CONTENIDO Consulta y Actualización Gestionar cláusula Creación Gestionar Contratos Creación

Transcripción

1 ANEXO B.

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO ESTRUCTURA 1. MÓDULO PRECONTRACTUAL 1.1. Página principal 1.2. Iniciar sesión 1.3. Persona Natural Registro Diligenciamiento hoja de vida pública Diligenciamiento formato de contratación Descargar reportes Persona Natural 1.4. Persona jurídica Registro Diligenciamiento hoja de vida pública Descargar reportes Persona Natural 1.5. Cambiar contraseña 1.6. Cerrar sesión 2. MÓDULO CONTRACTUAL 2.1. Iniciar sesión 2.2. Gestionar plantilla Creación Consulta y Actualización 2.3. Gestionar cláusula Creación Consulta y Actualización 2.4. Gestionar Contratos Creación Consulta y Actualización 2.5. Gestionar acta de inicio Creación Consulta y Actualización 2.6. Gestionar Otro si Creación Consulta y Actualización

3 2.7. Lista de documentos asociados al contrato Contenido INTRODUCCIÓN... 4 A. DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO... 5 B. ESTRUCTURA Página principal Módulo Contractual Iniciar Sesión Gestionar plantilla Creación Consulta y Actualización Gestionar cláusula Creación Consulta y Actualización Gestionar Contratos Creación Consulta y Actualización Gestionar Acta de Inicio Creación Consulta y Actualización Gestionar Otro si Creación Consulta y Actualización Lista de documentos asociados al contrato... 21

4 INTRODUCCIÓN El sistema de gestión documental para el área de contratación del IDEXUD, está divida en tres módulos: módulo precontractual, módulo contractual, módulo poscontractual y módulo gestión administrativo. El objetivo principal del módulo precontractual es posibilitar al contratista, ya sea natural o jurídico, a diligenciar un formulario por medio de pasos con el fin de generar automáticamente su hoja de vida pública en formato pdf y capturarla en las Bases de datos de la institución para luego ser manipulada por la misma. Este módulo se caracteriza por ser accesible a la web e interactiva, su funcionamiento es intuitivo. El módulo contractual y poscontractual posibilita al abogado a crear los diferentes contratos y actas que maneja la institución a partir del diligenciamiento de un conjunto de datos y de la información que el contratista diligenció en el módulo precontractual, con el fin de generar el contrato y las actas en formato pdf. Este módulo será intranet. El administrador será quien maneje el módulo de gestión administrativa, donde asigna tareas a los abogados y descargar archivos planos, también será intranet.

5 A. DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO Módulo precontractual: Este módulo permite al contratista registrarse, allí se visualizará el primer paso del formulario de hoja de vida pública, se le enviaran al correo los datos de usuario y clave con lo que ingresara al sistema, el contratista termina de llenar el formulario. Cuenta con la opción de consultar y modificar la información anteriormente diligenciada, descargar su hoja de vida en formato pdf, cambiar contraseña y finalmente puede cerrar su cesión. El contratista, persona natural, cuenta con un formulario adicional: El Formato de vinculación contratista, las actividades de este son: Diligenciamiento, consulta, modificación y descargar como pdf. Módulo contractual: Este módulo está diseñado para los abogados y cuenta con las siguientes opción: Contrato: Permite crear y consultar por medio de un formulario a través de pasos Gestionar plantilla: Aquí se definen los diferentes tipos de contratos. Gestionar cláusula: Se definen las cláusulas y parágrafos que componen las plantillas Gestionar acta de inicio Gestionar otro si En este módulo hablamos de Gestionar lo cual indica: creación, consulta, modificación y algunas veces eliminación. Módulo de gestión administrativa: El administrador es quien tendrá acceso a este módulo, le permite visualizar los contratistas y usuarios activos y no activos, restaurar contraseñas, crear y actualizar usuarios.

