PANEL 1 Qué es el Archivo Municipal?

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2 Presentación La historia del municipio de Rivas Vaciamadrid es una historia repleta de curiosidades... una unión de dos pueblos, una ciudad romana, un puerto fluvial, una batalla histórica, un pueblo devastado... Un municipio reconstruido. En los últimos 30 años Rivas se ha reinventado a si misma, la han reinventado sus gentes. Desde los 500 ciudadanos y ciudadanas de 1980 a los más de que en estos días conviven en esta localidad. Nuestro municipio ha crecido y es, ahora, una gran ciudad; y los servicios que la ciudadanía disfruta también han crecido y mejorado con ella. En Rivas hay un territorio donde se amasa lo histórico, lo moderno, lo contemporáneo... En Rivas hay un servicio que vela por la Historia y la conservación del Patrimonio Documental, por el tratamiento de los expedientes que producen las oficinas, por la gestión integral e integrada de la información del futuro; este territorio tiene un nombre: Archivo Municipal. El Archivo también tiene su historia, porque emergió del desastre y resurgió con el impulso y la fuerza necesarios para cumplir con el servicio que el Ayuntamiento necesita y que los ciudadanos y las ciudadanas esperan. Estando inmersos en pleno proceso de modernización administrativa, centrados en ofrecer servicios públicos a través de las nuevas tecnologías y con nuevos formatos; el Archivo Municipal nos exigió mejor organización, mayor profesionalidad, recuperación de los fondos dañados y, sobre todo, trabajar en el futuro de la gestión documental pensando en la satisfacción de las expectativas de la ciudadanía de Rivas Esta exposición es solo el inicio de nuestra historia. Trata de contaros quienes somos, qué hacemos, y el primer paso de lo que hasta ahora hemos conseguido: disfrutarla.

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4 PANEL 1 Qué es el Archivo Municipal? El archivo nace de la necesidad de gestionar la documentación acumulada y generada de forma natural por una institución o persona a lo largo de su vida. La información se gestiona sea cual sea su fecha, su forma y soporte material. El Archivo Municipal gestiona la documentación producida o generada por la Administración local en su relación con los ciudadanos. Es, por lo tanto, un recurso básico de información para: La Administración, que emite los documentos La Ciudadanía, como testimonio de sus derechos y obligaciones La investigación y difusión cultural, como testimonio del patrimonio histórico y documental

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6 PANEL 2 Érase una vez el documento Desde la existencia de las primeras civilizaciones, el hombre ha sentido la necesidad de plasmar en distintos tipos de soportes información con fines legales, culturales o probatorios. Estos soportes han ido evolucionando a lo largo del tiempo, desde las tablillas de arcilla que se utilizaban en la antigua Mesopotamia hasta los actuales soportes tecnológicos. En el Archivo siempre habrá información y ésta se registrará en un soporte de los que ya han existido o de los que estén por venir. Los documentos son el combustible del Archivo y su tratamiento se realiza en base al ciclo vital de los mismos, es decir, el Archivo es un sistema que gestiona la documentación desde que nace, mientras crece, y hasta que finalmente muere. En cada una de estas fases los documentos tienen distinto valor y son tratados de distinto modo en función de los valores que pueden ir teniendo: administrativo, fiscal, jurídico, informativo, histórico

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8 PANEL 3 Por qué lo llaman Archivo cuando quieren decir almacén? Un archivo es la institución responsable de la acogida, tratamiento, conservación y difusión de los documentos, pese a que habitualmente se asocia sólo con el lugar donde se custodia la documentación más antigua. No todo aquello que asociamos con información o documentación se conserva en un Archivo.

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10 PANEL 4 El Archivo en cifras Más de 1 kilómetro y medio de documentación en la instalación del depósito de Archivo de documentos restaurados tras la inundación descripciones de documentos y expedientes cajas de archivo tratadas expedientes escaneados 200 peticiones de documentación resueltas en los últimos 6 meses.

