Universidad de Guadalajara Secretaría General Oficialía Mayor. de Archivo General. Fondos Documentales identificados al interior de la Unidad

Transcripción

1 Universidad de Guadalajara Secretaría General Oficialía Mayor Unidad de Archivo General Fondos Documentales identificados al interior de la Unidad de Archivo General 2005 Fondo de Egresados Titulados

2 Fondo de Egresados Titulados Fecha: Código de referencia: Título: Fondo de Egresados Titulados. 3. Fecha de creación: El primer tomo del acervo de titulados de la Universidad de Guadalajara registra el periodo de 1923 a Nivel de descripción: Fondo y series. 5. Volumen: En el periodo de 1975 a 1995 se tienen 1,376 tomos del Fondo de Egresados Titulados. 6. Productor: La Universidad de Guadalajara a través de la Coordinación de Control Escolar. 7. Historia institucional: Véase el anexo Antecedentes y evolución histórica. 8. Fechas extremas:

3 El inicio del acervo de Egresados Titulados fue en 1923 y el libro más reciente es del año de 1995, de los que custodia la Unidad de Archivo General de la Universidad de Guadalajara. 9. Historia de la custodia: El acervo documental con el que cuenta la Unidad de Archivo General de la Universidad de Guadalajara se integra por cinco fondos: el de Egresados Titulados, el del Consejo General Universitario, el de Miscelánea Documental, el de Padrón de Firmas y el de Personal. El Fondo de Egresados Titulados comparte su resguardo físico entre el Archivo Histórico, el año de 1974 y anteriores; la Unidad de Archivo General, hasta 1995, y la Coordinación de Control Escolar, de 1996 a la fecha. Sus antecedentes se remontan a mediados de la década de 1920, cuando concluyó la primera generación de estudiantes de la Universidad de Guadalajara y su objetivo ha sido registrar la trayectoria académica y la expedición del título de los egresados de licenciaturas y carreras técnicas de escuelas oficiales, postgrados en general y, recientemente, de instituciones incorporadas con reconocimiento de validez oficial. La base de clasificación interna del Fondo es el orden alfabético y su organización deriva tres series de egresados: de Carreras Técnicas y Licenciaturas de Escuelas Oficiales, de Postgrados y de Escuelas Incorporadas; cada una de ellas lleva una numeración arábiga ascendente independiente una de otra. La serie de Egresados de Escuelas Incorporadas es la más reciente porque inició en el año 2000, cuando la custodia del fondo estaba a cargo de la Coordinación de Control Escolar.

4 Cada libro de las series del Fondo de Egresados Titulados concentra 600 registros y según datos de la Coordinación de Control Escolar, hasta el año 2003 sumaban conjuntamente 120 mil registros aproximadamente. La serie de Egresados de Carreras Técnicas y Licenciaturas de Escuelas Oficiales lleva acumulados 171 libros, los cuales suman 110 mil registros aproximadamente. La de Egresados de Postgrado tiene 18 libros con un total de 9 mil registros aproximadamente; y en el caso de Egresados de Escuelas Incorporadas, ha alcanzado el libro número 6 y 1800 registros. A partir del año 1996, el Fondo de Egresados Titulados pasó a ser custodiado por la Coordinación de Control Escolar, dependencia que lo mantiene resguardado en dos espacios denominados Archivo Histórico de Egresados y el Archivo General de Egresados. En el primero se concentran todos los egresados de la Universidad de Guadalajara hasta 1992, mientras que en el segundo los del periodo de 1992 a la fecha. A la par del Fondo de Egresados Titulados se organizan los Libros de Registro de: Títulos; Especialidades, Maestrías y Doctorados y el de Diplomados como instrumentos auxiliares en la búsqueda de ex alumnos titulados de la Universidad de Guadalajara, constituyéndose estos en subfondos. Los antecedentes históricos del Libro de Registro de Títulos se remontan a mediados de la década de 1920 y el primer tomo abarcó el periodo de 1923 a Dicho registro aporta los siguientes datos: el primer título que expidió la Universidad de Guadalajara fue el 24 de abril de 1923 y se le otorgó a Manuel Salazar y Arce, egresado de la carrera de Ingeniería Civil.

