FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL GENERAL SANTANDER. RESOLUCIÓN No. 001 DE ENERO 26 DE 2.018

Transcripción

1 FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL RESOLUCIÓN No. 001 DE ENERO 26 DE Por el cual se crea la caja menor para la vigencia fiscal de 2018 y se reglamenta su funcionamiento. EL RECTOR DE LA CONSIDERANDO Que la debe atender necesidades para la operación normal, en forma ágil y funcional y que para efecto no tiene constituido en esta vigencia ningún mecanismo Que para atender erogaciones urgentes se hace necesario la creación de una ( 1 ) caja menor distribuida en cada una de las jornadas de INSTITUCIÓN EDUCATIVA que se citan a continuación: JORNADAS MAÑANA Y TARDE,DOS SEDES. Que el artículo 13 del Decreto 1857 establece que en los fondos de servicios educativos se podrá constituir en cada anualidad una caja menor en cuantía no superior a los DOS SALARIOS MINIMOS VIGENTES y que no supere el 10 % del presupuesto anual de apropiaciones. Que de acuerdo con el artículo 13 del citado decreto, el monto del presupuesto del fondo de servicios educativos de la es de $ ,oo y que en consecuencia el salario mínimo legal vigente es de $ ,de acuerdo con lo establecido en artículo trece del mencionado decreto, la cuantía máxima de la caja menor puede ascender hasta SIETE MILLONES OCHOCIENTOS DOCE MIL CUATROCIENTOS VEINTE PESOS $ oo moneda corriente. R E S U E L V E ARTICULO PRIMERO. CONSTITUCION, UNIDAD, EJECUTORA, CUANTIA. Constitúyase par la vigencia fiscal 2018, en el fondo de servicios educativos de la Institución Educativa Distrital General Santander la caja menor cuyas unidades ejecutoras, denominación y cuantía se citan a continuación:

2 UNIDAD: EJECUTORA Y DENOMINACIÓN CUANTIA Materiales y suministros $ Mantenimiento Entidad Impresos y Publicaciones Comunicaciones y transporte TOTAL C MENOR $ ARTICULO SEGUNDO. RESPONSABLE. Los recursos a que se refiere el artículo anterior, serán manejados por el funcionario que a continuación se cita. ELVIA CRISTINA PUERTA TORRES C.C La responsable de caja menor estará amparada por la póliza de manejo constituida por la S.E.D PARAGRAFO PRIMERO. Cuando el responsable de alguna caja menor se encuentre de vacaciones, licencia o comisión, el ordenador del gasto, podrá mediante resolución encargar a otro funcionario afianzado para el manejo de la misma, mientras subsista la situación para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante acta de arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en acta póliza de entrega y recibo firmada por el revisor fiscal y los responsables involucrados. PARAGRAFO SEGUNDO. Como ordenador de la caja menor actuara el rector. PARAGRAFO TERCERO. CONSTITUCIÓN Y RENOVACION: Para la constitución y renovación de la caja menor, se deberá contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, el cual se expedirá por el monto de la anualidad. ARTICULO CUARTO. CLASIFICACION DE LOS GASTOS. Con los recursos destinados a la caja menor se podrán cubrir las clases de gastos que se detallan a continuación y por la cuantía que se señala para el respectivo rubro presupuestal. CONCEPTO CUANTIA GASTOS GENERALES $ Materiales y suministros $ ,00 Mantenimiento $ ,00 Impresos y publicaciones $ ,00 Comunicaciones y transporte $ ,00

3 TOTAL..$ DEFINICION DEL GASTO GASTOS GENERALES. Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que la institución cumpla con las funciones asignadas por la constitución y la ley a que estén sometidos legalmente. GASTOS DE TRANSPORTE Y COMUNICACIÓN. Apropiación destinada a cubrir los gastos por concepto de portes aéreos y terrestres, empaque y acarreos telefax, telégrafo, transporte colectivo de empleados y alumnos dentro de la ciudad, este rubro cubre el transporte de notificadores y mensajeros. IMPRESOS Y PUBLICACIONES. Rubro destinado a la compra de material didáctico y libros de consulta, suscripciones y revistas, avisos, edición de formas, escritos y publicaciones, trabajos tipográficos, escritos, publicaciones, propaganda, fotocopias, encuadernación, empastes, sellos. MANTENIMIENTO DE LA ENTIDAD. En esta cuenta se registran las erogaciones correspondientes a la conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de bienes muebles e inmuebles, de la institución educativa y los repuestos y accesorios para equipos técnicos y de oficina, contratos por servicios de aseo, gastos de administración, vigilancia y mantenimiento de inmuebles que ocupen los centros educativos. MATERIALES Y SUMINISTROS. Apropiación destinada a la adquisición de bienes como papelería, útiles de escritorio, material didáctico, elementos de cafetería, aseo, medicamentos y materiales desechables de laboratorio, compras menores de equipos de oficina y comunicaciones. ARTICULO QUINTO. REGLAMENTACION: 1. Las adquisiciones individuales realizadas por estas cajas no podrá ser superior al 10 % del monto total de la caja menor.

4 2. El dinero que se entregue para la constitución de la caja menor debe ser utilizado para sufragar gastos de carácter urgente que se identifique bajo los conceptos ya mencionados. 3. La legalización de los gastos y la representación de la caja menor se hará cuando se haya gastado hasta el 80 % del monto autorizado. 4. El Rector al finalizar la vigencia fiscal 2018 a más tardar dentro de los primeros CINCO ( 5 ) días de diciembre se legalizarán los comprobantes a la fecha sin importar el porcentaje gastado por cuentas por pagar y se solicitara su reembolso al iniciar el nuevo periodo. 5. Solamente se pueden relacionar recibos o facturas del periodo que se esta legalizando. 6. para la reposición o reembolso deberá hacerse una relación en orden cronológico con un resumen por los rubros presupuestales afectados, el reintegro será autorizado por el Rector Ordenador del Gasto. ARTICULO SEXTO. PROHIBICIONES. 1. Fraccionar compras de un mismo elemento. 2. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y contribuciones inherentes a la nomina, cesantías y pensiones. 3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el artículo 39 de la ley 80 de 1993 deban constar por escrito. 4. Cambiar cheques o efectuar prestamos. 5. Superar el monto asignado a cada rubro en el presupuesto. 6. Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización. ARTICULO SEPTIMO. APERTURA DE LIBROS. Por el valor asignado a la caja menor se hace efectivo un cheque y el funcionario encargado de la caja menor procede a la apertura de libro donde se contabiliza diariamente las operaciones que se efectúan indicando, fecha, imputación presupuestal del gasto concepto del gasto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación. ARTICULO OCTAVO. LEGALIZACION. Para efectos de la legalización y reembolso los funcionarios encargados de la caja menor deberán cumplir con los siguientes requisitos:

5 Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea por el comprobante de pago o en la relación anexa y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución. Que los documentos presentados sean originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el NIT. De documento de identidad o NIT. Objeto y cuantía. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se ésta legalizando. Todos los recibos, facturas y soportes deben estar firmados por el Ordenador del Gasto. ARTICULO NOVENO. VIGENCIA Y DERAGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dado en Bogotá a los Veinte (26) días del mes de ENERO de DOS MIL DIEZ Y OCHO ( 2018 ). DIANA LISETH ESPINOSA MANRIQUE Rectora Ordenadora del gasto

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