6 B. ESTRUCTURA Módulo precontractual Este módulo se encuentra en la Web, para acceder a este debemos abrir cualquier navegador e ingresar al dado por la entidad 1.1. Página principal La página principal está compuesta por: Registró como persona Natural y Jurídica Iniciar sesión como persona Natural y Jurídica Información sobre el IDEXUD Imagen 1. Página principal para los contratistas 1.2. Iniciar sesión: Si el usuario ya se encuentra registrado, podrá usar la opción Iniciar sesión del menú de la página principal. El formato de la pantalla de ingreso al sistema se presenta continuación:

7 Imagen 2.Interfaz iniciar sesión Usuario: Ingresar en este campo el usuario asignado en el momento del registro. Recuerde que se ha enviado con anterioridad un mensaje a su correo con las credenciales de acceso. Contraseña: Ingrese en este campo la contraseña. Si es primera vez, la contraseña fue enviada a su correo. Texto de la imagen: Ingrese en este campo las letras, números y caracteres que identifique en la imagen del captcha. Iniciar sesión: Una vez ingresado los datos anteriores puede oprimir este botón para ingresar al sistema Cancelar: Hacer clic para cancelar la operación 1.3. Persona Natural Registro Primero el contratista debe indicar qué tipo de persona es, en la siguiente formato de pantalla se visualiza está operación:

8 Imagen 3.Interfaz de Registro Tipo de persona: Seleccionar si es Persona Natural o Jurídica Ingresar: Hacer clic para continuar con el registro Cancelar: Hacer clic para cancelar la operación Luego de que el contratista de clic sobre Ingresar, debe continuar con el registro a través de un formulario, aparece la siguiente ventana para continuar con el registro Imagen 4.Formulario hoja de vida natural El formulario contiene 4 pasos, pero para completar el registro se necesita diligenciar el primer paso: Paso 1: Datos personales: Ingresar en los campos la información personal como nombres, número de identificación, dirección, teléfonos, etc. El contratista debe dar clic sobre el botón continuar para diligenciar la información del siguiente paso

9 Imagen 5.Botón continuar en formulario hoja de vida natural Diligenciamiento hoja de vida pública El diligenciamiento comienza a partir del segundo paso, el contratista visualizará un menú en la parte superior del formulario como el siguiente: Imagen 6.Menú en el formulario hoja de vida natural Los pasos a diligenciar son: 2. Paso 2: Formación académica: Ingresar en los campos la información relacionada con la formación académica como educación primaria, secundaria, superior e idiomas. 3. Paso 3: Experiencia laboral: Ingresar en los campos información relacionada con la experiencia laboral como nombre de la entidad, dirección, teléfonos, etc Paso 4: Tiempo total: El sistema calcula la experiencia total de entidades públicas, privadas e independiente a partir de la información diligenciada en el paso 3. Además el contratista debe leer y responder afirmativo o negativo un manifiesto Diligenciamiento formato de contratación El contratista debe iniciar sesión y elegir la opción Formato de vinculación contratista en el menú lateral, a continuación se podrá visualizar el formulario y el menú Imagen 7. Formato vinculación contratista

10 El contratista debe leer el manifiesto que se muestra al principio del formulario y continuar con el diligenciamiento de los campos requeridos en el formato, debe llenar datos como tipo de vínculo con la universidad, discapacidad, nivel educativo, etc. Cuando el contratista termine de diligenciar debe dar clic en el botón Guardar Datos. Imagen 8. Botón Guardar datos en formato de vinculación Descargar reportes Persona Natural El contratista debe iniciar sesión, seleccionar la opción Generar Reportes y dar clic sobre el icono del archivo que el usuario desee descargar. El contratista podrá visualizar la siguiente ventana: Imagen 9. Interfaz de descarga de reportes El sistema mostrará una ventana de descarga, el usuario deberá elegir la ruta donde quiere que se guarde el archivo.

11 Imagen 10. Ventana de descarga 4.2. Persona jurídica Registro Primero el contratista debe indicar qué tipo de persona es, en la siguiente formato de pantalla se visualiza está operación: Imagen 11. Interfaz de registro Tipo de persona: Seleccionar si es Persona Natural o Jurídica Ingresar: Hacer clic para continuar con el registro Cancelar: Hacer clic para cancelar la operación Luego de que el contratista de clic sobre Ingresar, debe continuar con el registro a través de un formulario, aparece la siguiente ventana para continuar con el registro