5 Durante 1925 se expidieron otros cuatro títulos, uno de Ingeniero Arquitecto a Manuel Salazar y Arce, uno de Médico Cirujano Partero a Elías G. Escobedo y dos de Ingeniero Civil a Rafael Michel Rosales y a Efraín A. Gutiérrez. Los tomos del Libro de Registro de Título se reconocen como los libros azules por el color de su encuadernado y se dividen en tres: el de Egresados de Carreras Técnicas y Licenciaturas de Escuelas Oficiales, el de Egresados de Postgrados y el de Escuelas Incorporadas. El Libro de Registros de Títulos de Escuelas Incorporadas inició también cuando su custodia estaba a cargo de la Coordinación de Control Escolar. La seriación del Libro de Registro de Títulos es consecutiva y el orden interno lo dicta la propia solicitud de titulación realizada por el egresado interesado. Los datos que se pueden encontrar en el Libro de Registro de Títulos son: el número del libro, la fecha de registro, la fecha de expedición del título, la fecha del examen profesional, el nombre del interesado y la carrera a la que pertenece. El Libro de Registro de Especialidades, Maestrías y Doctorados se integró en 1972, en la Escuela de Graduados de la Universidad de Guadalajara, pero al desaparecer ésta, a principios de la década de 1990, su custodia pasó a la Unidad de Archivo General. El periodo de custodia de este registro abarca de 1972 a 1995 y se integra por nueve volúmenes. Es importante aclarar que a partir de 1995, el Libro de Registro de Especialidades, Maestrías y

6 Doctorados es resguardado por la Coordinación de Control Escolar y recibe el nombre de Libro de Postgrados. El orden interno de los expedientes que integran este registro es cronológico y los documentos concentrados en cada uno son: orden de pago, copia del título de la especialidad, solicitud para el título de especialidad, certificado de la licenciatura, copia del título de licenciatura, constancia del servicio social, certificado de la especialidad y acta de nacimiento. El Libro de Registro de Diplomados presenta un periodo único de resguardo en la Unidad de Archivo General que abarca los años de 1983 y Solo se cuenta con dos volúmenes cuyo empastado es color azul, tamaño oficio y el número total de registros es de 89. Los datos que integran cada registro son: el número de registro con arábigo ascendente, el nombre del diplomado, el nombre del estudiante, la fecha de expedición, la firma del secretario general de la Universidad de Guadalajara y los datos generales de la media filiación (nombre, lugar de nacimiento, estado civil, edad, color, estatura, pelo, frente, ojos, nariz, boca, barba, señas particulares y la firma del interesado). Los diplomados más recurrentes fueron: Pintura con 49 registros; Fotografía, 16; Planeación y control de la contaminación ambiental, 16 y Escultura, 8. En la actualidad, no se sigue realizando el Libro de Registro de Diplomados porque, según el Reglamento de Cursos de Actualización y Diplomados de la Universidad de Guadalajara, son los propios Departamentos de los Centros Universitarios y las

7 Escuelas del Sistema de Educación Media Superior del Sistema Red los que se encargan de proponerlos y llevar su propio registro. Según el artículo 5, los cursos y diplomados de actualización podrán ser de nivel técnico profesional, de licenciatura y de postgrado. 10. Forma de ingreso: Los documentos de este fondo llegan a través de la Coordinación de Control Escolar de la Universidad de Guadalajara. 11. Resumen / Nota de alcance y contenido: Los expedientes tipo en cada una de las series del Fondo de Egresados Titulados se organizan similarmente, sólo cambian algunos de los documentos que contienen. En el caso de egresados de licenciaturas de escuelas oficiales se toman en cuenta: la orden de pago; la copia del título; la solicitud de expedición del título; los certificados de estudios desde el nivel medio básico, medio superior y superior; la carta de servicio social; el acta de examen profesional y el acta de nacimiento. Los expedientes de egresados de carreras técnicas de escuelas oficiale se integran por los siguientes documentos: la solicitud de pago, la copia del título, la solicitud de expedición del título, los certificados de estudios del nivel medio básico y superior técnico y el acta de nacimiento. En el caso de estudios de postgrado, el expediente se integra así: la orden de pago, la copia del título de la especialidad, la solicitud para el título de especialidad, el certificado de la licenciatura, la copia del título de licenciatura, la constancia de servicio social, los certificados de la especialidad y un acta de nacimiento.

