MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

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2 Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto Secretaría de la Presidencia Responsable Área Responsable Dirección de Atención Ciudadana Nombre del Solicitud de petición ciudadana Procedimiento Propósito Atender en todo momento las peticiones, solicitudes o inquietudes de los ciudadanos Alcance Desde la recepción de oficios de solicitud de petición y asesorías hasta la canalización a las diferentes secretarías o institutos. No. de Actividad Descripción del Procedimiento Actividad Tiempos / Observaciones 1 Se recibe documento de solicitud de petición en las oficinas de la Presidencia o en las giras de trabajo del Presidente Municipal, y se toman los datos del peticionario en el formato FOSEC (nombre completo, número telefónico, colonia en donde fue la gira, y el asunto a tratar) o en el Sistema Integral para la Administración Pública (SIAP) solicitando después acudan a la Dirección de Atención Ciudadana para saber el seguimiento del mismo. 2 Se realiza oficio para turnar anexando la solicitud del peticionario a la instancia que corresponde para su respuesta. 3 Se turna a la dependencia que corresponde para su análisis y seguimiento del mismo 4 Se espera respuesta del oficio que fue turnado para poder anexarlo para su archivo o en su caso, comunicarle al ciudadano que su petición ha sido resuelta (de manera positiva o negativa). 5 Cuando el ciudadano asiste a la dirección para respuesta de su solicitud se registran sus datos en el SIAP. 6 Si hay respuesta del mismo se le da copia de la respuesta y firma de enterado; en caso de no haber respuesta o no estar de acuerdo el peticionario se le comenta que será canalizado a la dependencia que corresponde 7 Se le agenda una cita con la dependencia que le compete dándole el formato SDA, en donde se detalla el funcionario que le dará la atención, quien lo canaliza y el asunto que van a tratar, para darle una respuesta y le expliquen al ciudadano a detalle su solicitud. 8 FIN DEL PROCEDIMIENTO Termino de 24 hrs. Termino de 5 días. Termino de 24 hrs. Termino de 24 hrs. Pág. 2

3 Solicitud de petición ciudadana Diagrama de Flujo Inicio Se recibe documento de solicitud de petición Se realiza oficio y se anexa la solicitud del peticionario Se turna a la dependencia correspondiente. Se espera respuesta del oficio y se comunica al peticionario. Se archiva la Copia de oficio que turnado Se registran los datos del peticionario en el SIAP. No Hay respuesta? Si Se le da copia de la respuesta que fue recibida y firma de enterado. En caso de no haber respuesta o que el peticionario no esté de acuerdo se turna su petición a la dependencia que corresponde Se le agenda una cita con la dependencia Fin Pág. 3

4 Solicitud de petición ciudadana Lineamientos NO EXISTE NINGUN LINEAMIENTO PARA ESTE PROCEDIMIENTO Pág. 4

5 Solicitud de petición ciudadana Formatos SIAP (SISTEMA INTEGRAL PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA) SDA (SOLICITUD DE ATENCIÓN) FOSEC (FORMATO DE SEGUIMIENTO A CIUDADANOS EN GIRAS DEL C. PRESIDENTE MUNICIPAL) Pág. 5

6 Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto Secretaría de la Presidencia Responsable Área Responsable Dirección de Eventos Especiales Nombre del Eventos institucionales Procedimiento Propósito Coordinación de eventos que involucran a todas las áreas del Ayuntamiento Alcance Coordinación, delegación de funciones y supervisión desde el inicio hasta el final del evento No. de Actividad Descripción del Procedimiento Actividad Tiempos / Observaciones 1 A indicación del Ejecutivo Municipal se coordinan eventos que involucran a diversas áreas del Ayuntamiento o a todas de manera particular y general No se requiere oficio 2 Se realiza la ficha técnica general del Evento Si requiere de gastos que requieran autorización del Cabildo esta será complementada con las 2-A Si requiere autorización del Cabildo Municipal, se solicitara vía oficio a la Secretaria General del Ayuntamiento para que se proponga como punto de acuerdo en Sesión de Cabildo Se realizan los oficios respectivos a las diversas instancias gubernamentales internas o externas que sean de interés para la realización de la actividad Se calendarizan reuniones generales para logística y particulares en temas como seguridad y protección civil vía oficio 3 Se realiza la supervisión general del evento desde su inicio al término, teniendo en todo momento comunicación con el Ejecutivo Municipal o quien designe FIN DEL PROCEDIMIENTO cotizaciones correspondientes por parte de Secretaría de Administración y Tesorería para determinar si existen los recursos solicitados Deberá la Secretaría presentarse a la sesión correspondiente de Cabildo con las Secretarias de Administración y tesorería para dar las explicaciones correspondientes. Se solicita vía oficio se haga de conocimiento el operativo a implementarse en cada evento o actividad No requiere oficio Pág. 6

