TÉRMINOS DE REFERENCIA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES PATRIMONIALES 2012

Transcripción

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES PATRIMONIALES FINALIDAD PÚBLICA Mejorar el control interno y contribuir a mejorar el nivel del control sobre los activos; así como el control físico de los mismos mediante la identificación de los usuarios responsables de su custodia y conservación y de esta manera salvaguardar el patrimonio del Estado que permitirá cumplir con los objetivos institucionales. 2. ANTECEDENTES De acuerdo al Reglamento de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, todas las Entidades del Estado efectuaran un inventario anual con fecha de cierre al 31 de diciembre del año inmediato anterior al de su presentación y deberá ser remitido a la SBN entre los meses de enero a marzo de cada año, con el fin de determinar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan. 3. OBJETIVO DE LA CONTRATACION El Centro de Formación en Turismo (CENFOTUR) requiere contratar una persona natural o jurídica (en adelante el CONTRATISTA) especializada para la realización del Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales al BARRER, la Valuación y Conciliación de los Activos Fijos: Patrimoniales del CENFOTUR, en cada una de las Sedes precisadas en el numeral 9 del presente documento, así como el Informe que contenga el proceso y toda la documentación correspondiente al saneamiento, para lo cual deberá tener conocimiento en los siguientes temas: ejecución y/o participación en Inventarios Mobiliarios llevados acabo a través del sistema de Código de Barras, ejecución y/o participación en Servicios de Saneamiento, ejecución y/o participación en Servicios de Tasación, ejecución y/o participación en Servicios de Altas Bajas, ejecución y/o participación en Servicios de Donación y Transferencias, ejecución y/o participación en Servicios de Venta y/o Subasta, manejo y/o Migración del Software Inventario Mobiliario. Institucional SIMI de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, conocimiento de codificación de cuentas contables, experiencia de cálculo de depreciaciones según la normatividad vigente, así como el manejo y/o Migración del Sistema Integrado de Gestión Administrativa Modulo de Patrimonio SIGA-MP del Ministerio de Economía y Finanzas. 4. MARCO LEGAL Y OPERATIVO DE LOS BIENES MUEBLES DEL ESTADO - BASE LEGAL DIRECTIVAS /REGLAMENTO SBN Ley Nº Ley general del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento DS conocimiento del D.S VIVIENDA.D.S.Nº VIVIENDA, que modifican, artículos del Reglamento. Reglamento para el Inventario de Bienes Muebles (Resolución Nº /SBN). Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado (Resolución Nº /SBN).Resolución Nº /SBN-DGPE

2 Alta y Baja de Bienes Muebles (Directiva Nº /SBN). Normas Técnicas de Control. Resolución de Contraloría Nº CG. Normas Internacionales de Contabilidad y Normas Técnicas sobre la materia. 5. ALCANCES Cantidad de bienes muebles patrimoniales a inventariar 6,550 aproximadamente. 6. ACTIVIDADES A DESARROLLAR Las actividades a desarrollar son: A. RESPECTO A BIENES PATRIMONIALES : VEHICULOS, MAQUINARIAS, EQUIPOS, MOBILIARIO Y OTROS Inventario físico al BARRER de Bienes patrimoniales, maquinarias y equipos (Bienes Patrimoniales). Conciliación con Registros Contables, Patrimoniales. Determinación de Sobrantes e identificación de los mismos. Determinación de Faltantes e identificación de los mismos. Valuación Comercial y Catalogación de Bienes Sobrantes. Valuación Comercial y Catalogación de Bienes Sujetos a Baja. Estado: Malo, inservible y/o chatarra Para el caso de bienes patrimoniales se requerirá el etiquetado de los mismos, de acuerdo al modelo pre establecido por el CENFOTUR, la cual incluye el Preetiquetado y etiquetado final. El resultado de las actividades a desarrollar permitirá que el CENFOTUR cuente con un Inventario Físico de Bienes Patrimoniales, Vehículos, Maquinarias, Equipos, Mobiliario y Otros al , conciliado con los registros contables, patrimoniales, así como la identificación de los sobrantes y faltantes, para la ejecución del proceso de saneamiento correspondiente. 7. DETALLE DEL SERVICIO El inventario considera al 100% de los bienes Patrimoniales del CENFOTUR, cuya fecha de registro de ingreso se efectúen hasta el 31 de diciembre de TIPO DE BIENES A. BIENES PATRIMONIALES A.1. MAQUINARIA, EQUIPO, MOBILIARIO Y OTROS Equipos de Electricidad Grupos Electrógenos Equipos de Seguridad Equipos de Aire Acondicionado Extractor de Aire Electro bombas Equipos Mecánicos de Oficina Mobiliario Equipos de Capacitación y Enseñanza Equipos de Informática Otros A.2. UNIDADES DE TRANSPORTE Unidades de Transporte Automóviles Unidades de Transporte camioneta 9. UBICACIÓN DE LAS SEDES

