9 ANEXO B. LISTADOS DE NÓMINA DEFINITIVA(Continuación) LISTADOS DE LIQUIDACIÓN (Continuación) EPS Entidades Promotoras de Salud: Contiene la identificación del docente hora cátedra, nombre, último sueldo, IBC, aporte. AFP Administradoras Fondos Pensiones: Contiene la identificación del docente hora cátedra, nombre, último sueldo, IBC, aporte (obligatorio, voluntario, fondo de solidaridad). Aportes ISS: Contiene la identificación del docente hora cátedra, nombre, valor base de liquidación y aportes de salud, pensión, fondo de solidaridad correspondientes al Docente Hora Cátedra y a la universidad en cuanto a lo obligatorio y adicional. Solidaridad Pensiones: Contiene la identificación del docente hora cátedra, nombre, IBC, aporte de solidaridad pensión. ARP Administradora de Riesgos Profesionales: Contiene la identificación del docente hora cátedra, nombre, último sueldo, IBC, aporte. Nº Impresiones y destinos ARCHIVOS EXTERNOS GENERADOS Registro Presupuestal: Se coloca la información en el stema Financiero para la ejecución de la parte financiera. Listado General Resumen del Listado General Registro Contable: Se coloca la información en el stema Financiero para todos los pagos. Orden de Pago: Se coloca la información en el stema Financiero para la generación de la orden de pago. Uno (1) è S. Presupuesto Dos () è (1) DRH / (1) S. Presupuesto Uno è (1) DRH Uno è (1) DRH

9 Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 004 Creación del Documento Marzo 3 de viembre 11 de Enero 17 de Abril 08 de 015 Adaptación al nuevo formato de procedimiento, actualización de la normatividad que aplica, adición de pasos necesarios para la realización del procedimiento, adición de las rutas de acceso al Ruta de Acceso al stema de Información de Recursos Humanos, y actualización de los listados generados y sus destinos. Eliminación de la primera y última actividad, modificación en las actividades 1-6, 1, 13, 14, inclusión de las actividades 15 y 16, cambio en el nombre del responsable de Auxiliar Nómina DRH a y de Profesional Nómina a Profesional ACS y modificación de los anexos A y B. Inclusión en la rmatividad del Acuerdo del Consejo Superior 068 de 008; modificación en las actividades 1, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 14, 15 y 17; inclusión de las actividades 1, 13 y 19 y modificación del anexo B. Modificación del nombre del procedimiento, de la definición novedad y de las actividades N 7, 1, 13, 14, 15 y 16. Adición de la abreviatura OPM, ajuste de las rutas de acceso al SIRH de las actividades N, 7, 10 y 14, y numeración de las actividades en el diagrama de flujo.

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