ASOCIACIÓN AEROPUERTO DEL CAFÉ MC-AAC

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1 ANEXO TÉCNICO IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, DEPÓSITO Y DEL CAFÉ En el presente documento se describen las bases técnicas, que el proponente debe tener en cuenta para la elaboración y presentación de la oferta. La presentación de la oferta por parte del proponente, constituye evidencia de que éste estudió completamente las especificaciones que le fueron entregadas. Ninguna información contenida en los términos de la invitación pública, constituye una promesa de celebración de contrato El proponente al momento de presentar su propuesta, deberá tener en cuenta los requisitos, dando cumplimiento al acuerdo No. 037 de 2002 del Archivo General de la Nación. 1. REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS: La propuesta podrá ser presentada por una persona natural o jurídica que tenga dentro de su objeto social la prestación de los servicios de custodia, organización, depósito, administración y conservación de documentos de archivo ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA Se verificará la experiencia específica de los proponentes que garanticen su conocimiento en la prestación de esta clase de servicios de acuerdo con la Ley 594 de 2000 y demás normas y acuerdos reglamentarios, para lo cual debe allegar mínimo cuatro (4) certificaciones de empresas donde prestó el servicio a partir del año 2000 de contratos ejecutados, la cual debe determinar el objeto a contratar enmarcado dentro del objeto de la presente convocatoria. Al menos una de las cuatro (4) certificaciones, deberá ser de una entidad pública. Las certificaciones que anexe el proponente deben estar calificadas dentro de los siguientes rangos: Muy Bueno, Bueno, Regular, Malo. La ASOCIACIÓN "##$%&'(#)*+,*#&'#-.(/.&0(# DDD)#%$(9E%$F(1%;4#3%)4(G)4( "#$%&''()'"'

2 AEROPUERTO DEL CAFÉ solo tendrá en cuenta aquellas certificaciones que tengan como calificación igual o superior a bueno. Adicional a esto las certificaciones que anexe el proponente deberán contener como mínimo la siguiente información: a) Número del contrato. b) Contratante (Dirección y teléfono). c) Objeto claramente definido (En el objeto las certificaciones deben especificar los contratos ejecutados relacionados con los procesos a desarrollar en el presente proceso d) Fecha de Iniciación y de terminación. e) Valor del contrato. f) Porcentaje de Participación (En caso de contratos ejecutados en Consorcio o Unión Temporal se deberá informar el valor correspondiente a su porcentaje de participación en el contrato, expresado en pesos del año de celebración del contrato). La ASOCIACIÓN AEROPUERTO DEL CAFÉ se reserva el derecho de verificar cualquier información suministrada por el proponente en cualquier momento y solicitar aclaraciones que considere convenientes. El proponente dentro de su propuesta, deberá especificar el valor mensual por la prestación del servicio de custodia y almacenamiento de los fondos documentales de la ASOCIACIÓN AEROPUERTO DEL CAFÉ, por volumen de información ACREDITACIÓN DE ESTUDIOS SUPERIORES El proponente deberá adjuntar copia de los diplomas de grado y/o actas de grado que acrediten la terminación de los estudios de los miembros del equipo de trabajo propuesto. El proponente deberá garantizar que contará con los profesionales que ofreció para el desarrollo del contrato durante toda su ejecución. 2. CONDICIONES MÍNIMAS QUE DEBE GARANTIZAR EL PROPONENTE El proponente mediante manifestación expresa deberá ofrecer como mínimo las siguientes especificaciones: "##$%&'(#)*+,*#&'#-.(/.&0(# DDD)#%$(9E%$F(1%;4#3%)4(G)4( "#$%&'#'()'"'

3 2.1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS REQUERIDAS 2.2. PROPUESTA TÉCNICA El proponente deberá indicar en su propuesta, respecto al aspecto técnico, que dentro del proceso de organización documental aplicará la reglamentación legal y normativa vigente que garantice una correcta disposición de los archivos para que cumplan con su fin informativo y testimonial de la Entidad. La propuesta técnica debe incluir las siguientes actividades: a) Organización del fondo acumulado (incluye archivo de gestión, central e histórico, si hay lugar a ello) En el proceso de organización del fondo acumulado de la ASOCIACIÓN AEROPUERTO DEL CAFÉ, se deberá incluir en la propuesta económica la realización de las siguientes actividades: 1. Diagnóstico del volumen documental existente, estado de conservación físico y de los niveles de organización de la documentación a intervenir. Elaboración del plan de trabajo archivístico integral. 2. Organización documental (clasificación, ordenación y descripción). 3. Elaboración de las Tablas de Retención y Valoración Documental (TVD y TRD). 4. Procesos de desinfección de documentos con afectación ambiental o biológica. 5. Disposición final. b) Organización de planos Los planos son documentos de gran formato que requieren de unas actividades de intervención, organización y conservación especiales en función de su naturaleza física, documental y testimonial. Estas actividades son las siguientes: "##$%&'(#)*+,*#&'#-.(/.&0(# DDD)#%$(9E%$F(1%;4#3%)4(G)4( "#$%&'$'()'"'