3 Nº LOCAL DIRECCIÓN LIMA 1 SEDE CENTRAL JR. PEDRO MARTINTON 320, BARRANCO LIMA 2 FILIAL CAJAMARCA JOSE GALVEZ Nº 767 CAJAMARCA 3 FILIAL CLLE.LAS MAGNOLIAS 480 URB.LOS PARQUES CHICLAYO CHICLAYO-LAMBAYEQUE 4 FILIAL CUSCO AV.CONFRATERNIDAD Nº 438, Y AV.INFANCIA Nº 500- WANCHAQ-CUSCO 5 FILIAL HUARAZ JR.ENRIQUE PALACIOS S/N MZ.P LTE.04 URB.PUMACAYAN, SAN FRANCISCO -CIUDAD DE HUARAZ 10. REQUISITOS DEL CONTRATISTA 10.1 PERFIL DEL CONTRATISTA A. El Contratista (Persona Natural o Jurídica), deberá acreditar experiencia en INVENTARIO DE BIENES PATRIMONIALES, en entidades públicas, mediante contratos y órdenes de servicio con su respectiva conformidad, constancias, certificados y comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente (se podrá presentar: Boucher de depósito, reporte de estado de cuenta o que la cancelación conste en el mismo documento). B. El Contratista deberá estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores de Servicios DEL PERSONAL DEL CONTRATISTA A. Para el cumplimiento del servicio, el personal que presente el contratista desempeñará los roles de Supervisor, Verificador, y Digitador. B. Los requisitos mínimos que deberá cumplir el personal que ejerza cada rol, y el cual deberá acreditar el contratista mediante copia simple de documentos sustentatorios, son los siguientes: ROL Supervisor Verificador Digitador Descripción REQUISITOS MÍNIMOS Título profesional universitario en alguna de las siguientes carreras: ciencias administrativas, economía, contabilidad o profesiones afines. Tres (03) años de experiencia en la toma de inventarios y/o conciliación documentaria y contable. Doce (12) Técnicos y/o Formación Universitaria. Dos (02) año de experiencia como verificador. Estudios técnicos en computación. Dos (02) año de experiencia como digitador. Acreditación Copia simple de documentos sustentatorios Copia simple de documentos sustentatorios Copia simple de documentos sustentatorios a. El CONTRATISTA presentara para la aprobación de la Comisión de Inventario los currículos vitaes de cada uno de los trabajadores que empleara durante el servicio, de acuerdo al perfil requerido, será de responsabilidad de CENFOTUR avaluar cada uno de ellos y objetar a los que no cumplan los requisitos,

4 debiendo ser reemplazado de inmediato, CENFOTUR se reserva el derecho en todo momento, de solicitar el cambio del personal asignado al servicio. b. Las sustituciones del personal o nuevas incorporaciones que proponga el CONTRATISTA, no excederán de 30% de las personas del equipo propuesto y deberán ser autorizadas por la Comisión de Inventario, en el plazo de dos (02) días hábiles de recibida la propuesta. c. El contratista podrá presentar a una persona que cumpla como máximo dos roles dentro de una misma sede, pero debe asegurar que dicha situación no interfiera en el desempeño de ambos roles. d. En el caso de que el contratista presente dos (02) personas en una sede, deberá garantizar la asignación de todos los roles indicados en el numeral A. e. El Contratista garantizará mediante declaración jurada que el personal encargado de efectuar y supervisar el trabajo no cuenten con antecedentes judiciales ni policiales. 11. PLAN DE TRABAJO El Plan de trabajo deberá ser elaborado y propuesto por el Contratista y aprobado por la Comisión de Inventario, los mismos que deben tomar en cuenta las fechas establecidas en el Art. 121 del Reglamento de la Ley Nº Anexo Nº 008). 12. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA A. El Contratista deberá contar con un formato definido por la Oficina de Sistemas, que permita la migración al Software Inventario Mobiliario Institucional SIMI. Código Int. Codigo_SBN Fecha Adquisición Valor Adquisición Valor Libro Factura Orden de Compra B. Del Retiro de Etiquetas de los Bienes. El Contratista deberá retirar de todas las sedes las etiquetas anteriores al inventario 2010.Al final del inventario solo deben quedar etiquetas de bienes correspondientes al año 2010, 2011 y 2012 respectivamente. C. El Contratista deberá tomar en cuenta el Instructivo Nº 001- Procedimientos y Mecanismos a seguir por la Comisión de Inventario de Bienes Patrimoniales Permanente La realización del Inventario Físico podrá estar a cargo con personal de la Institución o Personal Contratado Especializado ya sea persona Natural o Empresa para llevar a cabo la realización del inventario físico de Bienes Muebles patrimoniales del centro de formación en turismo CENFOTUR. D. Las etiquetas que se utilizarán para la identificación de los bienes patrimoniales a inventariar, previa aprobación de la Comisión de Inventario Permanente del CENFOTUR, asimismo, es responsable de la colocación de los mismos (Etiqueta preliminar Etiquetado General - SBN). El Contratista en la toma del Inventario Físico deberá etiquetar, a modo preliminar, todos los bienes inventariados para lo cual utilizara un sticker que consigne un numero correlativo Código Interno de 5 dígitos y figure el año de realización del inventario (ejercicio 2012), tomar modelo a). Una vez concluida la Conciliación de bienes faltantes y sobrantes y determinada la relación de bienes conciliados el contratista deberá de proceder al etiquetado general de todos los bienes. Incluidos los que no tienen etiqueta o que estas se encuentren deterioradas, para lo cual deberá tomar el modelo b) siguiente: a) Etiqueta Preliminar (LOGO) Inv. al