7 Eventos institucionales Diagrama de Flujo Inicio A indicación del Ejecutivo Municipal se coordinan eventos institucionales Se realiza la ficha técnica general del Evento Si requiere autorización del Cabildo Municipal No Se realizan las reuniones correspondientes para logística y organización del evento Sí Se turna solicitud a la Secretaria General del Ayuntamiento Se solicitan los oficios correspondientes de los operativos de seguridad y Protección Civil Se realiza la supervisión general del evento Fin Pág. 7

8 Lineamientos NO APLICA Eventos institucionales Pág. 8

9 Formatos NO APLICA Eventos institucionales Pág. 9

10 Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto Secretaría de la Presidencia Responsable Área Responsable Dirección de Desarrollo Informático Nombre del Soporte a usuarios de equipo de cómputo. Procedimiento Propósito Resolver problemas de operatividad de los trabajadores del Ayuntamiento en los equipos de cómputo. Alcance Desde verificar el funcionamiento del equipo hasta la reubicación de este en la misma u otra área de trabajo (departamento). No. de Actividad Descripción del Procedimiento Actividad Tiempos / Observaciones 1 Se recibe la solicitud del usuario de forma personal y directamente en la oficina. 2 Se analiza la petición y se confirma al usuario la atención del servicio. Se puede atender de inmediato el servicio? No, se brinda tiempo estimado de atención al usuario. Sí, se turna la petición del usuario al personal correspondiente para su atención. 3 Se realiza atención en el área de trabajo del solicitante. De ser necesario, se extiende un formato de servicio, si no, se almacena en un registro en computadora la incidencia, con los datos de usuario, área, equipo atendido, falla reportada y solución realizada. FIN DEL PROCEDIMIENTO No se requiere oficio para atender el servicio. Termino de 24 hrs. Pág. 10

11 Soporte a usuarios de equipo de cómputo. Diagrama de Flujo Inicio Se recibe la solicitud del usuario. Se analiza la petición Se puede atender de inmediato el servicio? No Se da a conocer al usuario el tiempo estimado de atención. Sí Se turna la petición del usuario al personal correspondiente. Se realiza atención en el área de trabajo del solicitante. Fin Pág. 11

12 Lineamientos NO APLICA Soporte a usuarios de equipo de cómputo. Pág. 12

13 Formatos NO APLICA Soporte a usuarios de equipo de cómputo. Pág. 13

14 Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto Secretaría de la Presidencia Responsable Área Responsable Dirección de Sistemas e Informática. Nombre del Mantenimiento preventivo y correctivo de equipo de Procedimiento cómputo. Propósito Prevenir y resolver fallas de software y hardware en los equipos de cómputo del Ayuntamiento. Alcance Desde la recepción de la solicitud hasta la realización del mantenimiento. No. de Actividad Descripción del Procedimiento Actividad Tiempos / Observaciones 1 Se recibe la solicitud del usuario de forma personal y directamente en la oficina o a través de oficio según sea el caso. 2 Se analiza la petición y se programa la realización del servicio, informándole al usuario. 3 Se realiza diagnóstico del servicio El diagnostico indica cambio de componente? Sí, elaborar diagnóstico por escrito y entregar al usuario para que este solicite el componente requerido a la instancia correspondiente y cuando este le sea entregado lo lleve a la Dirección de Desarrollo Informático para su revisión. No, se turna el equipo del usuario al personal correspondiente para su atención. 3 Se realiza el servicio al equipo de cómputo. Se extiende formato de servicio y entrega de equipo, y se almacena en un registro en computadora la incidencia, con los datos de usuario, área, equipo atendido, falla reportada y solución realizada. FIN DEL PROCEDIMIENTO Según el trámite de requerimiento del componente. Pág. 14

15 Mantenimiento preventivo y correctivo de equipo de cómputo. Diagrama de Flujo Inicio Se recibe la solicitud del usuario. Se analiza la petición y se programa el servicio. Se realiza diagnóstico de servicio. El diagnostico indica cambio de componente? No Se turna el equipo para su atención. Sí Se entrega al usuario para que solicite el componente requerido Se realiza el servicio y se entrega el equipo Fin Pág. 15