4 1. Limpieza en seco con brochas especiales para eliminar el polvo acumulado 2. Limpieza en seco con borradores especiales para eliminar suciedad acumulada. 3. Limpieza de manchas 4. Desinfección con químicos especiales 5. Refuerzo con papeles termoplásticos en los bordes 6. Prensado 7. Unión de rasgaduras o injertos con papeles termoplásticos. 8. Inventario único documental de los planos 9. Disposición final c) Servicios de custodia, almacenamiento y consulta. Se debe garantizar la disposición de bodegas y espacios de almacenamiento documental que cumplen las características especificadas en el Acuerdo 037 de 2002 del A.G.N. y otras normas aplicables. Para el cumplimiento debe garantizar los siguientes servicios: 1. Disposición de bodegas de almacenamiento que cumplen con toda la normatividad técnica vigente, para lo cual debe allegar los siguientes documentos: Certificado de tradición de vigencia no mayor a 15 días en donde se verifique que la empresa proponente es propietaria de las bodegas de almacenaje o en su defecto contrato de arrendamiento que verifique la posesión de las mismas. 2. Vehículos para el transporte de documentos. 3. Tiempos de respuesta oportunos de acuerdo a la necesidad de la Entidad. 4. Personal dedicado exclusivamente a la atención de requerimientos documentales, recuperación y despacho de archivos 5. Medidas de control y acceso a la documentación para evitar el acceso no autorizado a la información de la Entidad. 6. El lugar físico de disposición final, almacenamiento y custodia, deberá estar ubicado en la ciudad de Manizales. 7. En caso de pérdida o deterioro de los documentos sometidos a su custodia el proponente deberá asumir el costo del proceso de reconstrucción. Requisitos mínimos y condiciones técnico ambientales: "##$%&'(#)*+,*#&'#-.(/.&0(# DDD)#%$(9E%$F(1%;4#3%)4(G)4( "#$%&'%'()'"'

5 Edificación - Ubicación El terreno de ubicación de la edificación no debe tener riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad. El terreno debe de estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos. Prever el área suficiente para albergar la documentación reuniendo las condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y ventilación. - Las áreas de depósito o de almacenamiento de documentos: Se debe garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación. Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental. Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales. - Distribución de áreas: Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, deberán estar fuera de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito. Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos. - Capacidad de almacenamiento: "##$%&'(#)*+,*#&'#-.(/.&0(# DDD)#%$(9E%$F(1%;4#3%)4(G)4( "#$%&'&'()'"'

6 El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características tecnológicas de los soportes documentales, considerando los aspectos de estanterías, mobiliario para documentos de gran formato, unidades de conservación. Condiciones ambientales y técnicas de conservación para el material documental en distintos soportes: Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos, filtrado de aire, iluminación, seguridad y mantenimiento ESPECIFICACIONES TÉCNICAS A GARANTIZAR El proponente deberá cumplir como mínimo y obligatoriamente las siguientes especificaciones técnicas las cuales forman parte integral para la presentación de la propuesta: a) Plan de trabajo El proponente deberá presentar como parte de su propuesta el plan de trabajo donde explique claramente el desarrollo de la metodología archivística a aplicar, estructuración de las fases o etapas del proyecto así como el cronograma de cada una de las actividades propuestas para la ejecución de las labores requeridas, señalando cuando se inicia y se termina cada actividad, tiempo de ejecución, personal a intervenir y fecha de entrega de la misma. Todo lo anterior debe ejecutarse bajo los parámetros de la normatividad archivística y el análisis de dichas disposiciones establecidas por el Archivo General de la Nación AGN. b) Diagnóstico de archivo actual De acuerdo con la visita, cada proponente deberá poner en forma específica su diagnóstico de la situación actual, respecto a la organización documental y al estado de conservación de los documentos del fondo acumulado. "##$%&'(#)*+,*#&'#-.(/.&0(# DDD)#%$(9E%$F(1%;4#3%)4(G)4( "#$%&'''()'"'