5 Nombre del Contratista b) Etiquetado General (LOGO) PRELIM. Nº INVENTARIO 2012 MONITOR A COLOR IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII : Es el código según el formato de la Superintendencia de Bienes Nacionales, en el Catalogo Nacional de Bienes Muebles, nombre del Bien. La Etiqueta de 5 cm. X 2.5cm, debe consignar, en forma clara y centrada la descripción del bien mueble; código patrimonial (12 dígitos), de acuerdo a lo normado por la Superintendencia Nacional de Bienes; código de barras; fecha del inventario y el logo del CENFOTUR. E. El Contratista deberá entregar por escrito a CENFOTUR (Comisión de Inventario Permanente), la relación de personas que intervendrán en el inventario precisando los Equipos de Trabajo (Con sus respectivos nombres y apellidos, DNI), previo al inicio de la prestación del servicio, así como cualquier cambio del personal propuesto. F. El Contratista deberá dotar a su personal de: Credenciales con fotografía (Fotocheck), las cuales deberán ser portadas en todo momento en forma visible, mientras se encuentre dentro de los ambientes de CENFOTUR. Indumentaria apropiada de trabajo, la cual comprenderá mascarillas para polvo, guantes de hilo y guardapolvo o chalecos que no tengan ningún tipo de bolsillos. Los recursos materiales, equipos e instalaciones (útiles de oficina, tableros, etc.), equipos (Computadoras Personales, Computadoras Personal Portátil, lectora de barras, etc.) a utilizarse desde el proceso inicial hasta el final del servicio serán por cuenta del Contratista y en cantidad suficiente para garantizar la ejecución del servicio dentro del plazo establecido, CENFOTUR no proporcionará material ni equipo alguno. Las Lectoras de Código de Barras podrían tener como mínimo las siguientes características: Pantalla LCD con luz y tamaño de letra ajustable. Base de comunicaciones con interface RS232 o USB Batería recargable por mas de 100 horas. Se programa con OPTIMIZER. Opcionalmente con Basic y C. Con 1 MB para programas y 2 MB de SRAM para datos. G. Para la ejecución del servicio, el Contratista estará obligado a cumplir con las disposiciones establecidas por CENFOTUR, para la seguridad y control de los bienes Patrimoniales del CENFOTUR. H. El Contratista indemnizará al CENFOTUR por cualquier pérdida o daño que ocasione en los bienes o instalaciones de la institución durante la ejecución del servicio y la exime de cualquier responsabilidad, litigio, acción legal o procedimiento administrativo de cualesquiera sea su naturaleza, incluido los honorarios y gastos de representación legal, en los cuales pueda incurrir CENFOTUR, como resultado de cualquier acción que tenga que realizar como consecuencia de lo señalado. Según corresponda, el Contratista se compromete a realizar la reposición total de los bienes o daños causados en las instalaciones, dentro del plazo que para ello establezca la CENFOTUR. I. El contratista podrá utilizar a su consideración los mismos equipos de inventario para una o varias sedes, sin embargo, se deberá tener en cuenta que el servicio se ejecutará de manera casi simultánea a nivel nacional.

6 13. OBLIGACIONES DE CENFOTUR A. Durante el periodo del servicio de toma de inventario, CENFOTUR brindará las facilidades al personal del contratista para el acceso a los locales y asignará una oficina a la empresa que realice el servicio. Asimismo, acondicionará y asignará al Contratista, el ambiente físico y el mobiliario básico para facilitar las labores de la ejecución del servicio. B. La Comisión de Inventario del CENFOTUR entregará al contratista la relación de bienes a inventariar (en un medio de almacenamiento informático) de: Bienes Patrimoniales del CENFOTUR. C. La Administración y Supervisión del Servicio estará a cargo de la Comisión de Inventario Permanente. 14. PROCEDIMIENTOS Los procedimientos que se deben emplear están establecidos en la Directiva Instructivo Nº 001 Procedimientos y Mecanismos a seguir por la Comisión de Inventario de Bienes Patrimoniales Permanente. La realización del Inventario Físico podrá estar a cargo con personal de la Institución o personal contratado Especializado ya sea persona Natural o empresa para llevar a cabo la realización del Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales del Centro de Formación en Turismo-CENFOTUR. 15. CONDICIONES GENERALES Y ESPECIFICAS DEL SERVICIO TOMA DE INVENTARIO 16. CONCILIACIÓN Para Bienes Patrimoniales, Maquinarias y Equipos a. Inventario al barrer de los Bienes Patrimoniales, Vehículos, Maquinarias, Equipos, Mobiliario y otros ubicados en las Sedes de CENFOTUR, debiendo iniciarse las actividades previa suscripción del Acta de Inicio según Anexo 1. b. Determinar de acuerdo al Reglamento Nacional de Bienes Patrimoniales Resolución Nº /SBN y a las Normas Internacionales de Contabilidad cuando los bienes deben ser considerados como un activo depreciable o bien no depreciable solo para los casos de bienes sobrantes. c. El tipo de Bienes a Inventariar se detalla en el numeral 5. d. El Contratistas deberá determinar el estado de conservación de los bienes en general, a fin de proponer altas y bajas de ser el caso. e. El Contratista deberá presentar un Informe con los listados definidos, resultado de la conciliación efectuada Valorizado y neto de depreciación. f. Actualizara la información en el Software SIGA del Inventario a la Base de datos y procederá a la migración al Software del SIMI. g. El contratista deberá entregar al CENFOTUR las planillas de toma de inventario físico de bienes patrimoniales de cada uno de los usuarios debidamente suscrita por cada responsable (Se adjunta formato para bienes muebles y vehículos). h. Los reportes que contengan el inventario final realizado, deberán ser presentados por cada sede (precisadas en el numeral 6. Del presente documento), por usuarios y por cuenta contable Terminología Utilizada El Contratista deberá tener en cuenta la siguiente terminología:

7 Conciliación contable. Es la confrontación del inventario físico con los registros contables y patrimoniales, determinando bienes conciliados, sobrantes y faltantes. Conciliación preliminar. Es la conciliación contable que se efectuará en cada una de las sedes de CENFOTUR y cuyo resultado de bienes conciliados, sobrantes y registros faltantes deberá estar reflejada en el Anexo 2. Conciliación Final. Es la conciliación contable a nivel nacional que se realizará en la Sede Central entre los bienes sobrantes y los bienes faltantes de inventario provenientes de todas las sedes Proceso de Conciliación para bienes patrimoniales a. El Contratista deberá considerar que el factor común de conciliación automática existente entre el Inventario Físico y los Registros Contables, Bienes Patrimoniales, Maquinaria, Equipos es la Etiqueta de Código de Inventario de bienes patrimoniales, debiendo verificar que concilie la descripción y características principales del bien (Marca, Modelo, Medidas, Color, Tipo, Nº de Serie, etc.) con el último Inventario realizado. b. Para conciliar aquellos bienes que no cuenten con su respectivo Código de Inventario, el Contratista deberá considerar los siguientes factores: Descripción detallada del bien (con la denominación del bien de acuerdo al catálogo de la SBN). Marca, Modelo, Tipo y N de Serie. Dimensiones, Color, Capacidad y Potencia. Año de Fabricación. Fabricante y/o Procedencia. Otros a criterio del Contratista en coordinación con el área de Patrimonio. Los mismos que deberán ser determinados y/o verificados in situ previo al análisis de los registros contables e inventario. c. El Contratista podrá recomendar con la presentación del plan de trabajo, otras alternativas para efectuar la conciliación de los bienes patrimoniales, debiendo ser aprobadas por la Comisión de Inventario conjuntamente con el plan de trabajo, con la finalidad de agotar al 100% los bienes conciliados, de tal forma que en este proceso se determine los sobrantes y faltantes en forma razonable. d. El Contratista deberá de reclasificar los bienes de acuerdo a su Naturaleza contable, si es Activo Fijo o bien No Depreciable. e. El Contratista del servicio efectuará una conciliación contable preliminar, la cual se ejecutará in situ en cada una de las sedes de CENFOTUR, determinando bienes conciliados, faltantes y sobrantes. f. Los resultados de las conciliaciones se consignarán en Actas de Conciliación por Sedes (Anexo 2). En el caso de las Oficinas Desconcentradas deberán ser suscritas por el Coordinador responsable de cada filial y el Coordinador General del Contratista. g. En el caso de Lima el proceso de conciliación final, se realizará en la Sede Central, teniendo en cuenta el total de los bienes faltantes y sobrantes registrados en todas y cada una de las Sedes y Unidades Orgánicas, determinándose el resultado final de bienes conciliados, sobrantes y faltantes a nivel nacional. (Anexo 3).

8 h. La Tasación Los Bienes Patrimoniales que la Unidad de Logística considere necesario deben ser tasados por la empresa que efectué el inventario. Los Bienes Patrimoniales cuyo valor neto es la unidad su tratamiento será de acuerdo a la normatividad dispuesta por la Dirección Nacional de Contabilidad Publica. i. De la Reclasificación de Cuentas El Contratista teniendo en cuenta el instructivo Nº 2 Criterio de Valuación de los Bienes del Activo Fijo, Método y porcentajes de depreciación y Amortización de los Bienes del Activo Fijo e Infraestructura Publica, deberá efectuar las reclasificaciones necesarias, de darse el caso, para lo cual deberá presentar los correspondientes asientos de ajuste. 17. CANTIDAD DE ÍTEMS A INVENTARIAR Cuadro de cantidades referenciales de los bienes a inventariar: CANTIDAD DE ITEM SEDE APROXIMADOS SEDE CENTRAL 4300 Filial Cajamarca 430 Filial Chiclayo 480 Filial Cusco 1050 Filial Huaraz 290 TOTAL 6550 BIENES PATRIMONIALES, VEHICULOS, MAQUINARIAS, EQUIPOS, MOBILIARIO Y OTROS La cantidad a inventariar es de 6550 ítems aproximadamente y están ubicados en las diversas Sedes del CENFOTUR, numeral (9) del presente documento. Nota: En caso que el número de ítems inventariados supere los ítems declarados en los términos de referencia, sólo se considerará como trabajo adicional, aquella cantidad de ítems (inventariados y conciliados) que excedan al 5% de dicha cantidad. 18. METODOLOGÍA DE TRABAJO El Contratista deberá establecer su metodología de trabajo a ser aplicado en forma uniforme en todas las sedes, teniendo en consideración los siguientes lineamientos generales: a. Proceso Inicial (Preparación del material de trabajo para la toma de inventario y del Planeamiento de las tareas para ejecutar las actividades). b. Instruir sobre la identificación y característica física de los bienes y equipos al personal técnico y profesional propuesto. c. El inicio de los inventarios con la previa suscripción del Acta de Inicio (Anexo 1); así como el reconocimiento previo de las oficinas, almacenes, depósitos, talleres, y otros ambientes en donde existan bienes materia de inventario (Anexo 4). d. Proceso de Conciliación y determinación de sobrantes y faltantes, así como la suscripción de las actas correspondientes (Anexo 2)