8 Los expedientes de egresados de escuelas incorporadas se integran con los siguientes documentos: la orden de pago; la copia del título; la solicitud de expedición del título; los certificados de estudios desde el nivel medio básico, medio superior y superior y original o copia de la carta liberación del servicio social, entre otros. 12. Valoración, selección y contenido: Las actividades y los criterios de valoración, selección y eliminación documental las ha realizado históricamente el titular de la Unidad de Archivo General y no se han explicitado en un texto institucional. Véase el documento de Valoración Documental de la Unidad de Archivo General de la Universidad de Guadalajara. 13. Nuevos ingresos: Hasta 1995, la Coordinación de Control Escolar enviaba anualmente los expedientes del Fondo de Egresados Titulados con su respectiva documentación. 14. Organización: El Fondo de Egresados Titulados tiene una organización primaria cronológica anual y una secundaria alfabética. El Libro de Registro de Títulos inicia con una base de clasificación cronológica anual y una interna proporcionada por el número de registro de solicitud del proceso de titulación que hace el egresado. 15. Situación jurídica:

9 El marco jurídico de este fondo es la Ley General Universitaria y el Estatuto General de la Universidad de Guadalajara. Hasta el momento, la Unidad de Archivo General no cuenta con un reglamento interno que defina sus políticas y directrices en la administración de los acervos que custodia. 16. Condiciones de acceso: En el contexto de apertura de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública que entró en vigor el 12 de junio de 2002, las instituciones de gobierno en cualquier nivel así como las universidades, concebidas como órganos descentralizados, tienen la obligación de poner a disposición de la sociedad la información que generan. La Unidad de Archivo General, en coordinación con la Unidad de Enlace e Información de la Universidad de Guadalajara, se constituye en el intermediario para la consulta pública de los cuatro fondos que custodia a excepción de aquella información considerada por la propia institución como reservada o confidencial. El público en general podrá obtener datos e información de cada uno de los fondos a través de una solicitud por escrito. Actualmente, la Unidad de Archivo General realiza procesos administrativos y tecnológicos para contar con las condiciones humanas y tecnológicas que le permitan, en un medio plazo, ofrecer un servicio ágil e integral a la sociedad. 17. Derechos de autor: Universidad de Guadalajara.

10 18. Lengua de los documentos: Español. 19. Características físicas: La medida común de los documentos que contienen el Fondo de Egresados Titulados es el tamaño carta, 28 centímetros de largo por 21.6 centímetros de ancho, aunque también se pueden encontrar algunos de tamaño oficio, 34 centímetros de largo por 21.5 centímetros de ancho, los cuales se doblan a las dimensiones estándar. El encuadernado de los volúmenes mide 1 centímetro más que la hoja carta, es decir 29 centímetros de largo por 22.5 centímetros de ancho y contiene una pasta de cartón forrada de una tela plástica de color rojo llamada keratol y su tipografía está impresa en el lomo de cada libro con números dorados. En promedio, cada tomo contiene 600 documentos que suman, aproximadamente, 5 centímetros de grosor. Por otra parte, el Libro de Registro de Títulos es de tamaño doble oficio, su encuadernado es azul, su rotulación es en color negro y los datos internos están escritos con letra de molde. 20. Instrumentos de descripción: El Fondo de Egresados Titulados cuenta con un inventario general anual con los índices de contenido de cada uno de los tomos que lo conforman y su objetivo es agilizar la búsqueda de algún expediente. Su soporte es papel y los datos que aporta son: el año, el número de libro, el número de expediente, el nombre del egresado y las páginas que le corresponde a cada uno. 21. Localización de los documentos originales:

11 La Coordinación de Control Escolar, la Unidad de Archivo General y el Archivo Histórico. 22. Existencia de copias: No existen. 23. Unidades de descripción relacionadas al archivo: No existen. 24. Documentación complementaria en otros archivos: El acervo que concentra Control Escolar y el Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara. 25. Bibliografía: No consultada. 26. Notas: No aplican. Nombre y firma del catalogador: Lic. Alán René Coronado Ponce. Revisó: Lic. Lina Rendón García. Lic. Julio Alejandro Rodríguez Morales.