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12 PANEL 5 El Archivo y la Administración Dentro del puzzle que componen los servicios que ofrece una administración municipal, el Archivo es la pieza necesaria para el correcto funcionamiento del sistema de gestión de documentos de la organización. El Archivo contribuye a la rapidez de la tramitación y apoya con la información que proporciona la toma de decisiones y la resolución de expedientes. En las distintas oficinas del Ayuntamiento se produce documentación que, de manera organizada, pasa al Archivo donde recibe un tratamiento adecuado para su conservación, consulta y acceso.

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14 PANEL 6 El Archivo y la Ciudadanía Todos los ciudadanos tienen derecho a acceder a la documentación y los registros que obran en poder de los Archivos, respetando siempre las condiciones de acceso a los mismos y la protección de los datos personales. Cuando los ciudadanos necesitan documentación que se ha producido durante su relación con el Ayuntamiento, el Archivo es el servicio encargado de proporcionársela, habiendo asegurado a través de su tratamiento y custodia que la documentación conserva sus características de integridad, autenticidad y fiabilidad.

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16 PANEL 7 El Archivo y la difusión cultural Los Archivos han sido tradicionalmente centros imprescindibles para la investigación de las fuentes históricas. Pero además de dar este servicio, los Archivos tienen la obligación de difundir la cultura y el patrimonio documental, hacerlo accesible y promoverlo de cara a los usuarios tanto reales como potenciales del mismo. Hace ya mucho tiempo que el Archivo pasó de ser el lugar secreto y oscuro donde solo accedían eruditos y sabios a ser un servicio público más donde el acceso libre y el perfil de los usuarios es cada vez más amplio.

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18 PANEL 8 El Archivo asegura la CONSERVACION de la documentación El termohigrómetro permite controlar la humedad y temperatura de los depósitos de Archivo evitando la aparición de infecciones biológicas que deterioran la documentación. El espacio destinado a Archivo debe ser lo más diáfano posible aprovechando así al máximo cada metro cuadrado para la custodia documental. Armarios compactos electrónicos con sistema de aislamiento del contenido contra humedad y polvo y resistentes al fuego. El Archivo definitivo utiliza distintos materiales para la conservación a largo plazo: cajas y carpetillas de ph neutro de diversos formatos, contenedores específicos para materiales especiales o cinta de balduque para unir los legajos. Una inadecuada conservación puede provocar daños importantes en los documentos. En situaciones de catástrofes, daños o malas condiciones medioambientales se debe proceder a la restauración de documentos deteriorados.

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20 Panel 9 El Archivo reúne las condiciones de SEGURIDAD necesarias para proteger el Patrimonio Documental La seguridad de la instalación queda garantizada con el cerramiento de vanos, huecos y ventanas existiendo una única vía de acceso al depósito. Para evitar posibles catástrofes, el Archivo dispone de un sistema automático de detección de incendios y de puertas cortafuegos. La instalación del Archivo cuenta con un control de acceso restringido a personal cualificado a través de tarjetas magnéticas DORLET. El edificio del Archivo ha sido dotado de un sistema de cámaras de circuito cerrado estratégicamente situadas con objeto de evitar el hurto y la manipulación indebida de los documentos. La destrucción de la documentación que deja de ser útil para la administración y la Historia, se elimina de forma segura respetando la protección de datos. La buena instalación de los documentos en armarios compactos electrónicos capaces de desplazar pesos de hasta kg evita la deformación de los soportes.

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22 PANEL 10 Para una correcta recuperación y conservación de la información la ORGANIZACIÓN de la misma es un aspecto fundamental en el trabajo archivístico. La organización de la documentación comienza en las oficinas productoras de documentos. Cuando las oficinas transfieren la documentación al Archivo definitivo éste la organiza desde un punto de vista orgánico, funcional e integral. La documentación pasa de las oficinas al Archivo de forma periódica a través de transferencias normalizadas. La digitalización de documentos favorece la agilidad de las consultas y la conservación de aquellos materiales más frágiles. Las actuaciones administrativas quedan reflejadas en los documentos que componen los expedientes. Cuando éstos están organizados adecuadamente podemos entender perfectamente los procedimientos que testimonian. El documento de Archivo solo tiene sentido dentro de su contexto de producción. Una mala organización de expedientes o documentos provoca una pérdida de información en muchos casos irreparable.

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