9 e. Obtener la conformidad en cada sede, (Anexo 3), previo levantamiento de observaciones si los hubiere (documento necesario para la firma del Acta de Conformidad del Servicio). f. Identificación de los bienes patrimoniales con el etiquetado de los mismos, los mismos que serán térmicos, indelebles y con los respectivos códigos de barras, g. Tipos de informe preliminar: Primer Informe Preliminar con el resultado de la Toma de Inventario al BARRER. Segundo Informe Preliminar con el resultado de la conciliación. h. Informe Final incluirá el resumen de los resultados del inventario y conciliación contable. Asimismo, deberá incluir todas las actas y los formatos que se precisan como anexo en los Términos de Referencia, debidamente suscritos por los responsables de acuerdo a lo que se requiere en cada uno de ellos. i. Informe para el Saneamiento: Deberá incluir el proceso, así como toda la documentación elaborada para su ejecución. j. El Contratista del servicio deberá tener en cuenta que en cada una de las sedes, se deberán suscribir necesariamente las Actas de Inicio (Anexo 1), las mismas que serán firmadas por los Coordinadores de cada Centro Filial, Comisión de Inventario conjuntamente con el Jefe de Equipo de inventario del Contratista, el cual no deberá retirarse de la sede sin la suscripción de dichos documentos; en caso de que la no suscripción de alguna de las actas, sea por causas imputables a CENFOTUR; el Contratista deberá comunicar éstos hechos por escrito al CENFOTUR en un plazo no mayor a dos (2) días calendarios; transcurrido éste plazo y sin comunicación escrita alguna, las causales serán atribuidas al Contratista del servicio, en cuyo caso deberá retornar a la sede para regularizar dicho documento, necesario para el Acta de Conformidad del servicio. En lo que respecta a la Sede Central; las Actas de Inicio, y Acta de Término de Inventario, serán suscritas por la Comisión de Inventario Permanente, Unidad Orgánica del Control Patrimonial, la encargada de Control Patrimonial (Facilitadora), el Órgano de Control Institucional (Veedor) y el Coordinador General del Contratista. k. El Informe Final de Inventario y el Acta de Conciliación Patrimonial-Contable deberá ser elaborado y suscrito por la Comisión de Inventario. (Art.121 del reglamento de la Ley Nº Como medida de verificación y coordinación, efectuará el seguimiento y análisis respectivo en cualquiera de las etapas de la metodología, comunicando por escrito de las observaciones encontradas, con la finalidad de que estas sean aclaradas o superadas oportunamente. 19. INFORMACIÓN QUE SERÁ PROPORCIONADA POR CENFOTUR Para efectos de la conciliación, CENFOTUR por intermedio de la Unidad de Contabilidad y Área de Control Patrimonial, proporcionará la base de datos, con la información en archivos con extensión DBF (CD), con la relación de bienes que figuren al cierre contable a la fecha más próxima del inicio del inventario, con los siguientes datos: a. Código Contable b. Descripción del Bien c. Marca, Modelo, Serie, etc. d. Código de inventario e. Ubicación anterior f. Nombre y Código del Usuario Responsable g. Valor Residual en Libros y Fecha de Adquisición 20. ENTREGABLES QUE SERÁN PRESENTADOS POR EL CONTRATISTA

10 El Contratista deberá presentar dentro del Informe Final, la siguiente información en listados y en dispositivo magnético, (CD), en tablas con extensión DBF de acuerdo a la estructura de los campos, previamente coordinada con la Comisión de Inventario Permanente. Informática de CENFOTUR: 20.1 BIENES PATRIMONIALES Tablas de la base de datos (DATAS) Entregable Nº 01-A: Reporte del catálogo de nomenclaturas SBN utilizados Entregable N 01-B: Reporte del catálogo de ubicaciones físicas Entregable N 01-C: Reporte del catálogo de trabajadores Entregable N 01-D: Reporte del catálogo de locales Entregable N 01-E: Reporte de los criterios y tipos de conciliación Entregable N 01-F: Reporte de los resultados de la conciliación De la toma de inventario físico (DATA FÍSICA) Entregable N 02-A: Papeles de trabajo: Planillas de inventario ordenadas por local, ambiente, trabajador Entregable N 02-B: Reporte de asignación personal de bienes patrimoniales, ordenados por local, ambiente, trabajador y código preliminar 2012 ascendente Entregable N 02-C: Reporte de activos depurados de base de datos física y que no figuran en los reportes de asignación de bienes patrimoniales por no estar catalogados por la SBN y por ser bienes dados de baja ordenados por local, ambiente y trabajador Entregable N 02-D: Reporte del Informe y detalle de los bienes muebles tasados a valores comerciales Entregable N 02-E: Reporte de bienes patrimoniales ingresados al SIMI y enviados a la SBN Entregable N 02-F: Reporte de bienes de propiedad de terceros Entregable N 02-G: Reporte de bienes propuestos para baja: activos en estado de conservación. muy malo Entregable N 02-H: Reporte parcial de bienes fuera de corte documentario: ingresos (compras y altas) 2013 Del Análisis, Normalización de los registros contables y patrimoniales (DATA CONTABLE-PATRIMONIAL) Entregable N 03-A: Reporte Data contable-patrimonial 2012 normalizada, ordenada por subcuenta contable, fecha de registro (antigüedad ascendente) y nomenclatura según SBN Entregable N 03-B: Reporte de ingresos (compras y altas) del Ejercicio 2012 Entregable N 03-C: Reporte de Bajas y Altas 2012 Entregable N 03-D: Reporte de bienes totalmente depreciados 2012 Entregable N 03-E: Reporte Data contable-patrimonial 2012 Entregable N 03-F: Reporte de compras por regularizar De la Conciliación (DATA CONTABLE-PATRIMONIAL 2012 versus DATA FÍSICA 2012) Entregable N 04-A: Reporte de bienes conciliados Entregable N 04-B: Reporte de bienes baja por regularizar Entregable N 04-C: Reporte de bienes en reparación Entregable N 04-D: Reporte de bienes propuestos para baja: bienes no inventariables (activos no catalogados por la SBN) Entregable N 04-E: Reporte de bienes propuestos para baja: bienes faltantes Entregable N 04-F: Reporte de bienes propuestos para alta: bienes sobrantes Entregable N 04-G: Reporte de bienes conciliados con nomenclaturas SBN mal catalogadas en la