7 c) Elaborar, solicitar, tramitar aprobación ante el Consejo Departamental de Archivos y aplicar las tablas de valoración documental y las tablas de retención documental. El proponente debe garantizar que está en capacidad de elaborar y aplicar las Tablas de Valoración y Retención Documental en el archivo que compone el fondo acumulado de la Entidad, una vez aprobadas por el Consejo Departamental de Archivos. d) Adicionalmente la propuesta debe contemplar la consulta y préstamo documental así: 1. Atender el 100% de las consultas y préstamos de expedientes realizados por los usuarios de la ASOCIACIÓN AEROPUERTO DEL CAFÉ. 2. Entregar el documento o expediente solicitado en préstamo en un término máximo de 24 horas SUMINISTROS El oferente debe relacionar los materiales que va a emplear según las especificaciones que se describen a continuación y que son parte de los costos directos del proyecto: a) Suministros generales 1. Rótulos para la identificación de las unidades de almacenamiento y Unidades de conservación. 2. Herramientas de hardware como son: Equipos de Computo, para la ejecución y cumplimiento del objeto contratado. 3. Elementos de papelería y de consumo necesarios para la adecuación física y almacenamiento parcial y definitivo de los Grupos Documentales EQUIPO DE TRABAJO A PROPONER El proponente tendrá en cuenta que la ejecución de las actividades contratadas deberá ser desarrollada por personal que tendrá las calidades profesionales y técnicas óptimas, de acuerdo con los perfiles y dedicación solicitada en el proceso "##$%&'(#)*+,*#&'#-.(/.&0(# DDD)#%$(9E%$F(1%;4#3%)4(G)4( "#$%&'('()'"'

8 de contratación; para la propuesta deberá adjuntar las respectivas hojas de vida del personal ofrecido. Cualquier cambio en el equipo de trabajo o sustitución de alguno de ellos deberá someterse a consideración y ser aprobado por la ASOCIACIÓN AEROPUERTO DEL CAFÉ, adicionalmente podrá exigir previa solicitud escrita al contratista, el retiro del servicio de cualquiera de los miembros del personal que atienda las actividades contratadas, por motivos de seguridad o se advierta la falta de idoneidad profesional o incumplimiento de las gestiones encomendadas. Las personas naturales deberán acreditar que tienen formación académica en archivística y/o ciencias de la información o que cuenta con una experiencia mínima de un (1) años en trabajos archivísticos. La persona jurídica deberá acreditar que cuenta en su planta de personal por lo menos: 1. Con un (1) profesional con formación académica en archivística, bibliotecología y/o ciencias de la información, con una experiencia de (1) año en coordinación de proyectos similares, quien será responsable por la coordinación del trabajo operativo y brindará apoyo permanente a las labores desarrollada en la ejecución de los procesos archivísticos que se le contraten. El proponente deberá adjuntar con la hoja de vida los certificados de experiencia emitidos por otras empresas contratantes. 2. Un (1) técnico de archivo, con título técnico y/o tecnólogo, con una experiencia de un (1) año en ejecución de proyectos similares de acuerdo a las funciones a desempeñar, quienes serán responsables de la supervisión, control de calidad, administración y organización del archivo (de gestión, central e histórico si hay lugar a ello). El proponente deberá adjuntar con las hojas de vida los certificados de experiencia emitidos por otras empresas contratantes. Las hojas de vida del equipo de trabajo, deben acreditar los títulos académicos y la experiencia general. "##$%&'(#)*+,*#&'#-.(/.&0(# DDD)#%$(9E%$F(1%;4#3%)4(G)4( "#$%&')'()'"'

9 El no ofrecer el equipo mínimo solicitado y con las condiciones exigidas generará el rechazo de la oferta. 3. OTROS REQUERIMIENTOS La Entidad designará una persona con autoridad y autonomía, quien liderará todo el proceso para la implementación del programa de gestión documental, quien ejercerá las siguientes funciones, entre otras: Ser el interlocutor con el contratista para todo lo relacionado con la implementación y puesta en funcionamiento del programa de gestión documental. Definir el reglamento y las funciones del comité de archivo de la Entidad Coordinar la organización del centro documental Disponer del recurso humano necesario para asignarlo en las funciones archivísticas requeridas. Las demás que se consideren necesarias. "##$%&'(#)*+,*#&'#-.(/.&0(# DDD)#%$(9E%$F(1%;4#3%)4(G)4( "#$%&'"'()'"'

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