12 Imagen 12. Formulario de hoja de vida jurídica El formulario contiene 4 pasos, pero para completar el registro se necesita diligenciar el primer paso: Paso 1 Identificación: Ingresar en los campos datos como razón social, Nit, dirección, teléfonos, etc. El contratista debe dar clic sobre el botón continuar para diligenciar la información del siguiente paso Imagen 13. Botón continuar en hoja de vida jurídica Diligenciamiento hoja de vida pública El diligenciamiento comienza a partir del segundo paso, el contratista visualizará un menú en la parte superior del formulario como el siguiente: Imagen 14. Menú superior del formulario hoja de vida jurídica Los pasos a diligenciar son: Paso 2: Servicios: Ingresar en los campos la información relacionada a los servicios que presta la compañía Paso 3: Experiencia y situación actual: Ingresar en los campos información relacionada con la experiencia laboral como teléfonos, fecha de terminación, valor del contrato. Paso 4: Representante legal o apoderado: Ingresar la información del representante legal de la compañía, debe diligenciar datos como documento de identificación, nombres, tipo de documento, etc

13 Además el contratista debe leer y responder afirmativo o negativo un manifiesto Descargar reportes Persona Jurídica El contratista debe iniciar sesión, seleccionar la opción Generar Reportes y dar clic sobre el icono hoja de vida jurídica. El sistema mostrará una ventana de descarga, el usuario deberá elegir la ruta donde quiere que se guarde el archivo. Imagen 15. Ventana de descarga 4.3. Cambiar contraseña El contratista debe iniciar sesión, seleccionar el menú Cambiar contraseña y se podrá visualizar una ventana como la siguiente: Tiene la siguiente opción: Imagen 16. Interfaz del cambio de contraseña Contraseña: Digitar la contraseña actual Contraseña nueva: Digitar la contraseña nueva, recomendable tener números, caracteres, letras minúsculas y mayúsculas. Repetir contraseña: Digitar nuevamente la contraseña nueva Cambiar: Dar clic para guardar el cambio de la contraseña

14 Cancelar: Dar clic si desea abordar la operación 4.4. Cerrar sesión Una vez el contratista desea salir de su sesión debe dirigirse al menú lateral y seleccionar la opción Cerrar sesión Imagen 17.Menú lateral de persona natural Luego se redireccionará a la página principal del sistema. 2. Módulo Contractual El módulo Contractual estará disponible solo para los usuarios que se encuentren conectados en la red del IDEXUD, este módulo permitirá el ingreso a usuarios de tipo: Abogado, Revisor, Consultor y administrador, allí se podrán crear contratos y gestionar los elementos que este contiene como cláusulas, documentos asociados entre otros Iniciar Sesión El usuario deberá conectarse desde un equipo asociado a la intranet del IDEXUD, ingresando al sistema y deberá ingresar sus credenciales de acceso: usuario y contraseña.

15 Imagen 18. Inicio de Sesión Módulo Contractual Imagen 20. Interfaz principal para el usuario 2.2. Gestionar plantilla Las plantillas hacen referencia a los modelos de minutas usados en la contratación los cuales están asociados a un tipo de contrato. Estas tendrán las cláusulas que son usadas comúnmente para ese tipo de contrato y tendrán la opción de ser utilizadas a la hora de crear un contrato.

16 El sistema tendrá plantillas como: Contrato de CPS Contrato de Arrendamiento Contrato de Pasantía Creación El usuario podrá crear una plantilla seleccionando el botón: Crear Plantilla en donde visualizará una ventana en la cual podrá ingresar datos como: tipo de contrato, alcance del objeto entre otras, también podrá agregar cláusulas a partir de las que ya han sido creadas en el sistema. Imagen 21. Interfaz de Gestión de Plantilla Consulta y Actualización El usuario al seleccionar la opción gestionar plantilla podrá ver la lista de plantillas que han sido creadas en el sistema, con datos como el tipo de contrato entre otros, se podrá visualizar a detalle las cláusulas creadas seleccionando el ícono:. Además si el usuario desea actualizar los datos de la plantilla podrá hacerlo dando clic al icono en la plantilla que desee actualizar ()Imagen. Interfaz de Gestión de Plantilla) 2.3. Gestionar cláusula Las cláusulas hacen referencia a las condiciones que tiene un contrato, las cuales estarán asociadas a un tipo de contrato Ej. CPS(Contrato de Prestación de Servicios), y pueden ser utilizadas en la creación de contratos Creación