11 data 2011 Entregable N 04-H: Reporte de bienes que no tiene nomenclatura SBN Entregable N 04-I: Reporte de bienes adquiridos en el 2012, depreciados y Conciliados con la Unidad de Contabilidad. a. El Contratista, asimismo entregará al CENFOTUR como parte del Informe Final, los listados que resulten del Informe del Inventario Físico, con la información enunciada en el numeral a, en tres (03) ejemplares impresos y en base de datos (CD-Room), por cada sede. b. Conjuntamente con el Informe el Contratista deberá entregar a CENFOTUR, las Actas de Inicio y fin de la Toma de Inventario debidamente firmadas por los responsables correspondientes, según Anexos N 1 y 2. c. El Informe para el proceso de saneamiento deberá incluir el Informe Técnico de aquellos bienes sujetos a baja (obsoletos, inservibles y chatarra), debidamente valorizados, con la propuesta para la baja definitiva. De acuerdo a la normativa vigente. d. Entregar 03 CD-Room, con la migración al Software Inventario Mobiliario Institucional, con los listados necesarios que deberán remitirse a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales. e. Efectuar el registro y/o actualización del Inventario 2012 al Sistema SIGA MP Institucional. f. Asimismo el Contratista entregará el original de los Cargos de Bienes Patrimoniales en Uso (Planillas - Anexo 5), con la firma de cada usuario responsable de los bienes inventariados en todas y cada una de las Sedes o Unidades Orgánicas de la Entidad. Toda la documentación que contenga el Informe Final y los Cargos de Bienes Patrimoniales en Uso, debidamente foliadas en Hoja A4. Los resultados del Inventario deberán ser refrendados por un Contador Público Colegiado hábil y cuando se trate de valorizaciones por un Perito Tasador en la materia, debidamente habilitado y acreditado. Informe en el cual deberá incluir la metodología empleada, proceso del inventario actividades resaltantes y recomendaciones pertinentes. 21. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO El contratista deberá presentar el Plan de Trabajo dentro de cinco (05) días calendario, contados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato. El Plazo de ejecución para la Toma de Inventario Físico será Hasta SESENTA (60) días calendario, contados a partir de la firma del contrato., debiendo presentar al término del plazo el Informe Final correspondiente, estableciéndose lo siguiente: Plazo para el levantamiento de información: Sede Central y Filiales (Cusco, Chiclayo, Cajamarca y Huaraz) Hasta treinta (30) días calendarios Plazo para realizar la conciliación contable : Hasta Diez (10) días calendario. Plazo para la entrega del inventario valorizado: Hasta Veinte (20) días calendario. Plazo total del servicio: Hasta Sesenta (60) días calendario. El contratista elaborará los informes del proceso de inventario, el cual debe contener las siguientes informaciones especificadas siguientes: Resumen ejecutivo Relación de bienes inventariados valorizados.

12 Reporte de resultados de conteos del inventario de bienes Reporte de resultado de toma de inventario Reporte de bienes por estado de conservación Conclusiones Recomendaciones Informes técnico Dicho informe deberá presentarse en dos (2) ejemplares impresos (un original y una copia) debidamente foliados y los archivos generados en un medio de almacenamiento informático. D. LUGAR DE PRESENTACIÓN DE ENTREGABLES Todos los informes solicitados deberán ser presentados a través de Mesa de Partes del CENFOTUR, sito en Pedro Martinto Barranco 22. CALIDAD Y GARANTÍA DEL SERVICIO a. Durante la ejecución del servicio CENFOTUR efectuará el control de calidad del servicio. b. En el caso de que el control de calidad no sea el aceptable y que el Contratista deba efectuar un nuevo proceso de toma de inventario, implicará que el plazo del servicio se extienda por causas imputables al contratista, motivo por el cual el CENFOTUR considerará esos días como retraso en el plazo de ejecución del servicio y aplicará al Contratista las penalidades correspondientes, de acuerdo a lo indicado en las normas de contrataciones y adquisiciones del estado vigentes. c. El período de garantía por errores que pueda presentar el informe final del contratista será de seis (06) meses como mínimo, el cual se considerará a partir de la recepción de dicho informe por parte de CENFOTUR. Se debe entender que dentro del período garantía el contratista aceptará los cambios a que hubiera lugar. d. La Comisión de Toma de Inventario de CENFOTUR comunicará al contratista cualquier error detectado. detallará cada uno de ellos y le dará la oportunidad que requiera para que inspeccione el defecto. e. Una vez recibida tal comunicación, el contratista deberá efectuar las correcciones en un plazo no mayor de cinco (05) días calendario, sin costo alguno para CENFOTUR. Si el contratista después de haber sido comunicado no subsana los defectos dentro del plazo especificado, CENFOTUR podrá, dentro de un plazo razonable, tomar las medidas necesarias para corregir la situación por cuenta y riesgo del contratista. 23. RESULTADOS OBTENIDOS Al finalizar el servicio se espera obtener lo siguiente: Contar con una base de datos actualizada, debidamente conciliada con los registros contables y enmarcada en la normatividad vigente, donde este verificada la existencia, ubicación, estado de conservación y condición de operatividad de los bienes muebles pertenecientes al patrimonio del Centro de Formación en Turismo- CENFOTUR y Centros Filiales a nivel Nacional, así como su asignación a los funcionarios y servidores del CENFOTUR. Contar con Hojas de Control Visible actualizadas por cada usuario en la que estén debidamente consignados los bienes a su cargo, sus características y valorización real. Valorización de los bienes sobrantes y faltantes de aquellos que, por excepción carecen de valor o aquellos que estando operativos se encuentren totalmente depreciados con valor residual de S/ con el inventario del 2012 y los que el CENFOTUR, considere conveniente para lo cual coordinara con la Comisión de Inventario el listado de los Bienes Muebles que deberán tasarse.

