Custodia y preservación de la Historia Laboral

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1 1. Objeto Administrar, custodiar y actualizar las historias laborales de los empleados de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana con el fin de contar con la información oportuna para adelantar la gestión del área de gestión humana. 2. Alcance Todas las Historias Laborales de empleados desde el ingreso hasta el momento de la transferencia al archivo central 3. Lineamientos Generales Ley Estatutaria 1581 de Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Ley General de Archivo. Circular 004 del Archivo General de la Nación Las definidas por el Sistema de Gestión Documental de la Cruz Roja 4. Glosario - Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, generados en un proceso natural, por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando el orden, para servir como testimonio e información de la persona o institución que los produce. - Historias Laborales: Las Historias Laborales son series documentales de acceso reservado que contienen toda la información que se produzca sobre la vinculación y trayectoria laboral de un trabajador. - Carpetas: Los documentos de cada se organizan en unidades de conservación individuales llamadas carpetas, las cuales son debidamente marcadas cada una y enumeradas, si existe más de 1 carpeta de un mismo trabajador, de manera que al revisar todo el expediente el primer documento sea el que registre la fecha más antigua (Por lo general corresponderá en la Cruz Roja Colombiana al Formato de Solicitud de Personal 001) y el último el que refleje la fecha más reciente.

2 - Cada Historia Labora) podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. - Ordenación. La se ordenará cronológicamente desde el primer documento producido y hasta el último, debe foliarse rigurosamente y llevarse una hoja de control de su contenido (la misma indicará cuales de los documentos (tipos documentales) mencionados existen en cada expediente. - Foliación: La foliación debe ser de manera consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ejemplo Carpeta No. 1 (folios del 1-200), Carpeta No. 2 (folios del ), etc. Cada carpeta debe contener como máximo 200 folios a no ser que los últimos documentos sean una unidad documental, caso en el cual podrán archivarse máximo 215 folios, si son más documentos se deberá cerrar la carpeta y abrir una nueva. Lo anterior con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control. - Depuración. Se realizará por parte de la oficina de Gestión Humana una vez el expediente agote su tiempo de retención en el archivo de gestión. En caso de repetidas vinculaciones y desvinculaciones del trabajador se deben retirar del expediente los documentos iguales que se requieren para cada vinculación dejando solo un ejemplar de cada uno (copias de cédula, libreta militar, copias de diplomas y certificaciones). - Archivo Central: Unidad Administrativa en donde se agrupan los documentos transferidos, una vez terminado su trámite y tiempo de retención en los diferentes archivos de gestión de la Entidad, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y los particulares en general. - Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La tabla de retención documental, también define el destino del documento al finalizar su vigencia administrativa legal o fiscal. - Unidades de Conservación: Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos. Las historias laborales deberán ser conservadas en archivadores con sistemas de cerradura que garanticen el acceso exclusivo del personal autorizado por la Jefe de Gestión Humana y su manipulación.

3 - Tiempo de Retención: Las Historias Laborales del personal retirado, deberán permanecer en la Oficina de Gestión Humana hasta 2 años, después de este tiempo deberán ser remitidas al Archivo Central. - Digitalización: proceso a través del cual una imagen o archivo de papel se transfiere a una imagen que puede ser reconocida por un computador. Transformación de un archivo físico en un archivo digital. Su objetivo es garantizar la conservación y facilitar su difusión en línea de las Historias Laborales. - Custodia y seguridad: La custodia y accesibilidad de la historia laboral corresponde a la oficina de Gestión Humana de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana. 5. Responsables Departamento Gestión Humana HISTORIAS LABORALES ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO Inicio 1.Creación de la 2.Registro de Documentos 3.Archivo de documento 4.Foliación 4 1. Creación de la : Recibe la hoja de vida del nuevo empleado, junto con los documentos soporte, da apertura a la creación del expediente físico y virtual de la historia laboral. 2. Registro de Documentos en la carpeta: señalar en el formato los documentos recibidos 3. Archivo de documento anteponiendo el Formato de Solicitud de personal: Los documentos de cada historia laboral son organizados cronológicamente. 4. Foliación: Esta actividad se realiza en el orden en que van produciendo o recibiendo los documentos. Esta debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz negro en forma legible y sin enmendaduras. Carpeta de Formato TH-GH-FO (007) Formato TH-GH-FO (001)

4 3 5.Rotulación: 6.Escaneo de la 7.Archivando en orden cronológico 8. Actuali zación de la Historia Laboral 5 Cada carpeta debe contener como máximo 200 folios a no ser que los últimos documentos sean una unidad documental, caso en el cual podrán archivarse máximo 215 folios, si son más documentos se deberá cerrar la carpeta y abrir una nueva. Cada carpeta con 200 folios debe archivarse a la carpeta exterior para evitar la introducción de nueva documentación. 5. Rotulación: Se debe elaborar el rótulo donde se indica que de manera clara los apellidos y nombre del empleado, no deberán elaborase los nombre en forma abreviada. Se debe verificar el nombre que aparece en la cédula de ciudadanía y transcribirlo literalmente, sin cambiar la ortografía. 6. Escaneo de la 7. Se continuara archivando en orden cronológico teniendo en cuenta fecha de emisión de la comunicación o fecha de recepción en Gestión Humana 8. Actualización de la : Serán archivados los documentos en cada Historia Laboral en lapsos de 15 días, escaneando y adicionándolo al archivo digital correspondiente. Cualquier documento que se incorpore a la Historia Laboral debe verificarse contra los requisitos descritos en el Manual de Cargo. Archivo digitalizado

5 4 9. Disposi ción en Archivador: 10.Una vez se retire el empleado, la hoja de vida se archivara en Gestión Humana dos años, transcurrido este periodo se envían al Archivo General 9. Disposición en Archivador: Se organizaran por orden alfabético del primer apellido en orden ascendente 10. Una vez se retire el empleado, la hoja de vida se archivara en Gestión Humana dos años, transcurrido este periodo se envían al Archivo General en archivador Remisión al Archivo Central Fin ACLARACIONES ESPECIALES Los documentos se archivan de aquí en adelante continuando la ordenación respetando la fecha de producción de cada uno de los documentos que se deben archivar, teniendo en cuenta que el documento con la fecha más reciente se encontrará al final de la historia laboral. El área de archivo debe contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad. El área debe garantizar la seguridad para la conservación de los documentos. Solo tendrá libre acceso al archivo, la persona autorizada para tal fin. Solo podrá ingresar personal autorizado por el Jefe de Gestión Humanas. La documentación que debe archivarse en la es: Formato 001. Solicitud de personal Hoja de vida con fotografía actualizada Registro civil o partida de bautismo (si aplica)

6 Fotocopia cédula de ciudadanía Fotocopia libreta militar Constancias de trabajos mencionados en la hoja de vida Carta informando el Fondo de Cesantías que escogió o certificado de afiliación Certificado de afiliación a una Empresa Promotora de Salud. Certificado de afiliación a un Fondo de Pensiones. Registro de Afiliación Aseguradora de Riesgos Profesionales. Esta afiliación debe efectuarse mínimo 24 horas de antelación a la fecha de inicio de labores. Fotocopia de la matrícula profesional (si aplica) Fotocopia de los títulos profesionales, tecnológicos, técnicos o certificados de Aptitud Ocupacional (auxiliares) Verificación de título profesional o certificaciones de aptitud ocupacional (personal de salud de nivel asistencial) Licencias o permisos no remunerados, comisiones, ascensos, traslados, encargos Licencia de conducción (conductores) Evaluación de Desempeño Comunicaciones de retiro de personal Liquidación de prestaciones sociales

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