16 Lineamientos NO APLICA Mantenimiento preventivo y correctivo de equipo de cómputo. Pág. 16

17 Formatos NO APLICA Mantenimiento preventivo y correctivo de equipo de cómputo. Pág. 17

18 Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos. Secretaría/Instituto Responsable Secretaría de la Presidencia. Dirección de Desarrollo Informático. Área Responsable. Nombre del Servicio de Redes de cómputo e Internet. Procedimiento Propósito Proporcionar el servicio de red e internet a los equipos de cómputo del H. Ayuntamiento. Alcance Instalación y configuración del servicio en el equipo requerido. No. de Actividad Descripción del procedimiento. Actividad Recepción del Oficio de solicitud de instalación y configuración del servicio de red e internet por parte de la Secretaría que lo requiere. Ubicación de la oficina gubernamental en donde se encuentra el equipo de cómputo que requiere el servicio. Revisión en sitio del equipo de cómputo y lugar en cuanto a características de red, como por ejemplo: a) Tipo de interfaz de red. b) Distancia de los equipos de conmutación de datos. Cableado o configuración de interfaz de red con los dispositivos de conmutación de red. Identificación del número de edificación asociada a la interfaz de red, denominada MAC. Alta de la dirección MAC en el servidor (DHCP) de asignación de direcciones IP. Elaboración de la orden de servicio asociada el número de oficio requerido. FIN DEL PROCEDIMIENTO Tiempos / Observaciones 1. Si el equipo no dispone de una interfaz de red deberá realizar la solicitud al departamento de Adquisiciones y servicios, de acuerdo a las características requeridas por el personal de la Dirección de sistemas. 2. Si el equipo dispone de una interfaz Ethernet, deberá solicitar el material solicitado para su conectividad con los dispositivos de conmutación de red. 1. Se asigna una dirección IP única a la tarjeta de red del equipo de cómputo. 2. Asignación de puerta de enlace para proporcionar el servicio de internet. Se realiza la entrega de la orden de servicio en donde se especifica la instalación y/o configuración finalizada y firmas de conformidad. Pág. 18

19 Inicio Servicio de Redes de cómputo e Internet. Diagrama de Flujo SERVICIO DE REDES DE CÓMPUTO E INTERNET. Recepción de oficio Ubicación Revisión del equipo en sitio No Interfaz de red Si Tipo Ethernet Solicitud material de Wireless Configuración o cableado de interfaz Alta de dirección en el servidor DHCP Acceso y alta de Mac conf. Dirección Elaboración de reporte Fin Pág. 19

20 Lineamientos NO APLICA Servicio de Redes de cómputo e Internet. Pág. 20

21 Formatos NO APLICA Servicio de Redes de cómputo e Internet. Pág. 21

22 Secretaría/Instituto Responsable Área Responsable. Nombre Procedimiento Propósito Alcance Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos. Secretaría de la Presidencia. Dirección de Sistemas e Informática. del Diagnóstico y resolución de fallas de red. Resolver las anomalías en el servicio de red e internet de los equipos de cómputo del H. Ayuntamiento Mantener el funcionamiento del servicio de red e internet para su operatividad. No. de Actividad Descripción del procedimiento. Actividad Recepción del Oficio de solicitud del tipo de servicio de anomalías de red e internet. Identificación y diagnostico en sitio de la falla de red e internet. Mantenimiento preventivo/correctivo del servicio de red e internet Elaboración de la orden de servicio asociada el número de oficio requerido. FIN DEL PROCEDIMIENTO Tiempos / Observaciones El mantenimiento preventivo o correctivo requiere de la solicitud de material tales como: a) Interfaz de red. b) Cable de red. c) Conectores. d) Accespoint. e) Switch. f) Jacks. g) Servicio de internet (línea telefónica). Se realiza la entrega de la orden de servicio en donde se especifica la instalación y/o configuración finalizada y firmas de conformidad. Pág. 22

23 Diagnóstico y resolución de fallas de red. Diagrama de Flujo Inicio Recepción solicitud de DIAGNÓSTICO Y RESOLUCIÓN DE FALLAS DE RED. Identificación falla de Mantenimiento Correctivo Solicitud material de Preventivo Reconfiguración Instalación material de Entrega de orden de servicio Fin Pág. 23

24 Lineamientos NO APLICA Diagnóstico y resolución de fallas de red. Pág. 24

25 Formatos NO APLICA Diagnóstico y resolución de fallas de red. Pág. 25

26 Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto Secretaría de la Presidencia Responsable Área Responsable Dirección de Sistemas e Informática Nombre del Actualización de la Aplicación Móvil y del portal oficial Procedimiento de Gobierno Propósito Mantener actualizada la información que se brinda a la ciudadanía a través de la aplicación móvil y del portal. Alcance Desde la solicitud de actualización de la aplicación móvil o del portal hasta la actualización de la información. No. de Actividad Descripción del Procedimiento Actividad Tiempos / Observaciones 1 Se recibe la solicitud y la información que se debe actualizar de la aplicación móvil o portal. 2 Se organiza la información y si contiene imágenes se optimiza. Puede ser por escrito o no. El tiempo dependerá de la cantidad de información e imágenes que se deban subir. 3 Se actualiza la información en el servidor. La aplicación o portal deben ser actualizados en los servidores. Esto se demora solo unos minutos. 4 Se registra la actualización en el Sistema de Control de Actividades de la Dirección de Desarrollo Informático. FIN DEL PROCEDIMIENTO Pág. 26

27 Actualización de la Aplicación Móvil y del portal oficial de Gobierno Diagrama de Flujo Inicio Recepción de solicitud de actualización de información Organizar información Contiene imágenes Optimización de imágenes Actualización de información Se envía la actualización al servidor. Se registra la actualización. Fin Pág. 27

28 Lineamientos NO APLICA Actualización de la Aplicación Móvil y del portal oficial de Gobierno Pág. 28

29 Formatos NO APLICA Actualización de la Aplicación Móvil y del portal oficial de Gobierno Pág. 29