13 Contar con base de datos de bienes muebles al , identificando en la base de datos: Bienes en Uso de la Institución Bienes afectados en Uso a Otros Organismos Públicos y empresas privadas, de ser el caso Bienes en proceso de transferencia Bienes faltantes y sobrantes de ser el caso Bienes que deben ser dados de baja. Bienes que deben ser dados de Alta de ser el caso. Otros resultados no contemplados (Códigos eliminados, modificaciones). Asimismo contar con: Hojas de trabajo debidamente firmadas por el personal. Hojas de Control Visibles, donde se detallan los bienes asignados a los funcionarios y servidores, previamente firmados por los usuarios. Los bienes que estén ubicados en áreas comunes deberán ser coordinados con la Comisión de Inventario a fin de determinar al jefe responsable de una de las áreas. Contar con la totalidad de bienes muebles del CENFOTUR completamente etiquetados, con Códigos de barras que permitan su identificación y el uso de lectoras de códigos de barras. CONCILIACION Proceso que consiste en contrastar los resultados obtenidos durante la toma de inventario físico con los Registros Patrimoniales y Contables del ejercicio anterior. - Permite identificar diferencias: bienes sobrantes y bienes faltantes y son los siguientes : 1. CONCILIACION FISICA FISICA, Listado del Inventario Físico al entre la empresa inventariadora con la Unidad de Control Patrimonial del Departamento de Logística. 2. CONCILIACION FISICA CONTABLE, Listado físico al 31 de Diciembre 2012 entre la empresa inventariadora con el Departamento de Contabilidad. INFORME FINAL DE INVENTARIO El Informe Final del Inventario presentado por la Empresa Inventariadora y visado por la Comisión de Inventario, será dirigido al Administrador y una copia de dicho informe debe ser remitido a la SBN (Art.121º del D.S. Nº VIVIENDA y Art.28º de la Resolución Nº /SBN). 24. PROPUESTA ECONÓMICA Se deberá considerar el precio en nuevos soles. El precio no estará sujeto a ningún tipo de reajuste de precios. El Contratista deberá incluir en su propuesta económica el costo de las etiquetas así como el costo por los viajes y viáticos en el caso del desplazamiento a las Oficinas Desconcentradas; así como cualquier otro costo necesario para la ejecución del servicio, incluidos impuestos y otros de ley. 25. FORMA DE PAGO El pago por los servicios será de la siguiente manera:

14 a. Primer Entregable 30% al finalizar el levantamiento de información física de los bienes de la Sede Central, previa presentación de las Hojas de Levantamiento de información debidamente firmado por el usuario, hasta 15 días calendario. b. Segundo Entregable 20% al finalizar el levantamiento de información física de los bienes de los 04 Centros Filiales de provincias (Cusco, Chiclayo, Cajamarca y Huaraz), previa presentación de las Hojas de Levantamiento de información debidamente firmado por el usuario, hasta 15 días calendarios. c. Tercero Entregable 50% al finalizar el servicio, después de haber entregado el inventario valorizado a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) previo otorgamiento de la respectiva conformidad por la Comisión de Inventario. hasta 30 días calendarios. Plazo total del servicio hasta 60 días calendario. 26. DE LAS PENALIDADES E INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO La aplicación de penalidades por retraso injustificado en la atención del servicio requerido y las causales para la resolución del contrato, serán aplicadas de conformidad con los Artículos 165º Y 166º del Reglamento. 27. CONFORMIDAD DEL SERVICIO La conformidad del servicio será otorgada por la Comisión de Inventario Permanente, la cual otorgará dicha conformidad en función a los informes alcanzados y al desenvolvimiento observado por el personal responsable del proceso de toma de inventario físico. La Comisión de Inventario Permanente, otorgará la conformidad de servicios, al proveedor en un plazo que no exceda de los 05 días útiles de presentado su entregable.

15 ANEXO 1 ACTA INICIO DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES PATRIMONIALES INVENTARIO CENFOTUR 2012 Siendo las horas del día, en las Oficinas del se reunieron los señores... en representación de CENFOTUR., y de la otra parte la empresa, ganadora de la Buena Pro de la, representada por los señores....., Con la finalidad de dar inicio al Inventario Físico, Conciliación y Valuación de los bienes patrimoniales de CENFOTUR., materia de la referida adjudicación. Para el efecto se procedió previamente a realizar una visita de reconocimiento a todas las Oficinas, Almacenes, Depósitos, y demás ambientes e instalaciones en donde existen bienes patrimoniales, maquinarias y equipos que deben ser inventariados. En señal de conformidad firman las partes intervinientes, los representante de CENFOTUR, quien suscribe la presente acta, darán las facilidades de acceso a todos los locales a su cargo, cuyo reconocimiento previo se han descrito. P. CENFOTUR. P. CONTRATISTA COMISION DE INVENTARIO 2009 UNIDAD ORGANICA DEL CONTROL PATR. ENCARGADA DE CONTROL PATRIMONIAL (FACILITADORA) OCI (VEEDOR) Nombre: D.N.I. Nombre: D.N.I

16 ENTIDAD: DENOMINACION: COLOR: KILOMETRAJE: CARROCERIA: Nº MOTOR: CILINDRADA: MARCA: Nº SERIE: TIPO DE COMBUSTIBLE: MODELO: AÑO: TRANSMISION: 1. - MOTOR SISTEMAS Compuesto principalmente de: Cilindros / Culata / Carburador / Carter Distribuidor / Bomba de Inyección Bomba de Gasolina / Purificador de aire 2. - SISTEMA DE FRENOS Compuesto principalmente de: Bomba de frenos Zapatas y tambores / Discos y Pastillas 3.- SISTEMA DE REFRIGERACION Compuesto principalmente de: Radiador / Ventilador Bomba de agua 4.- SISTEMA ELECTRICO Compuesto principalmente de: Motor de arranque / Batería Alternador / Bobina Relay de Alternador Circuito de luces (faros, cableado) 5.- SISTEMA DE TRANSMISION Compuesto principalmente de: Caja de cambios / Bomba de embrague Caja de transferencia Diferencial trasero Diferencial delantero (4x4) 6.- SISTEMA DE DIRECCION Compuesto principalmente de: Volante / Caña de dirección Cremallera / Rótulas 7.- SISTEMA DE SUSPENSION Compuesto principalmente de: Amortiguadores / Muelles Barra de Torsión Barra estabilizadora / Llantas 8.- CARROCERIA Compuesto principalmente de: Capot del motor / Capot de maletera Parachoque delantero / posterior Parabrisas y Lunas Tanque de Combustible Puertas / Asientos 9.- ACCESORIOS Compuesto principalmente de: Aire Acondicionado / Espejos Radio / Claxon / Alarma APRECIACION TECNICA GENERAL: FICHA TECNICA DE VEHICULO APRECIACION TECNICA DEL SISTEMA VALOR DE TASACION (S/.). Comité de Gestión Patrimonial Mecánico Especialista