17 El usuario podrá crear una cláusula seleccionando el botón: Crear Cláusula en donde visualizará una ventana en la cual podrá ingresar datos como: nombre de la cláusula, descripción y además una vez haya guardado la información podrá agregar parágrafos a las cláusulas que ya se encuentran registradas en el sistema dando clic en el botón Consulta y Actualización El usuario al seleccionar la opción gestionar cláusula podrá ver la lista de cláusulas que han sido creadas en el sistema, con datos como el tipo de contrato entre otros, se podrá visualizar a detalle las parágrafos asociados seleccionando el ícono:. Además si el usuario desea actualizar los datos de la cláusula podrá hacerlo dando clic al icono en la cláusula que desee actualizar (Imagen. Interfaz de Gestión de Cláusula) Gestionar Contratos Los contratos podrán ser creados, consultados y actualizados a través de este ítem en donde se podrá agregar información primordial para luego ser añadida a las cláusulas previamente creadas en el sistema las cuales están asociadas a un tipo de contrato Creación El usuario podrá crear una cláusula seleccionando el botón: Crear Cláusula en donde visualizará una ventana en la cual podrá ingresar datos como: proyecto, cdp, rp, información presupuestal entre otros clasificados en 6 pasos, una vez se haya guardado toda la información del contrato el usuario podrá cargar una plantilla dando clic en la opción cargar plantilla según el tipo de contrato asociado, además en caso de que no esté registrada una plantilla para el tipo de contrato, el usuario podrá crear una nueva plantilla, y cargar la información que diligenció previamente.

18 Imagen. Creación de Contrato: Paso 1 Imagen 23. Creación de Contrato: Paso 2 Imagen 24. Creación de Contrato: Paso 3

19 Imagen 25. Creación de Contrato: Paso 4 Imagen 26. Creación de Contrato: Paso 5 Imagen 27. Creación de Contrato: Paso 6

20 Consulta y Actualización El usuario al seleccionar la opción gestionar contrato podrá ver la lista de contratos que han sido creadas en el sistema, con datos como el tipo de contrato entre otros, se podrá visualizar a detalle las cláusulas asociadas seleccionando el ícono:. Además si el usuario desea actualizar los datos del contrato podrá hacerlo dando clic al icono en el contrato que desee actualizar Gestionar Acta de Inicio Las Actas de Inicio hace referencia al documento mediante el cual en un contrato de prestaciones periódicas, o de fecha de inicio no determinada, las partes acuerdan dar inicio previo cumplimiento de los requisitos de legalización. Procede sólo cuando se ha pactado en el contrato que se requiere acta de inicio o que en el término de duración del contrato cuente a partir de la suscripción del acta de inicio. En la gestión podrán ser creados, consultados y actualizados a través de este ítem en donde el usuario podrá seleccionar el contrato al cual desee agregar un acta,y luego diligenciar la información asociada a este Creación El usuario podrá crear un Acta de Inicio seleccionando el botón: Acta de Inicio en donde visualizará una ventana en la cual podrá elegir el contrato asociado e ingresar datos respectivos, una vez se haya guardado toda la información del Acta de Inicio estará disponible el reporte en pdf en la sección: Listado de documentos Contractuales Consulta y Actualización El usuario al seleccionar la opción gestionar Acta de Inicio podrá ver la lista de Actas de inicio creadas en el sistema con el número de contrato asociado, se podrá visualizar a detalle las acta de Inicio dando clic en el ícono:. Además si el usuario desea actualizar los datos del Acta de Inicio podrá hacerlo dando clic al en el acta que desee actualizar Gestionar Otro si Las Otro Si hacen referencia a la Modificaciones estructurales al contrato. En la gestión de Otro Sí ; podrán ser creados, consultados y actualizados a través de este ítem en donde el usuario podrá seleccionar el contrato al cual desee agregar un acta,y luego diligenciar la información asociada a este.

21 Creación El usuario podrá crear un Otro Si seleccionando el botón: Otro Si en donde visualizará una ventana en la cual podrá elegir el contrato asociado e ingresar datos respectivos, una vez se haya guardado toda la información del Otro Si estará disponible el reporte en pdf en la sección: Listado de documentos Contractuales Consulta y Actualización El usuario al seleccionar la opción gestionar Otro Si podrá ver la lista de Otro Si creadas en el sistema con el número de contrato asociado, se podrá visualizar a detalle las Otro Si dando clic en el ícono:. Además si el usuario desea actualizar los datos del Otro Si podrá hacerlo dando clic al en el acta que desee actualizar Lista de documentos asociados al contrato En este ítem el usuario podrá consultar la lista de documentos asociados al contrato y descargar los documentos dando clic en el ícono respectivo para guardar el formato en PDF.