17 ANEXO 2 ACTA DE CONCILIACIÓN CONTABLE DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES PATRIMONIALES, MAQUINARIA y EQUIPOS EJERCICIO 2012 Siendo las horas del día..., en la Oficina del..., se reunieron los señores , en representación de CENFOTUR.; y por la otra parte EL CONTRATISTA contratado para el servicio de inventario, representada por los señores, con el objeto de suscribir el Acta de Conciliación de los Registros Contables con el Inventario Físico de Bienes Patrimoniales del CENFOTUR. El resultado del proceso de la conciliación preliminar realizada a nivel de todas las Sedes, conforme a la existencia física de bienes según Cargo en Uso de Bienes Patrimoniales, se distribuyen de la siguiente manera: N Bienes Bienes Conciliados Bienes Faltantes Bienes Sobrantes La presente Acta de Conciliación se firma en señal de conformidad dando fe de lo actuado así como del resultado indicado. P. CENFOTUR. P. CONTRATISTA COMISION DE INVENTARIO PERMANENTE UNIDAD ORGANICA DEL CONTROL PATR. ENCARGADA DE CONTROL PATRIMONIAL (FACILITADORA) OCI (VEEDOR) Nombre: D.N.I. Nombre: D.N.I

18 ANEXO 3 ACTA DE CULMINACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES PATRIMONIALES INVENTARIO CENFOTUR Siendo las horas del día,en la Oficina del..... se reunieron los señores , en representación de CENFOTUR.; y de la otra parte EL CONTRATISTA contratado para el servicio de inventario, representado por los señores, con el objeto de suscribir el Acta de Culminación del Inventario Físico de Bienes Patrimoniales Maquinarias y Equipos - Ejercicio 2012, correspondiente al.. El proceso de la toma de inventario arroja un total de Bienes Patrimoniales existentes físicamente, que se describen en las Planillas de Inventario (Anexo 5) debidamente numeradas del al, las mismas que se adjuntan a la presente Acta que se firma en señal de conformidad dando fe de lo actuado, así como de las actividades del inventario y su conciliación contable, según resultado final de los bienes conciliados, sobrantes y faltantes que se detallan en un cuadro de resumen adjunto. P. CENFOTUR. P. CONTRATISTA COMISION DE INVENTARIO PERMANENTE UNIDAD ORGANICA DEL CONTROL PATR. ENCARGADA DE CONTROL PATRIMONIAL (FACILITADORA) OCI (VEEDOR) Nombre: D.N.I. Nombre: D.N.I.

19 ANEXO Nº 04 - ACTA DE RECONOCIMIENTO Relacion de Ambientes y/o Oficinas de CENFOTUR Existentes LOCAL: PISO AMBIENTE A AMBIENTE Y/O OFICINA (DESCRIPCION) COORDINADOR AREA 19

20 CENTRO DE FORMACION EN TURISMO ASIGNACION PERSONAL DE BIENES PATRIMONIALES AL 31 DE DICIEMBRE DE ANEXO 5 FECHA / / COD.USUARIO: Usuario : Local : Cargo Nivel : Piso : Oficina : Modalidad FUNCIONARIO ( ) SNP ( ) PRACTICANTE ( ) TERCERO ( ) Nº DE CODIGO DESCRIPCION DEL BIEN EST. ORDEN PROVISIONAL NOMBRE MARCA MODELO SERIE COLOR DIMENSIONES Pag. EL TRABAJADOR ES RESPONSABLE DEL BUEN USO DE LOS BIENES ASIGNADOS EN CASO DE PERDIDA EXTRAVIO, ESTOS BIENS SERAN REPUESTOS POR EL TRABAJADOR CUALQUIER MOVIMIENTO DENTRO O FUERA DE LA INSTITUCION, DEBERAN SER COMUNICADOS AL AREA DE CONTROL PATRIMONIAL BAJO RESPONSABILIDAD RECIBI CONFORME JEFE DE OFICINA JEFE DE LOGISTICA AREA DE CONTROL PATRIMONIAL 20

21 ANEXO 6 RESUMEN DEL INVENTARIO FISICO Y CONCILIACION DE BIENES PATRIMONIALES, VEHICULOS, MAQUINAS, EQUIPOS, MOBILIARIO Y OTROS-PERIODO 2012 A B C D E CODIGO LOCALIDAD LOCALIDAD BIENES CONCILIADOS CANTIDAD VALOR RESIDUAL S/. BIENES FALTANTES (POR UBICAR) CANTIDAD VALOR RESIDUAL S/. BIENES SOBRANTES CANTIDAD BASE DATOS CONTABLE CENFOTUR AL CANTIDAD VALOR RESIDUAL S/. BASE INVENTARIO FISICO AL CANTIDAD (A + B) (A + C) VALOR RESIDUAL S/. TOTAL 21

22 ANEXO 7 BIENES DE TERCEROS ÍTEM DESCRIPCIÓN LOCAL ÁREA OFICINA CARACTERISTICAS ÁREA OFICINA USUARIO LOCAL PISO OBSERVACIONES Firma Usuario Responsable Firma del Inventariador V B Jefe Inmediato del Usuario 22

23 ANEXO 8 CRONOGRAMA DEL INVENTARIO EJERCICIO 2012 ACTIVIDADES DÍAS 01 Suscripción del contrato 02 Presentación del Plan de Trabajo 03 Aprobación del Plan de Trabajo 04 1er Informe preliminar de Bienes Patrimoniales 05 2do Informe preliminar de Bienes Patrimoniales 06 Aprobación del Informe preliminar 07 Informe final de Bienes Patrimoniales 08 Informe Final de Saneamiento 23

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